1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Stadt Übach-Palenberg
Legal type of the buyer: Local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Stadt Übach-Palenberg - EU-weite Ausschreibung von Leistungen der niederschwelligen Flüchtlingsbetreuung (inkl. Hausmeisterdienste)
Description: Leistungen der niederschwelligen Flüchtlingsbetreuung (inkl. Hausmeisterdienste) im Stadtgebiet Übach-Palenberg
Procedure identifier: a3992449-43da-46c9-9f2c-851b300ce3de
Internal identifier: 54 26 303_G
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 85000000 Health and social work services
Additional classification (cpv): 98341140 Caretaker services, 85300000 Social work and related services, 85312300 Guidance and counselling services, 85311000 Social work services with accommodation
2.1.2.
Place of performance
Town: Übach-Palenberg
Postcode: 52531
Country subdivision (NUTS): Heinsberg (DEA29)
Country: Germany
Additional information: Arbeiten an den Flüchtlingsunterkünften im Stadtgebiet Übach-Palenberg. Die derzeit 25 vorgehaltenen Unterkünfte sind dezentral über das gesamte Stadtgebiet verteilt und umfassen auch die jeweiligen Stadtteile. Die maximale Entfernung zwischen den einzelnen Unterkünften beträgt dabei etwa 10 km. Zu den Unterkünften gehören eine Gemeinschaftsunterkunft, eine Containeranlage, 21 angemietete Wohnungen sowie zwei Wohnhäuser im städtischen Eigentum. Zudem steht ein Standort als Lager und Büro zur Verfügung. Derzeit werden in den Unterkünften 418 Plätze zur Unterbringung vorgehalten. Auf Grund der gesetzlichen Aufnahmeverpflichtung der Kommunen von zugewiesenen Flüchtlingen kann es, auch auf Grund von nicht vorhergesehenen Ereignissen im weltpolitischen Geschehen, zu einer schnell steigenden aber auch zu einer sinkenden Anzahl an Personen kommen. Ebenso kann dies auch die Anzahl der Unterkünfte beeinflussen.
2.1.3.
Value
Estimated value excluding VAT: 384 000,00 EUR
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXQ1YYWY16X#
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Stadt Übach-Palenberg - EU-weite Ausschreibung von Leistungen der niederschwelligen Flüchtlingsbetreuung (inkl. Hausmeisterdienste)
Description: EU-weite Ausschreibung von Leistungen der niederschwelligen Flüchtlingsbetreuung (inkl. Hausmeisterdienste) für die Stadt Übach-Palenberg
Internal identifier: 54 26 303_G
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 85000000 Health and social work services
Additional classification (cpv): 98341140 Caretaker services, 85300000 Social work and related services, 85312300 Guidance and counselling services, 85311000 Social work services with accommodation
5.1.2.
Place of performance
Town: Übach-Palenberg
Postcode: 52531
Country subdivision (NUTS): Heinsberg (DEA29)
Country: Germany
Additional information: Arbeiten an den Flüchtlingsunterkünften im Stadtgebiet Übach-Palenberg. Die derzeit 25 vorgehaltenen Unterkünfte sind dezentral über das gesamte Stadtgebiet verteilt und umfassen auch die jeweiligen Stadtteile. Die maximale Entfernung zwischen den einzelnen Unterkünften beträgt dabei etwa 10 km. Zu den Unterkünften gehören eine Gemeinschaftsunterkunft, eine Containeranlage, 21 angemietete Wohnungen sowie zwei Wohnhäuser im städtischen Eigentum. Zudem steht ein Standort als Lager und Büro zur Verfügung. Derzeit werden in den Unterkünften 418 Plätze zur Unterbringung vorgehalten. Auf Grund der gesetzlichen Aufnahmeverpflichtung der Kommunen von zugewiesenen Flüchtlingen kann es, auch auf Grund von nicht vorhergesehenen Ereignissen im weltpolitischen Geschehen, zu einer schnell steigenden aber auch zu einer sinkenden Anzahl an Personen kommen. Ebenso kann dies auch die Anzahl der Unterkünfte beeinflussen.
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/01/2027
Duration end date: 31/12/2027
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 1
Other information about renewals: Der Vertrag verlängert sich um ein weiteres Jahr (bis 31.12.2028), falls er nicht vom Auftraggeber bis zum 30.09.2027 schriftlich gekündigt wird (Verlängerungsoption).
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Description: Der Vertrag kommt mit demjenigen Bieter zustande, der das wirtschaftlichste Angebot unterbreitet. Das einzige Zuschlagskriterium ist zu 100% der Preis. Bewertungsmaßstab für den Preis ist die Höhe des Angebotes Netto- Gesamtpreis. Der niedrigste Preis wird mit der höchsten Punktzahl (100 Punkte) bewertet. Die weiteren Angebote werden nach folgender Formel mit Punkten bewertet: P = 100 - ((Preis des jeweiligen Angebotes - niedrigster Preis) x 100 / niedrigster Preis). Dabei ist "P" die Punktzahl für das zu bewertende Angebot. 100 Punkte erhält das für den Zuschlag zugelassene Angebot mit dem niedrigsten Preis für das jeweilige Los. "0" Punkte erhalten Angebote, die doppelt so teuer oder mehr als doppelt so teuer als das preislich niedrigste für die Wertung zugelassene Angebot sind. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium - Zahl: 100
Category of award fixed criterion: Fixed value (total)
Award criterion number: 100
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 22/10/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 29/10/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 48 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Referenzen Nach der neueren Rechtsprechung des im Vergaberecht für ganz NRW zuständigen OLG Düsseldorf (Beschl. v. 7.11.2018 - Verg 39/18) wurden die Vorgaben für die Nachforderung von Referenzen verschärft: Danach darf der öffentliche Auftraggeber Bieter nicht dazu auffordern, inhaltlich nicht den Anforderungen genügende, vorgelegte Referenzen durch ausreichende, bisher nicht vorgelegte Referenzen zu ersetzen. Fehlende Referenzen werden demnach nicht nachgefordert. Das eingereichte Angebot ist in diesem Fall mangels Eignung auszuschließen. Reicht ein Bieter keine Referenzen ein und verweist dafür auf seine Präqualifikation, können nur die dort vorhandenen Referenzen geprüft werden. Sind diese für den konkreten Auftrag nicht geeignet, darf der Auftraggeber keine anderen Referenzen nachfordern (Vergabekammer Hamburg, Beschluss vom 03.01.2020 - 60.29- 319/2019.005). Die Bieter sind darum angehalten, die in der PQ hinterlegten Referenzen dahingehend zu prüfen, ob die o.a. Mindestvoraussetzungen erfüllt werden. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist augeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Das Angebot muss vollständig sein. Angebote, die auch nach Nachforderung unvollständig sind, sind gemäß § 57 Abs. 1 VGV von der Wertungauszuschließen. Die weiteren in der "Liste der geforderten Erklärungen, Eigenerklärungen und Eignungsnachweise" geforderten Eignungsnachweise und Erklärungen sind mit dem Angebot einzureichen. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen nachzufordern (§ 56 (2) VgV).
Information about public opening:
Opening date: 29/10/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: § 160 GWB Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachpfrüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. 3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Stadt Übach-Palenberg
Organisation receiving requests to participate: Stadt Übach-Palenberg
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Stadt Übach-Palenberg
Registration number: 053700028028-31001-98
Postal address: Rathausplatz 4
Town: Übach-Palenberg
Postcode: 52531
Country subdivision (NUTS): Heinsberg (DEA29)
Country: Germany
Contact point: Fachbereich 40
Telephone: +49 2451979-5025
Fax: +49 2451979-1150
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Westfalen
Registration number: 05515-03004-07
Postal address: Albrecht-Thaer-Straße 9
Town: Münster
Postcode: 48147
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Telephone: 00492514110
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 498e23e4-22d3-410e-9c0e-2477bcc198fb - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 24/09/2026 14:23:20 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 661059-2026
OJ S issue number: 186/2026
Publication date: 25/09/2026