1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Stadtwerke Forchheim
Legal type of the buyer: Public undertaking, controlled by a regional authority
Activity of the contracting entity: Electricity-related activities
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Lieferung, Implementierung, Migration und Inbetriebnahme eines integrierten ERP- und Abrechnungssystems
Description: Lieferung, Implementierung, Migration und Inbetriebnahme eines integrierten ERP- und Abrechnungssystems
Procedure identifier: 01a01a48-57b3-42f3-b820-09a5918b26f3
Internal identifier: XXX
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72263000 Software implementation services
Additional classification (cpv): 72200000 Software programming and consultancy services
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Haidfeldstraße 8
Town: Forchheim
Postcode: 91301
Country subdivision (NUTS): Forchheim (DE248)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/25/EU
sektvo -
Applicable cross-border law: nicht zutreffend
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Lieferung, Implementierung, Migration und Inbetriebnahme eines integrierten ERP- und Abrechnungssystem
Description: Die Stadtwerke Forchheim (SWF) betreiben als kommunales Mehrspartenversorgungsunternehmen mehrere Sparten und nehmen dabei zentrale energiewirtschaftliche Marktrollen wahr (u. a. Lieferant, Netzbetreiber und Messstellenbetrieb). Die dafür erforderlichen energiewirtschaftlichen Geschäftsprozesse, insbesondere im Rahmen der Marktkommunikation, werden derzeit über eine bestehende, mehrteilige Systemlandschaft betrieben. Der technische Messstellenbetrieb liegt dabei in der Verantwortung der SWF; das Smart Meter Gateway wird durch einen externen Dienstleister bereitgestellt. Aktuell erfolgt der Betrieb On-Premises im Rechenzentrum der SWF. Vor dem Hintergrund der strategischen Weiterentwicklung der bestehenden Produktlandschaft und des perspektivischen Endes des Supports einzelner eingesetzter Systeme verfolgen die SWF das Ziel, die bestehende ERP- und Abrechnungslandschaft durch eine integrierte, zukunftsfähige Lösung abzulösen. Gegenstand dieser Ausschreibung ist daher die Lieferung, Implementierung, Migration und Inbetriebnahme eines integrierten ERP- und Abrechnungssystems inkl. Projekt-, Migrations-, Schulungs- und Unterstützungsleistungen. Die zukünftige Lösung soll eine durchgängige Systemlandschaft für kaufmännische, energiewirtschaftliche und technische Prozesse bereitstellen und dabei insbesondere die fachlichen Anforderungen der SWF sowie die mandanten- und revisionssichere Abbildung von Betriebsführungs- und Dienstleistungsstrukturen sicherstellen. Darüber hinaus sollen auch weitere geschäftskritische Funktionen, die derzeit in einer separaten Anwendung bereitgestellt werden, nach Bedarf durch Integrations-, Migrations- oder Lösungsansätze abgedeckt werden. Die angebotene Zielarchitektur kann wahlweise als Cloud-/SaaS- oder On-Premises-Lösung ausgestaltet sein; der Bieter hat die langfristige Unterstützung der relevanten Marktrollen und Prozesse darzustellen.
Internal identifier: LOT-0001
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72263000 Software implementation services
Additional classification (cpv): 72200000 Software programming and consultancy services
Options:
Description of the options: Der Auftraggeber behält sich vor den Vertrag nach Ablauf der Vertragslaufzeit zu verlängern.
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Haidfeldstraße 8
Town: Forchheim
Postcode: 91301
Country subdivision (NUTS): Forchheim (DE248)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 10 Years
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 1
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Der Bewerber hat fünf (5) Referenzen vorzulegen. Die Referenzen sind in Anlage 5 Teilnahmeformular Teil C Referenzen nachzuweisen. Ein Auftrag wird als Referenz berücksichtigt, wenn er nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit der zu vergebenden Tätigkeit vergleichbar ist. Die Vergleichbarkeit wird bejaht, wenn die in Anlage 5 Teilnahmeformular Teil C Referenzen geforderten Angaben der Tabelle zum Abschnitt „Angaben zu der Vergleichbarkeit der Referenzleistungen“ beantwortet wurden und die nachfolgend dargestellten Mindestbedingungen erfüllt sind. Alle Angaben des Bewerbers müssen nachweisbar sein. Der Auftraggeber behält sich eine Überprüfung vor.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Eigenerklärung über den Jahresumsatz in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren einschließlich des Jahresumsatzes mit vergleichbaren Leistungen
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Eigenerklärung über das Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. EUR 1 Mio. für Personen- und Sachschäden sowie Vermögensschäden oder Eigenerklärung, im Auftragsfalle einen entsprechenden Versicherungsschutz bereitzustellen.
Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Eigenerklärung über die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten drei Jahren und über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter für das Projekt.
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 1
Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Gesamtpreis jährliche Kosten sowie einmalige Kosten
Description: Gesamtpreis jährliche Kosten sowie einmalige Kosten
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 30
Criterion:
Type: Quality
Name: Erfahrung des Projektteams
Description: Erfahrung des Projektteams
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 15
Criterion:
Type: Quality
Name: Leistungsfähigkeit und Methodik
Description: Leistungsfähigkeit und Methodik
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 55
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 30/10/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Der Auftraggeber behält sich vor fehlende Nachweise nachzufordern. Ein Anspruch auf Nachforderung von fehlenden Unterlagen besteht nicht.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: -
Financial arrangement: Die Zahlung erfolgt nach Rechnungsprüfung.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Nordbayern
Information about review deadlines: § 160 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Stadtwerke Forchheim
Organisation providing offline access to the procurement documents: Stadtwerke Forchheim
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Stadtwerke Forchheim
Registration number: HRB 5848
Postal address: Haidfeldstraße 8
Town: Forchheim
Postcode: 91301
Country subdivision (NUTS): Forchheim (DE248)
Country: Germany
Telephone: 09191 613 186
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation providing offline access to the procurement documents
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Nordbayern
Registration number: +49 981 53-1277
Postal address: Promenade 27 (Schloss)
Town: Ansbach
Postcode: 91522
Country subdivision (NUTS): Ansbach, Kreisfreie Stadt (DE251)
Country: Germany
Telephone: +49 981 53-1277
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 01a01a48-a839-42f4-8d19-73dc1b6ce3aa - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 17
Notice dispatch date: 28/09/2026 10:57:20 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 667632-2026
OJ S issue number: 188/2026
Publication date: 29/09/2026