1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Charité - Universitätsmedizin Berlin
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a regional authority
Activity of the contracting authority: Health
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Bewerbungs-, Zulassungs- und Kursverwaltungsportal Studierende
Description: Die Charité - Universitätsmedizin Berlin, Charitéplatz 1, 10117 Berlin veröffentlicht ein Verfahren, dessen Gegenstand die Einführung und Bereitstellung eines Bewerbungs-, Zulassungs- und Kursverwaltungsportals für Studium und Promotion an der Charité – Universitätsmedizin Berlin ist. Es bestehen gesonderte Anforderungen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), siehe Vergabeunterlagen. Nähere Informationen können den auf der Vergabeplattform der Charité (https://vergabeplattform.charite.de) zur Verfügung gestellten Unterlagen entnommen werden.
Procedure identifier: b778775f-0799-46de-89c8-228e618d3506
Internal identifier: AL 101/26
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72268000 Software supply services
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich auf unserem Bieterportal zum Download zur Verfügung. Eine Registrierung ist nicht erforderlich, wird jedoch empfohlen, da Sie dann über alle Änderungen informiert werden und so das Risiko der Einreichung falscher/ungenügender Unterlagen gemindert wird. Ihre Fragen/Hinweise reichen Sie bitte ebenfalls nur über https://vergabeplattform.charite.de ein. Es sind nur elektronische Angebote zugelassen. Signatur und Zusatzsoftware werden nicht benötigt. Bitte beachten Sie, dass die Ausschreibungsunterlagen erst ca. drei Tage nach der Weiterleitung zur Veröffentlichung im Amtsblatt der EU auf dem Bieterportal zur Verfügung stehen.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Bewerbungs-, Zulassungs- und Kursverwaltungsportal Studierende
Description: Die Charité - Universitätsmedizin Berlin, Charitéplatz 1, 10117 Berlin veröffentlicht ein Verfahren, dessen Gegenstand die Einführung und Bereitstellung eines Bewerbungs-, Zulassungs- und Kursverwaltungsportals für Studium und Promotion an der Charité – Universitätsmedizin Berlin ist. Es bestehen gesonderte Anforderungen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), siehe Vergabeunterlagen. Nähere Informationen können den auf der Vergabeplattform der Charité (https://vergabeplattform.charite.de) zur Verfügung gestellten Unterlagen entnommen werden.
Internal identifier: 1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72268000 Software supply services
Options:
Description of the options: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei Bedarf aufkommende zusätzliche technische Leistungen / Support durch Entwickler/Programmierer zu erbringen, bei Bedarf die skalierbare Erweiterung der Metriken durchzuführen und bei Bedarf von der Cloud-Lösung auf eine On-Premise Lösung zu wechseln (s. Punkt 2 der Anlage - Preisblatt).
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
Additional information: Berlin
5.1.3.
Estimated duration
Other duration: Unlimited
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Gefordert sind drei Unternehmensreferenzen aus den letzten 3 Jahren (2023, 2024, 2025 oder aktueller) über früher ausgeführte oder laufende vergleichbare Aufträge. Vergleichbare Aufträge sind Leistungen über die Einführung und Bereitstellung eines Bewerbungs-, Zulassungs-, und Kursverwaltungsportals für (Promotions-)Studierende. Nachzuweisen sind mindestens 3 Unternehmensreferenzen über vergleichbare Leistungen, welche folgende Merkmale erfüllen: a) Bei jeder Referenz muss der Referenzgeber eine Hochschule in Deutschland sein. b) Bei jeder Referenz muss die Implementierung des Bewerbungs- und Zulassungsportals abgeschlossen sein und der Betrieb des Bewerbungs- und Zulassungsportals muss sich im Regelbetrieb befinden. c) Bei mindestens zwei Referenzen muss die Implementierung der Kursverwaltung abgeschlossen sein und der Betrieb der Kursverwaltung im Promotionsbereich muss sich im Regelbetrieb befinden.
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Niedrigster Preis
Description: Das Angebot mit dem niedrigsten Preis erhält 36 Punkte. Die anderen Angebotspreise werden nach der folgenden Formel in Punkte umgerechnet: niedrigster Preis/eigener Preis x 36 (Dreisatz).
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 36
Criterion:
Type: Quality
Name: KANN-Anforderungen
Description: Sie hierzu Anlage 2 - Anforderungskatalog. Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl wird mit 9 Punkten (Dreisatz) gleichgesetzt. Die weiteren Angebote werden im jeweiligen Verhältnis zum besten Ergebnis bepunktet (Formel: 9 x eigene Punktzahl / höchste Punktzahl).
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 9
Criterion:
Type: Quality
Name: Produkt- und Umsetzungskonzept
Description: Das Produkt- und Umsetzungskonzept darf einen Umfang von 30 Seiten (exkl. Deckblatt und Inhaltsverzeichnis) nicht übersteigen (Standard Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand etc.) und muss als Word- oder PDF-Dokument eingereicht werden. Bei einer Überschreitung werden nur die ersten 30 Seiten für die Wertung herangezogen. Das Umsetzungskonzept mit der höchsten Gesamtpunktzahl wird mit 45 Punkten (Dreisatz) gleichgesetzt. Die weiteren Werte werden im jeweiligen Verhältnis zum besten Ergebnis bepunktet (Formel: 45 x eigene Punktzahl / höchste Punktzahl).
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 45
Criterion:
Type: Quality
Name: Präsentation Teststellung
Description: Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl in der Präsentation wird mit 10 Punkten gleichgesetzt. Die weiteren Angebote werden im jeweiligen Verhältnis zum besten Ergebnis bepunktet (Formel: 10 x eigene Punkte/Höchste Punktzahl).
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 10
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of the design contest regime:
Prize:
Place receiving the prize: 1
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Allowed
Deadline for receipt of tenders: 26/10/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 48 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Gemäß der gesetzlichen Bedingungen können Unterlagen nachgefordert werden.
Information about public opening:
Opening date: 26/10/2026 11:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Place: Zentrale Vergabestelle der Charité - Universitätsmedizin Berlin
Additional information: Es sind keine Bieter zum Submissionstermin zugelassen (e-Vergabe).
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Mediation organisation: Vergabekammer des Landes Berlin
Review organisation: Vergabekammer des Landes Berlin
Information about review deadlines: Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 GWB). Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 GWB). Die o.a. Fristengelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekannt-machung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Charité - Universitätsmedizin Berlin
Organisation providing more information on the review procedures: Vergabekammer des Landes Berlin
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Charité - Universitätsmedizin Berlin
Registration number: 98005_10000000
Postal address: Augustenburger Platz 1
Town: Berlin
Postcode: 13353
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
Contact point: Zentrale Vergabestelle
Telephone: +49 00000000
Roles of this organisation:
Buyer
8.1.
ORG-0002
Official name: Charité - Universitätsmedizin Berlin
Registration number: 98005_10000000
Postal address: Augustenburger Platz 1
Town: Berlin
Postcode: 13353
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
Contact point: Zentrale Vergabestelle
Telephone: +49 00000000
Roles of this organisation:
Organisation providing additional information about the procurement procedure
8.1.
ORG-0003
Official name: Vergabekammer des Landes Berlin
Registration number: 98137_10114369
Postal address: Martin-Luther-Str. 105
Town: Berlin
Postcode: 10825
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
Telephone: +49 30 9013 8316
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0004
Official name: Vergabekammer des Landes Berlin
Registration number: 98137_10114370
Postal address: Martin-Luther-Str. 105
Town: Berlin
Postcode: 10825
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
Telephone: +49 00000000
Roles of this organisation:
Mediation organisation
8.1.
ORG-0005
Official name: Vergabekammer des Landes Berlin
Registration number: 98137_10114371
Postal address: Martin-Luther-Str. 105
Town: Berlin
Postcode: 10825
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
Telephone: +49 30 9013 8316
Roles of this organisation:
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0006
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 5df8c66e-2cbb-4b66-894d-c59c54c0df4d - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 25/09/2026 17:09:05 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 670171-2026
OJ S issue number: 188/2026
Publication date: 29/09/2026