705788-2026 - Competition
Germany – Scanning services – Aktendigitalisierung Baurechtsamt
OJ S 198/2026 13/10/2026
Contract or concession notice – standard regime
Services
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Stadt Pforzheim - Zentrale Vergabestelle
Email: Zentrale.Vergabestelle@pforzheim.de
Legal type of the buyer: Local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Aktendigitalisierung Baurechtsamt
Description: Aktendigitalisierung Baurechtsamt
Procedure identifier: 7331e581-b740-4780-8736-34e24415ca1d
Internal identifier: DigIT 2026.11
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79999100 Scanning services
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Baurechtsamt  
Town: Pforzheim
Postcode: 75175
Country subdivision (NUTS): Pforzheim, Stadtkreis (DE129)
Country: Germany
2.1.3.
Value
Maximum value of the framework agreement: 600 000,00 EUR
2.1.4.
General information
Additional information: - Seit 18.10.2018 sind öffentliche Auftraggeber grundsätzlich verpflichtet, alle EU-weiten Vergaben elektronisch zu veröffentlichen, die Vergabeunterlagen unentgeltlich und uneingeschränkt anhand elektronischer Mittel zur Verfügung zu stellen sowie die Kommunikation mit Bietern und Lieferanten elektronisch zu führen. Unternehmen haben ab diesem Zeitpunkt nach § 53 (1) VgV ihre Angebote mithilfe elektronischer Mittel zu übermitteln. Die Stadt Pforzheim stellt daher ihre Ausschreibungen über die Vergabeplattform www.vergabe24.de des Staatsanzeigers Baden-Württemberg zur Verfügung. Was bedeutet das für Unternehmen, wenn sie an Ausschreibungen der Stadt Pforzheim teilnehmen wollen? • Download der Vergabeunterlagen über die angegebene URL oder das Kiosk-System • Download der Software "Bietercockpit" für die Angebotserstellung • Registrierung auf der Vergabeplattform, dadurch • automatische Benachrichtigung bei Änderungen der Vergabeunterlagen • verschlüsselte elektronische Kommunikation mit der Stadt Pforzheim • verschlüsselte elektronische Angebotsabgabe • Telefonischer Support bei Ausschreibungen durch den Staatsanzeiger Baden-Württemberg • Elektronische Sicherstellung, dass Angebote nicht vor Ablauf der Abgabefrist eingesehen werden können. Alle o.g. Leistungen und Funktionen werden Ihnen kostenfrei zur Verfügung gestellt. - Zu Ziffer I.3) "Kommunikation": Die Abwicklung des Vergabeverfahrens erfolgt über die elektronische Vergabeplattform Vergabe 24 des Staatsanzeigers Baden-Württemberg. Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich elektronisch über den entsprechenden Zugang auf der vorgenannten Plattform zur Verfügung. Ein postalischer Versand der Vergabeunterlagen in Papierform erfolgt nicht. - Zu Ziffer I.3) "Kommunikation; weitere Auskünfte erteilt": Anfragen von Bewerbern oder Bietern im Rahmen dieses Vergabeverfahrens sind bis zum20.112026, 24.00 Uhr ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform Vergabe24 des Staatsanzeigers Baden-Württemberg an die ausschreibende Stelle zu richten. Hierzu ist eine (kostenlose) Registrierung unter dem entsprechenden Zugang auf der vorgenannten Plattform erforderlich. Spätere Fragen sind nicht ausgeschlossen, Bieter haben jedoch keinen Anspruch darauf, dass solche Fragen noch vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet werden. Auskünfte im Zuge des Vergabeverfahrens werden von der ausschreibenden Stelle ebenfalls ausschließlich schriftlich über die elektronische Vergabeplattform Vergabe24 des Staatsanzeigers Baden- Württemberg erteilt. Mündliche Auskünfte und Erklärungen haben keine Gültigkeit. Verbindlicher Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen werden nur die schriftlich übermittelten Antworten
Legal basis: 
Directive 2014/24/EU
vgv -
Applicable cross-border law: Richtlinie 2014/24/EU, VGV, GWB
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice, Procurement Document
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: ---
Corruption: ---
Participation in a criminal organisation: ---
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: ---
Breaching of obligations in the fields of environmental law: ---
Money laundering or terrorist financing: ---
Fraud: ---
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: ---
Insolvency: ---
Breaching of obligations in the fields of labour law: ---
Assets being administered by liquidator: ---
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: ---
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: ---
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: ---
Grave professional misconduct: ---
Early termination, damages, or other comparable sanctions: ---
Breaching of obligations in the fields of social law: ---
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: ---
Business activities are suspended: ---
Breaching obligation relating to payment of taxes: ---
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: ---
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Title: Aktendigitalisierung Baurechtsamt
Description: Rahmenvereinbarung mit einem Vertragspartner über den konitnuierlichen Abruf für die Digitalisierung von Bauakten des Baurechtsamts der Stadt Pforzheim (01.02.2027 bis 31.01.2029 optional bis 31.01.2030
Internal identifier: LOT-0000
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79999100 Scanning services
Options: 
Description of the options: optionale Vertragsverlängerung um ein Jahr bis max. 31.02.2030
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Baurechtsamt  
Town: Pforzheim
Postcode: 75175
Country subdivision (NUTS): Pforzheim, Stadtkreis (DE129)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/02/2027
Duration end date: 31/01/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Es finden verpflichtende Besichtigungstermine statt (Terminvorschläge sind in der Leistungsbeschreibung genannt. Jeder Termin kann nur einmal vergeben werden, ggfs.müssen von der Vergabestelle vorgeschlagene Ersatztermine akzeptiert werden). Die Anmeldung für einen Besichtigungstermin kann bis 11.11.12026 ausschließlich elektronsich über die Nachrichtenfunktion des Ausschreibungsdienstes von Vergabe24 erfolgen. Eine vergaberechtliche Anforderung des Ausschreibungsunterlagen ist bis 11.11.2026 möglich. Ein späteres Anfordern der Unterlagen über die Vergabeplattform lässt sich nicht verhindern, bedingt aber keiinen Anspruch mehr auf einen Besichtigungstermin. Bierferfagen können bis 20.11.2026 ausschließlich elektronsich über die Nachrichtenfunktion des Ausschreibungsdienstes von Vergabe24 erfolgen.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice, Procurement Document
Criterion: Samples, descriptions, or photographs without certification of authenticity
Description of selection criterion: Zusammen mit dem Angebot legt der Bieter ein Musterbeispiel einer gescannten Akte vor. Die zu scannenden Musterakten werden bei der Besichtigung ausgegeben

Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Der Bieter benennt der Stadt Pforzheim mit Abgabe des Angebots mindestens drei Referenzen öffentlicher Auftraggeber (aus den letzten 3 Jahren) und deren Ansprechpartner, bei denen bereits ein vergleichbarer Auftrag durchgeführt wurde. Als vergleichbar gelten Digitalisierungsprojekte öffentlicher Auftraggeber mit personenbezogenen oder besonders schützenswerten Daten nach Art. 9 DSGVO und einem Umfang von mindestens 250 lfm Aktenbstand oder mindestens 1 Million gescannten Seiten

Criterion: References on specified works
Description of selection criterion: Der Bieter benennt der Stadt Pforzheim mit Abgabe des Angebots mindestens drei Referenzen öffentlicher Auftraggeber (aus den letzten 3 Jahren) und deren Ansprechpartner, bei denen bereits ein vergleichbarer Auftrag durchgeführt wurde. Als vergleichbar gelten Digitalisierungsprojekte öffentlicher Auftraggeber mit personenbezogenen oder besonders schützenswerten Daten nach Art. 9 DSGVO und einem Umfang von mindestens 250 lfm Aktenbstand oder mindestens 1 Million gescannten Seiten

Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Nachweis Berufshaftpflichtversicherung, Eigenerklärung zur Tariftreue

Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Angaben gem. der Anforderungen aus dem Vordruck der Eigenerklärung zur Eignung

Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Nachweis Berufshaftpflichtversicherung, Eigenerklärung zur Tariftreue

Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Angaben gem. der Anforderungen aus dem Vordruck der Eigenerklärung zur Eignung

Criterion: Average yearly turnover
Description of selection criterion: die Angaben sind anhand des Vordrucks der Eigerklärung zur Eignung abzugeben

Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: die Angaben sind anhand des Vordrucks der Eingerklärung zur Eignung abzugeben

Criterion: Specific yearly turnover
Description of selection criterion: die Angaben sind anhand des Vordrucks der Eingerklärung zur Eignung abzugeben

Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Vorlage eines aktuellen Berufs- oder Handelsregisterauszugs nach Maßgabe der Rechtsvorschriftendes Landes der Europäischen Union oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem der Bieter ansässig ist, oder ein gleichwertiger Nachweis zum Gewerbebetrieb, sofern dieser nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist. Der Berufs- oder Handelsregisterauszug ist dann aktuell, wenn dieser - unabhängig vom Datum der Erstellung - die tatsächlichen Gegebenheiten zum Zeitpunkt der geforderten Fristzur Abgabe der Bewerbung mit dem Angebot wiedergibt. Wird einer der geforderten Nachweise (bzw. Bescheinigungen) in dem betreffenden Herkunftsland nicht ausgestellt, so kann dieser durch eine eidesstattliche Erklärung ersetzt werden, die das Unternehmen vor einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder jeder anderen befugten Behörde des betreffenden Herkunftslandes abgibt. In den Staaten, in denen es einen derartigen Eid nicht gibt, kann dieser durch eine feierliche Erklärung ersetzt werden. Die zuständige Behörde oder der Notar hat eine Bescheinigung über die Echtheit der eidesstattlichen oder der feierlichen Erklärung auszustellen. Nachweise oder Bescheinigungen in einer anderen als der deutschen Sprache sind in einer beglaubigtenÜbersetzung vorzulegen. Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §123 und § 124 GWB

Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: - Aktueller Handelsregister- oder Firmenregisterauszug in Kopie, für Bieter außerhalb Deutschlands ersatzweise die Nachweise gem. § 44 Abs. 1 VgV (nicht älter als 6 Monate) - sofern dieser nicht über eine kostenfreie Datenbank von der Vergabestelle abrufbar ist.
5.1.10.
Award criteria
Criterion: 
Type: Quality
Name: Qualität
Description: Probedigitalisat (siehe Angaben Anlage 2)
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 60
Criterion: 
Type: Price
Name: Preis
Description: Angebotspreis gem. Preisblatt
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 40
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Address of the procurement documents: https://www.vergabe24.de/vergabeunterlagen/54321-Tender-1a12ef17815-345876c547b3c42d
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Allowed
Address for submission: https://www.vergabe24.de
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Allowed
Deadline for receipt of tenders: 26/11/2026 11:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 35 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: -
Information about public opening: 
Opening date: 26/11/2026 11:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Place: Pforzheim
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: in Abstimmung mit dem Amt für Digitalisierung und IT und dem Baurechtsamt
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
Framework agreement, without reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Information about review deadlines: In diesem Zusammenhang wird auf die §§ 135 und 160 Abs. 3 GWB hingewiesen, die nachfolgend in ihrem Wortlaut aufgeführt sind: § 160 Abs. 3, Antrag (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. § 135 Unwirksamkeit (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Stadt Pforzheim - Zentrale Vergabestelle
Organisation providing more information on the review procedures: Stadt Pforzheim, Personal- und Hauptamt - Zentrale Vergabestelle
Organisation receiving requests to participate: Stadt Pforzheim - Zentrale Vergabestelle
8. Organisations
8.1.
ORG-7001
Official name: Stadt Pforzheim - Zentrale Vergabestelle
Registration number: 08231000-A8587-36
Postal address: Neues Rathaus, Marktplatz 1
Town: Pforzheim
Postcode: 75175
Country subdivision (NUTS): Pforzheim, Stadtkreis (DE129)
Country: Germany
Contact point: Personal- und Hauptamt - Zentrale Vergabestelle
Email: Zentrale.Vergabestelle@pforzheim.de
Telephone: +49 7231390
Internet address: https://www.pforzheim.de
Buyer profile: https://www.Vergabe24.de
Roles of this organisation: 
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-7004
Official name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Registration number: T:07219268730
Postal address: Kapellenstraße 17
Town: Karlsruhe
Postcode: 76131
Country subdivision (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Country: Germany
Email: vergabekammer@rpk.bwl.de
Telephone: +49 721926-8730
Fax: +497219263985
Internet address: https://rp.baden-wuerttemberg.de/rpk/Abt1/Ref15/
Roles of this organisation: 
Review organisation
8.1.
ORG-7005
Official name: Stadt Pforzheim, Personal- und Hauptamt - Zentrale Vergabestelle
Registration number: T:07231390
Postal address: Marktplatz 1
Town: Pforzheim
Postcode: 75175
Country subdivision (NUTS): Pforzheim, Stadtkreis (DE129)
Country: Germany
Email: Zentrale.Vergabestelle@pforzheim.de
Internet address: https://www.vergabe24.de
Roles of this organisation: 
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-7006
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Email: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation: 
TED eSender
Notice information
Notice identifier/version: 59eb16e8-2b6f-4a72-a5dc-29d714b34942  -  01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 12/10/2026 13:32:42 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 705788-2026
OJ S issue number: 198/2026
Publication date: 13/10/2026