1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Schaarbeek
Legal type of the buyer: Central government authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Vernieuwing en functionele uitbreiding van de „Espace Personnel“ – Oplossing voor de digitalisering van administratieve procedures voor burgers van de gemeente Schaerbeek
Description: Deze opdracht heeft betrekking op de vernieuwing en functionele uitbreiding van de Espace Personnel, het digitale platform voor de digitalisering van administratieve procedures voor burgers van het gemeentebestuur van Schaarbeek. Deze opdracht volgt op de in 2021 gegunde opdracht (referentie: scha/equip/2021/034), die is verstreken, en heeft tot doel de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen en tegelijkertijd de functionele tekortkomingen weg te werken die tijdens de exploitatieperiode zijn vastgesteld. Uit de analyse van de huidige situatie zijn de volgende functionele tekortkomingen in het huidige platform naar voren gekomen, waarop deze opdracht een oplossing biedt: ► Het ontbreken van sterke authenticatie via Itsme® of eID voor procedures waarbij een onomstotelijke identificatie van de burger vereist is. ► Het ontbreken van een 360°-burgersdossier waarin de volledige geschiedenis van de handelingen, communicatie en documenten van eenzelfde burger wordt gebundeld. ► Het ontbreken van CRM-integratie waarmee burgerdossiers automatisch kunnen worden gekoppeld aan de tools voor klantrelatiebeheer van de gemeente. Deze opdracht omvat alle volgende componenten, of het nu gaat om voortgezette, verbeterde of nieuw geïntroduceerde functionaliteiten: ► Een persoonlijke burgerruimte (front-end) die toegankelijk is via sterke authenticatie (Itsme®/eID/CSAM) ► Een backoffice voor het gezamenlijk beheer van dossiers door gemeentemedewerkers ► Een no-code/low-code formulierbouwer met beheer van voorwaarden en validaties ► Een workflow- en procesmodelleringsengine die voldoet aan de BPMN 2.0-standaard ► SSO-authenticatie via Azure Active Directory voor medewerkers ► Een gedetailleerd beheer van rechten, rollen en toegang per dienst en per type procedure ► Een CRM-integratie en connectoren voor interoperabiliteit (REST-API, webhooks) De opdracht omvat: de gebruikslicentie voor het platform, de configuratie en de initiële instellingen, de migratie van bestaande gegevens indien van toepassing, de opleiding van medewerkers en beheerders, de volledige documentatie, en het correctieve en evolutieve onderhoud gedurende de looptijd van het contract. De oplossing die momenteel in productie is bij de gemeente Schaerbeek is gebaseerd op een reeks technische componenten die gedetailleerd worden beschreven in paragraaf D.0 — Technische context van de bestaande situatie.
Procedure identifier: dd1b9eca-3aa7-44ce-afc2-d9cc1329d369
Internal identifier: scha/achats/2026/057
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72230000 Custom software development services
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: scha/achats/2026/057 - 1
Description: Deze opdracht heeft betrekking op de vernieuwing en functionele uitbreiding van de Espace Personnel, het digitale platform voor de digitalisering van administratieve procedures voor burgers van het gemeentebestuur van Schaarbeek. Deze opdracht volgt op de in 2021 gegunde opdracht (referentie: scha/equip/2021/034), die is verstreken, en heeft tot doel de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen en tegelijkertijd de functionele tekortkomingen weg te werken die tijdens de exploitatieperiode zijn vastgesteld. Uit de analyse van de huidige situatie zijn de volgende functionele tekortkomingen in het huidige platform naar voren gekomen, waarop deze opdracht een oplossing biedt: ► Het ontbreken van sterke authenticatie via Itsme® of eID voor procedures waarbij een onomstotelijke identificatie van de burger vereist is. ► Het ontbreken van een 360°-burgersdossier waarin de volledige geschiedenis van de handelingen, communicatie en documenten van eenzelfde burger wordt gebundeld. ► Het ontbreken van CRM-integratie waarmee burgerdossiers automatisch kunnen worden gekoppeld aan de tools voor klantrelatiebeheer van de gemeente. Deze opdracht omvat alle volgende componenten, of het nu gaat om voortgezette, verbeterde of nieuw geïntroduceerde functionaliteiten: ► Een persoonlijke burgerruimte (front-end) die toegankelijk is via sterke authenticatie (Itsme®/eID/CSAM) ► Een backoffice voor het gezamenlijk beheer van dossiers door gemeentemedewerkers ► Een no-code/low-code formulierbouwer met beheer van voorwaarden en validaties ► Een workflow- en procesmodelleringsengine die voldoet aan de BPMN 2.0-standaard ► SSO-authenticatie via Azure Active Directory voor medewerkers ► Een gedetailleerd beheer van rechten, rollen en toegang per dienst en per type procedure ► Een CRM-integratie en connectoren voor interoperabiliteit (REST-API, webhooks) De opdracht omvat: de gebruikslicentie voor het platform, de configuratie en de initiële instellingen, de migratie van bestaande gegevens indien van toepassing, de opleiding van medewerkers en beheerders, de volledige documentatie, en het correctieve en evolutieve onderhoud gedurende de looptijd van het contract. De oplossing die momenteel in productie is bij de gemeente Schaerbeek is gebaseerd op een reeks technische componenten die gedetailleerd worden beschreven in paragraaf D.0 — Technische context van de bestaande situatie.
Internal identifier: 1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72230000 Custom software development services
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 48 Months
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Quality
Description: De architectuur van de software
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 40
Criterion:
Type: Price
Description: Prijs
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 25
Criterion:
Type: Quality
Description: Ervaring en relevante referenties
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Description: Implementatiemethodologie en projectbeheer
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 15
5.1.11.
Procurement documents
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: French, Dutch
Electronic catalogue: Not allowed
Advanced or qualified electronic signature or seal (as defined in Regulation (EU) No 910/2014) is required
Deadline for receipt of tenders: 05/11/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 240 Days
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Raad van State
Information about review deadlines: Art. 14: vordering tot vernietiging (60 dagen vanaf de bekendmaking, de kennisgeving of de kennisneming van de rechtshandeling al naargelang, Raad van State afdeling bestuursrechtspraak, bij aangetekend schrijven); Art. 15: vordering tot schorsing (15 dagen vanaf de bekendmaking, de kennisgeving of de kennisneming van de rechtshandeling al naargelang, Raad van State afdeling bestuursrechtspraak, bij aangetekend schrijven); Art. 16: vordering tot schadevergoeding (5 jaar vanaf de bekendmaking, de kennisgeving of de kennisneming van de rechtshandeling al naargelang, gewone rechter, dagvaarding); Art. 17: vordering tot onverbindendverklaring (30 dagen vanaf de bekendmaking, de kennisgeving of de kennisneming van de rechtshandeling al naargelang, gewone rechter zetelend zoals in kort geding, dagvaarding); Art. 22: vordering tot alternatieve sancties (6 maanden vanaf de bekendmaking, de kennisgeving of de kennisneming van de rechtshandeling al naargelang, gewone rechter zetelend zoals in kort geding, dagvaarding). De verhaaltermijnen zijn in artikel 23 en de verhaalinstanties zijn in artikel 24 van de wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Schaarbeek
Registration number: 0207367687_636
Postal address: Colignonplein
Town: Schaarbeek
Postcode: 1030
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 22447678
Roles of this organisation:
Buyer
8.1.
ORG-0002
Official name: FOD Beleid en Ondersteuning
Registration number: BE001
Postal address: Simon Bolivarlaan 30, bus 1
Town: Brussel
Postcode: 1000
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 2 740 80 00
Roles of this organisation:
TED eSender
8.1.
ORG-0003
Official name: Raad van State
Registration number: 0931.814.266
Town: Bruxelles
Postcode: 1040
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Roles of this organisation:
Review organisation
Notice identifier/version: e2ad2e64-7c89-4ee3-838a-78908bdfd168 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 25/09/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Notice dispatch date (eSender): 25/09/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Dutch, French
Notice publication number: 665772-2026
OJ S issue number: 187/2026
Publication date: 28/09/2026