1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Gemeente Zeist
Legal type of the buyer: Regional authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Vastgoed Managementsysteem en Software Onderwijshuisvesting - 2 percelen
Description: Het doel van deze aanbesteding is het rechtmatig contracteren van een leverancier(s) voor het leveren, implementeren, hosten, beheren, configureren en ondersteunen van een vastgoedmanagementapplicatie en een softwareoplossing voor onderwijshuisvesting. De beoogde applicatie(s) dienen de gemeente optimaal te ondersteunen bij het beheer van gemeentelijk vastgoed en onderwijshuisvesting. Perceel 1: De oplossing dient de gemeente te ondersteunen bij het integraal beheren van de gemeentelijke vastgoedportefeuille en de uitvoering van de daarbij behorende operationele, administratieve, financiële en beleidsmatige processen. Daarbij dient de software de volledige vastgoedbeheerprocessen te faciliteren, waaronder het beheren van objectgegevens, contracten, onderhoud, exploitatie, duurzaamheid, financiën en rapportages. Perceel 2: De oplossing moet dient de gemeente te ondersteunen bij het integraal beheren van onderwijsvoorzieningen en de samenwerking met schoolbesturen. Daarbij dient de software de volledige administratieve en beleidsmatige processen rondom onderwijshuisvesting te faciliteren, waaronder het verwerken van aanvragen, het ondersteunen van besluitvormingsprocessen, het beheren van vastgoedgegevens en het leveren van sturingsinformatie.
Procedure identifier: 70ece760-1f49-4b02-b504-eebbe9af51ab
Internal identifier: 2026-44
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
Main features of the procedure: De aanbesteding kent 2 percelen. U kunt inschrijven op beide percelen. Van u wordt gevraagd om een prijs in te dienen en vragen over kwaliteit te beschrijven. Tevens wordt een demo gevraagd.
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48000000 Software package and information systems
Additional classification (cpv): 72263000 Software implementation services, 72267000 Software maintenance and repair services
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Additional information: Zeist
2.1.4.
General information
Additional information: De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor opdrachten te gunnen waarbij de volgende percelen of groepen van percelen worden gecombineerd: U mag op beide percelen inschrijven
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.5.
Terms of procurement
Terms of submission:
Maximum number of lots for which one tenderer can submit tenders: 2
Terms of contract:
Maximum number of lots for which contracts can be awarded to one tenderer: 2
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: European Single Procurement Document (ESPD)
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Vastgoed Managementsysteem
Description: De gemeente zoekt één opdrachtnemer voor de levering, implementatie, configuratie, beheer, onderhoud en ondersteuning van een vastgoedmanagementsysteem (VMS) ter ondersteuning van de gemeentelijke taken op het gebied van vastgoedbeheer. Zie leidraad pagina 4
Internal identifier: 1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48000000 Software package and information systems
Options:
Description of the options: .
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Additional information: Zeist
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 48 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 3
Other information about renewals: De beoogde ingangsdatum van de overeenkomsten is 1 februari 2027. De initiële looptijd is 4 jaar en loopt tot 1 februari 2031. Daarna zijn de volgende 3 verlengingsopties mogelijk: - 1 februari 2031 tot 1 februari 2033 - 1 februari 2033 tot 1 februari 2035 - 1 februari 2035 tot 1 februari 2037
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
Additional information: De beoogde ingangsdatum van de overeenkomst is 1 februari 2027
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: European Single Procurement Document (ESPD)
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Prijs
Description: Perceel 1: Uw prijsopgave geschiedt op basis van onderstaande voorwaarden: De gemeente zal geen prijsonderhandelingen voeren. Dit houdt in dat de prijs volledig wordt bepaald door het uitbrengen van de inschrijving en dat u slechts één gelegenheid krijgt om een concurrerende prijs aan te bieden. Uw prijs is afgegeven in euro’s (€) en exclusief BTW. Er geldt een plafondbedrag voor de implementatie van € 50.000,- Perceel 2: Uw prijsopgave geschiedt op basis van onderstaande voorwaarden: De gemeente zal geen prijsonderhandelingen voeren. Dit houdt in dat de prijs volledig wordt bepaald door het uitbrengen van de inschrijving en dat u slechts één gelegenheid krijgt om een concurrerende prijs aan te bieden. Uw prijs is afgegeven in euro’s (€) en exclusief BTW. Er geldt een plafondbedrag voor de implementatie van € 20.000,- De prijs die u indient en waarop u beoordeeld wordt is inclusief de toegang en het gebruik door 37 schoolbestuur-accounts. Mogelijk zijn er meerdere accounts per schoolbestuur nodig.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 30
Criterion:
Type: Quality
Name: Implementatieplan
Description: Perceel 1: zie pagina 17 van het Aanbestedingsdocument paragraaf 5.2.1. Perceel 2: zie pagina 21 van het Aanbestedingsdocument paragraaf 6.2.1.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 10
Criterion:
Type: Quality
Name: Wensen
Description: Perceel 1: In bijlage 3a incl NvI1 – Wensen- zijn de 25 wensen ten aanzien van de Vastgoedmanagementsysteem opgenomen. Perceel 2: In bijlage 3b incl NvI1– Wensen- zijn de 24 wensen ten aanzien van de Onderwijshuisvesting managementsysteem software opgenomen.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Demo op basis van casuïstiek
Description: Aan de hand van een aantal uitgewerkte casussen zien wij graag de werking en de mogelijkheden van uw software. De maximale tijdsduur van de demonstratie is 2 uur en 45 minuten met tussendoor 15 minuten pauze. De demonstratie wordt verzorgd op locatie bij de gemeente Zeist. De uitnodiging hiervoor volgt na inschrijving.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 40
5.1.11.
Procurement documents
Deadline for requesting additional information: 02/10/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Dutch
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 30/10/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 3 Months
Information about public opening:
Opening date: 30/10/2026 10:01:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Gibit 2025
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Mediation organisation: Gemeente Zeist - Klachtenmeldpunt aanbestedingen
Review organisation: Gemeente Zeist - Rechtbank Midden-Nederland
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Gemeente Zeist
Organisation providing more information on the review procedures: Gemeente Zeist
Organisation receiving requests to participate: Gemeente Zeist
5.1.
Lot: LOT-0002
Title: Software Onderwijshuisvesting
Description: De gemeente zoekt naar één opdrachtnemer voor de levering, implementatie, configuratie, beheer, onderhoud en ondersteuning van een softwareoplossing ter ondersteuning van de gemeentelijke taken op het gebied van de uitvoering van processen rondom onderwijshuisvesting. Zie leidraad pagina 6
Internal identifier: 2
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48000000 Software package and information systems
Options:
Description of the options: .
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Additional information: Zeist
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 48 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 3
Other information about renewals: De beoogde ingangsdatum van de overeenkomsten is 1 februari 2027. De initiële looptijd is 4 jaar en loopt tot 1 februari 2031. Daarna zijn de volgende 3 verlengingsopties mogelijk: - 1 februari 2031 tot 1 februari 2033 - 1 februari 2033 tot 1 februari 2035 - 1 februari 2035 tot 1 februari 2037
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
Additional information: De beoogde ingangsdatum van de overeenkomst is 1 februari 2027
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: European Single Procurement Document (ESPD)
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Prijs
Description: Perceel 1: Uw prijsopgave geschiedt op basis van onderstaande voorwaarden: De gemeente zal geen prijsonderhandelingen voeren. Dit houdt in dat de prijs volledig wordt bepaald door het uitbrengen van de inschrijving en dat u slechts één gelegenheid krijgt om een concurrerende prijs aan te bieden. Uw prijs is afgegeven in euro’s (€) en exclusief BTW. Er geldt een plafondbedrag voor de implementatie van € 50.000,- Perceel 2: Uw prijsopgave geschiedt op basis van onderstaande voorwaarden: De gemeente zal geen prijsonderhandelingen voeren. Dit houdt in dat de prijs volledig wordt bepaald door het uitbrengen van de inschrijving en dat u slechts één gelegenheid krijgt om een concurrerende prijs aan te bieden. Uw prijs is afgegeven in euro’s (€) en exclusief BTW. Er geldt een plafondbedrag voor de implementatie van € 20.000,- De prijs die u indient en waarop u beoordeeld wordt is inclusief de toegang en het gebruik door 37 schoolbestuur-accounts. Mogelijk zijn er meerdere accounts per schoolbestuur nodig.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 30
Criterion:
Type: Quality
Name: Implementatieplan
Description: Perceel 1: zie pagina 17 van het Aanbestedingsdocument paragraaf 5.2.1. Perceel 2: zie pagina 21 van het Aanbestedingsdocument paragraaf 6.2.1.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 10
Criterion:
Type: Quality
Name: Wensen
Description: Perceel 1: In bijlage 3a incl NvI1 – Wensen- zijn de 25 wensen ten aanzien van de Vastgoedmanagementsysteem opgenomen. Perceel 2: In bijlage 3b incl NvI1– Wensen- zijn de 24 wensen ten aanzien van de Onderwijshuisvesting managementsysteem software opgenomen.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Demo op basis van casuïstiek
Description: Aan de hand van een aantal uitgewerkte casussen zien wij graag de werking en de mogelijkheden van uw software. De maximale tijdsduur van de demonstratie is 2 uur en 45 minuten met tussendoor 15 minuten pauze. De demonstratie wordt verzorgd op locatie bij de gemeente Zeist. De uitnodiging hiervoor volgt na inschrijving.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 40
5.1.11.
Procurement documents
Deadline for requesting additional information: 02/10/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Dutch
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 30/10/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 3 Months
Information about public opening:
Opening date: 30/10/2026 10:01:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Gibit 2025
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Mediation organisation: Gemeente Zeist - Klachtenmeldpunt aanbestedingen
Review organisation: Gemeente Zeist - Rechtbank Midden-Nederland
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Gemeente Zeist
Organisation providing more information on the review procedures: Gemeente Zeist
Organisation receiving requests to participate: Gemeente Zeist
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Gemeente Zeist
Registration number: 242174937
Postal address: Het Rond 1
Town: Zeist
Postcode: 3701 HS
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Contact point: Annouck Patist
Telephone: +31 14030
Other contact points:
Official name: Klachtenmeldpunt aanbestedingen
Postal address: Postbus 513
Town: Zeist
Postcode: 3700 AM
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Contact point: Klachtenmeldpunt aanbestedingen
Telephone: +31 14030
Other contact points:
Official name: Rechtbank Midden-Nederland
Postal address: Vrouwe Justitiaplein 1
Town: Utrecht
Postcode: 3511 EX
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Telephone: +31 302233000
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
Mediation organisation
10. Change
Notice identifier/version: b6fe1302-722c-4d4c-8a48-d91d0ef6a22b - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 25/09/2026 14:56:29 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Dutch
Notice publication number: 665274-2026
OJ S issue number: 187/2026
Publication date: 28/09/2026