1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: AZ Groeninge vzw
Legal type of the buyer: Body governed by public law
Activity of the contracting authority: Health
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Aankoop, implementatie en onderhoud WMS-softwarepakket voor magazijn AZ Groeninge
Description: AZ Groeninge is een groot regionaal ziekenhuis in Kortrijk dat een brede waaier aan medische zorg en gespecialiseerde behandelingen aanbiedt. Het ziekenhuis werkt daarbij met verschillende medische en ondersteunende diensten. Er is op heden een zeer nauw samenwerkingsverband tussen AZ Groeninge en Sint Jozefskliniek Izegem. Op heden heeft elk van beide ziekenhuizen een eigen magazijn. De scope van deze aanbesteding is een nieuw WMS-software voor het magazijn in AZ Groeninge. Dit magazijn maakt momenteel gebruik van SAP WM voor het aansturen van zijn magazijn. Gezien de support-situatie hiervoor wijzigt eind 2028 ten einde loopt, is AZ Groeninge op zoek naar een nieuwe IT oplossing. Deze nieuwe oplossing moet dezelfde lading dekken als het huidige SAP WM. Naast de magazijnen in de ziekenhuizen zijn er ook 2 externe magazijnen (beheerd door 3PL partijen) waar men de overflow van pallets opslaat. Het nieuwe WMS moet ook de werking met deze externe magazijnen aankunnen via een transferfunctie van voorraad. Deze functie mag pragmatisch aangepakt worden op algemene locatie, niet op detail locatie, waarvan men in functie van de behoefte bepaalde pallets gaat opvragen. Het magazijn in AZ Groeninge bestaat uit klassieke standaard opslagcomponenten (pallet en legborden) alsook uit 3 verticale liftmodules van leverancier Kardex. De scope van de gevraagde software zal gaan vanaf de levering van goederen op de loskades, tot opslag en tot en met de uitlevering in een “leeg/vol” berging op de afdelingen (het beheer van de leeg/vol berging is ook in scope). De aansturing van de verticale liftmodules in machinetaal maakt deel uit van de scope van de gevraagde software.
Procedure identifier: 82f28b5f-7a70-41b8-954e-95275398e520
Internal identifier: PPP0UV-881/6408/2026/918
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48430000 Inventory management software package
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
2.1.3.
Value
Maximum value of the framework agreement: 595 000,00 EUR
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Aankoop, implementatie en onderhoud WMS-softwarepakket voor magazijn AZ Groeninge
Description: AZ Groeninge is een groot regionaal ziekenhuis in Kortrijk dat een brede waaier aan medische zorg en gespecialiseerde behandelingen aanbiedt. Het ziekenhuis werkt daarbij met verschillende medische en ondersteunende diensten. Er is op heden een zeer nauw samenwerkingsverband tussen AZ Groeninge en Sint Jozefskliniek Izegem. Op heden heeft elk van beide ziekenhuizen een eigen magazijn. De scope van deze aanbesteding is een nieuw WMS-software voor het magazijn in AZ Groeninge. Dit magazijn maakt momenteel gebruik van SAP WM voor het aansturen van zijn magazijn. Gezien de support-situatie hiervoor wijzigt eind 2028 ten einde loopt, is AZ Groeninge op zoek naar een nieuwe IT oplossing. Deze nieuwe oplossing moet dezelfde lading dekken als het huidige SAP WM. Naast de magazijnen in de ziekenhuizen zijn er ook 2 externe magazijnen (beheerd door 3PL partijen) waar men de overflow van pallets opslaat. Het nieuwe WMS moet ook de werking met deze externe magazijnen aankunnen via een transferfunctie van voorraad. Deze functie mag pragmatisch aangepakt worden op algemene locatie, niet op detail locatie, waarvan men in functie van de behoefte bepaalde pallets gaat opvragen. Het magazijn in AZ Groeninge bestaat uit klassieke standaard opslagcomponenten (pallet en legborden) alsook uit 3 verticale liftmodules van leverancier Kardex. De scope van de gevraagde software zal gaan vanaf de levering van goederen op de loskades, tot opslag en tot en met de uitlevering in een “leeg/vol” berging op de afdelingen (het beheer van de leeg/vol berging is ook in scope). De aansturing van de verticale liftmodules in machinetaal maakt deel uit van de scope van de gevraagde software.
Internal identifier: 2026/918_1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48430000 Inventory management software package
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 96 Months
5.1.5.
Value
Maximum value of the framework agreement: 595 000,00 EUR
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Financial ratio
Description of selection criterion: Berekening van de Z-score (Altman) van de kandidaat. Berekeningswijze in geval private onderneming: 0,717 x Werkkapitaal / Totale bezittingen + 0,847 x Totaal van ingehouden winsten / Totale bezittingen + 3,107 x Winst voor belastingen en interest / Totale bezittingen + 0,420 x Boekwaarde van de bezittingen / Boekwaarde van de schulden + 0,998 x Omzet / Totale bezittingen. Minimumeisen: Een attest/verklaring van de kandidaat zelf of attest/verklaring uitgaande van erkend accountingkantoor of revisor met vermelding en berekening van Z-score (Altman) van de kandidaat. Uit de behaalde score moet een gezonde financiële toestand blijken. Deze score dient hoger te zijn dan 1,8. Wanneer de score lager is, is een expliciete verklaring vereist waarbij uitgelegd wordt waarom de score lager ligt en waarom dit geen probleem vormt voor de uitvoering van deze opdracht. In voorkomend geval dient ieder jaar bij het neerleggen van de jaarrekening een update van deze verklaring te worden gegeven. De aanbestedende overheid heeft het recht om op basis van de gegeven verklaring de kandidaat al dan niet te weren. De aanbestedende overheid heeft tevens, bij vaststelling van een lagere score dan 1,8 tijdens de looptijd van het contract, steeds de mogelijkheid de overeenkomst kosteloos en met een nader af te spreken einddatum te verbreken en dit zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 3
The buyer reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without any further negotiations
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Quality
Description: Zie bestek
Category of award weight criterion: Order of importance
Award criterion number: 1
5.1.11.
Procurement documents
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Dutch
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Description of the financial guarantee: Borgtocht (3 % van het geraamde bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental)
Deadline for receipt of requests to participate: 22/10/2026 11:30:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Justification for the duration of the framework agreement: Het implementeren en gebruiken van een WMS -pakket overschrijdt ruim een periode van 4 jaar. Daarom wordt ervoor geopteerd om de overeenkomst over een langere termijn te laten lopen. De impact op de logistieke werking van het ziekenhuis is hierbij dermate groot zowel in werking als in tijd om te implementeren en te finetunen.
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: RECHTBANK VAN EERSTE AANLEG WEST-VLAANDEREN, AFDELING KORTRIJK
Information about review deadlines: Voor een vordering tot schorsing in kader van een procedure in kort geding, binnen een termijn van 15 dagen na kennisgeving. Voor een beroep tegen de beslissing, binnen een termijn van 60 dagen na kennisgeving.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: AZ Groeninge vzw
Organisation providing more information on the review procedures: RECHTBANK VAN EERSTE AANLEG WEST-VLAANDEREN, AFDELING KORTRIJK
Organisation receiving requests to participate: AZ Groeninge vzw
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: AZ Groeninge vzw
Registration number: BE 0472.222.625
Postal address: Pres. Kennedylaan 4
Town: Kortrijk
Postcode: 8500
Country subdivision (NUTS): Arr. Kortrijk (BE254)
Country: Belgium
Contact point: Liesbet Toye
Telephone: +32 56635415
Fax: +32 56635408
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: RECHTBANK VAN EERSTE AANLEG WEST-VLAANDEREN, AFDELING KORTRIJK
Registration number: 0308.357.753
Postal address: BURGEMEESTER NOLFSTRAAT 10A
Town: KORTRIJK
Postcode: 8500
Country subdivision (NUTS): Arr. Kortrijk (BE254)
Country: Belgium
Telephone: +32 56269311
Roles of this organisation:
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registration number: BE 0475.480.736
Town: Antwerpen / Anvers
Postcode: 2000
Country subdivision (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Country: Belgium
Telephone: +32 3 294 30 51
Roles of this organisation:
Procurement service provider
8.1.
ORG-0004
Official name: FPS Policy and Support
Registration number: BE 0671.516.647
Town: Brussels
Postcode: 1000
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 2 740 80 00
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 74412b74-6b24-40a4-9795-8dedbd40e1f1 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 21/09/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Notice dispatch date (eSender): 21/09/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Dutch
Notice publication number: 654963-2026
OJ S issue number: 184/2026
Publication date: 23/09/2026