1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Gemeente Steenwijkerland
Legal type of the buyer: Regional authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Leveren Financieel systeem en HRM-Systeem
Description: Het doel van deze aanbesteding is om te komen tot een opdracht met één leverancier per perceel of één leverancier voor beide percelen, voor het beschikbaar stellen (hosten, installeren, configureren, implementeren - inclusief migreren/converteren van historische gegevens, testen, accepteren, live gaan, opleiden en beheren) van een operationeel en integraal Financieel Informatie Systeem en HRM-systeem, specifiek toegespitst op de (deels verplichte) werkwijze van Nederlandse gemeenten, hierna te noemen de ICT Prestatie. 2 systemen voor totaal 600 medewerkers.
Procedure identifier: 7926c799-caa3-47b2-b01d-290ccbd5b8df
Internal identifier: 2025-032373
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
Main features of the procedure: Het doel van deze aanbesteding is om te komen tot een opdracht met één leverancier per perceel of één leverancier voor beide percelen, voor het beschikbaar stellen (hosten, installeren, configureren, implementeren - inclusief migreren/converteren van historische gegevens, testen, accepteren, live gaan, opleiden en beheren) van een operationeel en integraal Financieel Informatie Systeem en/of HRM systeem, specifiek toegespitst op de (deels verplichte) werkwijze van Nederlandse gemeenten, hierna te noemen de ICT Prestatie. De inschrijver dient met de aanbieding te voorzien in levering van de applicatie, implementatie en conversie, hosting en het onderhoud van het financieel systeem en/of HRM-systeem.
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72260000 Software-related services
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Noord-Overijssel (NL211)
Country: Netherlands
2.1.4.
General information
Additional information: De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor opdrachten te gunnen waarbij de volgende percelen of groepen van percelen worden gecombineerd: Perceel 1-Het leveren van een HRM-systeem en Perceel 2 - Het leveren van een financieel systeem
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Perceel 1 - Levering HRM systeem
Description: De opdracht omvat het implementeren van de oplossing, het bedrijfsklaar opleveren en het onderhouden en ondersteunen van het HRM systeem (incl. SA) , zoals beschreven in deze aanbestedingsdocumenten en het bijbehorende Programma van Eisen. leveren van een HRM-systeem en/of financieel systeem bij de gemeente Steenwijkerland met 600 medewerker
Internal identifier: 1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72260000 Software-related services
Options:
Description of the options: geen
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Noord-Overijssel (NL211)
Country: Netherlands
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 48 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 100
Other information about renewals: De overeenkomsten voor het financieel systeem en de overeenkomst voor het HRM‑systeem hebben een initiële looptijd van vier (4) jaar. Na afloop van de initiële looptijd bestaat voor ons de mogelijkheid om de overeenkomst jaarlijks, eenzijdig en een ongelimiteerd aantal keren te verlengen
5.1.5.
Value
Estimated value excluding VAT: 980 000,00 EUR
5.1.6.
General information
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Vergelijkingsprijs
Description: De inschrijving met de laagste vergelijkingsprijs wordt gewaardeerd met 100 punten. Het puntenaantal van de overige inschrijvingen is afhankelijk van het verschil t.o.v. de laagste vergelijkingsprijs. De (ongewogen) score voor de ingediende vergelijkingsprijs wordt als volgt berekend: Laagste vergelijkingsprijs: 100 punten; HR: per € 7.500, - verschil met de laagste vergelijkingsprijs wordt één punt in mindering gebracht. Financieel: per € 5.000, - verschil met de laagste vergelijkingsprijs wordt één punt in mindering gebracht.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Pakket Wensen
Description: Pakket Wensen
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 30
Criterion:
Type: Quality
Name: Implementatieplan
Description: Implementatieplan
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Kansendossier
Description: Kansendossier
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 10
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Gemeente Steenwijkerland - Rechtbank Overijssel
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Gemeente Steenwijkerland
Organisation providing more information on the review procedures: Gemeente Steenwijkerland
Organisation signing the contract: Gemeente Steenwijkerland
5.1.
Lot: LOT-0002
Title: Perceel 2 - levering van een financieel systeem
Description: De opdracht omvat het implementeren van de oplossing, het bedrijfsklaar opleveren en het onderhouden en ondersteunen van het Financieel systeem, zoals beschreven in deze aanbestedingsdocumenten en het bijbehorende Programma van Eisen.
Internal identifier: 2
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72260000 Software-related services
Options:
Description of the options: geen
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Noord-Overijssel (NL211)
Country: Netherlands
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 48 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 100
Other information about renewals: De overeenkomsten voor het financieel systeem en de overeenkomst voor het HRM‑systeem hebben een initiële looptijd van vier (4) jaar. Na afloop van de initiële looptijd bestaat voor ons de mogelijkheid om de overeenkomst jaarlijks, eenzijdig en een ongelimiteerd aantal keren te verlengen
5.1.5.
Value
Estimated value excluding VAT: 1 180 000,00 EUR
5.1.6.
General information
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Vergelijkingsprijs
Description: De inschrijving met de laagste vergelijkingsprijs wordt gewaardeerd met 100 punten. Het puntenaantal van de overige inschrijvingen is afhankelijk van het verschil t.o.v. de laagste vergelijkingsprijs. De (ongewogen) score voor de ingediende vergelijkingsprijs wordt als volgt berekend: Laagste vergelijkingsprijs: 100 punten; HR: per € 7.500, - verschil met de laagste vergelijkingsprijs wordt één punt in mindering gebracht. Financieel: per € 5.000, - verschil met de laagste vergelijkingsprijs wordt één punt in mindering gebracht.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Name: Pakket van wensen
Description: Pakket van wensen
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 25
Criterion:
Type: Quality
Name: Implementatieplan
Description: Implementatieplan
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 10
Criterion:
Type: Quality
Name: Kansendossier
Description: Kansendossier
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 10
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Gemeente Steenwijkerland - Rechtbank Overijssel
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Gemeente Steenwijkerland
Organisation providing more information on the review procedures: Gemeente Steenwijkerland
Organisation signing the contract: Gemeente Steenwijkerland
6. Results
Value of all contracts awarded in this notice: 867 646,00 EUR
6.1.
Result lot identifier: LOT-0001
Winner selection status: At least one winner was chosen.
6.1.2.
Information about winners
Winner:
Official name: Afas Software B.V.
Tender:
Tender identifier: 1
Identifier of lot or group of lots: LOT-0001
Value of the tender: 468 120,00 EUR
The tender was ranked: no
The tender is a variant: no
Subcontracting: No
Contract information:
Identifier of the contract: CON-0001
Title: P1 Perceel 1 - Levering HRM systeem
Date on which the winner was chosen: 30/09/2026
Date of the conclusion of the contract: 01/10/2026
Organisation signing the contract: Gemeente Steenwijkerland
6.1.4.
Statistical information
Summary of the review requests the buyer received:
Number of complainants: 0
Received tenders or requests to participate:
Type of received submissions: Tenders submitted electronically
Number of tenders or requests to participate received: 1
Type of received submissions: Tenders from micro, small or medium tenderers
Number of tenders or requests to participate received: 0
Type of received submissions: Tenders
Number of tenders or requests to participate received: 1
6.1.
Result lot identifier: LOT-0002
Winner selection status: At least one winner was chosen.
6.1.2.
Information about winners
Winner:
Official name: Afas Software B.V.
Tender:
Tender identifier: 2
Identifier of lot or group of lots: LOT-0002
Value of the tender: 399 526,00 EUR
The tender was ranked: no
The tender is a variant: no
Subcontracting: No
Contract information:
Identifier of the contract: CON-0002
Title: P2 Perceel 2 - levering van een financieel systeem
Date on which the winner was chosen: 30/09/2026
Date of the conclusion of the contract: 01/10/2026
Organisation signing the contract: Gemeente Steenwijkerland
6.1.4.
Statistical information
Summary of the review requests the buyer received:
Number of complainants: 0
Received tenders or requests to participate:
Type of received submissions: Tenders submitted electronically
Number of tenders or requests to participate received: 2
Type of received submissions: Tenders from micro, small or medium tenderers
Number of tenders or requests to participate received: 0
Type of received submissions: Tenders
Number of tenders or requests to participate received: 2
Range of tenders:
Value of the lowest admissible tender: 399 526,00 EUR
Value of the highest admissible tender: 1 136 676,80 EUR
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Gemeente Steenwijkerland
Registration number: 7448760
Postal address: Vendelweg 1
Town: Steenwijk
Postcode: 8331 XE
Country subdivision (NUTS): Noord-Overijssel (NL211)
Country: Netherlands
Contact point: Jaike Hummel-Heitink
Telephone: +31 610561140
Other contact points:
Official name: Rechtbank Overijssel
Postal address: Egbert Gorterstraat 5
Town: Almelo
Postcode: 7607 GB
Country subdivision (NUTS): Noord-Overijssel (NL211)
Country: Netherlands
Telephone: +31 883615555
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
Organisation signing the contract
8.1.
ORG-0002
Official name: Afas Software B.V.
Size of the economic operator: Large
Registration number: 31046821
Postal address: Inspiratielaan 1
Town: LEUSDEN
Postcode: 3833AV
Country subdivision (NUTS): Utrecht (NL350)
Country: Netherlands
Contact point: Laura Plattel
Roles of this organisation:
Tenderer
Winner of these lots: LOT-0001, LOT-0002
Notice identifier/version: ab7d5485-0dc2-4773-82ef-5727a03125ea - 01
Form type: Result
Notice type: Contract or concession award notice – standard regime
Notice subtype: 29
Notice dispatch date: 05/10/2026 10:12:30 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Dutch
Notice publication number: 686906-2026
OJ S issue number: 193/2026
Publication date: 06/10/2026