5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79000000 Business services: law, marketing, consulting, recruitment, printing and security
Additional classification (cpv): 79800000 Printing and related services, 79820000 Services related to printing
Options:
Description of the options: Der Leistungszeitraum beginnt voraussichtlich am 01.05.2027 und endet nach 24 Monaten, voraussichtlich am 30.04.2029. Wird er nicht 3 Monate vor Ablauf der Laufzeit schriftlich gekündigt, so verlängert er sich um 2 Jahre, zu den zum Zeitpunkt des jeweiligen Vertragsablaufs geltenden Bestimmungen. (insgesamt maximal 4 Jahre). Ein Anspruch des Auftragnehmers auf die Verlängerung des Vertrages besteht nicht. Nähere Informationen siehe Aufforderung zur Leistungsbeschreibung sowie Aufforderung zru Angebotsabgabe.
5.1.2.
Place of performance
Town: Wiesbaden
Postcode: 65185
Country subdivision (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Country: Germany
Additional information: Die Leistungen sind vorwiegend zu erbringen im: • RheinMain CongressCenter (RMCC), Friedrich-Ebert-Allee 1, 65185 Wiesbaden. In folgenden Veranstaltungsstätten sind optional ebenfalls Leistungen zu erbringen: • Kurhaus Wiesbaden, Kurhausplatz 1, 65189 Wiesbaden • Jagdschloss Platte, Auf der Platte / An der B417, 65195 Wiesbaden • Werbeflächen im Stadtgebiet Wiesbaden
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot i.S.v. § 127 Abs. 1 GWB gemäß § 58 VgV unter Berücksichtigung folgender Wertungskriterien in folgender Gewichtung ermittelt: Gewichtung 1. Angebotener Gesamtpreis: 45 % 2. Angebotene Rabattierung: 10 % 3. Nacht- und Wochenendzuschlag: 5 % 4. Verspätungszuschläge: 10 % 5. Stornierungsbedingungen: 5 % 6. Konzeption/Herangehensweise (Fragenkatalog): 25 % Die eingereichten Angebote werden nach Maßgabe der angegebenen prozentualen Gewichtung zunächst für jedes Einzelkriterium und dann insgesamt bewertet. Bewertung Zuschlagskriterium Angebotener Gesamtpreis: Bewertet wird der vom Bieter angebotene Gesamtpreis pro Jahr (netto), der sich aus der Summe der Preisbestandteile zusammensetzt, die sich aus dem den Angebotsunterlagen beigefügten Preisblatt ergeben. Das günstigste Angebot (Gesamtpreis) nach Maßgabe des im Preisblatt enthaltenen Formblattes "Deckblatt Einzelpreise" erhält 100 Punkte. Angebote, die 100% über dem günstigsten Angebot liegen, erhalten 0 Punkte; Zwischenwerte werden linear interpoliert. Weitere Informationen entnehmen Sie der Anlage "Zuschlagskriterien". Bewertung Zuschlagskriterium Angebotene Rabattierung: Vor dem Hintergrund, dass in jedem der im Preisblatt anzugebenden Einheitspreise die Kosten für Material, Produktion, Maschinen, Personal, Lieferung, Anbringung, Entfernung und Entsorgung einzukalkulieren sind, diese jedoch bei Aufträgen eines gewissen Umfangs nicht für jede Einzelleistung anfallen, hat der Bieter mit dem Angebot seine Rabattbedingungen auf Basis des im Angebotsschreiben enthaltenen Formblattes vorzulegen. Dazu hat der Bieter im Einzelnen anzugeben, welche Rabattierung er prozentual bezogen auf die jeweilige Rechnungssumme einer Veranstaltung gewährt, wenn die Rechnungssumme - den Betrag von EUR 2.500,00 erreicht - den Betrag von EUR 5.000,00 erreicht - den Betrag von EUR 10.000,00 erreicht - den Betrag von EUR 20.000,00 erreicht - den Betrag von EUR 50.000,00 erreicht Damit soll dem Bieter die Möglichkeit eingeräumt werden, die bei den vorgenannten Rechnungssummen zu erwartenden Synergieeffekte im Angebot abzubilden. Der Bieter hat hierfür das im Preisblatt enthaltene Abfrage auszufüllen. Bewertet wird der Mittelwert der angegebenen Prozentsätze. Das Angebot, das den höchsten Mittelwert, der für die angebotene Rabattierung angegebenen Prozentsätze ausweist, erhält 5 Punkte. Das Angebot, das den niedrigsten Mittelwert, der für die angebotene Rabattierung angegebenen Prozentsätze ausweist, erhält 0 Punkte Zwischenwerte werden linear interpoliert. Weitere Informationen entnehmen Sie der Anlage "Zuschlagskriterien". Bewertung Zuschlagskriterium Nacht- und Wochenendzuschlag: Der Bieter hat mit dem Angebot seine Bedingungen für einen etwaigen Nacht- und Wochenendzuschlag auf Basis der im Preisblatt enthaltenen Abfrage vorzulegen. Dazu hat der Bieter im Einzelnen anzugeben, welchen Zuschlag er für Leistungen, die an Wochenenden und in den Nachtstunden zwischen zwei Werktagen erbracht werden, prozentual bezogen auf die im Preisblatt für die jeweiligen Leistungen ausgewiesenen Einheitspreise in Rechnung stellt. Bewertet wird der angegebene Prozentsatz. Hinweis: - Der Wochenendzuschlag fällt im Zeitraum zwischen Samstag, 20:00 Uhr und dem darauffolgenden Montag, 06:00 Uhr an. - Der Nachtzuschlag fällt in der Zeit von 22:00 Uhr bis 06:00 Uhr zwischen zwei Werktagen an. - Eine doppelte Bezuschlagung aufgrund einer Kombination aus Wochenend- und Nachtzuschlag ist ausgeschlossen. Das Angebot, das den geringsten Prozentsatz für den Nacht- und Wochenendzuschlag ausweist, erhält 5 Punkte. Das Angebot, das den höchsten Prozentsatz für den Nacht- und Wochenendzuschlag ausweist, erhält 0 Punkte. Zwischenwerte werden linear interpoliert. Der Bieter hat mit dem Angebot seine Bedingungen für Verspätungszuschläge auf Basis des im Angebotsschreiben enthaltenen Formblattes vorzulegen. Dazu hat der Bieter im Einzelnen anzugeben, welche Verspätungszuschläge er prozentual bezogen auf die jeweilige Auftragssumme der zu spät beauftragten Leistungen einer Veranstaltung in Rechnung stellt, wenn die Leistungserbringung • weniger als 21 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus, • weniger als 14 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus oder • weniger als 7 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus von der Auftraggeberin bestellt werden oder die Druckdaten für die Produktion von der Auftraggeberin übermittelt werden. Bewertet wird der Mittelwert der angegebenen Prozentsätze. Hinweis: Die Regelung zu den Verspätungszuschlägen umfasst lediglich solche Fälle, in denen die verspätete Bestellung von der Auftraggeberin veranlasst wird. Im Falle der höheren Gewalt, Verzögerungen durch den Auftragnehmer sowie der keinerseits zu vertretenden Verspätung gelten die vertraglichen sowie - nachrangig - die allgemeinen gesetzlichen Regelungen. Das Angebot, das den geringsten Mittelwert der für die Verspätungszuschläge angegebenen Prozentsätze ausweist, erhält 5 Punkte. Das Angebot, das den höchsten Mittelwert der für die Verspätungszuschläge angegebenen Prozentsätze ausweist, erhält 0 Punkte. Zwischenwerte werden linear interpoliert. Bewertung Zuschlagskriterium Stornierungsbedingungen: Der Bieter hat mit dem Angebot seine Stornierungsbedingungen auf Basis des im Angebotsschreiben enthaltenen Formblattes vorzulegen. Dazu hat der Bieter im Einzelnen anzugeben, welche Stornierungskosten er prozentual bezogen auf die jeweilige Auftragssumme einer Veranstaltung in Rechnung stellt, wenn die Leistungserbringung • bis 21 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus, • bis 14 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus, • bis 7 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus oder • weniger als 7 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus von der Auftraggeberin abgesagt wird. Der Bieter hat hierfür das im Angebotsschreiben enthaltene Formblatt auszufüllen. Bewertet wird der Mittelwert der angegebenen Prozentsätze. Das Angebot, das den geringsten Mittelwert der für die Stornierungskosten angegebenen Prozentsätze ausweist, erhält 5 Punkte. Das Angebot, das den höchsten Mittelwert der für die Stornierungskosten angegebenen Prozentsätze ausweist, erhält 0 Punkte. Zwischenwerte werden linear interpoliert. Bewertung Zuschlagskriterium Konzeption/Herangehensweise (Fragenkatalog): Der Bieter muss mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt "Anlage_Fragenkatalog" vorlegen. Schriftliche Erläuterung der folgenden Aspekte unter Beachtung folgender Vorgaben: Für die schriftliche Erläuterung ist der bereitgestellte Fragenkatalog zu verwenden. Dieser liegt der Erläuterung zu den Zuschlagskriterien als Anlage bei. Allgemeine Auszüge aus Qualitätshandbüchern, Firmenprospekten und vergleichbaren Quellen werden nicht berücksichtigt und fließen nicht in die Bewertung ein. Auch Zusatzmaterialien zu den Konzeptfragen werden nicht bewertet. Der Bieter hat darzulegen, wie er beabsichtigt, - die Kommunikation mit der Auftraggeberin und den Endkunden in den einzelnen Vorbereitungsstadien zu gestalten und dabei insbesondere sicherzustellen, dass die Auftraggeberin über alle wesentlichen Abstimmungsprozesse zwischen dem Bieter und dem Endkunden stets in Kenntnis gesetzt wird; - sicherzustellen, dass die Kommunikation mit den Kunden und das Verfassen der Angebote auch in englischer Sprache auf qualitativ hohem Niveau und ohne zeitlichen Mehraufwand erfolgen können, sofern die Auftraggeberin dies fordert; - den Datenaustausch mit der Auftraggeberin zu gestalten und dabei auch die Datensicherheit zu gewährleisten; - seine Erreichbarkeit für die Auftraggeberin während der Rüst-, Aufbau- und Abbauzeiten durchgehend und im Übrigen an den Werktagen zu den gewöhnlichen Geschäftszeiten sicherzustellen; - die Organisation und die Ausführung der Aufbau- und Abbauarbeiten und der Beklebungen zu gestalten und dabei eine ordnungsgemäße Ausführung der Arbeiten auch außerhalb der gewöhnlichen Geschäftszeiten zu gewährleisten; - das Verfahren zum Umgang mit kurzfristigen Bestellungen und Umbestellungen (Massenmehrung und Wechsel der Art der Bestellung) zu gestalten. Jeder dieser Spiegelstriche stellt ein Unterkriterium dar. Alle Unterkriterien werden gleich gewichtet. Bitte beachten Sie, dass sämtliche hier getätigten Angaben als Bestandteil des Vertrags gelten. Das heißt, der Auftragnehmer ist verpflichtet, diese in der angebotenen Form und im Inhalt zu erbringen und nachzuweisen. Außerdem müssen die Zahlen wirtschaftlich und rechnerisch mit den in den Stundenverrechnungssätzen kalkulierten Positionen übereinstimmen. Im Rahmen der Prüfung und Wertung verpflichtet sich der Bieter, seine Angaben auf Verlangen der Vergabestelle durch entsprechende Nachweise nachzuweisen. Die Güte und Qualität der Konzeption/Herangehensweise wird mit folgenden Punktnoten bewertet, wobei die Auftraggeberin nach konkreter Sachlage auch halbe Punkte vergeben kann (z. B. 1,5 Punkte): 0 Punkte: aus Sicht des Auftraggeberin ungenügend, da die geforderte Darstellung fehlt oder für eine Wertung nicht verwertbar ist 1 Punkt: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen nicht ausreichend erfüllt 2 Punkte: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen ausreichend erfüllt 3 Punkte: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen befriedigend erfüllt 4 Punkte: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen gut erfüllt 5 Punkte: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen sehr gut erfüllt Für weitere Einzelheiten wird auf Formblatt Zuschlagskriterien verwiesen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice, Procurement Document
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Wir bitten Sie, uns vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren (2022-2025) unter Angabe des Leistungsgegenstandes, Auftragswertes, Erbringungszeitpunkt / - zeitraums und des öffentlichen oder privaten Auftraggebers mit Ansprechperson und Kontaktdaten zu nennen. Mindestkriterien: Es sind insgesamt mindestens zwei Referenzen der letzten 3 Jahre für vergleichbare Leistungen aus dem Bereich Werbeflächenbranding zu erbringen, welche einen Mindestumsatz von 30.000€ oder größer nachweisen. In Summe müssen zwei der folgenden drei Anforderungen erfüllt werden, jede Referenz muss jedoch mindestens eine Anforderung erfüllen. • Banner outdoor oder indoor mit mind. 15 qm bedruckter Fläche • Treppenstufenbeklebung mit mind. 15 Stufen • Glasflächenbeklebung mit mind. 40 qm
Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Erklärung über das in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigte Personal des Bieters. Mindestkriterium: Es sind in den letzten 3 Jahren stetig mindestens 10 Personen in der Produktion/Montage sowie 2 Personen im Bereich Layout beschäftigt gewesen.
Criterion: Subcontracting proportion
Description of selection criterion: Eigenerklärung, welche Teile des Auftrages der Bewerber unter Umständen als Unterauftrag zu vergeben beabsichtigt
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Nachweis einer bestehenden Haftpflichtversicherung des Einzelbieters / aller Mitglieder einer Bietergemeinschaft mit folgenden Deckungssummen nachzuweisen: für Personen- und Sachschäden 5.000.000 €, für Vermögensschäden 250.000 €, für das Abhandenkommen der den Versicherungsnehmer oder seiner Angestellten zur Leistungsdurchführung überlassenen Schlüssel bis zu 250.000 €. Der Nachweis wird durch eine Bestätigung des Versicherers über das Bestehen der Versicherung mit den genannten Deckungssummen bereitgestellt. Ist das nicht der Fall, hat der Bieter den Nachweis durch eine Bestätigung des Versicherers über die Bereitschaft, im Auftragsfall eine Versicherung mit den genannten Deckungssummen bereitzustellen, zu erbringen.
Criterion: Specific average yearly turnover
Description of selection criterion: Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Mindestkriterium: Der durchschnittliche Umsatz der letzten 3 Jahre muss mindestens 500.000 €, netto betragen.
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eine Eintragung im Berufsregister, nicht älter als 01.01.2026 oder einer Erklärung, dass das Unternehmen zu keiner Eintragung in das genannte Register verpflichtet ist.
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Aktueller Nachweis der Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister; nicht älter als 01.01.2026.
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Quality
Name: Konzeption/Herangehensweise (Fragenkatalog)
Description: siehe dazu Formblatt Eignung_Zuschlagskriterien
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 25
Criterion:
Type: Cost
Name: Angebotener Gesamtpreis
Description: siehe dazu Formblatt Eignung_Zuschlagskriterien
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 45
Criterion:
Type: Cost
Name: Angebotene Rabattierung
Description: siehe dazu Formblatt Eignung_Zuschlagskriterien
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 10
Criterion:
Type: Cost
Name: Nacht- und Wochenendzuschlag
Description: siehe dazu Formblatt Eignung_Zuschlagskriterien
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 5
Criterion:
Type: Cost
Name: Verspätungszuschläge
Description: siehe dazu Formblatt Eignung_Zuschlagskriterien
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 10
Criterion:
Type: Cost
Name: Stornierungsbedingungen
Description: siehe dazu Formblatt Eignung_Zuschlagskriterien
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 5
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Allowed
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 02/11/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 2 Months
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Nachforderungsbedingungen gem. § 56 VgV. Der Auftraggeber ist entsprechend § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV verpflichtet, Bieter, die die nachgeforderten Erklärungen und/oder Nachweise nicht vollständig innerhalb der festgelegten Frist vorgelegt haben, vom weiteren Verfahren auszuschließen.
Information about public opening:
Place: Digital über die eHAD --- WiBau Gesellschaft mbH Konrad-Adenauer-Ring 11 65187 Wiesbaden
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: siehe Vergabeunterlagen
Electronic invoicing: Not allowed
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Information about review deadlines: Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Wiesbaden Congress & Marketing GmbH