1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Provincie Vlaams-Brabant
Legal type of the buyer: Central government authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Raamovereenkomst inzake het documentmanagementsysteem Documentum (OpenText) van het provinciebestuur Vlaams-Brabant
Description: Het provinciebestuur Vlaams-Brabant maakt reeds geruime tijd gebruik van het documentmanagementsysteem Documentum (OpenText) ter ondersteuning van zijn kernprocessen, waaronder dossierbeheer. Het platform vormt een belangrijke bouwsteen binnen het applicatielandschap van de provincie en ondersteunt verschillende bedrijfskritische toepassingen en gegevensverzamelingen. Om de continuïteit, beschikbaarheid en ondersteuning van deze omgeving op korte en middellange termijn te waarborgen, wenst het provinciebestuur een raamovereenkomst af te sluiten met een gespecialiseerde dienstverlener die over de nodige expertise beschikt inzake Documentum en de bijhorende technologieën. De opdracht omvat in hoofdzaak de levering en het onderhoud van de noodzakelijke softwarelicenties, abonnementen en ondersteuningsdiensten die vereist zijn om de bestaande Documentum-omgeving operationeel, ondersteund en conform de geldende voorwaarden van de fabrikant te houden. Daarnaast wenst het provinciebestuur binnen deze raamovereenkomst een beroep te kunnen doen op gespecialiseerde technische en functionele expertise voor uiteenlopende opdrachten en ondersteuningsvragen. De raamovereenkomst moet eveneens toelaten om beroep te doen op expertise in het kader van archiverings- en rationalisatietrajecten. Aangezien de concrete noodzaak, impact en bijhorende licentie- en implementatievoorwaarden momenteel nog niet volledig gekend zijn, wordt een eventuele upgrade voorzien binnen de raamovereenkomst zonder dat het provinciebestuur zich verbindt tot effectieve afname.
Procedure identifier: 83481b16-1c86-4ead-b746-7b64e1268dfa
Internal identifier: IT/DOC/Documentum2026/2
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Country: Belgium
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: IT/DOC/Documentum2026/2 - 1
Description: Het provinciebestuur Vlaams-Brabant maakt reeds geruime tijd gebruik van het documentmanagementsysteem Documentum (OpenText) ter ondersteuning van zijn kernprocessen, waaronder dossierbeheer. Het platform vormt een belangrijke bouwsteen binnen het applicatielandschap van de provincie en ondersteunt verschillende bedrijfskritische toepassingen en gegevensverzamelingen. Om de continuïteit, beschikbaarheid en ondersteuning van deze omgeving op korte en middellange termijn te waarborgen, wenst het provinciebestuur een raamovereenkomst af te sluiten met een gespecialiseerde dienstverlener die over de nodige expertise beschikt inzake Documentum en de bijhorende technologieën. De opdracht omvat in hoofdzaak de levering en het onderhoud van de noodzakelijke softwarelicenties, abonnementen en ondersteuningsdiensten die vereist zijn om de bestaande Documentum-omgeving operationeel, ondersteund en conform de geldende voorwaarden van de fabrikant te houden. Daarnaast wenst het provinciebestuur binnen deze raamovereenkomst een beroep te kunnen doen op gespecialiseerde technische en functionele expertise voor uiteenlopende opdrachten en ondersteuningsvragen. De raamovereenkomst moet eveneens toelaten om beroep te doen op expertise in het kader van archiverings- en rationalisatietrajecten. Aangezien de concrete noodzaak, impact en bijhorende licentie- en implementatievoorwaarden momenteel nog niet volledig gekend zijn, wordt een eventuele upgrade voorzien binnen de raamovereenkomst zonder dat het provinciebestuur zich verbindt tot effectieve afname.
Internal identifier: 1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Country: Belgium
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 8 Years
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document
5.1.11.
Procurement documents
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Dutch
Advanced or qualified electronic signature or seal (as defined in Regulation (EU) No 910/2014) is required
Deadline for receipt of expressions of interest: 30/10/2026 18:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Justification for the duration of the framework agreement: De opdracht is een raamcontract met een looptijd van 4 jaar en is stilzwijgend verlengbaar met 4 maal 1 jaar. De raamovereenkomst heeft betrekking op de ondersteuning van de bestaande Documentum-omgeving van het provinciebestuur Vlaams-Brabant, die reeds meer dan twintig jaar in gebruik is en momenteel een essentieel onderdeel vormt van het applicatie- en informatiebeheerlandschap van de organisatie. De opdracht omvat niet alleen de aankoop en het onderhoud van softwarelicenties en abonnementen, maar ook de afname van gespecialiseerde technische en functionele dienstverlening met betrekking tot het beheer, de optimalisatie, de verdere evolutie en de mogelijke afbouw van de omgeving. Een kortere looptijd zou leiden tot een verhoogde administratieve en operationele last en biedt onvoldoende zekerheid voor de uitvoering van de noodzakelijke onderhouds-, ondersteunings- en upgradeactiviteiten. De gekozen looptijd wordt daarom als proportioneel en verantwoord beschouwd gelet op de aard van de opdracht, de noodzaak aan gespecialiseerde expertise, de beperkte markt van Documentum-specialisten en het belang van een stabiele ondersteuning van een bestaande bedrijfskritische omgeving.
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Raad van State
Information about review deadlines: Wettelijke termijn
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Provincie Vlaams-Brabant
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Provincie Vlaams-Brabant
Registration number: 0253973219_136
Postal address: Provincieplein 1
Town: Kessel Lo
Postcode: 3010
Country subdivision (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Country: Belgium
Telephone: +32 16267000
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
8.1.
ORG-0002
Official name: FOD Beleid en Ondersteuning
Registration number: BE001
Postal address: Simon Bolivarlaan 30, bus 1
Town: Brussel
Postcode: 1000
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 2 740 80 00
Roles of this organisation:
TED eSender
8.1.
ORG-0003
Official name: Raad van State
Registration number: 0931814266
Postal address: Wetenschapsstraat 33
Town: Etterbeek
Postcode: 1040
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Roles of this organisation:
Review organisation
Notice identifier/version: 2f653944-7a69-4735-886c-b4dda2cc54ca - 01
Form type: Competition
Notice type: Prior information notice or a periodic indicative notice used as a call for competition – standard regime
Notice subtype: 10
Notice dispatch date: 28/09/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Notice dispatch date (eSender): 28/09/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Dutch
Notice publication number: 667529-2026
OJ S issue number: 188/2026
Publication date: 29/09/2026