1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: vzw Jan Yperman Ziekenhuis
Legal type of the buyer: Public undertaking
Activity of the contracting authority: Health
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Raamovereenkomst voor aankoop, installatie en onderhoud van elektronische kasten op verpleegafdelingen en medisch technische diensten
Description: De overheidsopdracht betreft een raamovereenkomst m.b.t. aankoop, configuratie, installatie en onderhoud van elektronische kasten of opstellingen voor efficiënte en veilige opslag en picking van medicatie en medische artikelen, dit op verpleegafdelingen en medisch-technische diensten, geïntegreerd met het ADT, EPD en Apotheeksoftware van het ziekenhuis. Deze integraties zijn van cruciaal belang gezien de kastopstellingen direct inzetbaar moeten zijn. Gezien onze apotheek 7 op 7 bemand is en de kasten 7/7-24/24 actief zijn, is het dan ook noodzakelijk om interventies 7/7-24/24 aan te bieden door de inschrijver. De verpleegafdelingen worden centraal (= vanuit de apotheek) beleverd. We streven om 80% van de voorgeschreven geneesmiddelen via de apotheek te distribueren, 20% wordt door de verpleegkundige uit de medicatiekasten/opstellingen gepickt. Voor de medisch-technische diensten wordt 100% van de voorgeschreven medicatie uit de elektronische medicatiekast/opstelling gehaald. Medicatieveiligheid is een belangrijk aandachtspunt in het JYZ. De kast moet de verpleegkundige maximaal ondersteunen in het correct uithalen van de medicatie. Ook moet de opstelling de traceerbaarheid van de uitgehaalde medicatie maximaal ondersteunen. De toegang tot de elektronische kast dient te worden geregeld door badgecontrole waarbij het mogelijk is om per gebruiker (of gebruikersgroep) bevoegdheden te definiëren. Daarnaast biedt het systeem de mogelijkheid om na toegang tot de volledige kast, geautoriseerde gebruikers(groepen) toegang te geven tot bepaalde locaties, eveneens door badgecontrole. Na een periode van inactiviteit voorziet het systeem in de mogelijkheid om de kast automatisch te vergrendelen om ongeoorloofde toegang tot de kast te voorkomen. Koppelingen met onze huidige pakketten zijn cruciaal om onze continuïteit en efficiënte werking te kunnen blijven garanderen. Op sommige afdelingen is er maar beperkte ruimte voorzien voor plaatsing van de kastopstellingen en is er geen mogelijkheid tot herlocatie van andere functies of vergroting van de lokalen. Er is een verplicht plaatsbezoek na de selectiefase. Echter indien potentiële inschrijvers bij selectie ook al wensen een plaatsbezoek uit te voeren kan dit optioneel aangevraagd worden. Dit plaatsbezoek kan het verplicht bezoek na ontvangst van het eigenlijke bestek (na selectie) echter niet vervangen. De looptijd van de raamovereenkomst betreft 10 jaar voor de uitrol van de vervanging van de huidige kastenopstellingen. Van onze huidige 32 kastopstellingen ( divers opgebouwd), zullen er tijdens de raamovereenkomst looptijd van 10 jaar minstens 20 kasten aangekocht worden, met een maximum van 40 kastopstellingen. De inschatting is om 18 opstellingen binnen de 5 jaar te vervangen.
Procedure identifier: c1fbcf73-1386-4731-b8d7-510a6526c133
Internal identifier: PPP0SQ-325/6239/2026/035
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 31213000 Distribution equipment
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. Ieper (BE253)
Country: Belgium
2.1.3.
Value
Maximum value of the framework agreement: 3 333 333,00 EUR
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Raamovereenkomst voor aankoop, installatie en onderhoud van elektronische kasten op verpleegafdelingen en medisch technische diensten
Description: De overheidsopdracht betreft een raamovereenkomst m.b.t. aankoop, configuratie, installatie en onderhoud van elektronische kasten of opstellingen voor efficiënte en veilige opslag en picking van medicatie en medische artikelen, dit op verpleegafdelingen en medisch-technische diensten, geïntegreerd met het ADT, EPD en Apotheeksoftware van het ziekenhuis. Deze integraties zijn van cruciaal belang gezien de kastopstellingen direct inzetbaar moeten zijn. Gezien onze apotheek 7 op 7 bemand is en de kasten 7/7-24/24 actief zijn, is het dan ook noodzakelijk om interventies 7/7-24/24 aan te bieden door de inschrijver. De verpleegafdelingen worden centraal (= vanuit de apotheek) beleverd. We streven om 80% van de voorgeschreven geneesmiddelen via de apotheek te distribueren, 20% wordt door de verpleegkundige uit de medicatiekasten/opstellingen gepickt. Voor de medisch-technische diensten wordt 100% van de voorgeschreven medicatie uit de elektronische medicatiekast/opstelling gehaald. Medicatieveiligheid is een belangrijk aandachtspunt in het JYZ. De kast moet de verpleegkundige maximaal ondersteunen in het correct uithalen van de medicatie. Ook moet de opstelling de traceerbaarheid van de uitgehaalde medicatie maximaal ondersteunen. De toegang tot de elektronische kast dient te worden geregeld door badgecontrole waarbij het mogelijk is om per gebruiker (of gebruikersgroep) bevoegdheden te definiëren. Daarnaast biedt het systeem de mogelijkheid om na toegang tot de volledige kast, geautoriseerde gebruikers(groepen) toegang te geven tot bepaalde locaties, eveneens door badgecontrole. Na een periode van inactiviteit voorziet het systeem in de mogelijkheid om de kast automatisch te vergrendelen om ongeoorloofde toegang tot de kast te voorkomen. Koppelingen met onze huidige pakketten zijn cruciaal om onze continuïteit en efficiënte werking te kunnen blijven garanderen. Op sommige afdelingen is er maar beperkte ruimte voorzien voor plaatsing van de kastopstellingen en is er geen mogelijkheid tot herlocatie van andere functies of vergroting van de lokalen. Er is een verplicht plaatsbezoek na de selectiefase. Echter indien potentiële inschrijvers bij selectie ook al wensen een plaatsbezoek uit te voeren kan dit optioneel aangevraagd worden. Dit plaatsbezoek kan het verplicht bezoek na ontvangst van het eigenlijke bestek (na selectie) echter niet vervangen. De looptijd van de raamovereenkomst betreft 10 jaar voor de uitrol van de vervanging van de huidige kastenopstellingen. Van onze huidige 32 kastopstellingen ( divers opgebouwd), zullen er tijdens de raamovereenkomst looptijd van 10 jaar minstens 20 kasten aangekocht worden, met een maximum van 40 kastopstellingen. De inschatting is om 18 opstellingen binnen de 5 jaar te vervangen.
Internal identifier: 2026/035_1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 31213000 Distribution equipment
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. Ieper (BE253)
Country: Belgium
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 120 Months
5.1.5.
Value
Maximum value of the framework agreement: 3 333 333,00 EUR
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
Additional information: Aangezien de ziekenhuissector, inclusief apotheek, en rekening houdend met een uitrol van 10 jaar, absoluut niet statisch is, is het niet uitgesloten dat in de veranderde ziekenhuissector er hierop wijzigingen dienen doorgevoerd te worden voor het blijvend optimaal organiseren van de verdeling van de medicatie binnen het ziekenhuis inclusief haar huidige en mogelijks toekomstige campussen. Het is weinig waarschijnlijk dat er een 1-1 vervanging zal doorgevoerd worden op basis van de huidige werking. Echter zullen er minstens 20 kastopstellingen doorheen de looptijd van deze raamovereenkomst aangekocht worden. Echter kan dit uitgebreid worden tot de aankoop van 40 kastopstellingen. De maximale omvang betreft dus 40 kastopstellingen.(De waardes vermeld in veld 2.1.3 waarde + 5.1.5 waarde, zijn dus niet van toepassing omwille van bovenstaande reden. cfr maximale bestelhoeveelheid.
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Om de financiële draagkracht van de inschrijver te controleren, zal de aanbestedende overheid gebruik maken van de Creditsafe International Score. Dit is een gestandaardiseerde score afgeleid van de normale Creditsafe score. Hierdoor kan een score vergelijking gemaakt worden tussen bedrijven in verschillende landen. Meer info op https://www.creditsafe.be. Volgende scores zijn mogelijk: Score A: Zeer laag risico Score B: Laag risico Score C: Gemiddeld risico Score D: Hoog risico Score E: Geen score Voor elke kandidaat zal de aanbestedende overheid zelf een Creditsafe rapport opvragen. Minimumeisen: Uit de behaalde score moet een gezonde financiële toestand blijken. Deze score dient "A, B of C" te zijn.
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: Een lijst van de voornaamste gelijkaardige leveringen uitgevoerd gedurende de laatste drie jaar te rekenen vanaf de limietdatum indiening offertes, met vermelding van het bedrag, de datum en publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren.” Minimumeisen: Er dienen minimum 2 gelijkaardige referenties te worden voorgelegd. Waarvan 1 opstelling met een in productie genomen koppeling met Infohos en EPD. ‘In productie genomen koppelingen wil zeggen de volledig opgeleverde koppeling(en). Deze koppelingen dienen uitvoerig beschreven te worden zowel technisch als functioneel.
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: De inschrijver voegt een beschrijving toe van de service- en support organisatie op Europees en specifiek op Belgisch niveau. De service techniekers en applicatiespecialisten beschikken over de nodige kwalificaties voor dergelijke apparatuur om de continuïteit van ons ziekenhuis te garanderen. (24/24-7/7 ondersteuning ook ter plaatse bij kritische defecten ( zie ook definitie)) bv kast niet volledig beschikbaar en in werking) waardoor er een aanzienlijke impact is op de interne organisatie dient er een interventietijd van maximaal 6 uur ook buiten de kantooruren, zaterdag, zondag, feestdagen gegarandeerd te worden. Minimumeisen: De inschrijver voegt een beschrijving toe van de service-support organisatie op Europees niveau en specifiek voor de Belgische klanten en hoe de continuïteit van ons ziekenhuis hierdoor gegarandeerd wordt 24/24 en 7/7. Bij kritische defecten dient ook ter plaatse indien niet op afstand een oplossing kan geboden worden. Het ziekenhuis zelf heeft geen resources voorhanden. (minimaal te beschrijven: aantal, ervaring,.. van de service-en supportorganisatie). De service techniekers zijn de Nederlandse taal machtig en de volledige servicedienst voldoet aan een aantoonbare kwaliteitsnorm (ISO of gelijkwaardig). Toon aan.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: * Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Cost
Description: Prijs
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 50
Criterion:
Type: Quality
Description: Kwaliteit van het aangebodene
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 45
Criterion:
Type: Quality
Description: Dienst na verkoop onderhoud en service
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 4
Criterion:
Type: Quality
Description: Opleiding
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 1
5.1.11.
Procurement documents
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Dutch
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 05/10/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 180 Days
Information about public opening:
Opening date: 05/10/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Justification for the duration of the framework agreement: Het betreft een vervanging van de huidige medicatiedistributiekasten met verschillende end of service data en waar er een verdere optimaliseringsoefening noodzakelijk is. De ziekenhuissector, waaronder het JYZ, is onderhevig aan veranderde omstandigheden die zich in de noden van kasten kunnen uiten. Daarenboven zijn de switching/opstartkosten (zowel financieel als tijdsintensief) aanzienlijk en is een fasering in de tijd noodzakelijk. Bij eventuele uitbreidingen dienen dezelfde types kasten aangekocht te worden om uniformisering quawerking en veiligheid te kunnen garanderen. Het JYZ zet in om op termijn te evolueren naar een uniform gebruiksvriendelijk distributiesysteem van medicatie over alle sites heen. Om deze reden zetten wij deze raamovereenkomst op een termijn van120 maanden.
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Ondernemingsrechtbank Gent -afdeling Ieper
Information about review deadlines: Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Ieper. De aanbestedende overheid zal een wachttermijn van 15 kalenderdagen in acht nemen tussen de kennisgeving en de sluiting van de opdracht, conform artikel 11 van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies. Deze termijn gaat in vanaf de dag die volgt op de datum van verzending van deze kennisgeving. Overeenkomstig artikel 15, 23 en 24 van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, kan u binnen een termijn van 15 dagen, vanaf de dag volgend op de verzenddatum van deze kennisgeving, eventueel een vordering tot schorsing indienen bij een rechtscollege. Dit mag uitsluitend gebeuren in het kader van een procedure in kort geding voor de justitiële rechter (Voorzitter van de Ondernemingsrechtbank van Gent, Afdeling Ieper, zetelend in kort geding). Indien wij binnen de toegestane termijn geen schriftelijke kennisgeving in die zin ontvangen, zullen wij de procedure verder zetten. Overeenkomstig artikel 14,23 en 24 van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, melden wij u dat u zich ook kan richten tot de Ondernemingsrechtbank van Gent, Afdeling Ieper, mocht u een beroep tot nietigverklaring wensen aan te tekenen tegen deze beslissing. Dit beroep moet op straffe van onontvankelijkheid worden ingediend binnen de 60 dagen na de betekening die gedaan wordt. De aanbestedende overheid verzoekt u haar hiervan binnen deze termijn per fax, e-mail of een ander elektronisch middel te verwittigen.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: vzw Jan Yperman Ziekenhuis
Organisation providing more information on the review procedures: Ondernemingsrechtbank Gent -afdeling Ieper
Organisation receiving requests to participate: vzw Jan Yperman Ziekenhuis
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: vzw Jan Yperman Ziekenhuis
Registration number: 0462915078
Postal address: Briekestraat 12
Town: Ieper
Postcode: 8900
Country subdivision (NUTS): Arr. Ieper (BE253)
Country: Belgium
Contact point: Emilia Vanacker
Telephone: +32 57357032
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Ondernemingsrechtbank Gent -afdeling Ieper
Registration number: BE 0308.357.753
Postal address: Grote Markt 10
Town: Ieper
Postcode: 8900
Country subdivision (NUTS): Arr. Ieper (BE253)
Country: Belgium
Telephone: +32 57450700
Roles of this organisation:
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registration number: BE 0475.480.736
Town: Antwerpen / Anvers
Postcode: 2000
Country subdivision (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Country: Belgium
Telephone: +32 3 294 30 51
Roles of this organisation:
Procurement service provider
8.1.
ORG-0004
Official name: FPS Policy and Support
Registration number: BE 0671.516.647
Town: Brussels
Postcode: 1000
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 2 740 80 00
Roles of this organisation:
TED eSender
10. Change
10.1.
Change
Section identifier: ORG-0001
Section identifier: PROCEDURE
Section identifier: LOT-0001
Notice identifier/version: 3bef4809-a075-4263-809d-62056a1e0096 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 23/09/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Notice dispatch date (eSender): 23/09/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Dutch
Notice publication number: 660883-2026
OJ S issue number: 186/2026
Publication date: 25/09/2026