1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Gemeente Utrecht
Legal type of the buyer: Regional authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Bewerking papieren archief
Description: De gemeente Utrecht wil één overeenkomst afsluiten voor ‘Bewerking papieren archief’. Hoewel digitaal informatiebeheer niet meer weg te denken is, zijn de papieren archieven nog niet verdwenen. De gemeente Utrecht wil deze archieven op orde brengen en klaarmaken voor overbrenging naar Het Utrechts Archief (HUA). Het betreft een reguliere overheidsopdracht voor de bewerking van een papieren archief van 600 strekkende meters eenvoudig VTH archief en 50 strekkende meter complex REO archief, te realiseren vóór 1 december 2028. Na de oplevering van dit bewerkte archief, vindt de overdracht plaats naar Het Utrechts Archief (HUA). Deze 650 strekkende meter archief is onderdeel van het project archiefbewerking fase 2. Beide opdrachten zijn gegarandeerde opdrachten. Via een herzieningsclausule verstrekt de gemeente optioneel een opdracht voor de bewerking van maximaal 350 strekkende meter te bewerken eenvoudig archief, te realiseren vóór 1 december 2029. Het betreft een reguliere overheidsopdracht voor de bewerking van een papieren archief van 600 strekkende meters eenvoudig VTH archief en 50 strekkende meter complex REO archief, te realiseren vóór 1 december 2028. Na de oplevering van dit bewerkte archief, vindt de overdracht plaats naar Het Utrechts Archief (HUA). Deze 650 strekkende meter archief is onderdeel van het project archiefbewerking fase 2. Beide opdrachten zijn gegarandeerde opdrachten. Via een herzieningsclausule verstrekt de gemeente optioneel een opdracht voor de bewerking van maximaal 350 strekkende meter te bewerken eenvoudig archief, te realiseren vóór 1 december 2029.
Procedure identifier: 97c3020e-569e-40d9-af5b-91c91e8f9eb5
Internal identifier: 2026IPM1058
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79995100 Archiving services
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Additional information: Vleuten
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: European Single Procurement Document (ESPD)
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Title: Bewerking papieren archief
Description: De gemeente Utrecht wil één overeenkomst afsluiten voor ‘Bewerking papieren archief’. Hoewel digitaal informatiebeheer niet meer weg te denken is, zijn de papieren archieven nog niet verdwenen. De gemeente Utrecht wil deze archieven op orde brengen en klaarmaken voor overbrenging naar Het Utrechts Archief (HUA). Het betreft een reguliere overheidsopdracht voor de bewerking van een papieren archief van 600 strekkende meters eenvoudig VTH archief en 50 strekkende meter complex REO archief, te realiseren vóór 1 december 2028. Na de oplevering van dit bewerkte archief, vindt de overdracht plaats naar Het Utrechts Archief (HUA). Deze 650 strekkende meter archief is onderdeel van het project archiefbewerking fase 2. Beide opdrachten zijn gegarandeerde opdrachten. Via een herzieningsclausule verstrekt de gemeente optioneel een opdracht voor de bewerking van maximaal 350 strekkende meter te bewerken eenvoudig archief, te realiseren vóór 1 december 2029. Het betreft een reguliere overheidsopdracht voor de bewerking van een papieren archief van 600 strekkende meters eenvoudig VTH archief en 50 strekkende meter complex REO archief, te realiseren vóór 1 december 2028. Na de oplevering van dit bewerkte archief, vindt de overdracht plaats naar Het Utrechts Archief (HUA). Deze 650 strekkende meter archief is onderdeel van het project archiefbewerking fase 2. Beide opdrachten zijn gegarandeerde opdrachten. Via een herzieningsclausule verstrekt de gemeente optioneel een opdracht voor de bewerking van maximaal 350 strekkende meter te bewerken eenvoudig archief, te realiseren vóór 1 december 2029.
Internal identifier: 1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79995100 Archiving services
Options:
Description of the options: Via een herzieningsclausule kan de gemeente optioneel een opdracht verstrekken voor de bewerking van maximaal 350 strekkende meter te bewerken eenvoudig archief. Voor deze optionele opdracht gelden de tarieven zoals opgenomen in het prijsinvulformulier. De optie tot het verstrekken van de werkzaamheden blijft geldig tot en met 31 december 2028.
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Additional information: Vleuten
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/01/2027
Duration end date: 01/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: European Single Procurement Document (ESPD)
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Quality
Name: Implementatie en uitvoering
Description: Zie inschrijvingsleidraad.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 40
Criterion:
Type: Price
Name: Prijs
Description: Zie inschrijvingsleidraad.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 60
5.1.11.
Procurement documents
Deadline for requesting additional information: 23/10/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Dutch
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 10/11/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 3 Months
Information about public opening:
Opening date: 10/11/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Gemeente Utrecht - Rechtbank Midden-Nederland
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Gemeente Utrecht - Gemeente Utrecht
Organisation providing more information on the review procedures: Gemeente Utrecht - Financiën en Inkoop
Organisation receiving requests to participate: Gemeente Utrecht - Inschrijvingen of aanvragen tot deelneming dienen te worden gedaan via www.tenderned.nl
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Gemeente Utrecht
Registration number: 71663234
Postal address: Stadsplateau 1
Town: UTRECHT
Postcode: 3521 AZ
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Contact point: André Wolterink
Telephone: +31 302860000
Other contact points:
Official name: Inschrijvingen of aanvragen tot deelneming dienen te worden gedaan via www.tenderned.nl
Town: Utrecht
Postcode: 3521AZ
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Other contact points:
Official name: Gemeente Utrecht
Town: Utrecht
Postcode: 3521AZ
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Other contact points:
Official name: Rechtbank Midden-Nederland
Postal address: Postbus 16005
Town: UTRECHT
Postcode: 3500 DA
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Contact point: Rechtbank Midden-Nederland
Other contact points:
Official name: Financiën en Inkoop
Postal address: Postbus 10080
Town: UTRECHT
Postcode: 3505 AB
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Contact point: Team Aanbesteden
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
Notice identifier/version: 72bae316-963f-40b1-9529-8316f937ff83 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 23/09/2026 11:37:13 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Dutch
Notice publication number: 657685-2026
OJ S issue number: 185/2026
Publication date: 24/09/2026