1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Karlsruher Institut für Technologie
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a regional authority
Activity of the contracting authority: Education
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: KIT - Patentdienstleistungen
Description: Aufrechterhaltung der Rechtskräftigkeit von Schutzrechten (Patenten, Gebrauchsmustern) und diesbezüglichen Anmeldungen durch Entrichtung der, in der Regel jeweils jährlich, ent-sprechende Gebühren ("Aufrechterhaltungsgebühren", "Jahresgebühren") bei den betref-fenden Patentämtern. Weitere Details zum Ausschreibungsgegenstand siehe Anlage A "Leistungsbeschreibung".
Procedure identifier: 966897fb-5127-4892-9691-37ace8372c08
Internal identifier: 35541034-324
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79120000 Patent and copyright consultancy services
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Hermann-von-Helmholtz-Platz 1
Town: Eggenstein-Leopoldshafen
Postcode: 76344
Country subdivision (NUTS): Karlsruhe, Landkreis (DE123)
Country: Germany
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Englerstraße 11, Geb. 11.40
Town: Karlsruhe
Postcode: 76131
Country subdivision (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXP4Y03M2FC#
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Participation in a criminal organisation:
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities:
Money laundering or terrorist financing:
Fraud:
Corruption:
Child labour and including other forms of trafficking in human beings:
Breaching obligation relating to payment of taxes:
Breaching obligation relating to payment of social security contributions:
Breaching of obligations in the fields of environmental law:
Breaching of obligations in the fields of social law:
Breaching of obligations in the fields of labour law:
Insolvency:
Assets being administered by liquidator:
Business activities are suspended:
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law:
Grave professional misconduct:
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition:
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure:
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure:
Early termination, damages, or other comparable sanctions:
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure:
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: KIT - Patentdienstleistungen
Description: Weitere Details siehe Anlage A "Leistungsbeschreibung".
Internal identifier: 35541034-324
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79120000 Patent and copyright consultancy services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Hermann-von-Helmholtz-Platz 1
Town: Eggenstein-Leopoldshafen
Postcode: 76344
Country subdivision (NUTS): Karlsruhe, Landkreis (DE123)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Englerstraße 11, Geb. 11.40
Town: Karlsruhe
Postcode: 76131
Country subdivision (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/01/2027
Duration end date: 31/12/2029
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: Der Auftrag hat eine Vertragslaufzeit von 3 Jahren mit zweifacher Option auf Verlängerung um jeweils 1 weiteres Jahr bis zum 31.12.2031.
5.1.6.
General information
This is a recurrent procurement
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Eigenerklärung zur Qualifikation des Bieters und seines Personals: Der Bewerber / Bieter kann in den letzten 3 Geschäftsjahren, jedoch mindestens seit Geschäftsaufnahme (sofern diese vor weniger als 3 Jahren erfolgte) u.a. folgende Referenzen aufweisen (Es sind mindestens 2 Referenzen anzugeben; maximal 5). Vergleichbare Referenzen im Sinne dieser Ausschreibung sind solche, durch welche die in der Checkliste der zusätzlichen Eignungskriterien (Anlage 09 der Ausschreibungsunterlagen) definierten Mindestanforderungen nachgewiesen werden. - Erfahrung > 1.000 Schutzrechte -Liste der verwalten Schutzrechte in den letzten 3 Jahren (Patentnum-mern, Patentämter, Zeitraum). Reaktionszeiten & Zuverlässigkeit - Nachweis angemessene Reaktionszeit auf Einzahlungsaufforderungen des Auftraggebers Referenzprojekte - Auszufüllen im Dokument "Angaben von Referenzen" Internationale Adressen Sind alle Länder abgedeckt und die Kontakte nachvollziehbar? - Liste der Zustelladressen in den relevanten Ländern (DE, AT, CH, FR, GB, US, JP, CN) und - Bestätigung der Zusammenarbeit mit den Patentämtern
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Eigenerklärung zur Haftpflichtversicherung Der Bewerber/Bieter hat zur Abdeckung seiner sich aus der Auftragsdurchführung ergebenden Haftungsrisiken - unter Einschluss des Umwelthaftungsrisikos - auf seine Kosten eine Haftpflichtversicherung für Vermögensschäden, mit der unten genannten Deckungssumme abzuschließen und dem Auftraggeber auf dessen Verlangen jederzeit nachzuweisen. Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber unverzüglich zur Anzeige verpflichtet, wenn und soweit der nachzuweisende Versicherungsschutz nicht mehr besteht oder sich ändert. Der Bewerber/Bieter bestätigt hiermit, dass eine entsprechende (Betriebs-)Haftpflichtversicherung mit folgender Mindestdeckungssumme vorliegt. - Vermögensschäden: 5.000.000 Euro Belege zur Haftpflichtversicherung sind auf Anforderung der Vergabestelle nachzureichen. Weitere Informationen sind in der Anlage 10_Eigenerklärung zur Ausschreibung VgV zu finden. Diese ist vollständig vom Bieter auszufüllen und zu unterzeichnen.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt: (sofern der öffentliche Auftrag nicht vom AEntG erfasst wird und es sich nicht um Dienstleistungen im Bereich des öffentlichen Personenverkehrs auf Straße und Schiene handelt) zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des Tariftreue- und Min-destlohngesetzes für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz - LTMG) Bitte in der Anlage zutreffendes ankreuzen und unterzeichnen. (Anlage 14_Eigenerklärung zur Ausschreibung VgV) Verpflichtungserklärung über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz - LkSG)bvom 16.Juli 2021: Aufgrund der Anwendbarkeit des LkSG auf das KIT, ist das KIT gemäß § 6 Abs. 4 LkSG verpflichtet, angemessene Präventionsmaßnahmen gegenüber unmittelbaren Zulieferern zu verankern. Sämtliche nachfolgenden §§ sind solche des LkSG. Vor diesem Hintergrund gilt folgendes: Bitte in der Anlage zutreffendes ankreuzen und unterzeichnen. (Anlage 10_Eigenerklärung zur Ausschreibung VgV) Eigenerklärung für diese Ausschreibung/Vergabe zur Anwendung der Russland-Sanktionen im Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen vom 8. April 2022: Die nachfolgende Erklärung gebe/n ich/wir verbindlich ab (ggf. zugleich in Vertretung für die lt. Teilnahmeantrag/Angebot Vertretenen auch für diese): 1. Der/die Bewerber/Bieter gehört/gehören nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, ge-nannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen, a) durch die russische Staatsangehörigkeit des Bewerbers/Bieters oder die Niederlassung des Bewerbers/Bieters in Russland, b) durch die Beteiligung einer natürlichen Person oder eines Unternehmens, auf die eines der Kriterien nach Buchstabe a zutrifft, am Bewerber/Bieter über das Halten von Anteilen im Umfang von mehr als 50%, c) durch das Handeln der Bewerber/Bieter im Namen oder auf Anweisung von Personen oder Unternehmen, auf die die Kriterien der Buchstaben a und/oder b zutrifft. 2. Die am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, gehören ebenfalls nicht zu dem in der Vorschrift genannten Personenkreis mit einem Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift. 3. Es wird bestätigt und sichergestellt, dass auch während der Vertragslaufzeit keine Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, als beteiligte Unternehmen eingesetzt werden, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt und die in den Personenkreis mit einem Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift gehören. Weitere Informationen sind in der Anlage 10_Eigenerklärung zur Ausschreibung VgV zu finden. Diese ist vollständig vom Bieter auszufüllen und zu unterzeichnen.
Criterion: Tools, plant, or technical equipment
Description of selection criterion: PatInForm-Integration Elektronischer Datenaustausch erfolgt mit der Patentverwaltungssoftware PatInForm. - Bestätigung der Kompatibilität mit PatInForm und - Min. 5 Jahre Erfahrung mit der digitalen Kommunikation mit PatInform
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Kosteneffizienz Liegt die Kostenaufstellung innerhalb der Grenze (kleiner oder gleich 60 EUR/Schutzrecht)? - Kostenaufstellung mit detaillierter Aufschlüsselung der Verwaltungs-kosten pro Schutzrecht
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis p.a.
Description: Im vorliegenden Fall ist das einzige Zuschlagskriterium der Preis (Gesamtsummer p.a. gemäß Anlage C Preisblatt).
Description of the method to be used if weighting cannot be expressed by criteria: Die Bewertung der Ausschreibung erfolgt ausschließlich nach dem Preis, weil dies die wirtschaftlich sinnvollste und objektiv messbare Entscheidungsgrundlage bietet. Der Preis ist eine klar quantifizierbare, objektive Größe. Er ermöglicht eine eindeutige, nicht interpretierbare Bewertung, die für alle Bieter nachvollziehbar ist
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 27/10/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 03/11/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 1 Month
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Information about public opening:
Opening date: 03/11/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Information about review deadlines: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen Die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens kann bei der in Ziff. VI.4.1) genannten Vergabekammer beantragt werden. Das Verfahren vor der Vergabekammer richtet sich nach den §§ 155 ff GWB. Nach § 160 GWB gilt: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. Nach § 161 GWB gilt: (1) Der Antrag ist schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen und unverzüglich zu begründen. Er soll ein bestimmtes Begehren enthalten. Ein Antragsteller ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung im Geltungsbereich dieses Gesetzes hat einen Empfangsbevollmächtigten im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu benennen. (2) Die Begründung muss die Bezeichnung des Antragsgegners, eine Beschreibung der behaupteten Rechtsverletzung mit Sachverhaltsdarstellung und die Bezeichnung der verfügbaren Beweismittel enthalten sowie darlegen, dass die Rüge gegenüber dem Auftraggeber erfolgt ist; sie soll, soweit bekannt, die sonstigen Beteiligten benennen.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Karlsruher Institut für Technologie
Organisation receiving requests to participate: Karlsruher Institut für Technologie
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Karlsruher Institut für Technologie
Registration number: DE266749428
Postal address: Hermann-von-Helmholtz-Platz 1
Town: Eggenstein-Leopoldshafen
Postcode: 76344
Country subdivision (NUTS): Karlsruhe, Landkreis (DE123)
Country: Germany
Contact point: Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
Telephone: 0721-608-2-5324
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Registration number: 08-A9866-40
Postal address: Durlacher Allee 100
Town: Karlsruhe
Postcode: 76137
Country subdivision (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Country: Germany
Telephone: +49 721926-0
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 9a39e123-b850-44c9-b234-556fe077ba90 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 01/10/2026 13:36:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 678925-2026
OJ S issue number: 191/2026
Publication date: 02/10/2026