1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW
Legal type of the buyer: Regional authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Postdienstleistungen
Description: Das RZF NRW schreibt einen Rahmenvertrag über die Abholung, Beförderung und Zustellung von Postsendungen im Sinne des § 3 Postgesetz (PostG) aus. Sollte eine Zustellung nicht möglich sein, muss sichergestellt sein, dass die Rückübermittlung der Postsendungen an den Absender erfolgt (Oberfinanzdirektion, Finanzministerium oder Finanzamt). Ziel der Ausschreibung bzw. des Rahmenvertrags ist eine sichere, rechtskonforme, effektive, ökonomische und ökologische Leistungserbringung durch den Auftragnehmer. Die Laufzeit des Rahmenvertrags beginnt am 4. Januar 2027 und umfasst einen Zeitraum von zwei Jahren. Des Weiteren behält sich der Auftraggeber die Option vor, den Rahmenvertrag um maximal zwei weitere Jahre zu verlängern (vgl. § 5 des Rahmenvertrags).
Procedure identifier: 77c657c4-14f0-4654-864e-f024b97ce147
Internal identifier: 2026/10
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 64110000 Postal services
Additional classification (cpv): 64100000 Post and courier services
2.1.2.
Place of performance
Country: Germany
Anywhere in the given country
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXS7YY6DYR9NAC1G# 1) Sämtliche Vergabeunterlagen stehen kostenlos auf der Vergabeplattform zum Download zur Verfügung (Link siehe EU-Bekanntmachung Abschnitt "5.1.11. Auftragsunterlagen"). Die Unterlagen sind ausschließlich digital über die Vergabeplattform (Vergabemarktplatz NRW) fristgerecht einzureichen. Angebote, die verspätet eingehen, können nicht berücksichtigt werden. Ebenso wird die gesamte Kommunikation im Vergabeverfahren ausschließlich über den Vergabemarktplatz des Landes NRW unter www.evergabe.nrw.de durchgeführt. 2) Bei Widersprüchen zwischen verschiedenen Bekanntmachungstexten ist allein der im EU-Amtsblatt veröffentlichte Text maßgeblich. 3) Fragen werden ausschließlich über die Vergabeplattform www.vergabe.nrw.de beantwortet. Mündliche/ Telefonische Anfragen oder Anfragen per Post oder E-Mail können aus Gründen der Dokumentationspflicht und der Gleichbehandlung nicht beantwortet werden. Sofern die Antworten auf Bieterfragen für alle Bieter von Interesse sein können, werden sie in anonymisierter Form allen zur Verfügung gestellt. 4) Bei diesem Verfahren handelt es sich um ein vollständig elektronisches Verfahren. Bitte verwenden Sie für den Upload Ihrer Unterlagen ausschließlich den eingerichteten Submissionskanal der Vergabeplattform. Die Unterlagen dürfen ohne Aufforderung von der Vergabestelle (z. B bei einer Nachforderung) in keinem Falle per Mail oder über die Bieterkommunikation zugesendet werden, da diese dann nicht ordnungsgemäß submittiert werden können. Bei Verstößen gegen den vorgeschriebenen Weg der Einreichung der Unterlagen, führt dies zum sofortigen formalen Ausschluss. 5) Bietergemeinschaften sind zugelassen. Bietergemeinschaften finden nur Berücksichtigung, wenn das entsprechende Formular E.7 mit dem Angebot eingereicht wurde.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds:
Participation in a criminal organisation:
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities:
Money laundering or terrorist financing:
Fraud:
Corruption:
Child labour and including other forms of trafficking in human beings:
Breaching obligation relating to payment of taxes:
Breaching obligation relating to payment of social security contributions:
Breaching of obligations in the fields of environmental law:
Breaching of obligations in the fields of social law:
Breaching of obligations in the fields of labour law:
Insolvency:
Assets being administered by liquidator:
Business activities are suspended:
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law:
Grave professional misconduct:
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition:
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure:
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure:
Early termination, damages, or other comparable sanctions:
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure:
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Postdienstleistungen
Description: Das RZF NRW schreibt einen Rahmenvertrag über die Abholung, Beförderung und Zustellung von Postsendungen im Sinne des § 3 Postgesetz (PostG) aus. Sollte eine Zustellung nicht möglich sein, muss sichergestellt sein, dass die Rückübermittlung der Postsendungen an den Absender erfolgt (Oberfinanzdirektion, Finanzministerium oder Finanzamt). Ziel der Ausschreibung bzw. des Rahmenvertrags ist eine sichere, rechtskonforme, effektive, ökonomische und ökologische Leistungserbringung durch den Auftragnehmer. Die Laufzeit des Rahmenvertrags beginnt am 4. Januar 2027 und umfasst einen Zeitraum von zwei Jahren. Des Weiteren behält sich der Auftraggeber die Option vor, den Rahmenvertrag um maximal zwei weitere Jahre zu verlängern (vgl. § 5 des Rahmenvertrags). Das voraussichtliche Aufkommen pro Jahr beläuft sich auf ca. 25 Mio. Briefsendungen. Ein geringer Teil der Sendungen geht ins Ausland (ca. 1-2 %). Durch Schwankungen im Tagesgeschäft kann es vorkommen, dass ein Sendungsaufkommen an einzelnen Tagen von ca. 1 Mio. Sendungen erreicht wird. Gegenstand des Auftrags ist die Abholung und Beförderung von Briefpostsendungen, ggf. inkl. Zusatzleistungen, und deren Zustellung an den Empfänger. Die Sendungen werden vom Auf traggeber frankiert und kuvertiert bereitgestellt (DV-Frankierung mit POSY-Outputfactory), je Produkt aufbereitet, nach Leitregionen sortiert und in gelabelten Transportbehältern (Infoträgern) übergeben. Etwaige Kosten für eine Anpassung der aktuellen Software - z.B. mit Blick auf die Sortierungskriterien der Sendungen des Auftragnehmers - trägt dieser selbst. Die Kosten für die Lizenzen trägt der Auftraggeber.
Internal identifier: 2026/10
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 64110000 Postal services
Additional classification (cpv): 64100000 Post and courier services
5.1.2.
Place of performance
Country: Germany
Anywhere in the given country
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 24 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 1
Other information about renewals: Die Laufzeit des Rahmenvertrags beginnt am 4. Januar 2027 und umfasst einen Zeitraum von zwei Jahren. Des Weiteren behält sich der Auftraggeber die Option vor, den Rahmenvertrag um maximal zwei weitere Jahre zu verlängern (vgl. § 5 des Rahmenvertrags).
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:selbst# Eine absolute Sendungs- bzw. Transportmenge sichert die Auftraggeberseite nicht zu. Die in der Auftragsbekanntmachung und den Vergabeunterlagen enthaltenen Zahlen einschließlich der geschätzten Gesamtsendungsmengen für den Leistungszeitraum sind weder Bestand-teil noch Geschäftsgrundlage dieses Vertrags. Ein Anspruch auf ein verpflichtendes Auftragsvolumen besteht nicht. Für entgangenen Gewinn, Produktionsausfall, Ausfall von Nutzungs-entgelten, Finanzierungskosten, Betriebsunterbrechungen und sonstige Belastungen des Auftragnehmers durch niedrigere Zahlen besteht kein Ersatzanspruch des Auftragnehmers.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
The procurement falls within the scope of the European Parliament and Council 2009/33/EC (Clean Vehicles Directive – CVD)
The CVD legal basis to establish which category of procurement procedure applies: Other service contract
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: E.1_Eigenerklärung zu Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter benennt zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde drei Referenzprojekte der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre 2023, 2024 und 2025, die dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand entsprechen. Die Referenzen müssen einen ununterbrochenen Leistungszeitraum von einem Jahr umfassen. Die vorgelegten Referenzen müssen hinsichtlich des Umfanges (Sendungsmengen und Auftragswert) nicht vergleichbar sein. Der Auftraggeber muss aber aufgrund der vorgelegten Referenzen erkennen können, dass die beschriebenen Leistungen vom Auftragnehmer erbracht werden können. Daher haben quantitative Aspekte nur dann eine Relevanz, wenn sich im Rahmen der Eignungsprüfung herausstellt, dass der betreffende Bieter in der Vergangenheit lediglich einfache Botendienste verrichtet oder Kleinstaufträge erfüllt hat.
Criterion: Samples, descriptions, or photographs without certification of authenticity
Description of selection criterion: E.2_Unternehmensdarstellung und Eigenerklärung zur Eignung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter stellt eine Unternehmensdarstellung und Eigenerklärung zur Verfügung. Diese beinhaltet folgende Punkte: 1. Allgemeine Informationen 2. Informationen zur Struktur des Unternehmens 3. Umsatz des Bieters 4. Anzahl der durchschnittlichen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten 5. Zertifizierungen 6. Eigenerklärungen 7. Angaben zur Einholung einer Gewerbezentralregisterauskunft nach § 19 Abs. 4 MiLoG
Criterion: Subcontracting proportion
Description of selection criterion: E.5_Erklärung Unterauftragnehmer/ Eignungsleihe (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Angabe darüber, welche Teilleistungen an Unterauftragnehmer übertragen werden. Benennung des Unterauftragnehmers, der konkreten Teilleistung und des Anteils am Gesamtauftragswertes. Diese Anlage ist nur dann mit dem Angebot einzureichen, wenn ein Subunternehmereinsatz / eine Eignungsleihe vorgesehen wird.
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 09/10/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 22/10/2026 23:59:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 41 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen nachzufordern. Werden fehlende Unterlagen nachgefordert und nicht innerhalb der vom Auftraggeber gesetzten Frist eingereicht, führt dies zu einem Ausschluss des Angebots. Es gelten die gesetzlichen Bestimmungen des § 56 Abs. 2, 3 VgV.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Der Auftraggeber überprüft auf der zweiten Bewertungsstufe die Eignung, genauer gesagt die Fachkunde und Leistungsfähigkeit der Bieter. Die Eignungsprüfung wird auf Basis der mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen aus Teil E vorgenommen. Bei den Bietern wird ein Mindestumsatz von 27.450.000 EUR jährlich vorausgesetzt. Die vorzulegenden Nachweise müssen den aktuellen Gegebenheiten und Verhältnissen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe entsprechen. Für den Fall, dass Zweifel an den Eigenerklärungen der Bieter bestehen, behält sich die Vergabestelle insoweit vor, von dem Bieter amtliche/behördliche Bestätigungen durch die zuständigen Stellen zu fordern.
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Financial arrangement: Die Berechnung erfolgt entsprechend dem realen Beförderungsaufkommen. Der Nachweis des tatsächlichen Beförderungsaufkommens obliegt dem Auftragnehmer. Die Abrechnung der Postdienstleistungen erfolgt jeweils bis spätestens zum 15. des Folgemonats für die Leistungen des gesamten vorausgegangenen Kalendermonats durch Vorlage einer nachprüfbaren Rechnung. Die Rechnungsstellung ist unaufgefordert an folgende Stelle zu richten: Per Post an das Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW, Dezentrale Scanstelle LBV NRW, 40340 Düsseldorf oder per E-Mail im PDF-Format an Poststelle 5011@fv.nrw.de Oder als eRechnung (X-Format) an eingang@erechnung.nrw (Leitweg-ID 05111 12012-98). Bei Verwendung einer eRechnung ist die RZF-Vertragsnummer im Feld BT-12 Vertragsnummer oder BT-13 Bestellnummer anzugeben. (Zahlungen erfolgen innerhalb von 30 Tagen nach Eingang einer prüffähigen Rechnung beim jeweiligen Rechnungsempfänger ohne Abzug.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der Bieter und Bewerber schützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, dem Rechenzentrum der Finanzverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen (RZF NRW). Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen beim RZF NRW zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, und gegen solche, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem RZF NRW gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB). Teilt das RZF NRW dem Unternehmen mit, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, besteht die Möglichkeit, innerhalb von fünfzehn Kalendertagen einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW
Organisation providing more information on the review procedures: Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW
Organisation receiving requests to participate: Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW
Registration number: 05111-12012-98
Postal address: Helmut-Kohl-Ring 8-12
Town: Kaarst
Postcode: 41564
Country subdivision (NUTS): Rhein-Kreis Neuss (DEA1D)
Country: Germany
Contact point: Frau Larivera
Telephone: +49 2131 7506 3448
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW
Registration number: 05111-12012-98
Postal address: Helmut-Kohl-Ring 8-12
Town: Kaarst
Postcode: 41564
Country subdivision (NUTS): Rhein-Kreis Neuss (DEA1D)
Country: Germany
Contact point: Frau Larivera
Telephone: +49 2131 7506 3448
Roles of this organisation:
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: Vergabekammer Westfalen
Registration number: 05515-03004-07
Postal address: Albrecht-Thaer-Straße 9
Town: Münster
Postcode: 48147
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Telephone: +49 2514111691
Fax: +49 251411-2165
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0004
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 785959ea-92fe-4ed2-b5d3-444642bc0dc7 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 21/09/2026 08:01:02 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 651465-2026
OJ S issue number: 183/2026
Publication date: 22/09/2026