5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72261000 Software support services
Additional classification (cpv): 72253000 Helpdesk and support services, 72253200 Systems support services, 72265000 Software configuration services, 72266000 Software consultancy services, 72267000 Software maintenance and repair services, 72263000 Software implementation services
5.1.2.
Place of performance
Town: Berlin
Postcode: 10117
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/01/2027
Duration end date: 31/12/2030
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Angaben über die für die Ausführung der Leistung zur Verfügung stehende Ausstattung und zur Verfügung stehendes Personal.
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Projektmanagement, Governance und Qualitätssicherung — Der Bieter hat nachzuweisen, dass bei der Leistungserbringung anerkannte Projektmanagement- und Governance-Standards angewendet werden. — Die Projektorganisation muss eine effektive, effiziente und strukturierte Projektumsetzung gewährleisten und verbindliche Vertretungsregelungen vorsehen. Als Nachweis ist eine Darstellung der angewendeten Projektmanagement- und Governance-Standards einschließlich der vorgesehenen Vertretungsregelungen vorzulegen.
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Senior-Beraterprofile Der Bieter hat für die nachfolgend genannten SAP-Module bzw. Bereiche jeweils mindestens einen Senior-Berater nachzuweisen, der über mindestens fünf Jahre Beratungs- und Customizingerfahrung im jeweiligen Bereich verfügt und im Leistungserbringungszeitraum für die Leistungserbringung zur Verfügung steht: – SAP PA – SAP OM – SAP PY – SAP EES Für jeden der genannten Bereiche ist mindestens ein entsprechendes Beraterprofil als Nachweis vorzulegen.
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Senior-Entwicklerprofile Der Bieter hat für die nachfolgend genannten SAP-Module bzw. Bereiche jeweils mindestens einen Entwickler nachzuweisen, der über mindestens fünf Jahre Entwicklungserfahrung im jeweiligen Bereich verfügt und im Leistungserbringungszeitraum für die Leistungserbringung zur Verfügung steht: – SAP PA – SAP OM – SAP PY – SAP ESS Für jeden der genannten Bereiche ist mindestens ein entsprechendes Entwicklerprofil als Nachweis vorzulegen.
Criterion: Technicians or technical bodies for quality control
Description of selection criterion: SAP-Systemarchitektur und SAP Cloud Der Bieter hat mindestens einen Berater für SAP-Systemarchitekturen im SAP-Cloud-Umfeld nachzuweisen. Die für die Leistungserbringung vorgesehenen Berater müssen jeweils über mindestens drei Jahre Erfahrung im Aufbau und in der Betreuung von Cloud-Prozessen verfügen und im Leistungserbringungszeitraum zur Verfügung stehen. Als Nachweis sind mindestens ein entsprechendes Beraterprofil vorzulegen.
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: SAP-Cloud-Anwendungen Der Bieter hat für die Betreuung der nachfolgenden SAP-Cloud-Anwendungen bzw. Bereiche geeignetes Personal nachzuweisen. Die vorgesehenen Berater müssen über mindestens drei Jahre Erfahrung in der Betreuung der jeweiligen Cloud-Prozesse verfügen und im Leistungserbringungszeitraum zur Verfügung stehen: – SAP BTP mit Integration Suite – SAP Fiori-Oberflächen – SAP BDC Für jeden der genannten Bereiche ist mindestens ein geeignetes Beraterprofil als Nachweis vorzulegen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Angabe vergleichbarer Leistungen der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025) jeweils unter — Benennung der Maßnahme, — Benennung des Auftraggebers und Ansprechpartners mit Kontaktdaten (Name, Anschrift, Telefon, Fax, E-Mail-Adresse). Vergleichbar sind nur Aufträge, die einen vergleichbaren Auftragsinhalt und umfang haben (SAP HCM an öffentlichen Einrichtungen mit mehr als 3000 Beschäftigten). Mindestanzahl der Referenzen: drei
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Supportorganisation Der Bieter hat eine geeignete Supportorganisation für die ausgeschriebenen Leistungen nachzuweisen. Als Nachweis ist eine Service-Level-Vereinbarung (SLA) oder eine Beschreibung des vorgesehenen Service Desk vorzulegen.
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung Der Bieter hat das Bestehen einer Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung nachzuweisen. Der entsprechende Versicherungsnachweis ist mit dem Angebot vorzulegen.
Criterion: Certificates by independent bodies about quality assurance standards
Description of selection criterion: Informationssicherheitsmanagement Der Bieter hat eine gültige Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder einen gleichwertigen Nachweis über ein entsprechendes Informationssicherheitsmanagement vorzulegen.
Criterion: Specific yearly turnover
Description of selection criterion: Umsatz im Cloud-SAP-Umfeld Der Bieter hat Angaben zu seinem Umsatz im Bereich Cloud-SAP vorzulegen.
Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Eigenerklärung über den Gesamtumsatz (netto) jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025).
Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Eigenerklärung über die Anzahl der Mitarbeiter des Bieters jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025) aufgeschlüsselt in Berufsgruppen.
Criterion: Subcontracting proportion
Description of selection criterion: Angabe, welche Teile des Auftrages das Unternehmen unter Umständen als Unterauftrag zu vergeben beabsichtigt.
Criterion: Security of supply
Description of selection criterion: Der Bieter hat ein Konzept zu Vertretung und Backup vorzulegen
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Gesamtpreis
Description: Die Bewertung des Preises erfolgt anhand des für die Wertung maßgeblichen Gesamtangebotspreises. Das Angebot mit dem niedrigsten wertbaren Gesamtangebotspreis erhält die maximal erreichbare Punktzahl für das Zuschlagskriterium Preis. Ein Angebot mit einem Gesamtangebotspreis in Höhe des Zweifachen des niedrigsten wertbaren Gesamtangebotspreises oder darüber erhält 0 Punkte. Für Gesamtangebotspreise zwischen dem niedrigsten wertbaren Gesamtangebotspreis und dessen Zweifachem erfolgt die Punktevergabe durch lineare Interpolation. Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel: - Preispunkte = Maximalpunktzahl × (2 − Angebotspreis / niedrigster wertbarer Angebotspreis) Negative Punktwerte werden nicht vergeben. Angebote mit einem Gesamtangebotspreis ab dem Zweifachen des niedrigsten wertbaren Gesamtangebotspreises erhalten daher 0 Punkte. Das Zuschlagskriterium Preis geht mit einer Gewichtung von 50 % in die Gesamtwertung ein.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 50
Criterion:
Type: Quality
Name: Qualität
Description: Die Bewertung der Qualität erfolgt nach folgenden Kritereien: 1.) 10%: Präsentation der Erfahrungen zur Integration Suite u.a. mit Edge Integration Cell zu Drittsystemen (Bsp. FIS, Agnes, HISOS); 2.) 10%: Präsentation der Erfahrungen in der elektronischen Rechnungsverarbeitung in S4/HANA und Anbindung an diese; 3.) 10%: Präsentation der SAP-Kompetenz und Qualifizierung; 4.) 10%: Präsentation der Supportorganisation: - Präsentation der strukturierten Leistungserbringung in definierten Phasen (Analyse, Konzeption, Umsetzung, Dokumentation) sowie 5.) 10%: Präsentation der Zusammenarbeit zwischen AG/AN
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 50
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 26/10/2026 09:15:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 02/11/2026 09:15:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Gem. den Grenzen des 56 VgV
Information about public opening:
Opening date: 02/11/2026 09:15:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Datenschutz und Informationssicherheit Bei der Leistungserbringung sind die geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen einzuhalten. Der Auftragnehmer hat die für die Leistungserbringung vorgesehenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM), ein Datenschutzkonzept sowie die vorgesehenen Verarbeitungsorte nach Maßgabe der Vergabeunterlagen darzustellen und während der Vertragslaufzeit einzuhalten.
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die Bietergemeinschaften haben eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben, — in der alle Mitglieder mit Namen und Adresse benannt sind, — in der ein bevollmächtigter Vertreter bezeichnet ist, — wonach der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber im Vergabeverfahren und für den Fall der Auftragserteilung bei der Vertragsdurchführung rechtsverbindlich vertritt, — mit der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt wird, — wonach alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer des Landes Berlin
Information about review deadlines: 1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.