See the notice on TED website
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Vrije Universiteit Brussel
Legal type of the buyer: Public undertaking
Activity of the contracting authority: Education
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: AANSCHAF, IMPLEMENTATIE EN ONDERHOUD VAN EEN ENTERPRISE VIDEOPLATFORM VOOR LESOPNAMES EN DISTRIBUTIE
Description: Deze overheidsopdracht betreft het afsluiten van een overeenkomst met één enkele opdrachtnemer voor het leveren, integreren, onderhouden en ondersteunen van een cloudgebaseerd (SaaS) Enterprise Videoplatform ten behoeve van de Vrije Universiteit Brussel (VUB). Het platform is in de eerste plaats bestemd voor grootschalige lesopnames (lecture capture), beheer, videobewerking, beveiligde distributie en streaming van educatieve videocontent naar studenten. De VUB beschikt momenteel over een Enterprise videoplatform dat diep verankerd is in de dagelijkse academische en onderwijskundige werking. Om de continuïteit van het onderwijs te garanderen, kapitaalverlies op bestaande hardware-investeringen te voorkomen en de administratieve en operationele overlast voor het docentenkorps te minimaliseren, stelt de VUB in dit bestek strikte technische en functionele eisen op het gebied van compatibiliteit, migratie en change management. Plaats van dienstverlening: Alle campussen van de Vrije Universiteit Brussel: https://www.vub.be/nl/about-vub/faculties-institutes-and-campuses/onze-campussen
Procedure identifier: 9c3bd81d-95f1-4d3b-b2db-910567381778
Internal identifier: PPP0NS-927/6179/VUB/2026/OWSA/001
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 32000000 Radio, television, communication, telecommunication and related equipment
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
2.1.4.
General information
Additional information: Alle vragen dienen schriftelijk gesteld te worden, uiterlijk vrijdag 16 oktober te 12u00. Te richten aan Stijn.Van.Achter@vub.be met in cc Charlotte.Lewyllie@vub.be . De vragen zullen beantwoord en gepubliceerd worden in de vorm van een Q & A-document. Om ervoor te zorgen dat u de antwoorden op de gestelde vragen ontvangt, dient u bij het downloaden van het bestek uw mailadres achter te laten.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: AANSCHAF, IMPLEMENTATIE EN ONDERHOUD VAN EEN ENTERPRISE VIDEOPLATFORM VOOR LESOPNAMES EN DISTRIBUTIE
Description: Deze overheidsopdracht betreft het afsluiten van een overeenkomst met één enkele opdrachtnemer voor het leveren, integreren, onderhouden en ondersteunen van een cloudgebaseerd (SaaS) Enterprise Videoplatform ten behoeve van de Vrije Universiteit Brussel (VUB). Het platform is in de eerste plaats bestemd voor grootschalige lesopnames (lecture capture), beheer, videobewerking, beveiligde distributie en streaming van educatieve videocontent naar studenten. De VUB beschikt momenteel over een Enterprise videoplatform dat diep verankerd is in de dagelijkse academische en onderwijskundige werking. Om de continuïteit van het onderwijs te garanderen, kapitaalverlies op bestaande hardware-investeringen te voorkomen en de administratieve en operationele overlast voor het docentenkorps te minimaliseren, stelt de VUB in dit bestek strikte technische en functionele eisen op het gebied van compatibiliteit, migratie en change management. Plaats van dienstverlening: Alle campussen van de Vrije Universiteit Brussel: https://www.vub.be/nl/about-vub/faculties-institutes-and-campuses/onze-campussen
Internal identifier: VUB/2026/OWSA/001_1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 32000000 Radio, television, communication, telecommunication and related equipment
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Pleinlaan 2
Town: Brussel
Postcode: 1050
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Additional information: Vrije Universiteit Brussel
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 96 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: De opdracht bevat twee verlengingen.
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Specific yearly turnover
Description of selection criterion: Totale omzet Minimumeisen: De inschrijver dient voor de laatste 3 beschikbare boekjaren een jaarrekening voor te leggen die een gemiddelde omzet van ten minste € 500.000 per jaar aantoont.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Referentielijst van gelijkaardige diensten Minimumeisen: De inschrijver toont aan dat hij in de afgelopen drie (3) jaar ten minste twee (2) opdrachten (niet VUB en UZ Brussel) met succes heeft uitgevoerd die gelijkaardig zijn aan deze opdracht. Een referentie wordt als gelijkaardig beschouwd indien deze aan alle volgende voorwaarden voldoet: • Het leveren, hosten en onderhouden van een cloud-gebaseerd (SaaS) videoplatform aan een instelling voor hoger onderwijs (universiteit of hogeschool) van vergelijkbare omvang. • Een actieve integratie met een Learning Management System (LMS) – bij voorkeur Canvas – via LTI 1.3 Advantage-standaarden. • Een schaalgrootte van minimaal 15.000 (vijfduizend) actieve gebruikers (studenten en docenten). De referentielijst dient de waarde, de datum, de naam van de publieke of private instantie en een contactpersoon te bevatten voor eventuele verificatie door de VUB
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Een passende bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage 11 van het KB van 18 april 2017. Minimumeisen: De kandidaat dient een passende bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model in Bijlage B aan zijn offerte toe te voegen.
Criterion: Certificates by quality control institutes
Description of selection criterion: Informatiebeveiliging (ISO 27001) Minimumeisen: Als bewijs van technische bekwaamheid op het gebied van gegevensbeveiliging en de bescherming van academische data, dient de bieder aan te tonen dat de SaaS-hostingomgeving en de ontwikkelingsorganisatie gecertificeerd zijn volgens de ISO/IEC 27001-norm (of een gelijkwaardig en geauditeerd certificaat voor te leggen).
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: * Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen. Russische niet-betrokkenheid (uitsluitingsgrond) Op straffe van uitsluiting, is het verplicht dat de inschrijver het formulier in verband met de Russische niet-betrokkenheid invult en ondertekent
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Cost
Description: Prijs
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 40
Criterion:
Type: Quality
Description: Kwaliteit
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 60
5.1.11.
Procurement documents
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Dutch
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 03/11/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 180 Days
Information about public opening:
Opening date: 03/11/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Rechtbank van Eerste Aanleg
Information about review deadlines: Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Rechtbank van Eerste Aanleg
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Vrije Universiteit Brussel - Onderwijs- en Studentenadministratie
Organisation providing more information on the review procedures: Rechtbank van Eerste Aanleg
Organisation receiving requests to participate: Vrije Universiteit Brussel - Aankoop
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Vrije Universiteit Brussel
Registration number: 0449.012.406-1
Postal address: Pleinlaan 2
Town: Brussel
Postcode: 1050
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Contact point: Nic Van Craen, Algemeen Beheerder
Telephone: +32 26292096
Roles of this organisation:
Buyer
8.1.
ORG-0002
Official name: Vrije Universiteit Brussel - Onderwijs- en Studentenadministratie
Registration number: BE
Postal address: Pleinlaan 2
Town: Brussel
Postcode: 1050
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Contact point: Stijn Van Achter
Telephone: +32 477658394
Roles of this organisation:
Organisation providing additional information about the procurement procedure
8.1.
ORG-0003
Official name: Rechtbank van Eerste Aanleg
Registration number: BE0308.357.753
Postal address: Quatre Brasstraat 13
Town: Brussel
Postcode: 1000
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 25087111
Roles of this organisation:
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0004
Official name: Vrije Universiteit Brussel - Aankoop
Registration number: 0449.012.406-3
Postal address: Pleinlaan 2
Town: Brussel
Postcode: 1050
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Contact point: Marco Visser
Telephone: +32 26292102
Roles of this organisation:
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0005
Official name: 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registration number: BE 0475.480.736
Town: Antwerpen / Anvers
Postcode: 2000
Country subdivision (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Country: Belgium
Telephone: +32 3 294 30 51
Roles of this organisation:
Procurement service provider
8.1.
ORG-0006
Official name: FPS Policy and Support
Registration number: BE 0671.516.647
Town: Brussels
Postcode: 1000
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 2 740 80 00
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice information
Notice identifier/version: 3641bdbd-5dc5-4315-b359-8a8d87615bf3 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 30/09/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Notice dispatch date (eSender): 30/09/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Dutch
Notice publication number: 680938-2026
OJ S issue number: 191/2026
Publication date: 02/10/2026