5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 50700000 Repair and maintenance services of building installations
Options:
Description of the options: Die Vertragslaufzeit beläuft sich auf zwölf Monate ab Vertragsbeginn und endet nach Ablauf dieser Vertragslaufzeit, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Es besteht eine fünfmalige Option zur Verlängerung des Vertrages um jeweils zwölf weitere Monate.
5.1.2.
Place of performance
Town: Berlin
Postcode: 12099
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/01/2027
Duration end date: 31/12/2027
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Es bestehen gesonderte Anforderungen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG) – insbesondere hinsichtlich des Tarifentgelts -, die bei der Erstellung des Angebots sowie bei der Preiskalkulation zu berücksichtigen sind, siehe Vergabeunterlagen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Quality
Name: Eigenleistungstiefe
Description: Bewertet wird, in welchem Umfang die ausgeschriebenen Leistungen durch eigenes Personal des Bieters erbracht werden. Besonderes Augenmerk liegt auf der Eigenleistung bei den für den Auftrag wesentlichen technischen Kernleistungen. Die nachfolgen aufgeführten Faktoren sind dabei keine vergaberechtlichen Unterkriterien; sie sollen nur verdeutlichen, worauf die Vergabestelle bei der Auswertung dieses Kriteriums Wert legt. Die Bewertung erfolgt allerdings durch eine Gesamtbetrachtung der hierzu vom Bieter vorgebrachten Informationen. 1. Anteil technisch qualifizierter Eigenmitarbeiter Berücksichtigt werden insbesondere die Anzahl und Qualifikation der für den Auftrag vorgesehenen technischen Eigenmitarbeiter im Verhältnis zum ausgeschriebenen Leistungsumfang. 2. Eigenleistung bei technischen Kernleistungen Berücksichtigt werden insbesondere die vorgesehenen Eigenleistungen in den Bereichen Betrieb, Inspektion, Wartung, Störungsbeseitigung und sonstige technische Leistungen an den vertragsgegenständlichen Anlagen. 3. Eigenleistungen bei Störungsbeseitigung und Rufbereitschaft Berücksichtigt wird insbesondere, in welchem Umfang Störungsbeseitigungen, Rufbereitschaftsleistungen und Notfalleinsätze durch eigenes Personal erbracht werden.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 1 000
Criterion:
Type: Quality
Name: Betriebskonzept
Description: Bewertet wird die Qualität und Nachvollziehbarkeit des vom Bieter dargestellten Betriebskonzepts für die Erbringung der gebündelten technischen Facility-Management-Leistungen. Berücksichtigt werden insbesondere Organisation, Steuerung, Personalvorhaltung und Sicherstellung der Betreiberverantwortung. Die nachfolgend aufgeführten Aspekte sind vergaberechtliche Unterkriterien und werden jeweils getrennt voneinander bewertet. 1. Organisation und Objektsteuerung Bewertet wird die Organisation der Leistungserbringung im Objekt sowie die vorgesehenen Strukturen zur Steuerung, Koordination und Überwachung der vertragsgegenständlichen Leistungen. Hierzu gehört ebenso die Ausgestaltung der Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber, die Kommunikations- und Berichtswege, die Ansprechpartnerstruktur sowie die Steuerungs- und Kontrollprozesse. 2. Störungs- und Eskalationsmanagement Bewertet wird das Konzept zur Bearbeitung von Störungsmeldungen sowie die vorgesehenen Prozesse zur Priorisierung, Kommunikation und Eskalation von Störungen und kritischen Ereignissen. 3. Personal- und Vertretungskonzept Bewertet wird die personelle Organisation der Leistungserbringung einschließlich der vorgesehenen Personalressourcen, Vertretungsregelungen sowie Maßnahmen zur Sicherstellung einer kontinuierlichen Leistungserbringung 4. Abwicklung von Zusatzleistungen Bewertet wird das Konzept zur Beauftragung, Steuerung, Durchführung und Dokumentation von Zusatzleistungen einschließlich der vorgesehenen Prozesse zur Angebots-, Auftrags- und Leistungsabwicklung. Die Dauer der Angebotserstellung nach Aufforderung und technischer Klärung wird angegeben, eine Unterscheidung zwischen Eigen- und Fremdleistung ist möglich. 5. Verständnis der objektspezifischen Anforderungen Bewertet wird, inwieweit die objektspezifischen Anforderungen, Schnittstellen, betrieblichen Besonderheiten und Herausforderungen der ausgeschriebenen Leistungen erkannt und in das Betriebskonzept integriert wurden. 6. Digitale Dokumentations- und Nachweisführung Bewertet wird die Digitalisierung der Dokumentations- und Nachweisprozesse. Berücksichtigt werden insbesondere die Erfassung, Bereitstellung und Nachverfolgbarkeit von Protokollen, Leistungsnachweisen, Prüfdokumentationen und sonstigen auftragsbezogenen Unterlagen.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 5 000
Criterion:
Type: Quality
Name: Nachhaltigkeits- und Umweltkonzept
Description: Bewertet werden die vom Bieter vorgesehenen Maßnahmen zur umweltverträglichen und ressourcenschonenden Leistungserbringung. Die nachfolgen aufgeführten Faktoren sind dabei keine vergaberechtlichen Unterkriterien; sie sollen nur verdeutlichen, worauf die Vergabestelle bei der Auswertung dieses Kriteriums Wert legt. Die Bewertung erfolgt allerdings durch eine Gesamtbetrachtung der hierzu vom Bieter vorgebrachten Informationen. 1. Einsatz emissionsarmer oder emissionsfreier Mobilitätslösungen 2. Reduzierung von Fahrwegen durch regionale Personalvorhaltung Berücksichtigt werden insbesondere die regionale Verfügbarkeit von Personal, die Organisation der Einsatzplanung sowie die Nähe der vorgesehenen Personalressourcen zu den betreuten Liegenschaften. 3. Umweltverträglicher Material- und Betriebsmitteleinsatz Bewertet werden die vorgesehenen Maßnahmen zum umweltverträglichen Einsatz von Betriebsstoffen, Hilfsstoffen, Reinigungsmitteln, Schmierstoffen und sonstigen Verbrauchsmaterialien. Berücksichtigt werden insbesondere Umweltverträglichkeit, Ressourcenschonung, Vermeidung von Schadstoffen sowie Maßnahmen zur Reduzierung von Abfällen. 4. Ressourcenschonende Material- und Ersatzteilbewirtschaftung Berücksichtigt werden insbesondere Konzepte zur Wiederverwendung, Bedarfssteuerung, Lagerhaltung sowie zur Vermeidung von Materialverschwendung. 5. Maßnahmen zur Reduzierung des Energieverbrauchs bei der Leistungserbringung soweit diese im Einflussbereich des Auftragnehmers liegen
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2 000
Criterion:
Type: Quality
Name: Start-up-/Implementierungskonzept
Description: Bewertet wird die Qualität und Nachvollziehbarkeit des Konzepts zur Übernahme der Leistungen und zur Implementierung des Vertrags. Maßgeblich ist, inwieweit der Bieter einen geordneten, termingerechten und störungsfreien Übergang in den Regelbetrieb sicherstellt. Die nachfolgend aufgeführten Aspekte sind vergaberechtliche Unterkriterien und werden jeweils getrennt bewertet. 1. Übernahme- und Terminplan Bewertet wird die Plausibilität, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit des vorgesehenen Übernahme- und Terminplans für die Implementierungsphase. 2. Qualität und Nutzbarkeit der Anlagenaufnahme Bewertet wird die Qualität, Strukturierung und digitale Weiterverwendbarkeit der im Rahmen der Implementierungsphase zu erstellenden bzw. zu übergebenden Anlagenaufnahme einschließlich der zugehörigen Anlagendaten und Dokumentationen. Berücksichtigt wird insbesondere die vorgesehene Datenstruktur, Dateiformate, Import-/Exportmöglichkeiten und die Weiterverwendung in CAFM-Systemen. 3. Sicherstellung eines störungsfreien Betriebsübergangs Bewertet werden die vorgesehenen Maßnahmen zur Gewährleistung eines geordneten und möglichst störungsfreien Übergangs vom bisherigen Leistungsmodell in den durch den Auftragnehmer zu erbringenden Regelbetrieb.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2 000
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Der Preis wird in der Gesamtbewertung berücksichtigt. Hierfür wird dieser aber nicht mit Punkten bewertet. Details zur Bewertungsmethode sind den Verfahrensbedingungen zu entnehmen.
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 29/10/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 05/11/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 43 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Es werden ausschließlich Unterlagen nachgefordert, die nicht die Bewertung auf Grundlage der Zuschlagskriterien betreffen.
Information about public opening:
Opening date: 05/11/2026 13:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer des Landes Berlin
Information about review deadlines: Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).