16 false false http://www.fv-berlin.de ORG-7001 Forschungsverbund Berlin e.V. Rudower Chaussee 17 Berlin 12489 DE300 DEU DE136785011 Forschungsverbund Berlin e.V. +49 30 63923350 vergabe@fv-berlin.de http://www.berlin.de/ ORG-7004 Vergabekammer des Landes Berlin Martin-Luther-Straße 105 Berlin 10825 DE300 DEU 11-1300000V00-74 +49 3090138316 +49 3090137613 vergabekammer@senweb.berlin.de https://www.fv-berlin.de ORG-7005 Forschungsverbund Berlin e.V. Rudower Chaussee 17 Berlin 12489 DE300 DEU DE136785011 0049 030 63923350 vergabe@fv-berlin.de ORG-7006Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Bonn53119DEA22DEU0204:994-DOEVD-83+49228996100noreply.esender_hub@bescha.bund.de 00674272-2025197/20252025-10-14+02:00 2.3 eforms-sdk-1.12 eforms-sdk-1.12 a36de557-ad27-44d9-90e6-90080965e802 100b5e22-f31e-4191-a24a-f3dc5cb75e0e 2025-10-10+02:00 17:58:13+02:00 01 2025-10-10+02:00 32014L0024 cn-standard DEU org-sub gen-pub ORG-7001 ted-esenORG-7006 vgv epo-notice epo-procurement-document exg-sitn-other siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-crim-corrpt siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-crim-part siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-mis-distortion siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-mis-bre-env-law siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-crim-laund siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-crim-fraud siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-crim-traffick siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-sitn-insolvency siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-mis-bre-lab-law siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-sitn-liq-admin siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-mis-misrepresent siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-mis-partic-confl siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-mis-prep-confl siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-mis-misconduct siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-mis-sanction siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-mis-bre-soc-law siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-pmt-bre-ssc siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-sitn-as-susp siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-pmt-bre-tax siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" exg-crim-terror siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24" open false FVB-2025-0011 SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement services 72000000 Rudower Chaussee 17 Berlin 12489 DE300 DEU LOT-0000 false not-allowed no-eu-funds t-requ false not-allowed DEU TenderDoc non-restricted-document https://vergabekooperation.berlin/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-199be252605-198f53966b66003f epo-procurement-document late-some gem. Angaben im "Formblatt Eignung" none no allowed not-allowed per-exa 12.50 quality Kriteriengruppe 2b: Bewertungskriterien zu allgemeine funktionale Anforderungen an die Softwarelösung Beschreibung der mandantenfähigen Architektur, ergänzt durch Screenshots der Administrationsoberfläche, die die Trennung der Organisationseinheiten zeigt. Beschreibung der 2FA-Implementierung, inkl. unterstützter Authentifizierungsmethoden (z. B. App, Hardware-Token). Screenshots der Nutzeranmeldung mit aktiviertem 2FA. Screenshots der Dashboard-Ansicht mit Darstellung beider Module und Beispielen für konfigurierbare Widgets. Screenshots mit Beispielansichten für Statusübersichten und Auswertungen. Technische Schnittstellenbeschreibung mit Dokumentation (z. B. API-Dokumentation, unterstützte Datenformate). Beschreibung der Workflow-Funktionalitäten und Konfigurationsmöglichkeiten, ergänzt durch Screenshots. Screenshots einer Akte mit aktiver Kommentarfunktion. Screenshots und Beschreibung der Administrationsoberfläche für das Self-Service-Portal. Beschreibung der Dublettenprüfung und Screenshots einer typischen Dublettenwarnung Screenshots, die individuelle Anpassungsmöglichkeiten durch verschiedene Nutzerprofile darstellen Beschreibung des Berechtigungskonzepts inkl. Rollenmodell, ergänzt durch Screenshots der Rechteverwaltung. Beschreibung der DMS-Funktionalitäten und Screenshots der genannten Kernfunktionen. Screenshots der Aktenansicht inkl. Dokumentenbaum und Beschreibung der administrativen Konfigurationsmöglichkeiten. Muster der deutschsprachigen Benutzeroberfläche und Auszug aus der Benutzerdokumentation. Beschreibung der Konfigurationsmöglichkeiten zur Nummerierungslogik und Indexfeldverwaltung, ergänzt durch Screenshots der administrativen Oberfläche (z. B. Anlage neuer Nummernkomponenten, Definition von Metadatenfeldern, Filteransicht). per-exa 12.50 quality Kriteriengruppe 3b: Bewertungskriterien zu funktionale Anforderungen im Bereich Vorgangsmanagement Beschreibung der Funktionalität und Screenshots einer beispielhaften digitalen Vorgangsakte mit den genannten Elementen. Beschreibung der Konfigurationsmöglichkeiten und Screenshots einer administrativen Maske zur Anpassung von Aktentypen. Screenshots einer Vorgangsakte mit Klassifizierungsfeldern sowie Auswertungsoptionen. Beschreibung der Fristenlogik und Screenshots von Fristenbenachrichtigungen. Screenshot eines nutzerspezifischen Fristenkalenders mit Beispielterminen. Screenshot eines organisationsweiten Fristenkalenders mit aggregierten Fristen. Beschreibung und Screenshots, die die Abbildung der Struktur innerhalb der Aktenansicht verdeutlichen. Screenshot einer Vorgangsakte mit Verknüpfung zu Vorgänger- und Nachfolgerakten Beschreibung der Protokollierungsmechanismen und Screenshots eines Audit-Trail-Protokolls. Beschreibung des Rechtekonzepts und Screenshots der administrativen Rechteverwaltung. Screenshots der Suchmaske und Beispiel-Suchergebnisse mit Filteroptionen. Beschreibung der Funktion sowie Screenshots, die den differenzierten Zugriff für Beteiligte zeigen. per-exa 12.50 quality Kriteriengruppe 4b: Bewertungskriterien zu funktionale Anforderungen im Bereich Vertragsmanagement Beschreibung der Funktionalität und Screenshots einer beispielhaften digitalen Vertragsakte mit den genannten Elementen. Beschreibung der Konfigurationsmöglichkeiten und Screenshots einer Administrationsmaske zur Anpassung von Vertragsarten. Screenshots, die die hierarchische Darstellung von Rahmen- und Einzelverträgen zeigen. Beschreibung des Vorlagenmanagements und Screenshots der Konfiguration und Nutzung. Beschreibung der Fristenlogik und Screenshots der Erinnerungs- und Eskalationsmechanismen. Screenshots einer Vertragsakte mit der Darstellung der Laufzeiten und Fristen. Beschreibung der Workflow-Funktionalitäten sowie Screenshots, die den Freigabeprozess darstellen. Screenshots und Beschreibung der Protokollierungsmechanismen, inklusive Beispielprotokoll. Beschreibung und Screenshots, die den differenzierten Lesezugriff für Beteiligte darstellen. per-exa 12.50 quality Kriteriengruppe 6: Konzeptbewertungen Der Bieter hat ein Einführungskonzept (max. 2-seitiges Konzept, DIN A4 - Schriftgröße 11, Standardseitenränder, als PDF-Dokument) einzureichen, das den geplanten Ablauf der Einführung der SaaS-Lösung beim Auftraggeber darstellt. Das Konzept muss mindestens folgende Inhalte umfassen: - Detaillierter Zeitplan mit Meilensteinen und kritischen Pfaden (z. B. Gantt-Darstellung oder vergleichbar) - Beschreibung der Projektphasen (Kick-off, Konfiguration, Tests, Schulungen, Go-Live, Nachbetreuung) - Darstellung des vorgesehenen Projektteams mit Rollen und Verantwortlichkeiten - Darstellung der Qualitätssicherung und des Risikomanagements - Beschreibung der Kommunikations- und Abstimmungsprozesse zwischen Bieter und Auftraggeber Der Bieter hat ein Support- und Betriebskonzept (max. 2-seitiges Konzept, DIN A4 - Schriftgröße 11, Standardseitenränder, als PDF-Dokument) einzureichen, das beschreibt, wie der stabile Betrieb der SaaS-Lösung nach dem Go-Live gewährleistet wird. Das Konzept muss insbesondere enthalten: - Struktur und Erreichbarkeit des Supports (z. B. 1st, 2nd, 3rd Level) - Reaktions- und Bearbeitungszeiten (SLA) - Eskalationswege bei Störungen - Verantwortlichkeiten und Rollen im Betrieb - Vorgehen für Wartungsfenster und geplante Updates per-exa 50.00 price Preis Die Angebotswertung wird nach der Einfachen Richtwertmethode (gem. UfAB 2018) durchgeführt. Die Gewichtung kann hier systemseitig nicht korrekt dargestellt werden, darum ist eine detaillierte Beschreibung zum Vorgehen der Wertung in der Anlage "Angebotsbewertung" aufgeführt. Die dort beschriebene Wertungsmethode gilt für diese Ausschreibung. ORG-7001 https://vergabekooperation.berlin/NetServer/ ORG-7001 2 Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). ORG-7005 ORG-7004 DEU true true allowed false 2025-11-11+01:00 09:00:00+01:00 2025-11-11+01:00 09:01:00+01:00 false none none LOT-0000 SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement im folgenden Umfang Anzahl an Nutzer:innen: - 3 Administrator:innen (optionale Erweiterung um 2) - 6 Key-User (optionale Erweiterung um 4) - 10 Endanwender:innen (optionale Erweiterung um 50) Vertrags- und Vorgangsmengen pro Jahr: - ca. 300 bis 500 Vertragsakten - ca. 600 bis 800 Vorgangsakten - ca. 1.000 bis 1.500 Fristen und Aufgaben - ca. 5.000 bis 8.000 Einmalige Schulungsleistungen: - 1 Grundschulung + Option auf 1 weitere Schulung für bis zu 3 Administrator:innen (remote) - 1 Grundschulung + Option auf 1 weitere Schulung für bis zu 6 Key-User (remote) Konfigurationskontingent für insgesamt 4 Jahre: - 200 Stunden abrufbare Konfigurationsleistungen Das hier genannte Mengengerüst dient der Orientierung und als Grundlage für die Angebotskalkulation. Es stellt eine realistische, aber nicht verbindliche Bedarfsschätzung für die Vertragslaufzeit dar. Eine Mindestabnahmemenge ergibt sich hieraus nicht. Die detaillierten Anforderungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen. services false none 72000000 36 Verlängerungsoption: einmalig um weitere 12 Monate durch schriftliche Erklärung des Auftraggebers spätestens 3 Monate vor Vertragsende 1 optionale Leistungen gem. Preisblatt