RES-0001 clos-nw all-rej t-esubm 3.0 LOT-0001 29 true false false https://www.karlsruhe.de ORG-0001 Stadt Karlsruhe Hauptamt Karl-Friedrich-Str. 14-18 Karlsruhe 76133 DE122 DEU Leitweg-ID DE143589000 +49721133-0 vergabestelle@ha.karlsruhe.de https://rp.baden-wuerttemberg.de ORG-0002 Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe Durlacher Allee 100 Karlsruhe 76137 DE122 DEU 08-A9866-40 +49721926-8730 vergabekammer@rpk-bwl.de ORG-0003Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Bonn53119DEA22DEU0204:994-DOEVD-83+49228996100noreply.esender_hub@bescha.bund.de 00070707-202523/20252025-02-03+01:00 2.3 eforms-sdk-1.7 630c1396-f833-4198-b4af-ee38ae83659d 0d8e15f6-874b-4886-83dd-49f5970908ec 2025-01-30+01:00 10:35:54.904+01:00 01 2025-02-01+01:00 32014L0024 can-standard DEU body-pl-la gen-pub ORG-0001 ted-esenORG-0003 vgv false open true HGW24001 Kauf einer CAFM- Software 1.1. Ausgangslage Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft der Stadt Karlsruhe – Auftraggeberin (im Weiteren kurz AG genannt) – verwaltet den Bestand von rund 1.200 Objekten der Stadt Karlsruhe, von denen 900 Objekte im Bauunterhalt der AG sind. Für die restlichen 300 Objekte sind für die Bauunterhaltung andere Ämter, zum Beispiel die Branddirektion oder der Zoologische Garten, zuständig, die diesen in der Regel mit eigenen Systemen bewerkstelligen. Die Bruttogrundfläche der 900 Objekte der AG beträgt circa 1,4 Millionen Quadratmeter. Die Verwaltung der Objekte erfolgt mittels zweier Systeme, die beide durch Vorgaben der AG durch Firmen für die AG erstellt wurden und von dort selbst administriert werden. Bei den Systemen handelt sich um eine Access-Datenbank, die als „Gebäudedatenbank“, und um eine Lotus Notes-Anwendung, die als „Stör- und Auftragsmanagement (SAM)“ bezeichnet wird. Die Gebäudedatenbank wurde im Jahr 2011 durch die AG erstellt und kontinuierlich auf die Bedürfnisse der AG angepasst. In dieser Datenbank werden die Objekte bis auf Raumebene mit unterschiedlichen Attributen sowie alle technischen Anlagen mit Wartungs- und Prüfzyklen verwaltet. Die für die Bauunterhaltung der Objekte erforderlichen Aufträge – im Jahr gehen rund 16.000 Meldungen durch die Nutzenden der Objekte ein – werden seit dem Jahr 2013 über SAM digital an die Firmen, die beauftragt werden sollen, gesendet. Zudem werden in SAM über 3.000 Verträge (zum Beispiel Wartungs-, Reinigungs- oder Mietverträge) verwaltet. Die beiden Systeme haben keine Schnittstelle zueinander. Es besteht ferner keine Schnittstelle zu SAP dem Finanzsystem der AG. Ab dem Jahr 2028 soll bei der AG die Version S/4HANA eingesetzt werden. Aus der Gebäudedatenbank heraus bestehen zahlreiche Verlinkungen auf das Dokumentenmanagementsystem Enaio sowie die Verzeichnisstruktur im Windows Explorer. Außerdem können E-Mails mittels Outlook generiert werden. Seit dem Jahr 2020 werden alle relevanten Bauprojekte der Projektteams der AG mit integrierter Abbildung des Projektablaufes in umfangreichen Excellisten (sogenannte „Projektlisten“) verwaltet. Diese enthalten Visual Basic-gestützte Funktionalitäten, Berechnungen und Verweise zu Datentabellen. Darüber hinaus werden regelmäßige, standardisierte Berichte unter Zuhilfenahme von Power Query und Visual Basic-Programmierung ausgegeben. Diese Anwendung soll perspektivisch durch ein Modul „Projektmanagement“ abgelöst werden. Ein Gesamtüberblick über den Objektbestand und dessen Struktur der AG gibt der im Anhang I.1.1 beigefügte „Gebäudezustandsbericht 2022“ der Vergabeunterlagen. 1.2. Zielsetzung Die AG möchte die beiden Systeme durch ein neues System, eine CAFM-Software, ablösen, damit die doppelte Datenhaltung entfällt und weitere Funktionaltäten umgesetzt werden können. Daher schreibt die AG eine neue CAFM-Software zum Kauf aus, welche die in diesem Leistungsverzeichnis beschriebenen Anforderungen erfüllen muss. Bevorzugt ist eine Produktlösung, die entsprechend den Anforderungen anpassbar beziehungsweise erweiterbar ist. 1.3. Rahmenbedingungen Die AG wird die zukünftige CAFM-Software selbst administrieren. Andere Ämter der Stadt Karlsruhe sollen diese ebenfalls für die Verwaltung ihrer Objekte sowie die für den Bauunterhalt erforderlichen Beauftragungen nutzen können. Hierzu ist eine Mandantenstruktur mit differenzierter Berechtigungsverwaltung erforderlich. Es wird daher eine stadtweit nutzbare Firmenlizenz angestrebt. Alle weiteren Informationen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen. Wir weisen darauf hin, dass die Hinweise, die im Rahmen der Markterkundung erfolgt sind, aufgrund der großen Datenmenge als mp4-Dateien, in einer Cloud unter dem Link: https://kacloud.karlsruhe.de/index.php/s/a6fWYaPqodxx2es abrufbar sind. supplies Die Abwicklung des Vergabeverfahrens erfolgt über die elektronische Vergabeplattform subreport/ELViS (www.subreport.de). Der elektronische Zugang zum Verfahren erfolgt über www.subreport.de/E37259895. Zusätzlich werden aufgrund der großen Datenmenge Unterlagen aus der Markterkundung unter dem Link: https://kacloud.karlsruhe.de/index.php/s/a6fWYaPqodxx2es zur Verfügung gestellt. Für subreport/ELViS ist eine kostenfreie einmalige Registrierung erforderlich. Wir empfehlen Ihnen sich bereits vor dem Herunterladen der Vergabeunterlagen zu registrieren. Ohne Registrierung hat die ausschreibende Stelle keine Möglichkeit, Sie über spätere Änderungen an den Vergabeunterlagen zu informieren, bzw. Sie an der Bieterkommunikation teilhaben zu lassen. Fragen von Bietern oder Bewerbern im Rahmen des Vergabeverfahrens sind bis spätestens 01. Dezember 2024 ausschließlich elektronisch über subreport/ ELViS an die ausschreibende Stelle zu richten. Spätere Fragen sind zwar nicht ausgeschlossen, Bieter haben jedoch keinen Anspruch darauf, dass solche Fragen noch vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet werden. Mündliche Auskünfte haben keine Gültigkeit. Verbindlicher Bestandteil der Vergabeunterlagen werden nur die über subreport/ELViS übermittelten Antworten/ Bieterinformationen. Angebote müssen ausschließlich elektronisch und verschlüsselt über die Vergabeplattform subreport/ELViS hochgeladen werden. Bei technischen Fragen zu subreport/ELViS wenden Sie sich an die Mitarbeiter von subreport kostenlos unter der Telefonnummer: +49 221 985 78-0. Die Absageschreiben nach § 134 GWB werden ebenfalls über die Vergabeplattform subreport/ELViS versendet. services 48421000 Karlsruhe DE122 DEU LOT-0001 false no-eu-funds fix-tot 35.0 price Angebotspreis fix-tot 35.0 quality Kriterienkatalog fix-tot 30.0 quality Präsentation Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit, 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt (§ 160 Absatz 3 Nummer 1 GWB), 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Absatz 3 Nummer 2 GWB), 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Absatz 3 Nummer 3 GWB), 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Absatz 3 Nummer 4 GWB).  ORG-0002 false true false none none HGW24001 HGW24001 Kauf einer CAFM-Software mit Support (Wartung/ Pflege) 1.1. Ausgangslage Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft der Stadt Karlsruhe – Auftraggeberin (im Weiteren kurz AG genannt) – verwaltet den Bestand von rund 1.200 Objekten der Stadt Karlsruhe, von denen 900 Objekte im Bauunterhalt der AG sind. Für die restlichen 300 Objekte sind für die Bauunterhaltung andere Ämter, zum Beispiel die Branddirektion oder der Zoologische Garten, zuständig, die diesen in der Regel mit eigenen Systemen bewerkstelligen. Die Bruttogrundfläche der 900 Objekte der AG beträgt circa 1,4 Millionen Quadratmeter. Die Verwaltung der Objekte erfolgt mittels zweier Systeme, die beide durch Vorgaben der AG durch Firmen für die AG erstellt wurden und von dort selbst administriert werden. Bei den Systemen handelt sich um eine Access-Datenbank, die als „Gebäudedatenbank“, und um eine Lotus Notes-Anwendung, die als „Stör- und Auftragsmanagement (SAM)“ bezeichnet wird. Die Gebäudedatenbank wurde im Jahr 2011 durch die AG erstellt und kontinuierlich auf die Bedürfnisse der AG angepasst. In dieser Datenbank werden die Objekte bis auf Raumebene mit unterschiedlichen Attributen sowie alle technischen Anlagen mit Wartungs- und Prüfzyklen verwaltet. Die für die Bauunterhaltung der Objekte erforderlichen Aufträge – im Jahr gehen rund 16.000 Meldungen durch die Nutzenden der Objekte ein – werden seit dem Jahr 2013 über SAM digital an die Firmen, die beauftragt werden sollen, gesendet. Zudem werden in SAM über 3.000 Verträge (zum Beispiel Wartungs-, Reinigungs- oder Mietverträge) verwaltet. Die beiden Systeme haben keine Schnittstelle zueinander. Es besteht ferner keine Schnittstelle zu SAP dem Finanzsystem der AG. Ab dem Jahr 2028 soll bei der AG die Version S/4HANA eingesetzt werden. Aus der Gebäudedatenbank heraus bestehen zahlreiche Verlinkungen auf das Dokumentenmanagementsystem Enaio sowie die Verzeichnisstruktur im Windows Explorer. Außerdem können E-Mails mittels Outlook generiert werden. Seit dem Jahr 2020 werden alle relevanten Bauprojekte der Projektteams der AG mit integrierter Abbildung des Projektablaufes in umfangreichen Excellisten (sogenannte „Projektlisten“) verwaltet. Diese enthalten Visual Basic-gestützte Funktionalitäten, Berechnungen und Verweise zu Datentabellen. Darüber hinaus werden regelmäßige, standardisierte Berichte unter Zuhilfenahme von Power Query und Visual Basic-Programmierung ausgegeben. Diese Anwendung soll perspektivisch durch ein Modul „Projektmanagement“ abgelöst werden. Ein Gesamtüberblick über den Objektbestand und dessen Struktur der AG gibt der im Anhang I.1.1 beigefügte „Gebäudezustandsbericht 2022“ der Vergabeunterlagen. 1.2. Zielsetzung Die AG möchte die beiden Systeme durch ein neues System, eine CAFM-Software, ablösen, damit die doppelte Datenhaltung entfällt und weitere Funktionaltäten umgesetzt werden können. Daher schreibt die AG eine neue CAFM-Software zum Kauf aus, welche die in diesem Leistungsverzeichnis beschriebenen Anforderungen erfüllen muss. Bevorzugt ist eine Produktlösung, die entsprechend den Anforderungen anpassbar beziehungsweise erweiterbar ist. 1.3. Rahmenbedingungen Die AG wird die zukünftige CAFM-Software selbst administrieren. Andere Ämter der Stadt Karlsruhe sollen diese ebenfalls für die Verwaltung ihrer Objekte sowie die für den Bauunterhalt erforderlichen Beauftragungen nutzen können. Hierzu ist eine Mandantenstruktur mit differenzierter Berechtigungsverwaltung erforderlich. Es wird daher eine stadtweit nutzbare Firmenlizenz angestrebt. Alle weitere Informationen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen. Wir weisen darauf hin, dass die Hinweise, die im Rahmen der Markterkundung erfolgt sind, aufgrund der großen Datenmenge als mp4-Dateien, in einer Cloud unter dem Link: https://kacloud.karlsruhe.de/index.php/s/a6fWYaPqodxx2es abrufbar sind. supplies none services 48421000 DE122 DEU 72 UNLIMITED Die Vertragslaufzeit verlängert sich automatisch um jeweils ein Jahr, soweit der Vertrag nicht zwölf Monate vor Ende der aktuellen Laufzeit gekündigt wird. 2000-02-01+01:00