182/2026

1. Buyer

1.1.

Buyer

Official name: Stadtverwaltung Böblingen - Zentrale Vergabestelle

Email: vergabe@boeblingen.de

Legal type of the buyer: Local authority

Activity of the contracting authority: General public services

2. Procedure

2.1.

Procedure

Title: IT-Service: Pädagogische Managementlösung, Serverhardware & Supportservice 2027-2031

Description: Beschaffung, Einführung und Betrieb einer einheitlichen, standartisierten pädagogischen Managementlösung für alle Schulen der Stadt Böblingen sowie IT-Support als managed Service

Procedure identifier: 8977fa0b-1277-44d1-bcb6-1ae0472ae907

Internal identifier: 403-2026-0049

Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation

The procedure is accelerated: no

2.1.1.

Purpose

Main nature of the contract: Services

Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support

Additional classification (cpv): 48100000 Industry specific software package

2.1.2.

Place of performance

Town: Böblingen

Postcode: 71032

Country subdivision (NUTS): Böblingen (DE112)

Country: Germany

Additional information: Erfüllungsort sind die Schulen in der Trägerschaft der Stadt Böblingen in 71032 und 71034 Böblingen/Dagersheim: Albert-Einstein-Gymnasium, Albert-Schweizer-Realschule, Eichendorff Grund- und Werkrealschule, Erich Kästner-Grundschule, Eduard-Mörike-Grundschule, Friedrich-Silcher-Grundschule, Friedrich-Schiller-Realschule, Grundschule Dagersheim, Justinus-Kerner-Grundschule, Lise-Meitner-Gymnasium, Ludwig-Uhland-Grundschule, Max-Planck-Gymnasium, Otto-Hahn-Gymnasium, Paul-Lechler1 SBBZ, Paul-Lechler2 Grundschule, Theodor-Heuss-Werkrealschule

2.1.3.

Value

Maximum value of the framework agreement: 1 300 000,00 EUR

2.1.4.

General information

Additional information: Der Verfahrensablauf ist der Wettbewerbsbeschreibung zu entnehmen. Es sind im EU-Teilnahmewettbewerb alle genannten erforderlichen Formulare, Erklärungen und Nachweise einzureichen. Ziel der vorliegenden Ausschreibung ist die Beschaffung, Einführung und der Betrieb einer einheitlichen, standardisierten pädagogischen Managementlösung für alle Schulen der Stadt Böblingen sowie der IT-Support als managed Service. Die Ausschreibung gliedert sich in drei Titel und ist nicht weiter in Lose unterteilt: Modul 1 - Pädagogische Managementlösung: Modul 2 - IT-Supportservice Modul 3 - Serverhardware Verfahrensablauf: Phase 1: EU-weites Teilnahmeverfahren Das Wettbewerbsunternehmen erklärt mit der Abgabe eines Wettbewerbsantrags die Absicht, am Verfahren teilzunehmen. Es wird in diesem Schritt die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit, technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bieterunternehmens geprüft. Diese bezieht sich i. S. d. § 122 GWB auf die Leistungsfähigkeit und Fachkunde des Unternehmens sowie das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 oder 124 GWB. Die teilnehmenden Unternehmen wurden nicht aufgefordert, die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) gem. § 50 VgV ausgefüllt mit den Antragsunterlagen vorzulegen, eine Verwendungspflicht für Unternehmen bestand insoweit nicht. Soweit ein teilnehmendes Unternehmen als vorläufigen Beleg seiner Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen freiwillig eine EEE verwendete, erforderte der Ausschreibungsgegenstand über die Erklärungen der EEE hinaus Eignungsnachweise wie mit den Anlagen 1 und 1a gefordert. Für alle Unternehmen war die Vorlage des Formblattes L 124 Eigenerklärung zur Eignung jedoch verpflichtend. Es ist mit dem Wettbewerbsantrag noch kein Angebot abzugeben und auch kein ausführliches Lösungskonzept - dies ist erst in der Verhandlungsphase notwendig. Phase 2: Verhandlungsverfahren a. Erstangebote Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot. Zur Bestimmung der Wirtschaftlichkeit wird eine Form der gewichteten Richtwertmethode nach UfAB VI angewandt. Es werden der Angebotspreis sowie der Leistungsumfang der Dienstleistungen, als fachliches Konzept bewertet und gewichtet. Siehe Zuschlagskriterien. Auf der Basis dieser Bewertung der Erstangebote werden die Verhandlungsgespräche geführt mit maximal vier Bieterunternehmen, die in Anwendung der aufgeführten Kriterien die höchste Punktzahl erhalten. Die ausschreibende Stelle behält sich eine Vergabeentscheidung und Zuschlagserteilung gem. § 17 Abs. 11 VgV auf der Basis der Erstangebote vor. b. Verhandlung Die Bieterunternehmen präsentieren ihre Gesamtleistung sowie ihr Gesamtangebot und erläutern dieses in der Diskussion. Es werden Fragen und Änderungswünsche seitens der Stadt Böblingen besprochen. Aus der fachlichen und Leistungsverhandlung mit den beteiligten Bieterunternehmen werden ggf. erweiterte und präzisierte Anforderungen an die zukünftige Dienstleistung seitens der ausschreibenden Stelle erarbeitet und den beteiligten Bieterunternehmen als finale Angebotsaufforderung mit einem ggf. optimierten Leistungsverzeichnis übermittelt. c. Finales Angebot Die Bieterunternehmen werden formell aufgefordert, mit den Ergebnissen des Verhandlungsgesprächs ein verbindliches Angebot abzugeben, das alle zur Ausführung des Projekts erforderlichen Einzelheiten enthalten muss. Das ggf. angepasste Leistungsverzeichnis wird entsprechend seitens der ausschreibenden Stelle vorgelegt bei der Aufforderung zur finalen Angebotsabgabe. Es gelten die Zuschlagskriterien unverändert. Mögliche Bieteranfragen zum Vergabeverfahren sind ausschließlich in deutscher Sprache über die Bieterkommunikation des Vergabeportals zu stellen. Alle Informationen die über das des Vergabeportals kommuniziert werden, sind für das Vergabeverfahren und die zu erbringenden Leistungen bindend. Sofern die Vergabeunterlagen ohne vorherige Registrierung (Anmeldung) heruntergeladen wurden, erhält das Unternehmen keine E-Mailbenachrichtigung. Das Unternehmen ist dann in der Pflicht, sich selbstständig über Änderungen und Antworten auf Bieterfragen auf dem Vergabeportal zu informieren. Vor diesem Hintergrund wird eine vorherige Registrierung (Anmeldung) auf der Vergabeplattform empfohlen. Nutzungsbedingungen des Vergabeportals sind zu beachten. Ausschließlich digitale Abwicklung über die Vergabeplattform. Es wird darauf hingewiesen, dass das am 1.7.2013 in Kraft getretene Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (LTMG) sowie das Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz) Anwendung finden. Die sich hieraus ergebenden Verpflichtungen, insbesondere auch bei dem Einsatz von Nach- und Verleihunternehmen, sind daher zu beachten; Die Teilnahmeformulare sind unter der für den Abruf der Unterlagen angegebenen Internetadresse abrufbar. Ebenfalls dort abrufbar Unterlagen zum Teilnahme- wettberwerb, zur Eignungsprüfung und die Verfahrensbedingungen - Verhandlungen Stufe 1, inkl. aller Anlagen. In diesen Teilnahmeunterlagen sind wesentliche Teile der ausgeschriebenen Leistung sowie der Verfahrensvorgaben bereits dargestellt. Unter dieser Internetadresse werden auch Antworten auf Bewerberfragen sowie aktualisierte oder weitere Informationen und Unterlagen zu dem Verfahren zur Verfügung gestellt. Interessenten an dem Verfahren müssen sicherstellen, dass sie regelmäßig und insbesondere unmittelbar vor Abgabe ihres Teilnahmeantrags sowie vor Ablauf der Teilnahmefrist prüfen, ob seitens der Vergabestelle zusätzliche Informationen oder Unterlagen zur Verfügung gestellt wurden, welche für die Abgabe des Teilnahmeantrags zu beachten sind.

Legal basis:

Directive 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Grounds for exclusion

Sources of grounds for exclusion: Notice, Procurement Document

Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law:

Corruption:

Participation in a criminal organisation:

Agreements with other economic operators aimed at distorting competition:

Breaching of obligations in the fields of environmental law:

Money laundering or terrorist financing:

Fraud:

Child labour and including other forms of trafficking in human beings:

Insolvency:

Breaching of obligations in the fields of labour law:

Assets being administered by liquidator:

Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure:

Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure:

Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure:

Grave professional misconduct:

Early termination, damages, or other comparable sanctions:

Breaching of obligations in the fields of social law:

Breaching obligation relating to payment of social security contributions:

Business activities are suspended:

Breaching obligation relating to payment of taxes:

Terrorist offences or offences linked to terrorist activities:

5. Lot

5.1.

Lot: LOT-0000

Title: IT-Service: Pädagogische Managementlösung, Serverhardware & Supportservice 2027-2031

Description: IT-Service: Pädagogische Management Lösung, Support 2027 - 2031, Serverhardware Ziel der vorliegenden Ausschreibung ist die Beschaffung, Einführung und der Betrieb einer einheitli-chen, standardisierten pädagogischen Managementlösung für alle Schulen der Stadt Böblingen sowie der IT-Support als managed Service. Die Ausschreibung gliedert sich in drei Titel und ist nicht weiter in Lose unterteilt: Modul 1 - Pädagogische Managementlösung • Konsolidierung auf eine trägerweit einheitliche Plattform mit standardisiertem Benutzer- und Rollenmodell, umfassenden Funktionen für Identitätsmanagement, Gerätemanagement, Unterrichtssteuerung und Cloud-Dienste sowie einem klar definierten Betriebs- und Supportmodell. • Reibungslose Migration der Endgeräte in die neue Zielarchitektur ohne Unterbrechung des Schulbetriebs und Unterstützung der Schulen bei der Datenübernahme. • Befähigung der Lehrkräfte und Administratoren (IuK, Schule) zur eigenständigen Nutzung und Verwaltung der Lösung durch ein umfassendes Schulungs-Programm. Modul 2 - IT-Supportservice • Professioneller Betrieb und Support der gesamten schulischen IT-Infrastruktur aller Schulen im Campusnetz als managed Service inkl. Monitoring, Wartung, Support und Lifecycle-Management. Modul 3 - Serverhardware • Mit Hardware ist die für die angebotene Lösung benötigte Server-, Storage-, Backup- und Plattformhardware einschließlich der Integration geeigneter Bestandskomponenten gemeint.

Internal identifier: LOT-0000

5.1.1.

Purpose

Main nature of the contract: Services

Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support

Additional classification (cpv): 48100000 Industry specific software package

Options:

Description of the options: Der Rahmenvertrag kann - sofern innerhalb der Vertragslaufzeit hierfür eine spezifische Begründung entsteht - einmal um bis zu 12 Monate verlängert werden.

5.1.2.

Place of performance

Town: Böblingen

Postcode: 71032

Country subdivision (NUTS): Böblingen (DE112)

Country: Germany

5.1.3.

Estimated duration

Start date: 01/08/2027

Duration end date: 31/07/2031

5.1.4.

Renewal

Maximum renewals: 1

Other information about renewals: Sofern die Stadt Böblingen das Optionsrecht in Anspruch nimmt, endet der Vertrag spätestens am 31.07.2032, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Es besteht keine Verpflichtung zur Inanspruchnahme der Verlängerungsoption durch die Stadt Böblingen.

5.1.6.

General information

Reserved participation:

Participation is not reserved.

The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Request to participate requirement

Procurement Project not financed with EU Funds.

The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes

This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes

Additional information: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#Für die Erstellung des Antrags, die Teilnahme an möglichen Verhandlungsgesprächen und die Erstellung der Erstangebote sowie der finalen Angebote wird keine Vergütung gewährt. Die Anträge gehen ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum der Stadt Böblingen über. Bei Bedarf wird mit den Bieterunternehmen gemäß § 15 Abs. 5 VgV vor Zuschlagserteilung ein Aufklärungsverfahren durchgeführt. Das eventuelle Aufklärungsverfahren mit den Unternehmen hat den Zweck, eventuelle Zweifel über die Angebote zu beheben. Die Angebotsaufklärung dient der Auftraggeberin zur Verifizierung der angegebenen Leistungsdaten. Verweigert ein Bieterunternehmen die geforderten Aufklärungen und Angaben, so kann sein Angebot unberücksichtigt bleiben.

5.1.7.

Strategic procurement

Aim of strategic procurement: No strategic procurement

5.1.9.

Selection criteria

Sources of selection criteria: Notice, Procurement Document

Criterion: Measures for ensuring quality

Description of selection criterion: Sämtliche Nachweise und Erklärungen gem. Anlage 1 und 1a zur Eignung: E-08: Serviceorganisation und Eskalationsfähigkeit-Darstellung eines personenunabhängigen Servicebetriebs mit Ticketannahme, Priorisierung, Eskalation, 2nd-/3rd-Level-Zugriff, Reporting und klaren Verantwortlichkeiten. Der Bieter bestätigt eine verlässlich vertretene Leistungskapazität; Urlaub, Krankheit, Personalwechsel und Lastspitzen dürfen die vertragsgemäße Leistungserbringung nicht beeinträchtigen. E-09: Vor-Ort-Fähigkeit für alle Böblinger Schulstandorte-Eigenerklärung, dass alle 15 Schulstandorte innerhalb der später festgelegten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten erreicht und versorgt werden können. Maßgeblich ist die nachgewiesene Einsatzorganisation; ein bestimmter Unternehmenssitz oder starrer Entfernungsradius wird nicht verlangt. E-10: Kapazität in Spitzenzeiten-Eigenerklärung und kurze Ressourcenplanung für die letzte Sommerferienwoche und die ersten zwei Wochen des Schuljahres sowie für parallel auftretende Störungen und Rollouts. Zusätzliches zur Vertragserfüllung erforderliches Personal darf nicht automatisch zu Mehrkosten führen. E-11: Deutschsprachige Leistungserbringung-Projektsteuerung, Servicedesk, Dokumentation, Schulungen und Vor-Ort-Kommunikation erfolgen in deutscher Sprache. Technische Third-Level-Kommunikation mit Herstellern darf intern anderssprachig erfolgen, sofern der Auftraggeber deutschsprachig betreut wird.