1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Bezirksregierung Köln
Legal type of the buyer: Regional authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Pfortendienst Zeughausstraße
Description: Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Erbringung von Wach-, Empfangs- und Pförtnerdiensten an der Hauptpforte und der Autopforte im Dienstgebäude der Bezirksregierung Köln, Zeughausstraße 2-8, 50667 Köln.
Procedure identifier: b1483316-e570-454a-b6f8-10d2dc98a6ce
Internal identifier: 2026-094
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79710000 Security services
Additional classification (cpv): 71700000 Monitoring and control services, 79713000 Guard services, 79714000 Surveillance services
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Zeughausstr. 2-8
Town: Köln
Postcode: 50667
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXS7YDCDYRG5WDPX# (1) Der Vertrag wird für die Zeit vom 01.01.2027 bis zum 31.12.2028 geschlossen. Die Ausführung der vertraglich geschuldeten Leistungen beginnt am 01.01.2027. (2) Der Auftraggeber hat das Recht, den Vertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Laufzeitende zweimal jeweils um 1 Jahr, längstens bis zum 31.12.2030 zu verlängern. (3) Vor Ausführungsbeginn wird das von der Auftragnehmerin für den Einsatz vorgesehene Personal (einschließlich Vertretungspersonal) durch den Auftraggeber im Rahmen eines sechsstündigen Termins in die Abläufe eingewiesen. Die Auftragnehmerin hat dafür Sorge zu tragen, dass alle für den Auftrag vorgesehenen Beschäftigten an dem Termin teilnehmen. Eine gesonderte Vergütung des Einweisungstermins erfolgt nicht.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds:
Participation in a criminal organisation:
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities:
Money laundering or terrorist financing:
Fraud:
Corruption:
Child labour and including other forms of trafficking in human beings:
Breaching obligation relating to payment of taxes:
Breaching obligation relating to payment of social security contributions:
Breaching of obligations in the fields of environmental law:
Breaching of obligations in the fields of social law:
Breaching of obligations in the fields of labour law:
Insolvency:
Assets being administered by liquidator:
Business activities are suspended:
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law:
Grave professional misconduct:
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition:
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure:
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure:
Early termination, damages, or other comparable sanctions:
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure:
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Pfortendienst Zeughausstraße
Description: 1. Aufgaben des Sicherheitspersonals Im Folgenden werden die wesentlichen Aufgaben des Pfortenpersonals dargestellt. Im Sinne einer Aufgabe, die im Vergleich zu anderen Aufgaben den höchsten Zeitanteil einnimmt - ohne, dass bloße Wachsamkeit in Leerlaufzeiten als eigene Aufgabe gewertet wird - ist nach Einschätzung der Auftraggeberin die Zutrittskontrolle als Hauptaufgabe an beiden Pforten zu bewerten. Hauptpforte: - Zutrittskontrolle zu den Dienstgebäuden: Kontrollen des ein- und ausgehenden Personen- und Fahrzeugverkehrs finden grundsätzlich im gesamten Leistungszeitraum statt. An der Hauptpforte besteht geringfügiger Verkehr an zu kontrollierenden Beschäftigten und Dienstleistern. Der Umfang zu kontrollierender Besucher variiert stark. An zwei Wochentagen herrscht im Zeitraum 7 bis 15 Uhr stets starker Besucherverkehr. Darüber hinaus ist immer mit vereinzeltem Besucherverkehr oder immer wieder bei größeren Veranstaltungen mit kurzfristig erhöhtem Kontrollaufwand zu rechnen. - Betreuung der Besucherinnen und Besucher - insbesondere durch Auskunftserteilung beim Betreten und Verlassen des Gebäudes - Verwaltung und Aufbewahrung der Raumschlüssel und Führung der Schlüsseltagebücher - Öffnung und Verschluss der Zugänge zu den Dienstgebäuden - Vermittlung von Telefongesprächen außerhalb der Dienstzeiten der Telefonzentrale (15 - 20 Uhr). - Bedienung und Überwachung der in der Pforte installierten Sicherheitseinrichtungen (Videoüberwachung, Beleuchtung, Türsteuerung etc.) - Führung eines Wachbuches je Pforte, in das neben allgemeinen Hinweisen (Namen der zur Bewachung eingesetzten Personen, Ablösezeiten etc.) auch besondere Vorkommnisse und veranlasste Maßnahmen einzutragen sind Hausverwaltung oder Rettungsdienst bei defekten Aufzügen, Bränden, etc.) - Ggf. Post- und Paketannahme - Parkraumüberwachung - Organisation personeller Sicherheitsmaßnahmen, sofern das Objekt technisch nicht gesichert werden kann (z.B. bis die technische Störung bzw. bis der Defekt beseitigt ist). Ggf. Bewachung über Nacht erforderlich. Autopforte: - Zutrittskontrolle zu den Dienstgebäuden: Kontrollen des ein- und ausgehenden Personen- und Fahrzeugverkehrs finden grundsätzlich im gesamten Leistungszeitraum statt. Anders als an der Hauptpforte nutzen Beschäftigte an der Autopforte keinen separaten Zugang und sind daher vom Pfortenpersonal auf Dienstausweise zu kontrollieren. Dies führt zu hohem Kontrollaufwand insbesondere zu Dienstbeginn (ca. 6.30 Uhr bis 10 Uhr). Darüber hinaus besteht auch an der Autopforte im gesamten Leistungszeitraum geringfügiger Verkehr an Dienstleistern sowie vereinzelt Besucherverkehr. - Betreuung der Besucherinnen und Besucher - insbesondere durch Auskunftserteilung beim Betreten und Verlassen des Gebäudes - Verwaltung und Aufbewahrung der Raumschlüssel und Führung der Schlüsseltagebücher - Öffnung und Verschluss der Zugänge zu den Dienstgebäuden - Bedienung und Überwachung der in der Pforte installierten Sicherheitseinrichtungen (Videoüberwachung, Beleuchtung, Türsteuerung etc.) - Führung eines Wachbuches je Pforte, in das neben allgemeinen Hinweisen (Namen der zur Bewachung eingesetzten Personen, Ablösezeiten etc.) auch besondere Vorkommnisse und veranlasste Maßnahmen einzutragen sind Hausverwaltung oder Rettungsdienst bei defekten Aufzügen, Bränden, etc.) - Ggf. Post- und Paketannahme - Parkraumüberwachung - Organisation personeller Sicherheitsmaßnahmen, sofern das Objekt technisch nicht gesichert werden kann (z.B. bis die technische Störung bzw. bis der Defekt beseitigt ist). Ggf. Bewachung über Nacht erforderlich. Mobile Sicherheitskraft: - Unterstützung und Pausenvertretung an beiden Pforten 2. Einsatzzeiten / Anzahl der Kräfte Die Pforten sind wie folgt zu besetzen: Hauptpforte: - 1 Empfangs-/Sicherheitskraft Montag bis Freitag von 05:30 bis 20:30 Uhr Autopforte: - 1 Empfangs-/Sicherheitskraft Montag bis Freitag von 05:30 bis 20:30 Uhr Mobile Sicherheitskraft: - 1 Empfangs-/Sicherheitskraft Montag bis Freitag von 06:00 bis 18:30 Uhr Die Auftragnehmerin hat sicherzustellen, dass die o. g. Posten im Rahmen der o. g. Einsatzzeiten besetzt sind. Die mobile Sicherheitskraft kann dabei zur Vertretung der Pausenzeiten an Haupt- und Autopforte eingesetzt werden. ? 3. Optionale Leistungen Auf Anweisung des Auftraggebers ist beispielsweise im Falle von Veranstaltungen auch an Wochenenden und Feiertagen sowie nachts zusätzliches Personal (maximal 5 Kräfte gleichzeitig) zur Verfügung zu stellen. Entsprechende Personalanforderungen des Auftraggebers sind zu bedienen, sofern sie 48h vor dem Einsatz eingehen.
Internal identifier: 2026-094
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79710000 Security services
Additional classification (cpv): 71700000 Monitoring and control services, 79713000 Guard services, 79714000 Surveillance services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Zeughausstr. 2-8
Town: Köln
Postcode: 50667
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/01/2027
Duration end date: 31/12/2028
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: Der Auftraggeber hat das Recht, den Vertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Laufzeitende zweimal jeweils um 1 Jahr, längstens bis zum 31.12.2030 zu verlängern.
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Es wird eine freiwillige Ortsbesichtigung angeboten. Die Teilnahme dient ausschließlich der Inaugenscheinnahme des Objekts und ist nicht Voraussetzung für die Abgabe eines Angebots. Sämtliche für die Angebotserstellung erforderlichen Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Fachliche oder vergaberechtlich relevante Fragen werden vor Ort nicht beantwortet. Etwaige Fragen sind über die Vergabeplattform einzureichen; die Antworten werden allen Bietern in anonymisierter Form zur Verfügung gestellt. Sollten Sie Interesse an einer Ortsbesichtigung haben, wenden Sie sich zeitnah zur Abstimmung eines Termins an: Herr Maximilian Terburg E-Mail: maximilian.terburg@brk.nrw.de Telefon: 0221-147-2996 Eine Kontaktaufnahme zur Vereinbarung eines Ortsbesichtigungstermins muss bis spätestens 09.10.2026 erfolgen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Berufs- oder Handelsregister (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Aktueller Auszug aus dem Handelsregister oder anderen Berufsregistern für das Unternehmen, soweit die Eintragung für das jeweilige Unternehmen nach den jeweils einschlägigen Rechtsnormen vorgeschrieben ist (nicht älter als sechs Monate, wobei für die Berechnung der Tag maßgeblich ist, an dem die Angebotsfrist endet).
Criterion: Subcontracting proportion
Description of selection criterion: Bewerber- und Bietergemeinschaftserklärung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Formular 531
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Eigenerklärung Ausschlussgründe (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Formular 521
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Formular 523
Criterion: Subcontracting proportion
Description of selection criterion: Erklärung Eignungsleihe (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Formular 534a
Criterion: Subcontracting proportion
Description of selection criterion: Erklärung Eignungsleihe Haftung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Formular 534b
Criterion: Subcontracting proportion
Description of selection criterion: Informationen Unteraufträge bei Angebotsabgabe (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Formular 533a
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Eigenerklärung zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): a) Benennung von Unternehmens-Referenzen aus den letzten 5 Jahren über die Erbringung von vergleichbarem Pforten- und Sicherheitsdienst in einem Gebäude mit regelmäßigem Publikumsverkehr (mindestens während der üblichen Geschäftszeiten): - Bezeichnung und Inhalt des Referenzauftrags; - Beschreibung der ausgeführten Leistungen (z. B. Besetzung Pforte, Personenkontrolle, Objektrundgänge, etc.); - Ausführungszeitraum; - Anzahl der vom Bieter/Mitglied einer Bietergemeinschaft pro Schicht eingesetzten Mitarbeiter; - ungefähre Größe und Verwendungszweck des Objekts; - Angabe zur vertraglichen Bindung (Hauptauftragnehmer, ARGE-Partner, Unterauftragnehmer); - Auftraggeber mit Kontaktdaten (E-Mail, Telefon) eines Ansprechpartners beim Auftraggeber. Mindestanforderungen zu den Referenzen - Der Bieter / die Bietergemeinschaft muss über mindestens zwei Referenzen aus den letzten 5 Jahren über die Erbringung von vergleichbarem Pforten- und Sicherheitsdienst in einem Gebäude mit regelmäßigem Publikumsverkehr (mindestens während der üblichen Geschäftszeiten) verfügen. - Die Vergleichbarkeit der erbrachten Sicherheitsdienstleistungen setzt voraus, dass der Bieter dort hauptverantwortlich die Sicherheitsdienstleistungen seit / für mindestens 6 Monaten (zum Zeitpunkt Ablauf der Bewerbungsfrist) mit eigenem Personal organisiert(e) und erbringt / erbrachte (kein Nachunternehmer eines anderen Sicherheitsdienstleisters). b) Angabe der Anzahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren beschäftigten (festangestellten) Mitarbeiter. c) Angabe der zum Zeitpunkt der Einreichung des Teilnahmeantrags im Unternehmen beschäftigten (festangestellten) Mitarbeiter, die über die Sachkunde gemäß § 34a GewO verfügen und für die eine Zuverlässigkeitsüberprüfung durch die zuständige Behörde durchgeführt wurde. d) Vorlage eines gültigen Zertifikats über ein von einer akkreditierten Stelle zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 (oder gleichwertig). Das Zertifikat ist im Falle einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft vorzu-legen. Sofern der Einsatz eines Unterauftragnehmers geplant ist, muss auch der Unterauftragnehmer ein entsprechendes Zertifikat vorlegen.
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Erlaubnis zur Ausübung des Bewachungsgewerbes im Sinne des § 34a GewO (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Erlaubnis zur Ausübung des Bewachungsgewerbes im Sinne des § 34a GewO (Bieter mit Sitz außerhalb Deutschlands haben eine gleichwertige Bescheinigung oder Urkunde einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Herkunftslandes beizufügen).
Criterion: References on specified works
Description of selection criterion: Formular - Angaben Erfahrungen der Objektleitung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Benennung des verantwortlichen Objektleiters nebst Angaben zu Qualifikationen sowie den jeweiligen auftragsbezogenen Erfahrungen anhand von Referenzaufträgen. Berücksichtigt werden nur Referenzaufträge aus den letzten fünf Jahren, bei denen die benannte Person die Leitung des Pforten- und Sicherheitsdienstes bei der Erbringung von vergleichbaren Sicherheitsdienstleistungen in einem Gebäude mit regelmäßigem Publikumsverkehr (mindestens während der üblichen Geschäftszeiten) inne hatte. Die benannte Person muss über eine mindestens einjährige Erfahrung in der Objektleitung vergleichbarer Bewachungsdienstleistungen verfügen (Mindestanforderungen). Da es sich bei der "Erfahrung der vorgesehenen Objektleitung" um ein Zuschlagskriterium handelt, ist die Nachforderung dieses Dokuments ausgeschlossen. Ein Nichteinreichen des Formulars "Angaben Erfahrungen der Objektleitung" führt zum Ausschluss des Angebots.
Criterion: Financial ratio
Description of selection criterion: Umsätze (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Angabe der Gesamtumsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 16/10/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 27/10/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 49 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Die Nachforderung von Unterlagen erfolgt nach § 56 Vergabeverordnung.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Erlaubnis zur Ausübung des Bewachungsgewerbes im Sinne des § 34a GewO (Bieter mit Sitz außerhalb Deutschlands haben eine gleichwertige Bescheinigung oder Urkunde einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Herkunftslandes bei-zufügen)
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Bezirksregierung Köln
Organisation receiving requests to participate: Bezirksregierung Köln
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Bezirksregierung Köln
Registration number: 05315-03002-81
Postal address: Zeughausstr. 2-8
Town: Köln
Postcode: 50667
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
Contact point: Zentrale Vergabestelle
Telephone: +49221 147 5353
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Westfalen
Registration number: 05515-03004-07
Postal address: Albrecht-Thaer-Straße 9
Town: Münster
Postcode: 48147
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Telephone: +49 251411-3094
Fax: +49 251411-2165
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: a2afd2a1-689b-4e0f-b1eb-3e7f5041aab0 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 25/09/2026 16:18:40 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 669572-2026
OJ S issue number: 188/2026
Publication date: 29/09/2026