1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a regional authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Einführung von Ki in der Eingangsverarbeitung
Description: Gegenstand des Verfahrens: Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio beschafft einen KI-basierten Service zur automatisierten Verarbeitung eingehender schriftlicher Sendungen (Papier/Scan, E-Mail, Fax), der als Managed Service (IaaS, PaaS, SaaS) auf einer souveränen Cloud betrieben werden soll. Der KI-Service klassifiziert die Sendungen nach der Dokumentart-Systematik des Beitragsservice (DAK/SDAK), erkennt das fachliche Anliegen und extrahiert die für die Weiterverarbeitung erforderlichen Fachdaten. Die Ergebnisse werden jeweils mit einem Confidence-Score als strukturierte JSON-Objekte an den bestehenden Verarbeitungsprozess zurückgegeben. Der KI-Service wird nicht als Ersatz, sondern als Bypass zur bestehenden Eingangsverarbeitung eingeführt. Die Aussteuerung der Sendungen erfolgt über vom Beitragsservice bereitgestellte intelligente Weichen; die Kernsysteme bleiben unverändert. Nicht Gegenstand der Ausschreibung sind das Scannen bzw. die Digitalisierung der Sendungen, die Ein- und Ausgangsschnittstellen der Gesamt-Eingangsverarbeitung sowie die intelligenten Weichen selbst. Der Leistungsgegenstand gliedert sich in drei Bausteine: Baustein 1 - Cloud-Infrastruktur: Bereitstellung einer souveränen, hochverfügbaren und skalierbaren Cloud-Umgebung als IaaS einschließlich bedarfsgerecht skalierbarer CPU-, GPU-, Speicher- und Netzwerkressourcen für KI-Workloads. Es ist beabsichtigt, einen Vertrag über die Bausteine 1 und 2 mit einer 4-jährigen Festlaufzeit abzuschließen. Baustein 2 - Managed Service: Betrieb der KI-Plattform als PaaS und SaaS, insbesondere Monitoring, Logging, Incident- und Problem-Management, Patch- und Release-Management, Backup und Recovery, Kapazitätsmanagement sowie Bereitstellung und Betrieb eines standardisierten KI-Serving-Stacks (u. a. Container-Orchestrierung, Inferenz). Der Beitragsservice behält die Hoheit über Fachlogik, Agenten sowie Auswahl und Wechsel der KI-Modelle. Es ist beabsichtigt, einen Vertrag über die Bausteine 1 und 2 mit einer 4-jährigen Festlaufzeit abzuschließen. Baustein 3 - Entwicklung einer individuellen Input-Management-Lösung ("KI-Service"): Konzeption, Entwicklung, Integration und Produktivsetzung einer individuellen Lösung auf Basis der bereitgestellten Plattform, einschließlich Einrichtung von Klassifikation und Extraktion je Sachverhalt, Nachweis der vereinbarten Erkennungsqualität, Schulung, Dokumentation und Unterstützung der Abnahme. Der KI-Service inkl. sämtlicher Arbeitsergebnisse (u. a. Quellcode, Konfigurationen, Prompt-Artefakte, Datenmodelle, Schnittstellenbeschreibungen, Tests, Dokumentation) geht mit zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränkten Nutzungsrechten auf den Beitragsservice über. Dem Beitragsservice ist zudem das Recht einzuräumen, den KI-Service uneingeschränkt zu nutzen, zu betreiben, zu verändern und weiterzuentwickeln sowie durch Dritte betreiben oder weiterentwickeln lassen können. Es darf keine Abhängigkeit vom ursprünglichen Auftragnehmer entstehen und ein Anbieterwechsel muss grundsätzlich möglich sein. Die Lösung ist vorrangig auf Basis von Open-Source-Komponenten mit permissiven Lizenzen zu realisieren. Ergänzend ist ein Dienstleistungskontingent für weitere Sachverhalte vergleichbarer Komplexität und für Optimierungen nach der Produktivnahme bzw. Abnahme vorzusehen. Fachlicher Umfang und Mengengerüst: Schwerpunkt sind rund 1,8 Mio. formlose Schreiben pro Jahr, die bislang weder automatisch klassifiziert noch inhaltlich ausgewertet werden. Hinzu kommen rund 4,7 Mio. formgebundene Schreiben aus fünf Sachverhalten: Befreiungen, Abmeldungen, Drittschuldnererklärungen, Klärungsverfahren aufgrund Sterbefall sowie Bank- und Adressänderungen. Für die Dimensionierung ist von mindestens 6,5 Mio. Sendungen pro Jahr auszugehen (ca. 25.000 Sendungen je Arbeitstag, Spitzenwert ca. 26.700). Der Handschriftanteil liegt bei ca. 20 %. Teilweise sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsangaben) zu verarbeiten. Wesentliche funktionale Anforderungen sind insbesondere: - KI-gestützte Texterkennung (OCR) über den gesamten Dokumentinhalt einschließlich mehrseitiger Dokumente und Anlagen; - inhaltsbasierte Klassifikation und Anliegenerkennung mittels Textverständnis statt Formularankern, einschließlich Erkennung mehrerer Anliegen je Sendung und Trennung mehrerer Dokumente; - Extraktion der Identifikationsfelder (u. a. Beitragsnummer, Name, Anschrift) und der je Sachverhalt benötigten Fachdaten, auch aus beigefügten Nachweisen; - Erkennung handschriftlicher Inhalte einschließlich freier Randnotizen, Ankreuzfelder und Prüfung auf Vorhandensein von Unterschriften; - Confidence-Scores je Ergebnis und Feld; keine Übernahme nicht belegbarer Inhalte; Schutz vor Prompt Injection; - integrierter Human-in-the-Loop-Pfad mit konfigurierbaren Aussteuerungsregeln und einer barrierefreien (BITV 2.0), deutschsprachigen, vollständig tastaturbedienbaren Nachbearbeitungsoberfläche; - Aufnahme weiterer Dokumentklassen ohne Neuaufsatz des Systems durch den Beitragsservice selbst; kein Training von Modellgewichten mit personenbezogenen Daten der Beitragszahlenden; - modellagnostische Architektur (vorzugsweise Open-Weight-Modelle), REST-Schnittstellen, Container-/Microservice-Architektur, UTF-8, Reporting (u. a. Precision/Recall/F1 je Dokumentklasse) und Anbindung an die Monitoring-Werkzeuge des Beitragsservice. Die Beschreibung der ausgeschriebenen Leistungen wird unter Ziffer 5.1. dieser Bekanntmachung fortgesetzt.
Procedure identifier: bb391290-ea3e-4f6e-bdc4-5476ab1931e2
Internal identifier: BW 04/26
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 72200000 Software programming and consultancy services, 72230000 Custom software development services, 72250000 System and support services, 72260000 Software-related services, 72400000 Internet services
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Freimersdorfer Weg 6
Town: Köln
Postcode: 50829
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
Additional information: Es besteht die Möglichkeit eines Standortwechsels des Beitragsservice während der Vertragslaufzeit. Der jeweilige Standort des Beitragsservice gilt als Erfüllungsort.
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXS0YMWDY6381AAF# Information zum Erhalt weiterführender Unterlagen im Verhandlungsverfahren: Gemäß § 41 Abs. 3 VgV ist der Beitragsservice vorliegend aufgrund der Schutzwürdigkeit der vertraulichen Informationen nicht verpflichtet, die weiterführenden Unterlagen (bspw. Vergabeunterlagen und Aufforderungen zur Angebotsabgabe) uneingeschränkt und vollständig für einen direkten Zugriff im Sinne des § 41 Abs. 1 VgV zu veröffentlichen. Um die erforderliche Geheimhaltung der vertraulichen Informationen zu gewährleisten, werden die weiterführenden Unterlagen daher nur an die ausgewählten Bieter für die nachfolgende Angebots- und Verhandlungsphase herausgegeben. Zwingende Voraussetzung für die Bereitstellung der Vergabeunterlagen ist die Abgabe der in Anlage A10 "Geheimhaltungsverpflichtung" enthaltenen Geheimhaltungserklärung mit dem Teilnahmeantrag.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: vgl. Anlage A6
Participation in a criminal organisation: vgl. Anlage A6
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: vgl. Anlage A6
Money laundering or terrorist financing: vgl. Anlage A6
Fraud: vgl. Anlage A6
Corruption: vgl. Anlage A6
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: vgl. Anlage A6
Breaching obligation relating to payment of taxes: vgl. Anlage A6
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: vgl. Anlage A6
Breaching of obligations in the fields of environmental law: vgl. Anlage A6
Breaching of obligations in the fields of social law: vgl. Anlage A6
Breaching of obligations in the fields of labour law: vgl. Anlage A6
Insolvency: vgl. Anlage A6
Assets being administered by liquidator: vgl. Anlage A6
Business activities are suspended: vgl. Anlage A6
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: vgl. Anlage A6
Grave professional misconduct: vgl. Anlage A6
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: vgl. Anlage A6
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: vgl. Anlage A6
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: vgl. Anlage A6
Early termination, damages, or other comparable sanctions: vgl. Anlage A6
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: vgl. Anlage A6
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Einführung von Ki in der Eingangsverarbeitung
Description: Fortsetzung der Beschreibung der ausgeschriebenen Leistungen aus Ziffer 2.1. dieser Bekanntmachung. Betrieb, Datensouveränität und Sicherheit: Die Lösung ist in einer souveränen Cloud-Umgebung zu betreiben. Speicherung und Verarbeitung sämtlicher Daten haben ausschließlich in Rechenzentren innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) zu erfolgen. Ausgeschlossen sind jede Datenweiterleitung in Drittstaaten sowie jeder Zugriff aus Drittstaaten, auch im Rahmen von Support und Administration, und jeder Zugriff auf Grundlage außereuropäischer Rechtsvorschriften mit extraterritorialer Wirkung (insbesondere US CLOUD Act); maßgeblich ist auch die gesellschaftsrechtliche Verflechtung des Bieters/Auftragnehmers. Die Daten sind mit kundenverwalteten Schlüsseln (HSM) zu verschlüsseln, ohne Zugriff des Cloud-Anbieters auf die Schlüssel. Ein persistenter oder administrativer Zugriff von Personal des Auftragnehmers auf Klartextdaten ist ausgeschlossen. Die Daten dürfen nicht für Training, Modellverbesserung oder Telemetrie genutzt werden. Alle an der Leistung beteiligten Stellen sind offenzulegen. Gefordert sind u. a. ein BSI-C5-Testat für den Cloud-Dienst sowie eine ISO/IEC-27001-Zertifizierung des Rechenzentrumsbetreibers und aller datenverarbeitenden Unterauftragnehmer, die Einhaltung von DSGVO und KI-Verordnung, die Erstellung eines leistungsbezogenen Datenschutz- und Sicherheitskonzepts während der Projektphase, Prüfungsrechte des Beitragsservice sowie Vorkehrungen für einen geordneten Ausstieg und für den Ausfall des Auftragnehmers. Service Level sind u.a.: Servicezeit Montag bis Freitag 06:00-19:00 Uhr, Verfügbarkeit ? 99,5 % im Monatsmittel, Wiederherstellung bei Störungen der Priorität 1 innerhalb von 8 Stunden, deutschsprachiger Support ausschließlich aus dem EWR, 24/7-Monitoring sowie monatliche Service- und Qualitätsberichte. Zeitrahmen: Vorgesehen sind die Zuschlagserteilung Anfang 2027, die Produktivsetzung des ersten Sachverhalts spätestens Anfang 2028 und die Abbildung aller Sachverhalte über den KI-Service bis Ende 2028. Weitere Ausbaustufen bis 2030 sind nicht Gegenstand dieses Verfahrens. Weitere Einzelheiten können der Teilnahmebroschüre sowie im weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens den Vergabeunterlagen entnommen werden.
Internal identifier: BW 04/26
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 72200000 Software programming and consultancy services, 72230000 Custom software development services, 72250000 System and support services, 72260000 Software-related services, 72400000 Internet services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Freimersdorfer Weg 6
Town: Köln
Postcode: 50829
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
Additional information: Es besteht die Möglichkeit eines Standortwechsels des Beitragsservice während der Vertragslaufzeit. Der jeweilige Standort des Beitragsservice gilt als Erfüllungsort.
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 48 Months
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:other-sme# Einlegung von Rechtsbehelfen: Die Vergabestelle weist darauf hin, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig ist, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegen-über der Vergabestelle nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt; 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber der Vergabestelle gerügt werden; 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber der Vergabestelle gerügt werden; 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Weitere Einzelheiten hierzu können dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), insbesondere §§ 160 ff. GWB, entnommen werden.Das GWB kann unter www.gesetze-im-internet.de eingesehen werden.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Subcontracting proportion
Description of selection criterion: Anlage A4 (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Criterion: Subcontracting proportion
Description of selection criterion: Anlage A5 (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Anlage A6 (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Anlage A6 - Anhang (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Anlage A7 (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Criterion: Security of information
Description of selection criterion: Anlage A8 (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Anlage A9 (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Anlage A6 - Allgemeine Eigenerklärungen (§§ 123, 124 GWB) - Zum Nachweis der Befähigung zur Berufsausübung erklärt der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft/der Unterauftragnehmer/der Eignungsverleiher, a) dass eine Person, deren Verhalten nach § 123 Absatz 3 GWB mir/unserem Unternehmen zuzurechnen ist, oder ich/wir als Unternehmen nicht wegen einer der in § 123 Abs. 1 GWB aufgezählten bzw. diesen gemäß § 123 Abs. 2 GWB gleichgestellten Straftatbeständen rechtskräftig verurteilt wurde(n) oder gegen mich/uns als Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist; b) dass ich/wir als Unternehmen unseren Verpflichtungen zur ordnungs- und fristgemäßen Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Staats, in dem wir ansässig sind, regelmäßig nachgekommen bin/sind und diesbezüglich keine rechtskräftige Gerichts- oder bestandkräftige Verwaltungsentscheidung vor-liegt bzw. meinen/unseren Verpflichtungen dadurch nachgekommen bin/sind, dass ich mich/wir uns zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung einschließlich Zinsen, Säumnis- und Strafzuschlägen verpflichten habe(n) und zukünftig ordnungsgemäß nachkommen werde(n) und zum Zeitpunkt der Abgabe dieser Eigenerklärung keine fälligen Rückstände bestehen; c) dass ich/wir als Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen habe(n); d) dass ich/wir als Unternehmen nicht zahlungsunfähig bin/sind, über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens nicht mangels Masse abgelehnt worden ist und sich das Unternehmen nicht im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat; (Sofern ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren über das Vermögen des Unternehmens eröffnet wurde oder die Eröffnung eines solchen Verfahrens beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist, erkläre(n) ich/wir, dass ich/wir zusätzlich aktuelle Nachweise beigefügt habe(n), die meine/unsere wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit belegen.) e) dass ich/wir als Unternehmen bzw. eine Person, deren Verhalten mir/dem Unternehmen zuzurechnen ist, im Rahmen der beruflichen Tätigkeit keine schwere Verfehlung begangen habe(n) bzw. hat, durch die die Integrität des Unternehmens in Frage gestellt wird; f) dass ich/wir als Unternehmen keine Vereinbarungen mit anderen Unternehmen getroffen habe(n), die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken; g) dass keine Umstände vorliegen, die einen Interessenskonflikt bei der Durchführung des Vergabeverfahrens begründen könnten, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit des öffentlichen Auftraggebers bzw. für den öffentlichen Auftraggeber tätige Personen zu beeinträchtigen vermag; h) dass trotz einer etwaigen Einbeziehung unseres Unternehmens bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens keine Wettbewerbsverzerrung eingetreten ist; i) dass ich/wir als Unternehmen bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrages die wesentlichen Anforderungen des öffentlichen Auftrages stets ordnungsgemäß und fristgerecht erbracht habe(n); j) dass ich/wir im vorliegenden Vergabeverfahren keine unzutreffenden Erklärungen auch in Bezug auf Ausschlussgründe und Eignungsanforderungen abgegeben habe(n) und in der Lage bin/sind, die geforderten Nachweise - soweit erforderlich - zu übermitteln; k) dass ich/wir als Unternehmen - nicht versucht habe(n), die Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers in unzulässiger Weise zu beeinflussen, - nicht versucht habe(n), vertrauliche Informationen zu erhalten, durch die ich/wir unzulässige Vorteile beim Vergabeverfahren erlangen könnte(n), - nicht fahrlässig oder vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt haben, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich beeinflussen könnten oder versucht habe(n), solche Informationen zu übermitteln. l) dass ich/wir als Unternehmen insbesondere unsere Verpflichtungen zur Zahlung des Mindestlohns nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) und zur Gewährung von Arbeitsbedingungen nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) erfülle(n) und nicht gegen das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) verstoße(n) oder verstoßen habe(n) und die Voraussetzungen von § 19 MiLoG, § 21 AEntG bzw. § 21 SchwarzArbG nicht vorliegen, d.h. ich/unser Unternehmen nicht wegen eines Verstoßes nach § 21 MiLoG, § 23 AEntG bzw. § 8 ff. SchwarzArbG mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500 Euro belegt worden bin/ist; m) dass ich/wir als Unternehmen in das Berufs- oder Handelsregister eingetragen bin/sind, sofern dies gesetzlich in dem Staat, in dem ich/wir ansässig bin/sind, vorgeschrieben ist bzw. dass eine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach den jeweiligen für unser Unternehmen einschlägigen gesetzlichen Regelungen nicht vorgeschrieben ist; n) dass ich/unser Unternehmen nicht im Wettbewerbsregister bzw. Gewerbezentralregister eingetragen bin/ist und gegen mich/unser Unternehmen eine solche Eintragung auch nicht droht. o) dass ich/wir als Unternehmen bei der Ausführung aller öffentlichen Aufträge und des vorliegend ausgeschriebenen öffentlichen Auftrags die "Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren" vollumfänglich einhalten und damit alle Verbote und Sanktionen gegenüber Russland korrekt umsetze(n). Ich/Wir erkläre/n außerdem weiterhin, dass im Fall des Vorliegens von Ausschlussgründen nach §§ 123,124 GWB Selbstreinigungsmaßnahmen ergriffen wurden und erläutere/n diese.
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Anlage A7 - Eigenerklärung (§ 45 VgV) - Zum Nachweise der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit erklärt der Bewerber bzw. die Bewerber -/Bietergemeinschaft/der Eignungsverleiher (Anlage A7): Ich/Wir erkläre(n) hiermit, - dass der durchschnittliche jährliche Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mindestens 3 Mio. EUR betrug und - dass der auf vergleichbare IT-/KI-Dienstleistungen entfallende jährliche Um-satz mindestens 1 Mio. EUR. Auf Verlangen der Vergabestelle wird ein entsprechender Nachweis vorgelegt. - dass ich/wir bzw. mein/unser Unternehmen über eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung verfügen bzw. im Fall der Zuschlagserteilung eine solche unverzüglich abschließen werden. Die Versicherung hat mindestens folgende Deckungssummen je Schadensereignis aufzuweisen: - von EUR 2.000.000,00 pauschal für Personen- und Sachschäden, - von EUR 3.000.000,00 für Vermögensschäden. Die Deckungssummen stehen jeweils 2-fach maximiert pro Versicherungsjahr zur Verfügung. Ich/Wir garantiere(n) bei Vorliegen einer Bietergemeinschaft bzw. im Fall der Eignungsleihe, dass die bestehende bzw. abzuschließende Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung im Zuschlagsfall auch das konkrete Auftragsverhältnis umfasst. Ich/Wir verpflichte(n) mich/uns, auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle, einen entsprechenden Nachweis durch Vorlage einer Kopie der Versicherungsurkunde zu erbringen.
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Anlage A8 - Besondere Eignungsanforderungen (§ 46 VgV) - Zum Nachweis seiner/ihrer technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit erklärt der Bewerber bzw. die Bewerber-/Bietergemeinschaft/der Unterauftragnehmer als Eignungsverleiher (Anlage A8), a) dass ich/wir im Fall der Zuschlagserteilung bei der Leistungserbringung die jeweils geltenden gesetzlichen Datenschutzregelungen (insbesondere zur Auftragsdatenverarbeitung nach EU-Datenschutzgrundverordnung) während der gesamten Vertragslaufzeit einhalten werde(n); b) dass ich/wir als Unternehmen im Fall der Zuschlagserteilung bei der Leistungserbringung alle relevanten Sicherheitserfordernisse angelehnt an die ISO 27001f. oder einen vergleichbaren nationalen Standard (bspw. IT-Grundschutz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik) des Mitgliedsstaats, in dem der Auftragnehmer seinen Sitz hat, während der gesamten Vertragslaufzeit einhalten werde(n);
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Anlage A9 - Referenzlisten - Darüber hinaus hat der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft/der Eignungsverleiher zum Nachweis seiner/ihrer technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit zusätzlich eine Referenzliste (Anlage A9) mit seinem Teilnahmeantrag vorzulegen: Die Referenzliste ist unter Verwendung der Anlage A9 "Referenzliste" einzureichen, der auch die inhaltlichen Anforderungen an die Referenzen zu entnehmen sind. 1. Referenzliste "Entwicklung einer Input Management Lösung" Der Bewerber hat zum einen eine Referenzliste "Entwicklung einer Input Management Lösung" mit mindestens 3 Referenzen vorzulegen, die insbesondere folgende Mindestvorgaben erfüllen müssen: - Aufgabenbereich "Konzeption und Entwicklung KI-gestützter Eingangs-/Dokumentenverarbeitung (Klassifikation, Extraktion, Verarbeitung formloser Schreiben)" - Zeitraum: innerhalb der letzten drei Jahre (d.h. laufende Vertragsverhältnisse, die bereits mindestens 12 Monate bestehen oder abgeschlossene Vertrags-verhältnisse), - mindestens eine der angegebenen Referenzen muss ein Verarbeitungsvolu-men von mindestens 1 Mio. Sendungen/Vorgängen pro Jahr aufweisen. Darüber hinaus sind folgende Angaben zu jeder Referenz zu machen: - Angabe des Referenzkunden (Name und Sitz des Referenzunternehmens), - Tätigkeitsfeld des Referenzkunden, - Ansprechpartner des Referenzunternehmens (inkl. Kontaktdaten: E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer), - Angabe, ob der Bewerber/das Mitglied der Bewerbergemeinschaft/der Eig-nungsverleiher unmittelbarer Vertragspartner des angegebenen Referenzkun-den ist, - Vertragslaufzeit (TT.MM.JJJJ - TT.MM.JJJJ), - Erläuterung der Vergleichbarkeit der angegebenen Referenz mit den ausge-schriebenen Leistungen, - Angabe der eingesetzten Kerntechnologien/-module (insb. KI-/ML-Komponenten), - Angabe des Betriebsmodells (z. B. On-Premises, Managed SaaS, Hosting-Standort) - Angabe des Projektstatus (abgeschlossen/laufend). 2. Referenzliste "Betrieb einer souveränen Cloud-Umgebung innerhalb des EWR mit Bereitstellung von Plattform-Services (PaaS und IaaS)" Der Bewerber hat zum anderen eine Referenzliste "Betrieb einer souveränen Cloud-Umgebung innerhalb des EWR mit Bereitstellung von Plattform-Services" mit mindestens 2 Referenzen vorzulegen, die insbesondere folgende Mindestvorgaben erfüllen müssen: - Aufgabenbereich "Betrieb einer souveränen Cloud-Umgebung innerhalb des EWR mit Bereitstellung von Plattform-Services" (Compute, Storage, Netz-werk, Backup, Disaster Recovery + Datenbanken, Container/Kubernetes, Mi-ddleware, Messaging, Identity, ggf. KI-Dienste) - Zeitraum: innerhalb der letzten drei Jahre (d.h. laufende Vertragsverhältnisse, die bereits mindestens 12 Monate bestehen oder abgeschlossene Vertrags-verhältnisse). Darüber hinaus sind folgende Angaben zu jeder Referenz zu machen: - Angabe des Referenzkunden (Name und Sitz des Referenzunternehmens), - Tätigkeitsfeld des Referenzkunden, - Ansprechpartner des Referenzunternehmens (inkl. Kontaktdaten: E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer), - Angabe, ob der Bewerber/das Mitglied der Bewerbergemeinschaft/der Eig-nungsverleiher unmittelbarer Vertragspartner des angegebenen Referenzkunden ist, - Vertragslaufzeit (TT.MM.JJJJ - TT.MM.JJJJ), - Erläuterung der Vergleichbarkeit der angegebenen Referenz mit den ausge-schriebenen Leistungen, - Angabe der eingesetzten Kerntechnologien/-module (insb. KI-/ML-Komponenten), - Angabe des Betriebsmodells (z. B. On-Premises, Managed SaaS, Hosting-Standort) - Angabe des Projektstatus (abgeschlossen/laufend). Hinweise: - Neue Vertragsverhältnisse, deren Laufzeit noch nicht begonnen hat, sind nicht als Referenznachweis zugelassen. - Teilnahmeanträge, die die Mindestvorgaben nicht erfüllen, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. - Teilnahmeanträge mit einer unvollständigen Referenzliste (insbesondere fehlende Angaben zum/zur Ansprechpartner/in des Referenzunternehmens) können vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden. - Es ist nicht ausreichend, wenn der Ansprechpartner des Referenzunternehmens dem Beitragsservice nur auf Anfrage konkret benannt wird, da der Beitragsservice beabsichtigt, die angegebene Referenz zu überprüfen. Im Zweifel hat der Bewerber den Ansprechpartner des Referenzunterneh-mens zuvor um seine Einwilligung zu bitten, um datenschutzrechtliche Be-denken auszuräumen. - Bitte stellen Sie sicher, dass der/die Ansprechpartner/in des Referenzunternehmens dem Beitragsservice vom 12.11.2026 bis zum 26.11.2026 für ein Gespräch zur Verfügung steht. Der Beitragsservice beabsichtigt, die eingereichten Referenzen telefonisch zu überprüfen. Der Beitragsservice behält sich vor, den Teilnahmeantrag vom weiteren Verfahren auszuschließen, wenn im angegebenen Zeitraum keine oder nur eine unvollständige Referenzprüfung erfolgen kann. - Im Rahmen der Auswahl des begrenzten Bieterkreises werden die 3 besten Referenzen der ersten Referenzliste "Entwicklung einer Input Management Lösung" bewertet (vgl. Ziffer 14. der Teilnahmebedingungen, Teil A. der Teilnahmebroschüre).
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Anlage A9 - Bewertung Referenzlisten - Objektive nichtdiskriminierende Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Der Beitragsservice behält sich vor, bei einer großen Anzahl von eingegangenen Teilnahmeanträgen den Kreis der Bewerber bereits im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs einzuschränken. Der Beitragsservice wird die Auswahl der Bewerber für das nachfolgende Verhandlungsverfahren so durchführen, dass maximal vier Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt auf Grundlage der vom Bewerber eingereichten Referenzliste "Entwicklung einer Input Management Lösung". Wenn die Referenzliste "Entwicklung einer Input Management Lösung" des Bewerbers die Mindestvorgaben vollumfänglich erfüllt und er auch im Übrigen seine Eignung nachgewiesen hat, erfolgt eine Bewertung der von ihm eingereichten Referenzen in der Referenzliste "Entwicklung einer Input Management Lösung". So-fern und soweit der Bewerber mehr als 3 Referenzen eingereicht hat, werden ausschließlich die 3 am besten bewerteten Referenzen der Referenzliste "Entwicklung einer Input Management Lösung" berücksichtigt. Pro Referenz kann der Bewerber maximal 90 Punkte erhalten, insgesamt werden mithin maximal 270 Punkte pro Bewerber vergeben. Die zur Verfügung stehenden max. 90 Punkte pro Referenzauftrag teilen sich wie folgt auf: 1. Inhaltsbasierte Dokumentenklassifikation (KI-/NLP-basiert) Punktevergabe: 0 = nicht nachgewiesen 5 = teilweise nachgewiesen 10 = produktiv nachgewiesen 2. Verarbeitung formloser Post Punktevergabe: 0 = nicht nachgewiesen 5 = teilweise nachgewiesen 10 = produktiv nachgewiesen 3. Semantische Textanalyse / Fachdatenextraktion Punktevergabe: 0 = nicht nachgewiesen 5 = teilweise nachgewiesen 10 = produktiv nachgewiesen 4. Handschrifterkennung in der Dokumentverarbeitung Punktevergabe: 0 = nicht nachgewiesen 5 = teilweise nachgewiesen 10 = produktiv nachgewiesen 5. Erschließung "schwieriger" Dokumente / Sonderformate Punktevergabe: 0 = nicht nachgewiesen 5 = teilweise nachgewiesen 10 = produktiv nachgewiesen 6. API-Integration / Anbindung an Stammdaten-/Fachverfahren Punktevergabe: 0 = nicht nachgewiesen 5 = teilweise nachgewiesen 10 = produktiv nachgewiesen 7. Monitoring-/Reporting-Dashboards im produktiven Betrieb Punktevergabe: 0 = nicht nachgewiesen 5 = teilweise nachgewiesen 10 = produktiv nachgewiesen 8. Confidence-Scoring / KI-gestützte Vorbewertung Punktevergabe: 0 = nicht nachgewiesen 5 = teilweise nachgewiesen 10 = produktiv nachgewiesen 9. Verarbeitungsvolumen in Sendungen/Vorgängen pro Jahr Punktevergabe: 0 = bis zu 1.000.000 5 = zwischen 1.000.001 und 3.000.000 10 = mehr als 3.000.000 Es liegt im Interesse der Bewerber, dem Auftraggeber alle notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen, um die angegebenen Kriterien möglichst umfassend bewerten zu können. Weitere Einzelheiten sind der Teilnahmebroschüre (insbesondere Teil A. Teilnahmebedingungen sowie Anlage A9 "Referenzlisten") zu entnehmen.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 1 000,00
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 4
Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 4
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 04/11/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of the procedure:
Estimated date of dispatch of the invitations to submit tenders: 26/11/2026
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 12/11/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Der Beitragsservice behält sich vor, von der Nachforderungsmöglichkeit gemäß § 56 VgV nach pflichtgemäßem Ermessen Gebrauch zu machen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: keine
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen (Bezirksregierung Münster)
Information about review deadlines: Die Vergabestelle weist darauf hin, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig ist, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber der Vergabestelle nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt; 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegen-über der Vergabestelle gerügt werden; 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber der Vergabestelle gerügt werden; 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Weitere Einzelheiten hierzu können dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), insbesondere §§ 160 ff. GWB, entnommen werden. Das GWB kann unter www.gesetze-im-internet.de eingesehen werden.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Organisation providing more information on the review procedures: Vergabekammer Westfalen (Bezirksregierung Münster)
Organisation receiving requests to participate: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Registration number: T:022150610
Postal address: Freimersdorfer Weg 6
Town: Köln
Postcode: 50829
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
Telephone: +49 22150610
Fax: +49 22150612801
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Westfalen (Bezirksregierung Münster)
Registration number: 05515-03004-07
Postal address: Albrecht-Thaer-Straße 9
Town: Münster
Postcode: 48147
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Contact point: Vergabekammer Westfalen (Bezirksregierung Münster)
Telephone: +49 2514110
Fax: +49 2514112165
Roles of this organisation:
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: d33135d7-089d-4d2c-baf4-2b122562cfa7 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 12/10/2026 12:27:26 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 705814-2026
OJ S issue number: 198/2026
Publication date: 13/10/2026