1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: AUTORITATEA ELECTORALA PERMANENTA
Legal type of the buyer: Central government authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Mentenanța sistemului informatic necesar proceselor electorale
Description: Obiectul acordului cadru îl reprezintă asigurarea funcționării în bune și sigure condiții a sistemului informatic necesar proceselor electorale, prin realizarea mentenanței, suportului, asistenței tehnice, supervizării, securității și actualizării capacității de procesare și vehiculare a datelor acestuia, adaptat la constrângerile tehnice și legislative. Numărul de zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data-limită de depunere a ofertelor este de 18 zile; Autoritatea contractantă va răspunde solicitărilor de clarificări în a 11 zi înainte de data limită de depunere a ofertelor.
Procedure identifier: 407bd4f9-1664-4cdd-8919-e3379a6f568a
Internal identifier: 16460641_2026_PAAPD1625763
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72590000 Computer-related professional services
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Bucureşti (RO321)
Country: Romania
Additional information: București, Șos. Olteniței nr. 103, sector 4
2.1.3.
Value
Estimated value excluding VAT: 37 450 847,89 RON
Maximum value of the framework agreement: 37 450 847,89 RON
2.1.4.
General information
Additional information: 1) Ofertantul va completa si semna formularele B, C, D si E. 2)Comisia de evaluare va analiza si evalua ofertele depuse, conform criteriului de atribuire si cerințelor caietului de sarcini; Cerințele tehnice definite la nivelul anunțului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producător, la mărci, brevete, tipuri, la o origine sau la o producție/metoda specifica de fabricație/prestare/execuție, vor fi înțelese ca fiind însoțite de mențiunea ”sau echivalent”; În conformitate cu prevederile Art.139 din HG 395/2016 (1) În cazul în care atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru se face pe baza criteriului "cel mai bun raport calitate-preț" sau "cel mai bun raport calitate-cost", evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentația de atribuire. (2) În cazul prevăzut la alin. (1), se stabilește clasamentul ofertelor prin ordonarea descrescătoare a punctajelor respective, oferta câștigătoare fiind cea de pe primul loc, respectiv cea cu cel mai mare punctaj. (3) În cazul în care două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face având în vedere punctajul obținut la factorii de evaluare în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora. În situația în care egalitatea se menține, autoritatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare, și oferta câștigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai mică. 3) Cerințele minime privind resursele umane (experții cheie) nu constituie criterii de calificare și selecție în sensul Secțiunii III.1. Profilul experților cheie, calificările și experiența specifică a acestora reprezintă cerințe minime obligatorii de conformitate tehnică și vor fi prezentate/evaluate integral în cadrul Propunerii Tehnice, conform specificațiilor detaliate în Caietul de Sarcini. În cadrul Propunerii Tehnice (Capitolul privind Resursele Umane/Metodologia de lucru), ofertantul va prezenta structura echipei, inclusiv rolurile și profilurile generale pentru experții non-cheie propuși. Detalierea modului de implicare a experților non-cheie se va realiza conform cerințelor din Caietul de Sarcini. Experții non-cheie nu vor fi nominalizați în cadrul ofertei depuse în SEAP și nu vor fi prezentate documente de conformitate în etapa de evaluare (CV-uri sau documente de studii/experiență). Ofertantul va descrie în Propunerea Tehnică doar profilul, numărul de resurse și rolul experților non-cheie. Nominalizarea efectivă a acestora și transmiterea documentelor suport (CV, diplome, autorizații) se vor realiza în etapa de implementare a contractului, cu cel puțin 5 zile înainte de începerea activității acestora, fiind supuse aprobării de către Achizitor. 4) Datorită caracterului complex al sistemului informatic și al informațiilor critice gestionate de acesta, autoritatea contractantă solicită testarea capacității tehnice a ofertantului pentru a se asigura că ofertantul poate asigura buna funcționare a sistemul informatic actual ținând cont de exigențele de timp (în special pe perioada scrutinelor electorale), securitate, performanță și fiabilitate. Ofertanții vor avea la dispoziție un termen de 3 zile calendaristice pentru a implementa modificări funcționale modulare aplicabile în cadrul unui scrutin electoral simulat. Modificările solicitate vor evalua strict capacitatea de adaptare și programare, fără a necesita cunoștințe prealabile specifice arhitecturii interne a sistemului. În cadrul sesiunii de testare, ofertantul va demonstra capacitatea tehnică de a realiza, într-un mediu securizat și controlat, elementele și funcționalitățile solicitate de autoritatea contractantă, fără a fi necesară dezvoltarea unor fluxuri software noi, complet funcționale, anterior atribuirii contractului. Elementele supuse testării sunt selectate astfel încât să permită verificarea obiectivă a capacității tehnice a ofertantului, fără a impune realizarea unei dezvoltări software substanțiale sau a unei adaptări complete a sistemului informatic. Modalitatea de desfășurare a acestei etape este descrisă în caietul de sarcini. Echipa de specialiști cu care ofertantul se prezintă pentru sesiunea de testare trebuie să conțină obligatoriu persoanele care sunt specificate în documentația de ofertare. Autoritatea Contractantă va face planificarea sesiunilor de testare și le va comunica ofertanților în termen de 2 zile după primirea notificării de la ofertant. Ofertanții vor fi declarați admis/respins. Nesusținerea sesiunii de testare a capacității tehnice va duce la declararea ofertei ca neconformă.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice, European Single Procurement Document (ESPD)
Participation in a criminal organisation: Operatorul economic sau o persoană din conducerea sa a fost condamnată pentru participarea la o organizație criminală.
Corruption: Operatorul economic sau orice persoană care este membru al organelor sale de conducere a fost condamnată definitiv pentru corupție, printr-o hotărâre pronunțată în ultimii cinci ani sau pentru care perioada de excludere prevăzută în hotărâre este încă aplicabilă.
Fraud: Operatorul economic sau un membru al organelor sale de conducere a fost condamnat definitiv pentru fraudă, printr-o hotărâre pronunțată în ultimii cinci ani sau cu perioadă de excludere încă valabilă.
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: Operatorul economic sau un membru al conducerii a fost condamnat pentru infracțiuni teroriste sau activități conexe.
Money laundering or terrorist financing: Operatorul economic sau orice persoană din conducerea sa a fost condamnată pentru spălare de bani sau finanțarea terorismului.
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: Operatorul economic a fost condamnat pentru utilizarea muncii copiilor sau alte forme de trafic de persoane.
Breaching obligation relating to payment of taxes: Operatorul economic nu și-a îndeplinit obligațiile de plată a impozitelor.
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: Operatorul economic nu este considerat suficient de sigur pentru a evita riscuri privind securitatea națională.
Early termination, damages, or other comparable sanctions: Descriere momentan indisponibilă – necesită completare manuală.
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: Descriere momentan indisponibilă – necesită completare manuală.
Arrangement with creditors: Descriere momentan indisponibilă – necesită completare manuală.
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: Operatorul economic se află în stare de insolvență, faliment sau lichidare.
Assets being administered by liquidator: Descriere momentan indisponibilă – necesită completare manuală.
Business activities are suspended: Descriere momentan indisponibilă – necesită completare manuală.
Grave professional misconduct: Operatorul economic a comis o abatere profesională gravă.
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: Operatorul economic a oferit informații false, a ascuns informații sau nu a furnizat documente relevante.
Insolvency: Operatorul economic se află în stare de insolvență, faliment sau lichidare.
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: Operatorul economic se află într-o situație de conflict de interese legată de participarea la această procedură.
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: Descriere momentan indisponibilă – necesită completare manuală.
Breaching of obligations in the fields of environmental law: Operatorul economic a încălcat legislația privind protecția mediului.
Breaching of obligations in the fields of social law: Operatorul economic a încălcat legislația privind securitatea socială.
Breaching of obligations in the fields of labour law: Operatorul economic a încălcat legislația privind dreptul muncii.
Bankruptcy: Descriere momentan indisponibilă – necesită completare manuală.
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Title: Default lot
Description: Autoritatea Electorală Permanentă – în vederea îndeplinirii obiectivului general trasat de Parlamentul României prin Legea nr. 208/2015 privind alegerea Senatului și a Camerei Deputaților, precum și pentru organizarea și funcționarea Autorității Electorale Permanente, de “a asigura organizarea și desfășurarea alegerilor și a referendumurilor, precum și finanțarea partidelor politice, cu respectarea Constituției, a legii și a standardelor internaționale și europene în materie” – intenționează să obțină, prin achiziția serviciilor de mentenanță și a produselor IT&C, următoarele beneficii: •Menținerea și îmbunătățirea facilităților operaționale ale sistemului informatic necesar în procesele electorale din punct de vedere al performanțelor funcționale și de securitate informatică •Adaptarea continuă a funcționalităților sistemului informatic la tendințele și reglementările normative în domeniul electoral •Asigurarea securității cibernetice și a rezilienței infrastructurii, protejarea bazelor de date și a rețelelor de comunicații împotriva accesului neautorizat
Internal identifier: 1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72590000 Computer-related professional services
Additional classification (cpv): 32424000 Network infrastructure, 72611000 Technical computer support services, 72910000 Computer back-up services
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Bucureşti (RO321)
Country: Romania
Additional information: București, Șos. Olteniței nr. 103, sector 4
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 48 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 0
5.1.5.
Value
Maximum value of the framework agreement: 37 450 847,89 RON
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
Additional information: În baza informațiilor si a estimărilor cantitative a serviciilor din acest moment, necesarul AEP se situează în intervalul de la 301.248,67 lei fără TVA, care presupune valoarea minimă a serviciilor care vor fi efectuate, pana la 37.450.847,89 lei fără TVA lei, care reprezintă valoarea maximă a serviciilor care vor fi efectuate și a produselor achiziționate, în condițiile apariției unor procese electorale neprevăzute. Numărul estimat de contracte subsecvente ce urmează a fi încheiate pe durata derulării acordului cadru este de minim 4. Valoarea estimată a celui mai mare contract subsecvent care se anticipează că va fi atribuit pe durata acordului-cadru: 8.310.962,67 fără TVA.
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice, European Single Procurement Document (ESPD)
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Operatorii economici care depun ofertă trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara rezidentă, din care să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna din situațiile de anulare a constituirii, precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile ce fac obiectul acordului cadru. Cerința se aplică inclusiv pentru subcontractanți și/sau terți susținători care completează informațiile aferente situației lor la nivelul unui DUAE distinct. Modalitatea de îndeplinire: Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire a acordului cadru cu informațiile solicitate de către autoritatea contractantă – informații referitoare la îndeplinirea cerințelor privind capacitatea de exercitare a activității profesionale. Documentul justificativ care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv certificatul constatator emis de ONRC, sau în cazul ofertanților persoane juridice/fizice străine, documentele echivalente emise în țara de rezidență, traduse în limba română, urmează să fie prezentate, la solicitarea Autorității/entității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor. In situația în care vor fi executate părți din acord cadru de către subcontractanți, dovada înregistrării și corespondența activităților principale/secundare din cadrul acestuia cu obiectul achiziției se va prezenta obligatoriu și de către subcontractanți, pentru partea din contract pe care o vor realiza.
Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Cerința: - ofertanții vor face dovada unei cifre de afaceri minime anuale de 8.000.000 lei realizate în ultimele 3 exerciții financiare, respectiv 2023 - 2025 Modalitate de îndeplinire: a) se va prezenta DUAE ca primă dovadă a îndeplinirii cerinței, urmând ca documentele suport de la lit.b și/sau lit.c de mai jos să fie prezentate doar de către ofertantul clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire (și, dacă este cazul, pentru terții susținători ai acestuia); b) prezentarea situațiilor financiare sau a extraselor din situațiile financiare, în cazul în care publicarea situațiilor financiare este prevăzută de legislația țării în care este stabilit operatorul economic; c) o declarație privind cifra totală de afaceri a operatorului economic şi, acolo unde este cazul, cifra de afaceri din domeniul de activitate care face obiectul contractului, pentru cel mult ultimele trei exerciții financiare disponibile, respectiv 2023 - 2025, în funcție de data înființării sau începerii activității operatorului economic, în măsura în care informațiile privind cifrele de afaceri sunt disponibile. În cazul în care, din motive obiective şi justificate, operatorul economic nu este în măsură să prezinte una sau mai multe dintre informațiile şi documentele prevăzute la alin. (1), operatorul economic este autorizat să facă dovada situației sale economice şi financiare prin orice alt document pe care autoritatea contractantă îl consideră adecvat.
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Pretul ofertei
Description: Punctajul se acorda astfel: a) Pentru cel mai scazut dintre preturi se acorda punctajul maxim alocat; b) Pentru celelalte preturi ofertate punctajul P(n) se calculeaza proportional, astfel: P(n) = (Pret minim ofertat / Pret n) x punctaj maxim alocat.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 80
Criterion:
Type: Quality
Name: Propunerea tehnică
Description: P1_1 - existența unui centru specializat acreditat, supus certificărilor în domeniu, pentru acțiuni de apărare împotriva atacurilor cibernetice care oferă servicii de monitorizare permanent (24/7/365) este un avantaj care a fost transformat în factor de evaluare și se referă la posibilitatea ca ofertantul și/sau subcontractorii săi sa dețină acest centru si sa pună la dispoziție serviciile specializate ale acestuia în domeniul apărării cibernetice și să genereze avertizarea timpurie și analiza preliminară în ferestrele legale conform NIS2, permanent și nu doar in timpul programului de lucru. Factorului P1_1 i s-au acordat 18 puncte deoarece furnizarea acestor servicii permanent reprezintă un avantaj față de cerința minimă de a asigura monitorizarea în timpul programului normal de lucru
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 18
Criterion:
Type: Quality
Name: Propunerea tehnică
Description: P1_2 - prezentarea unui plan de intervenții și escaladare a fost introdus pentru a evidenția avantajele calitative ale unei oferte prin identificarea viziunii ofertantului atunci când are loc un eveniment de securitate cibernetica neprevăzut. P1-2 – i s-au alocat 2 puncte deoarece capacitatea operatorului economic de a prezenta în plus față de cerințele caietului de sarcini, un plan de intervenție și escaladare este o garanție că acesta poate gestiona acest acord cadru în condiții de securitate ridicată Pentru factorul de evaluare „ P1 Propunerea tehnică” punctajul se va calcula în felul următor: P1 = P1_1 + P1_2
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 2
5.1.11.
Procurement documents
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Romanian
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 04/11/2026 15:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 3 Months
Information about public opening:
Opening date: 04/11/2026 15:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Place: In SEAP
Additional information: membrii comisiei de evaluare a ofertelor
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Asociere conform art. 53. din Legea privind achizitiile publice nr 98/2016
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor
Information about review deadlines: Procedura poate fi contestată în conformitate cu prevederile art.8 din Legea 101/2016
Organisation providing additional information about the procurement procedure: AUTORITATEA ELECTORALA PERMANENTA
Organisation providing more information on the review procedures: AUTORITATEA ELECTORALA PERMANENTA
Organisation receiving requests to participate: AUTORITATEA ELECTORALA PERMANENTA
Organisation processing tenders: AUTORITATEA ELECTORALA PERMANENTA
8. Organisations
8.1.
ORG-0004
Official name: AUTORITATEA ELECTORALA PERMANENTA
Registration number: 16460641
Postal address: Strada: Stavropoleos, nr. 6
Town: Bucuresti
Postcode: 030084
Country subdivision (NUTS): Bucureşti (RO321)
Country: Romania
Contact point: CATALIN MIHAI ALEXE
Telephone: +40 756062928
Fax: +40 0213101386
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
Organisation processing tenders
8.1.
ORG-0002
Official name: Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor
Registration number: 20329980
Postal address: Str. Stavropoleos nr. 6, sector 3
Town: Bucuresti
Postcode: 030084
Country subdivision (NUTS): Bucureşti (RO321)
Country: Romania
Telephone: +40 213104641
Fax: +40 213104642
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0005
Official name: AUTORITATEA ELECTORALA PERMANENTA
Registration number: 16460641_3
Postal address: Strada: Stavropoleos, nr. 6
Town: Bucuresti
Postcode: 030084
Country subdivision (NUTS): Bucureşti (RO321)
Country: Romania
Contact point: CATALIN MIHAI ALEXE
Telephone: +40 756062928
Fax: +40 0213101386
Roles of this organisation:
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0001
Official name: Operator SEAP
Registration number: RO42283735
Postal address: Strada: Italiana, nr. 22, Sector: -, Judet: Bucuresti, Localitate: Bucuresti, Cod postal: -
Town: Bucuresti
Postcode: 020976
Country subdivision (NUTS): Bucureşti (RO321)
Country: Romania
Contact point: Roxana Popescu
Telephone: +40 213032997
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: f15085a2-fe5e-4d55-a553-75cd27c35e3a - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 29/09/2026 18:38:41 (UTC+03:00) Eastern European Summer Time, İstanbul, Mayotte
Notice dispatch date (eSender): 29/09/2026 17:01:27 (UTC+03:00) Eastern European Summer Time, İstanbul, Mayotte
Languages in which this notice is officially available: Romanian
Notice publication number: 676539-2026
OJ S issue number: 190/2026
Publication date: 01/10/2026