1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Stadt Bad Münstereifel
Legal type of the buyer: Local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Interimsarchiv - Regalsysteme
Description: Interimsarchiv - Regalsysteme
Procedure identifier: e9fbc24f-6051-4f4e-90df-ad75d92aba0a
Internal identifier: 2026-VgV-M3-V017-003
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 39131100 Archive shelving
Additional classification (cpv): 39132000 Filing systems, 39100000 Furniture, 45421153 Installation of built-in furniture
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Kirchheimer Str. 9
Town: Bad Münstereifel
Postcode: 53902
Country subdivision (NUTS): Euskirchen (DEA28)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXQ1YDMY159#
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice, Procurement Document
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: Eigenerklärung entsprechend des BMWK-Rundschreiben vom 14.04.2022 über die Einhaltung der Sanktionen gegen die Russische Föderation (sog. "Russlanderklärung").
Participation in a criminal organisation:
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities:
Money laundering or terrorist financing:
Fraud:
Corruption:
Child labour and including other forms of trafficking in human beings:
Breaching obligation relating to payment of taxes:
Breaching obligation relating to payment of social security contributions:
Breaching of obligations in the fields of environmental law:
Breaching of obligations in the fields of social law:
Breaching of obligations in the fields of labour law:
Insolvency:
Assets being administered by liquidator:
Business activities are suspended:
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law:
Grave professional misconduct:
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition:
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure:
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure:
Early termination, damages, or other comparable sanctions:
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure:
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Interimsarchiv - Regalsysteme
Description: Das Stadtarchiv von Bad Münstereifel befand sich bis zum Hochwasser 2021 im Keller des Rathauses, Marktstraße 11 und erlitt bei der Flutkatastrophe schwere Schäden. Das Archivgut musste geborgen und eingefroren werden. Das Archivgesetz Nordrhein-Westfalen (ArchivG NRW) legt klare Verpflichtungen zur Erhaltung von Archivgut für kommunale Archive fest. Gem. § 5 II S.1 ArchivG NRW besteht die Pflicht, Archivgut auf Dauer sicher zu verwahren, was bedeutet, dass einmal übernommene Unterlagen langfristig erhalten werden müssen. Dies ist ohne technische Mittel bei schätzungsweise 9.500 Archivkartons nicht möglich. Die in diesem Dokument beschriebene Maßnahme umfasst die Einrichtung eines temporären Magazins in den Arloffer Thonwerken, um die beschädigten und teilweise restauratorisch aufgearbeiteten Archivbestände konservatorisch fachgerecht zu lagern und zu verzeichnen, bis ein dauerhaftes Archivgebäude verfügbar ist. Die Interimsmaßnahme M3-1 ist Teil des Gesamtprojekts zur Wiederherstellung des Stadtarchivs Bad Münstereifel nach den Überschwemmungsschäden im Juli 2021. Das Gebäude bietet eine Grundfläche von ca. 626 m² und ist ein eingeschossiger Gebäudekomplex in Massivbauweise mit Flachdachkonstruktion. Es wurde von Experten des LVR Archivberatungs- und Fortbildungszentrums als geeignet eingestuft, da es mit geringem Aufwand an die notwendigen Standards angepasst werden kann. Der Gebäudekomplex umfasst mehrere Räume, die für die Archivnutzung umgebaut werden müssen. Der Auftragnehmer (AN) schuldet die vollständige, genehmigungsfähige und betriebsbereite Herstellung der Archivnutzung einschließlich Planung im Umfang der erforderlichen Werk-/Montage- und Detailplanung, Lieferung, Montage, Inbetriebnahme, Prüfungen, Dokumentation, Abstimmung inklusive aller funktionsnotwendigen Nebenleistungen, auch wenn diese nicht einzeln genannt sind. Somit obliegt die Wahl der technischen, konstruktiven und organisatorischen Umsetzung dem AN. Die angebotene Lösung muss die beschriebenen Leistungsziele vollständig erfüllen und den anerkannten Regeln der Technik entsprechen. Funktionsgleichwertige Lösungen sind zulässig, sofern sie das geforderte Leistungsniveau mindestens erreichen. Eine detaillierte Übersicht zu den im EU-Verfahren ausgeschriebenen Leistungen findet sich in der Leistungsbeschreibung. Der Leistungsbeginn ist ab Zuschlagserteilung. Die Regalanlage muss spätestens bis zum 29.01.2027 vollständig montiert, geprüft und betriebsbereit übergeben werden, da ab diesem Zeitpunkt die ersten Archivalien angeliefert werden.
Internal identifier: 2026-VgV-M3-V017-003
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 39131100 Archive shelving
Additional classification (cpv): 39132000 Filing systems, 39100000 Furniture, 45421153 Installation of built-in furniture
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Kirchheimer Str. 9
Town: Bad Münstereifel
Postcode: 53902
Country subdivision (NUTS): Euskirchen (DEA28)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Other duration: Unknown
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme# Es handelt sich bei diesem Projekt um eine durch das Land Nordrhein-Westfalen und die Bundesrepublik Deutschland geförderte Maßnahme zur Beseitigung von Schäden an öffentlicher und privater Infrastruktur sowie zum Wiederaufbau anlässlich der Starkregen- und Hochwasserkatastrophe im Juli 2021 (Förderrichtlinie (FRL) Wiederaufbau Nordrhein-Westfalen - vom 27.Mai 2025).
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice, Procurement Document
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Keine Eintragung in ein relevantes Berufsregister, Angaben zu PQ und EEE: Unternehmen, die in dem "Amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich" (AVPQ) bzw. einer anderen für den öffentlichen Auftraggeber kostenfreien Datenbank innerhalb der EU registriert sind, können dies bei Abgabe eines Angebotes durch Angabe der Registrierungsnummer angeben. Sofern vom Auftraggeber mit dem Angebot Nachweise gefordert werden, die nicht in den v. g. Datenbanken enthalten sind, sind diese ergänzend mit dem Angebot einzureichen. Ansonsten kann das Unternehmen vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Als vorläufiger Nachweis der Eignung für die zu vergebene Leistung kann mit dem Angebot eine Einheitlich Europäische Eigenerklärung (EEE) abgegeben werden.
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Der Bieter hat zusammen mit seinem Angebot eine Eigenerklärung einzureichen, in der er bestätigt, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von - mindestens 3.000.000,00 EUR je Verstoß für Personenschäden sowie - mindestens 1.000.000,00 EUR für sonstige Schäden (Sachschäden und Vermögensschäden), besteht und dass die Gesamtleistung des Versicherers innerhalb eines Versicherungsjahres mindestens das Doppelte dieser Deckungssumme beträgt. Sofern ein Versicherungsschutz im vorstehenden Sinne (noch) nicht besteht, ist eine Eigenerklärung aus-reichend, wonach im Auftragsfall ein Versicherungsschutz im vorstehenden Sinne erfolgen kann. Das Beibringen von BEstätigung des Versicherers wird nicht gefordert. Der Auftraggeber behält sich jedoch vor, diese von denjenigen Bietern auf gesonderte Nachforderung zu verlangen, der für die Beauftragung vorgesehen ist.
Criterion: References on specified works
Description of selection criterion: Der Auftraggeber bewertet die technische Leistungsfähigkeit anhand von Erfahrungswerten/Referenzprojekten. Der Auftraggeber geht davon aus, dass ein Bieter leistungsfähig ist, wenn er mind. drei Referenzen nachweist, die kumulativ folgende Anforderungen erfüllen: - Die Referenz muss abgeschlossen sein. Als abgeschlossen gilt eine Referenz, wenn die Leistung am Tag des Ablaufs der Angebotsfrist abgeschlossen ist. Noch nicht abgeschlossene Leistungen sind daher grds. keine tauglichen Referenzen. - Die Referenz muss aus den letzten drei Jahren stammen. Ausgangspunkt für die Berechnung des entsprechenden Jahres-Korridors ist der Tag des Ablaufs der Abgabefrist der Angebote. Maßgeblich ist, dass bei der Referenz der Abschluss der beauftragten Leistungen in diesen Zeitkorridor fällt. Ob der Beginn der Leistung in den Zeitkorridor fällt, ist hingegen nicht ausschlaggebend. - Die Referenz muss vergleichbar zur hiesigen Leistungsbeschreibung sein. Hiervon geht der Auftraggeber aus, wenn die Referenz folgende Leistungsbestandteile umfasst: o Lieferung und Montage von Rollregalen für eine kulturbewahrende Institution. Zu den kulturbewahrenden Institutionen zählt der Auftraggeber Archive, Museen, Bibliotheken oder gleichwertige Einrichtungen.
Criterion: Subcontracting proportion
Description of selection criterion: Nachunternehmer: Sofern der Bieter beabsichtigt, Nachunternehmer zur Auftragsdurchführung einzusetzen, hat der Bieter mit Abgabe des Angebotes anzugeben, welche Teile des Auftrags er als Unterauftrag zu vergeben beabsichtigt (bei einer Bietergemeinschaft reicht die Beibringung durch die Bietergemeinschaft als solche). Hierzu ist mit dem Angebot beizubringen: - Nachunternehmererklärung - in Angebotsschreiben enthalten Die Bieter, haben auf gesondertes Anfordern nach Angebotsfrist durch den Auftraggeber die Nachunternehmer namentlich zu benennen und nachzuweisen, dass ihnen der jeweilig benannte Nachunternehmer für die Auftragsdurchführung zur Verfügung stehen wird. Hierzu ist auf gesonderte Anforderung durch den AG nach Angebotsfrist beizubringen: - Verpflichtungserklärung Nachunternehmer - Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Criterion: Subcontracting proportion
Description of selection criterion: Eignungsleihe: Ein Bieter kann sich (auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft) zum Nachweis seiner Eignung in Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesem Unternehmen bestehenden Verbindung. Der Bieter hat der Vergabestelle nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Kapazitäten der anderen Unternehmen zur Verfügung stehen, indem er eine entsprechende Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen nebst weiteren Eignungsnachweisen auf gesonderte Anforderung des Auftraggebers vorlegt. Bedient sich der Bieter oder Mitglied(er) einer Bietergemeinschaft hinsichtlich der technischen und/oder beruflichen Leistungsfähigkeit (bspw. Referenzen) anderer Unternehmen, so hat der Bieter oder Mitglied(er) einer Bietergemeinschaft diese Unternehmen zwingend als Nachunternehmer anzugeben. Der Auftraggeber überprüft sodann im Rahmen der Eignungsprüfung, ob die Unternehmen, deren Kapazitäten der Bieter oder Bieter für die Erfüllung bestimmter Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, die entsprechenden Eignungskriterien erfüllen und ob Ausschlussgründe vorliegen. Entsprechende Nachweise sind mit dem Angebot beizubringen. Hierfür stellt der Auftraggeber die Anlage 8.a-VgV-Erklärungen Eignungsleihe bereit. Nimmt der Bieter in Hinblick auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch, müssen diese gemeinsam für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe haften. Hierzu ist mit dem Angebot beizubringen: - Eigenerklärung Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe) - in Angebotsschreiben enthalten - Verpflichtungserklärung Eignungsleihe - in 8.a-VgV-Erklärungen Eignungsleihe enthalten - Eignungsnachweise des Eignungsverleihers in 8.a-VgV-Erklärungen Eignungsleihe enthalten o Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB o Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung (sofern einschlägig) o Unternehmensreferenzen" (sofern einschlägig) o Verpflichtungserklärung bei Eignungsleihe
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Es findet eine reine Preisbewertung der jeweils angebotenen Bruttogesamtpreise (gem. ausgefülltem LV) statt. Das zuschlagfähige Angebot mit dem niedrigsten - noch angemessenen - Gesamtpreis erhält den Zuschlag.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 100
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 06/11/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 55 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Nach Ermessen des Auftraggebers können fehlende Unterlagen gem. § 56 Abs. 2 VgV nachgefordert werden.
Information about public opening:
Opening date: 06/11/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Place: Bad Münstereifel
Additional information: Die Anwesenheit der Bieter oder ihrer Bevollmächtigten bei Öffnung der Angebote ist nicht zugelassen.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: Der Antrag (auf Nachprüfung) ist gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind, 5. ein offensichtlicher Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts gemäß § 180 Absatz 2 vorliegt. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Stadt Bad Münstereifel
Organisation receiving requests to participate: Stadt Bad Münstereifel
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Stadt Bad Münstereifel
Registration number: 053660004004-31001-12
Postal address: Marktstr. 11-15
Town: Bad Münstereifel
Postcode: 53902
Country subdivision (NUTS): Euskirchen (DEA28)
Country: Germany
Contact point: Zentrale Vergabestelle
Telephone: +49 2253505-0
Fax: +49 02253505-114
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Westfalen
Registration number: 05515-03004-07
Postal address: Albrecht-Thaer-Straße 9
Town: Münster
Postcode: 48147
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Telephone: +49 251 411-3698
Fax: +49 251 411-2165
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: a7f0ddb3-dfe9-4b99-a819-bfe40d41f11e - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 05/10/2026 19:49:46 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 689492-2026
OJ S issue number: 194/2026
Publication date: 07/10/2026