192/2026

1. Buyer

1.1.

Buyer

Official name: Kreis Weseler Abfallgesellschaft mbH & Co. KG (KWA)

Email: vergabe@wr-legal.de

Legal type of the buyer: Public undertaking, controlled by a regional authority

Activity of the contracting authority: Environmental protection

2. Procedure

2.1.

Procedure

Title: Beschaffung, Implementierung, Wartung und Support einer Source-to-Pay-Lösung (eProcurement) für das Abfall- und Energiezentrum Asdonkshof

Description: Die Kreis Weseler Abfallgesellschaft mbH & Co. KG (KWA) ist ein gemeinsames Unternehmen des Kreises Wesel und der Stadt Kamp-Lintfort, um die zuverlässige und nachhaltig orientierte Entsorgung für die gesamte Region zu garantieren. Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Beschaffung, Implementierung, Wartung und Support einer Source-to-Pay-Lösung (eProcurement) für das Abfall- und Energiezentrum Asdonkshof. Derzeit wird SAP R/3 als Warenwirtschaftssystem genutzt. Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung von Prozessen und der Optimierung von Abläufen bestehen immer wieder Medienbrüche. Der Koordinationsaufwand und die Bearbeitungszeit sind damit recht hoch, weil u.a. einige Prozesse noch papierbasiert und nicht digital sind. Der unternehmensweite Geschäftsprozess von der Bestellanforderung bis zum Rechnungsausgleich soll für alle am Standort agierenden Organisationen medienbruchfrei digitalisiert und automatisiert werden, um effizienter, transparenter und kostengünstiger zu arbeiten. Die Funktionen der elektronischen Freitextbestellung (eBANF) und die Bestellung per Warenkorb durch ein Katalogangebot von Lieferanten sollen vorhanden sein. Im strategischen Einkauf werden die Funktionen Lieferantenselbstauskunft, -onboarding und -bewertung benötigt. Es wird ein Cloud-Service-Modell (z.B. Software-as-a-Service oder Managed Cloud) beschafft, damit ein bilateraler Datenaustausch mit SAP Business One reibungslos erfolgen kann. Parallel zu diesem Projekt wird SAP Business One für das Finanzwesen, Rechnungswesen, Controlling, Einkauf und Materialwirtschaft eingeführt. Für die Schnittstellen-Umsetzungen müssen enge Absprachen erfolgen. Folgende Meilensteine sind vorgesehen: Die Neueinführung der Source-to-Pay-Funktionen für Bestellanforderung, Anfragen, Angebote, Auswertung von Angeboten, Bestellung/Vertrag hat bis zum 30.06.2027 zu erfolgen ("Teil-Go Live eBanf"). Die Neueinführung der Source-to-Pay-Funktion für Lieferantenkataloge hat bis zum 31.08.2027 zu erfolgen ("Teil-Go Live Kataloge"). Die Neueinführung der Source-to-Pay-Funktionen für Lieferantenselbstauskunft, Lieferantenonboarding, Lieferantenbewertung hat bis zum 30.09.2027 zu erfolgen ("Teil-Go Live Lieferantenbewertung"). Die Neueinführung mit allen relevanten Source-to-Pay-Funktionen und Schnittstellen hat zum 01.01.2028 zu erfolgen ("Haupt-Go Live"). Die Neueinführung der Source-to-Pay Funktion für Spendmanagement hat zum 30.06.2028 zu erfolgen ("Teil-Go Live Spend"). Die Einzelheiten sind insbesondere der Leistungsbeschreibung (Anlage 1 der Vergabeunterlagen) zu entnehmen. Die Leistungsbeschreibung (Anlage 1 der Vergabeunterlagen) stellt den aktuellen Planungsstand dar, der sich im Laufe des Vergabeverfahrens und insbesondere während der Ausführung der Leistungen weiterentwickeln und verändern kann. Mit diesem europaweiten Vergabeverfahren will die KWA einen zuverlässigen, leistungsfähigen und erfahrenen Softwarespezialisten als Auftragnehmer auswählen, welcher die Implementierung, Wartung Source-to-Pay-Lösung (eProcurement) effizient und unter Beachtung des Wirtschaftlichkeitsgrundsatzes erbringt. Die KWA erwartet ein hohes Verständnis für die Ziele der KWA sowie eine lösungsorientierte Herangehensweise, um der KWA bestmögliche Ideen aufzuzeigen und diese dann umzusetzen.

Procedure identifier: 74817af9-59b3-4067-950d-a223b72b74ed

Internal identifier: 01

Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation

The procedure is accelerated: no

Main features of the procedure: Die KWA führt ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem europaweitem Teilnahmewettbewerb nach § 14 Abs. 3 Nr. 2, 3 VgV, § 17 VgV durch. In der ersten Stufe des Verhandlungsverfahrens, diesem Teilnahmewettbewerb, wählt die KWA die Bewerber nach ihrer Eignung aus. Die KWA stellt potenziellen Bewerbern eine Anlage A zur Verfügung, die als Eignungsformular mit weiteren Vorgaben dient. Die Bewerber können diese Anlage A auf der elektronischen Vergabeplattform unter dem Projektraum/-zugang dieses Vergabeverfahrens abrufen. Die Anlage A enthält für den Teilnahmewettbewerb Ausschlusskriterien, die zwingend einzuhalten sind, sowie Vorgaben zu den Bewertungskriterien. Anhand der Bewertungskriterien, die allen Bewerbern in der elektronisch abrufbaren Bewertungsmatrix zur Anlage A transparent bekanntgegeben werden, trifft die KWA die Auswahl der Bewerber, mit denen sie das Verhandlungsverfahren fortsetzen will. Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs beginnt mit der Aufforderung der ausgewählten Bieter das eigentliche Verhandlungsverfahren. Die KWA wird voraussichtlich 3 bis 5 Bewerber zur Abgabe eines indikativen Angebotes auffordern. Die Einzelheiten dazu sowie zum gesamten Ablauf des Vergabeverfahrens ergeben sich aus den abrufbaren Vergabeunterlagen.

2.1.1.

Purpose

Main nature of the contract: Services

Main classification (cpv): 72212100 Industry specific software development services

Additional classification (cpv): 72200000 Software programming and consultancy services, 72230000 Custom software development services, 72263000 Software implementation services, 72260000 Software-related services

2.1.2.

Place of performance

Postal address: Graftstr. 25

Town: Kamp-Lintfort

Postcode: 47475

Country subdivision (NUTS): Wesel (DEA1F)

Country: Germany

2.1.4.

General information

Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXP4D54M2EJ# Die Nachforderung von Erklärungen und Nachweisen unter Fristsetzung steht im Ermessen der KWA. Die KWA wird ihr Ermessen unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes diskriminierungsfrei ausüben (vgl. § 56 VgV). Fragen der Bewerber sind ausnahmslos schriftlich und für die Teilnahmeanträge spätestens bis zum 23.10.2026 über die elektronische Vergabeplattform einzureichen. Die KWA wird ergänzende und berichtigende Angaben in einem Fragen- und Antwortenkatalog zusammenfassen und diesen auf der elektronischen Vergabeplattform veröffentlichen. Die letzte Aktualisierung des Fragen- und Antwortenkatalogs erfolgt im Teilnahmewettbewerb voraussichtlich bis zum 26.10.2026, 20:00 Uhr. Die Bewerber sind verpflichtet, den Fragen- und Antwortenkatalog regelmäßig zu prüfen und die sich hieraus ergebenden Anforderungen zu berücksichtigen.

Legal basis:

Directive 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Grounds for exclusion

Sources of grounds for exclusion: Notice

Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds:

Participation in a criminal organisation:

Terrorist offences or offences linked to terrorist activities:

Money laundering or terrorist financing:

Fraud:

Corruption:

Child labour and including other forms of trafficking in human beings:

Breaching obligation relating to payment of taxes:

Breaching obligation relating to payment of social security contributions:

Breaching of obligations in the fields of environmental law:

Breaching of obligations in the fields of social law:

Breaching of obligations in the fields of labour law:

Insolvency:

Assets being administered by liquidator:

Business activities are suspended:

Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law:

Grave professional misconduct:

Agreements with other economic operators aimed at distorting competition:

Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure:

Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure:

Early termination, damages, or other comparable sanctions:

Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure:

5. Lot

5.1.

Lot: LOT-0001

Title: Beschaffung, Implementierung, Wartung und Support einer Source-to-Pay-Lösung (eProcurement) für das Abfall- und Energiezentrum Asdonkshof

Description: Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Beschaffung, Implementierung, Wartung und Support einer Source-to-Pay-Lösung (eProcurement) für das Abfall- und Energiezentrum Asdonkshof.

Internal identifier: 01

5.1.1.

Purpose

Main nature of the contract: Services

Main classification (cpv): 72212100 Industry specific software development services

Options:

Description of the options: Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen.

5.1.2.

Place of performance

Postal address: Graftstr. 25

Town: Kamp-Lintfort

Postcode: 47475

Country subdivision (NUTS): Wesel (DEA1F)

Country: Germany

5.1.3.

Estimated duration

Other duration: Unknown

5.1.6.

General information

Reserved participation:

Participation is not reserved.

The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement

Procurement Project not financed with EU Funds.

The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes

This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes

Additional information: #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#

5.1.7.

Strategic procurement

Aim of strategic procurement: Innovative purchase

Description: Unternehmensweite Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse.

Innovation procurement: The procured works, supplies, or services entail process innovation

5.1.9.

Selection criteria

Sources of selection criteria: Notice

Criterion: Other economic or financial requirements

Description of selection criterion: Ausschlusskriterium: Die Zuverlässigkeit des Bewerbers muss vorliegen.

Criterion: Professional risk indemnity insurance

Description of selection criterion: Ausschlusskriterium: Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen für Personen- Sach- und Vermögensschäden in Höhe von mindestens EUR 300.000 bzw. alternativ die Bereitschaft, im Auftragsfall die bestehende Betriebshaftpflichtversicherung gemäß den vorstehenden Vorgaben zu den Versicherungssummen aufzustocken.

Criterion: References on specified services

Description of selection criterion: Ausschlusskriterium: Mindestens zwei Referenzen über die erfolgreiche Implementierung sowie die Übernahme von Wartung und Support einer Source-to-Pay-Lösung (eProcurement) mit einem Auftragswert von jeweils mindestens 50.000 EUR (netto) im Zeitraum 2022 bis November 2026.

The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure

Weight (percentage, exact): 100,00

Criterion: Certificates by independent bodies about quality assurance standards

Description of selection criterion: Ausschlusskriterium: Nachweis Zertifizierung ISO-27001 oder gleichwertig.

Criterion: Security to process, store and transmit classified information

Description of selection criterion: Ausschlusskriterium: Eigenerklärung über ein bestehendes EU-Hosting.

Information about the second stage of a two-stage procedure:

Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 3

Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5

The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated

5.1.10.

Award criteria

Criterion:

Type: Price

Name: Gesamtpreis (netto)