1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: KfW Bankengruppe
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a central government authority
Activity of the contracting authority: Economic affairs
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Einführung einer cloudbasierten Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungslösung für die KfW und KfW IPEX-Bank
Description: Einführung eines neuen cloudbasierten und zukunftssicheren Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungssystems in der KfW und IPEX. Die neue SaaS Lösung soll das aktuelle Reisekostenabrechnungstool (SAP HCM TRV) ablösen. Wesentliche Funktionalitäten: - Erfassung und Verwaltung von Reisekosten und Kostenerstattungen - Genehmigungs- und Freigabeworkflows - Reporting und Transparenz - Belegmanagement und Automatisierung - Steuer- und Lohnsteuerrelevante Anforderungen - Betrugs- und Fehlererkennung - Rollen- und Berechtigungskonzept - Löschkonzept - App für den Einsatz auf mobilen Endgeräten Das Tool soll die Abwicklung des gesamten Prozess der Reisekosten- und Spesenabrechnung digital, effizient und revisionssicher, von der Erfassung, über die Genehmigung, Prüfung und Freigabe der zu erstattenden Kosten umfassen. Zudem soll es das regulatorisch verpflichtende E Rechnungsformat und detailliertes Reporting bieten für mehr Transparenz sowie Einhaltung der Compliance.
Procedure identifier: bdc1f673-cbf3-4b79-9a1f-6038561f8a10
Internal identifier: KfW-2026-0034
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48000000 Software package and information systems
Additional classification (cpv): 72260000 Software-related services, 72212440 Financial analysis and accounting software development services, 72212450 Time accounting or human resources software development services, 72212451 Enterprise resource planning software development services
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Palmengartenstraße 5-9
Town: Frankfurt am Main
Postcode: 60325
Country subdivision (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: 1. Der Teilnahmeantrag und später auch das Angebot ist ausschließlich elektronisch in Textform abzugeben. Eine Unterschrift ist hierfür nicht erforderlich. Die elektronische Abgabe erfolgt über das Bieterportal auf unserer Vergabeplattform: https://ausschreibungen.kfw.de. Für die elektronische Abgabe ist eine Registrierung erforderlich. Nachdem Sie sich erfolgreich registriert haben, gelangen Sie über die Schaltfläche „Bieterassistent“ zur elektronischen Abgabe und zu Ihrer persönlichen Übersicht. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte den Bewerbungsbedingungen. 2. Die KfW überprüft die Eignung der Bewerber anhand von Angaben zu den Eignungskriterien im Bieterassistenten und ggf. anhand von Erklärungen und Nachweisen, die auf externer Anlage einzureichen sind. Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft sowie jedes andere Unternehmen, dessen sich der Bewerber zum Nachweis der Eignung bedient, hat zudem eine Eigenerklärung darüber abzugeben, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte den Bewerbungsbedingungen.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Einführung einer cloudbasierten Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungslösung für die KfW und KfW IPEX-Bank
Description: Einführung eines neuen cloudbasierten und zukunftssicheren Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungssystems in der KfW und IPEX. Die neue SaaS Lösung soll das aktuelle Reisekostenabrechnungstool (SAP HCM TRV) ablösen. Wesentliche Funktionalitäten: - Erfassung und Verwaltung von Reisekosten und Kostenerstattungen - Genehmigungs- und Freigabeworkflows - Reporting und Transparenz - Belegmanagement und Automatisierung - Steuer- und Lohnsteuerrelevante Anforderungen - Betrugs- und Fehlererkennung - Rollen- und Berechtigungskonzept - Löschkonzept - App für den Einsatz auf mobilen Endgeräten Das Tool soll die Abwicklung des gesamten Prozess der Reisekosten- und Spesenabrechnung digital, effizient und revisionssicher, von der Erfassung, über die Genehmigung, Prüfung und Freigabe der zu erstattenden Kosten umfassen. Zudem soll es das regulatorisch verpflichtende E Rechnungsformat und detailliertes Reporting bieten für mehr Transparenz sowie Einhaltung der Compliance.
Internal identifier: d1637ca7-759c-4cda-9418-f6f0f72dee18
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48000000 Software package and information systems
Additional classification (cpv): 72260000 Software-related services, 72212440 Financial analysis and accounting software development services, 72212450 Time accounting or human resources software development services, 72212451 Enterprise resource planning software development services
Options:
Description of the options: Automatische Verlängerung um jeweils 12 Monate, wenn der Vertrag nicht vom Auftragnehmer mit einer Frist von 12 Monaten oder von der KfW mit einer Frist von 3 Monaten gekündigt wird.
5.1.2.
Place of performance
Town: Frankfurt am Main
Postcode: 60325
Country subdivision (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 4 Years
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Hinweis zu den 5.1.9 Eignungskriterien: Bezüglich der Kriterien anhand denen die Bewerber ausgewählt werden, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen, und im Speziellen die Bepunktung der Auswahlkriterien (ESG-Kriterien, Referenzen zu bestimmten Lieferungen und Referenzen zu bestimmten Lieferungen). Der Gewichtungsparameter für die zweite Phase (Gewichtung (Punkte, genau)) stellt bei den oben genannten Auswahlkriterien eine maximal erreichbare Punktzahl dar. Die maximal erreichbare Punktzahl über sämtliche Kriterien beträgt 810 Punkte. Die Ermittlung der Gesamtpunktzahl, sowie die Ermittlung der Rangfolge und die Regelung bei Punktgleichheit ist der Wertungsmatrix Teilnahmewettbewerb zu entnehmen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Klimaschutz und Emissionsmanagement
Social objective promoted: Gender equality, Fair working conditions
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Average yearly turnover
Criterion: Average yearly manpower
Criterion: Environmental management measures
Description of selection criterion: ESG-Kriterien/ Auswahlkriterien (Punkte, vgl. Wertungsmatrix Teilnahmewettbewerb)
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 110,00
Criterion: References on specified deliveries
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 300,00
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: Auswahlkriterien (Punkte): Inhaltliche Bewertung einer einzelnen - durch den Bieter ausgewählten - vergleichbaren Referenz (vgl. Wertungsmatrix Teilnahmewettbewerb)
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 400,00
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 3
Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
The buyer reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without any further negotiations
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preis
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 60
Criterion:
Type: Quality
Name: Kann-Kriterien, Live-Demo von Use Cases
Description: Leistung: Qualität (Kann-Kriterien, Live-Demo von Use Cases)
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 40
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 14/10/2026 23:59:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 26/10/2026 11:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Gemäß § 56 Abs. 2 VgV. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer des Bundes
Information about review deadlines: § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen ist.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: KfW Bankengruppe
Organisation providing more information on the review procedures: Vergabekammer des Bundes
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: KfW Bankengruppe
Registration number: fd94aca1-1b6d-46bf-8af7-a7cf556a74f7
Postal address: Palmengartenstr. 5-9
Town: Frankfurt am Main
Postcode: 60325
Country subdivision (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Country: Germany
Telephone: +49 6974310
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer des Bundes
Registration number: 2018de2d-ad7b-4cc2-b0a6-8baab0edf709
Department: Bundeskartellamt
Postal address: Bundeskanzlerpl. 1
Town: Bonn
Postcode: 53113
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Contact point: Bundeskartellamt
Telephone: +49 22894990
Fax: +49 2289499163
Roles of this organisation:
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 11a7192d-73d9-407e-846d-c2a6836e4e18 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 24/09/2026 16:59:05 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 667338-2026
OJ S issue number: 187/2026
Publication date: 28/09/2026