1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: rku.it GmbH
Legal type of the buyer: Public undertaking
Activity of the contracting entity: Electricity-related activities
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: RZ-Beratungsdienstleistungen
Description: Der Auftragnehmer erbringt für den Auftraggeber die folgenden Leistungen: 1 Leistungsgegenstand 1.1 Systemadministration und Support zu folgender technischer Infrastruktur 1.1.1 Netzwerkinfrastruktur - Betreuung aktiver LAN- und WLAN-Infrastruktur inkl. Netzwerkzugangskontrolle (IEEE 802.1x) - Betreuung BGP-Router - Betreuung von Switches, Access Points und WAN - Betreuung von Load Balancern zur Hochverfügbarkeit - Betreuung externer DNS-Server und DNS-Security - Bereitstellung und Betrieb von DHCP-Diensten - Bereitstellung von Remote Access Poins (RAP) - Bereitstellung von Site-to-Site VPN - Monitoring Netzwerk 1.1.2 Netzwerksicherheit - Verwaltung von Firewalls (inklusive Security Funktionen) - Absicherung via Reverse Proxy, Web Application Firewall (WAF) und Forward Proxy (inkl. Antivi-rus, Browser Isolation, Sandboxing) - Angriffs- und Einbruchserkennung (SWS) - User and Entity Behaviour Analytics (UEBA) - Verwaltung externer SSL-Zertifikate - Administration von Remotezugängen via SSL-VPN 1.1.3 Microsoft 365 / Cloud-Dienste - Betreuung von M365-Tenants und Azure-Ressourcen - Betreuung von AzureAD Connect - Beratung zu Cloud-Diensten (Bsp.: Intune) - Koordination Azure-Ressourcen und -Verbräuche - Betrieb Express Route Azure - Betreuung/Umsetzung Azure Landing Zone Architektur - Betreuung/Beratung/Best Practices Azure Security (z. B. Security allgemein, Defender-Suite mit allen Bestandteilen, MFA) 1.1.4 Kollaboration & Kommunikation - Betreuung Microsoft Teams/optimiertes Teams-Management - Betreuung Teams-Telefonie/SBC - HCL Domino - Betreuung der E-Mail-Umgebung (Exchange, Outlook, AntiSpam, AntiVirus, Verschlüsselung, Disclaimer) - Betreuung Mailgateway (Fortimail) --> Zukünftige Umsetzung/Alternativen zum Status quo - Betrieb und Betreuung von SharePoint (on-premises und Online) inkl. Entwicklung (Power-Plattform, Flows) - Betreuung/Betrieb/Erfahrung Copilot 1.1.5 Verzeichnisdienste & Identitätsmanagement - Bereitstellung und Betreuung Active Directory (Domänen-Controller, interne DNS, Gruppenrichtli-nien) - Härtungskenntnisse nach NIS2 / BSI - Bereitstellung und Betreuung von RADIUS- und PKI-Services 1.1.6 Client-Management & Softwareverteilung - Endpoint Management auf Basis baramundi (Softwarepaketierung, Jobverteilung) - Patch- und Schwachstellenmanagement (Software, Treiber, Betriebssysteme) - Bereitstellung von Betriebssystemen (Windows 10 / 11) inkl. Inplace-Upgrades - Verwaltung und Erweiterung von Gruppenrichtlinien (Endgeräte, Microsoft Office) 1.1.7 Server-Infrastruktur & Betrieb - Bereitstellung und Betrieb von Web-Servern - Betreuung von Terminalserverumgebungen (Citrix, Windows Terminal Services) inkl. Citrix ADC/Netscaler mit MFA und Citrix Cloud - Monitoring von Windows- und Linux-Systemen (Checkmk) - Bereitstellung und Betreuung Printservices (Windows Printing) 1.1.8 Datenbankbetrieb - Patchmanagement, Überwachung, Performance-Tuning und Backup von MS-SQL-Datenbankservern - Upgrade, Überwachung, Performance-Tuning, Backup und Recovery von Oracle, MySQL und MariaDB 1.1.9 Job-Scheduling & Automatisierung - Betreuung, Upgrade und Überwachung des Job-Scheduling-Systems (Redwood RunMyJobs) - Installation und Konfiguration von OS-Agenten sowie SAP-Anbindungen - Fehleranalyse und Scripting
Procedure identifier: 88796ebe-7cae-4e96-a817-494ddde56e9c
Internal identifier: 2026-07: RZ-Beratungsdienstleistungen
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 72200000 Software programming and consultancy services
2.1.2.
Place of performance
Country: Germany
Anywhere in the given country
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXPSYD1DQ9Q# Der Auftraggeber prüft die Teilnahmeanträge auf Ausschlussgründe sowie die Einhaltung der für dieses Verfahren geltenden Mindestanforderungen an die Eignung und der sonstigen formalen Anforderungen. Einzelheiten hierzu sind in den Bewerbungsbedingungen für den Teilnahmewettbewerb beschrieben. Sollten bis zu 16 wertungsfähige Teilnahmeanträge eingehen, so werden alle Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert, die einen wertungsfähigen Teilnahmeantrag eingereicht haben. Sollten mehr als 16 wertungsfähige Teilnahmeanträge eingehen, so wählt der Auftraggeber 16 Teilnahmeanträge aus. Die Auswahl erfolgt anhand der Auftragsnähe der auftragsnächsten Referenz. Einzelheiten ergeben sich aus der Anlage Auswahlkriterium im Teilnahmewettbewerb.
Legal basis:
Directive 2014/25/EU
sektvo -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: RZ-Beratungsdienstleistungen
Description: Der Auftragnehmer erbringt für den Auftraggeber die folgenden Leistungen: 1 Leistungsgegenstand 1.1 Systemadministration und Support zu folgender technischer Infrastruktur 1.1.1 Netzwerkinfrastruktur - Betreuung aktiver LAN- und WLAN-Infrastruktur inkl. Netzwerkzugangskontrolle (IEEE 802.1x) - Betreuung BGP-Router - Betreuung von Switches, Access Points und WAN - Betreuung von Load Balancern zur Hochverfügbarkeit - Betreuung externer DNS-Server und DNS-Security - Bereitstellung und Betrieb von DHCP-Diensten - Bereitstellung von Remote Access Poins (RAP) - Bereitstellung von Site-to-Site VPN - Monitoring Netzwerk 1.1.2 Netzwerksicherheit - Verwaltung von Firewalls (inklusive Security Funktionen) - Absicherung via Reverse Proxy, Web Application Firewall (WAF) und Forward Proxy (inkl. Antivi-rus, Browser Isolation, Sandboxing) - Angriffs- und Einbruchserkennung (SWS) - User and Entity Behaviour Analytics (UEBA) - Verwaltung externer SSL-Zertifikate - Administration von Remotezugängen via SSL-VPN 1.1.3 Microsoft 365 / Cloud-Dienste - Betreuung von M365-Tenants und Azure-Ressourcen - Betreuung von AzureAD Connect - Beratung zu Cloud-Diensten (Bsp.: Intune) - Koordination Azure-Ressourcen und -Verbräuche - Betrieb Express Route Azure - Betreuung/Umsetzung Azure Landing Zone Architektur - Betreuung/Beratung/Best Practices Azure Security (z. B. Security allgemein, Defender-Suite mit allen Bestandteilen, MFA) 1.1.4 Kollaboration & Kommunikation - Betreuung Microsoft Teams/optimiertes Teams-Management - Betreuung Teams-Telefonie/SBC - HCL Domino - Betreuung der E-Mail-Umgebung (Exchange, Outlook, AntiSpam, AntiVirus, Verschlüsselung, Disclaimer) - Betreuung Mailgateway (Fortimail) --> Zukünftige Umsetzung/Alternativen zum Status quo - Betrieb und Betreuung von SharePoint (on-premises und Online) inkl. Entwicklung (Power-Plattform, Flows) - Betreuung/Betrieb/Erfahrung Copilot 1.1.5 Verzeichnisdienste & Identitätsmanagement - Bereitstellung und Betreuung Active Directory (Domänen-Controller, interne DNS, Gruppenrichtli-nien) - Härtungskenntnisse nach NIS2 / BSI - Bereitstellung und Betreuung von RADIUS- und PKI-Services 1.1.6 Client-Management & Softwareverteilung - Endpoint Management auf Basis baramundi (Softwarepaketierung, Jobverteilung) - Patch- und Schwachstellenmanagement (Software, Treiber, Betriebssysteme) - Bereitstellung von Betriebssystemen (Windows 10 / 11) inkl. Inplace-Upgrades - Verwaltung und Erweiterung von Gruppenrichtlinien (Endgeräte, Microsoft Office) 1.1.7 Server-Infrastruktur & Betrieb - Bereitstellung und Betrieb von Web-Servern - Betreuung von Terminalserverumgebungen (Citrix, Windows Terminal Services) inkl. Citrix ADC/Netscaler mit MFA und Citrix Cloud - Monitoring von Windows- und Linux-Systemen (Checkmk) - Bereitstellung und Betreuung Printservices (Windows Printing) 1.1.8 Datenbankbetrieb - Patchmanagement, Überwachung, Performance-Tuning und Backup von MS-SQL-Datenbankservern - Upgrade, Überwachung, Performance-Tuning, Backup und Recovery von Oracle, MySQL und MariaDB 1.1.9 Job-Scheduling & Automatisierung - Betreuung, Upgrade und Überwachung des Job-Scheduling-Systems (Redwood RunMyJobs) - Installation und Konfiguration von OS-Agenten sowie SAP-Anbindungen - Fehleranalyse und Scripting
Internal identifier: 2026-07: RZ-Beratungsdienstleistungen
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 72200000 Software programming and consultancy services
5.1.2.
Place of performance
Country: Germany
Anywhere in the given country
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 48 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 1
Other information about renewals: Der Auftrag kann einmalig um 12 Monate verlängert werden.
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Mindestanforderungen an den Referenzauftrag 1. Der Ausführungsbeginn des Referenzauftrags darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht länger als fünf Jahre zurückliegen; und 2. Der Referenzauftrag muss zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist mindestens über einen Zeitraum von sechs Monaten ausgeführt worden sein; und 3. Gegenstand des Referenzauftrags muss die Erbringung von IT-Beratungsleistungen und Support im Bereich von Rechenzentren gewesen sein, insbesondere im Zusammenspiel mit mindestens fünf der folgenden Themen: o Netzwerkbetrieb o Netzwerksicherheit o Microsoft 365 o Azure o Active Directory o PKI o Endpoint Management o Citrix o Windows Server o Linux o SQL-Server o Oracle o Job Scheduling o SharePoint o Exchange o Teams o Defender Suite
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 10,00
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 1
Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 10
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Für die Wertung im Kriterium "Preis" ist der Wert ausschlaggebend, der in der Anlage "Preisblatt" in der Zeile "Wertungsrelevanter Angebotspreis" angegeben ist. Dies ist die Kennzahl P. Der Preis und die Qualität werden mit jeweils 50% gewichtet.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 50
Criterion:
Type: Quality
Name: 2.1 Bewertung im Kriterium "Support Engineers"
Description: 2.1 Die Bewertung dieses Kriteriums erfolgt anhand der Angaben, welche der Bieter in der Anlage "Personalprofile" gemacht hat. In diesem Kriterium bewertet der Auftraggeber die Qualifikation des Support Engineers. Hierbei wird eine Prognose dahingehend vorgenommen, inwieweit ein Berater aufgrund - der Dauer der Berufserfahrung als IT- bzw. SAP-Berater (1-3 Jahre); - sowie der Vergleichbarkeit durchgeführter Projekte zu den auszuführenden Aufgaben; in der Lage ist, die gestellten Aufgaben zu erledigen. Die obige Aufzählung stellt keine Rangfolge der aufgeführten Gesichtspunkte dar. Der Auftraggeber stellt anhand dieser gleich gewichteten Gesichtspunkte eine wertende Gesamtbetrachtung an. Der Auftraggeber vergibt für jedes Personalprofil Bewertungspunkte anhand der folgenden Zielerfüllungs-grade: - 10 bis 8 Bewertungspunkte: Ein Berater mit den angebotenen Eigenschaften wird die gestellten Aufgaben aller Voraussicht nach sehr gut erledigen. Das ist insbesondere der Fall bei einer hohen Anzahl von Berufsjahren, in denen Tätigkeiten ausgeführt wurden, welche den Themen außerordentlich nahekommen; - 7 bis 4 Bewertungspunkte: Es ist davon auszugehen, dass ein Berater mit den angebotenen Eigenschaften die gestellten Aufgaben aller Voraussicht nach durchschnittlich gut erledigen wird; - 3 bis 0 Bewertungspunkte: Es ist nicht sichergestellt, ob ein Berater mit den angebotenen Eigenschaften die gestellten Aufgaben in der geforderten Qualität und/oder Zeit bearbeiten wird. Das ist beispielsweise der Fall, wenn aus dem Personalprofil nur schwache oder überhaupt keine Berührungspunkte mit Informationstechnologie erkennbar sind.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 12,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 2.2 Bewertung im Kriterium "Qualifikation des Systemadministrators"
Description: In diesem Kriterium bewertet der Auftraggeber die Qualifikation des Systemadministrators. Die obenstehenden Ausführungen in Ziffer 2.1 gelten entsprechend mit der Maßgabe, dass nur solche Berufserfahrung positiv berücksichtigt wird, die über die in der Anlage "Leistungsbeschreibung" für Systemadministratoren mindestens geforderte hinausgeht. Abweichend wird eine Berufserfahrung von mindestens 3 Jahren gefordert. Die Bewertungspunkte für jedes Profil werden addiert und durch die Zahl der vorzulegenden Personalprofile in dieser Kategorie geteilt. Der hierdurch ermittelte Durchschnittswert wird als Gesamt-Bewertungspunktzahl für dieses Kriterium verwendet.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 12,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 2.3 Bewertung im Kriterium "Qualifikation des Senior Systemadministrators"
Description: In diesem Kriterium bewertet der Auftraggeber die Qualifikation des Senior Systemadministrators. Die obenstehenden Ausführungen in Ziffer 2.1 gelten entsprechend mit der Maßgabe, dass nur solche Berufserfahrung positiv berücksichtigt wird, die über die in der Anlage "Leistungsbeschreibung" für Senior Systemadministrators mindestens geforderte hinausgeht. Abweichend wird eine Berufserfahrung von mindestens 7 Jahren gefordert. Die Bewertungspunkte für jedes Profil werden addiert und durch die Zahl der vorzulegenden Personalprofile in dieser Kategorie geteilt. Der hierdurch ermittelte Durchschnittswert wird als Gesamt-Bewertungspunktzahl für dieses Kriterium verwendet.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 12,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 2.4 Bewertung im Kriterium "Qualifikation des Solution Architects"
Description: In diesem Kriterium bewertet der Auftraggeber die Qualifikation des Solution Architects. Die obenstehenden Ausführungen in Ziffer 2.1 gelten entsprechend mit der Maßgabe, dass nur solche Berufserfahrung positiv berücksichtigt wird, die über die in der Anlage "Leistungsbeschreibung" für Solution Architects mindestens geforderte hinausgeht. Abweichend wird eine Berufserfahrung von mindestens 10 Jahren gefordert. Die Bewertungspunkte für jedes Profil werden addiert und durch die Zahl der vorzulegenden Personalprofile in dieser Kategorie geteilt. Der hierdurch ermittelte Durchschnittswert wird als Gesamt-Bewertungspunktzahl für dieses Kriterium verwendet.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 12,5
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 20/10/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 27/10/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Der Auftraggeber behält sich im Fall von fehlenden, unvollständigen oder fehlerhaften Unterlagen vor, sowohl im Teilnahmewettbewerb als auch in der Angebotsphase gemäß § 51 Abs. 2 bis 5 SektVO vorzugehen. Danach können Unterlagen auf Aufforderung des Auftraggebers nachgereicht oder zum Teil sogar korrigiert werden. Ob eine Aufforderung zur Nachreichung, Vervollständigung oder Korrektur im konkreten Fall erfolgt, wird der Auftraggeber unter ordnungsgemäßer Ausübung seines Ermessens entscheiden. Hierbei wird er insbesondere den Gleichbehandlungsgrundsatz beachten.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: -
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Financial arrangement: -
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, with reopening of competition
Maximum number of participants: 10
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: § 160 Abs. 3 GWB lautet: Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: rku.it GmbH
Organisation receiving requests to participate: rku.it GmbH
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: rku.it GmbH
Registration number: DE125413313
Postal address: Westring 301
Town: Herne
Postcode: 44629
Country subdivision (NUTS): Herne, Kreisfreie Stadt (DEA55)
Country: Germany
Contact point: Einkauf
Telephone: +49 23233688-461
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Westfalen
Registration number: 05515-03004-07
Postal address: Alberecht-Thaer-Str. 9
Town: Münster
Postcode: 48128
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Telephone: +49 2514111691
Fax: +49 2514112165
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 02634837-c807-4af9-b821-3e95684b488b - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 17
Notice dispatch date: 24/09/2026 16:17:27 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 665658-2026
OJ S issue number: 187/2026
Publication date: 28/09/2026