711230-2026 - Competition
Croatia – Maintenance of information technology software – Održavanje i nadogradnja sustava za upravljanje dokumentima
OJ S 199/2026 14/10/2026
Contract or concession notice – standard regime
Services
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: APIS IT d.o.o.
Email: javna.nabava@apis-it.hr
Legal type of the buyer: Body governed by public law
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Održavanje i nadogradnja sustava za upravljanje dokumentima
Description: Predmet nabave su licence za proširenje sustava, zamjena HSM backup uređaja, tehnološko jamstvo proizvođača, edukacija Naručitelja i usluge održavanja i tehnološke podrške za module 1., 2.,3., 4. i 5. postojećeg Sustava za upravljanje dokumentima koji se sastoji od slijedećih modula: • Modul 1 - Klijentska obrada dokumenata • Modul 2 - Serverska obrada dokumenata • Modul 3 – HSM uređaji • Modul 4 - Registar predložaka • Modul 5 - Alat za izradu predložaka, sukladno detaljnom opisu iz Priloga 1. Opis predmeta nabave i količinama iz TROŠKOVNIKA (PRILOG 2.).
Procedure identifier: 9f581bdb-2ed6-4d08-a300-b11a7705dd56
Internal identifier: 09-U-26-VV
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
Main features of the procedure: Otvoreni postupak
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72267100 Maintenance of information technology software
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Grad Zagreb (HR050)
Country: Croatia
Additional information: Mjesto izvršenja usluge je sjedište naručitelja: APIS IT d.o.o., Paljetkova ulica 18, 10000 Zagreb.
2.1.3.
Value
Estimated value excluding VAT: 811 000,00 EUR
2.1.4.
General information
Legal basis: 
Directive 2014/24/EU
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document, Notice
Participation in a criminal organisation: Sudjelovanje u zločinačkoj organizaciji
Corruption: Korupcija
Fraud: Prijevara
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: Kaznena djela terorizma ili kaznena djela povezana s terorističkim aktivnostima
Money laundering or terrorist financing: Pranje novca ili financiranje terorizma
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: Rad djece i drugi oblici trgovanja ljudima
Purely national exclusion grounds: Neisplata plaće
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: Sudjelovanje u zabranjenom sporazumu u smislu propisa o zaštiti tržišnog natjecanja
Breaching obligation relating to payment of taxes: Plaćanje poreza
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: Plaćanje obveza za mirovinsko i zdravstveno osiguranje
Breaching of obligations in the fields of environmental law: Kršenje obveza u području zakonodavstva o zaštiti okoliša
Breaching of obligations in the fields of social law: Kršenje obveza u području socijalnog prava
Breaching of obligations in the fields of labour law: Kršenje obveza u području radnog prava
Bankruptcy: Stečaj
Insolvency: Nesolventnost
Assets being administered by liquidator: Imovinom subjekta upravlja stečajni upravitelj
Arrangement with creditors: Nagodba s vjerovnicima
Business activities are suspended: Suspendirane poslovne aktivnosti
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: Situacije istovrsne stečaju prema nacionalnim zakonima
Grave professional misconduct: Teški profesionalni propust
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: Sporazumi s drugim gospodarskim subjektima u cilju narušavanja tržišnog natjecanja
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: Narušavanje tržišnog natjecanja zbog izravnog ili neizravnog sudjelovanja u pripremi ovog postupka nabave
Early termination, damages, or other comparable sanctions: Prijevremeni raskid, naknada štete ili druge usporedive sankcije
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: Lažno prikazivanje, prikrivanje informacija, nemogućnost podnošenja traženih dokumenata i prikupljanje povjerljivih informacija o ovom postupku
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Title: Održavanje i nadogradnja sustava za upravljanje dokumentima
Description: Predmet nabave su licence za proširenje sustava, zamjena HSM backup uređaja, tehnološko jamstvo proizvođača, edukacija Naručitelja i usluge održavanja i tehnološke podrške za module 1., 2.,3., 4. i 5. postojećeg Sustava za upravljanje dokumentima koji se sastoji od slijedećih modula: • Modul 1 - Klijentska obrada dokumenata • Modul 2 - Serverska obrada dokumenata • Modul 3 – HSM uređaji • Modul 4 - Registar predložaka • Modul 5 - Alat za izradu predložaka, sukladno detaljnom opisu iz Priloga 1. Opis predmeta nabave i količinama iz TROŠKOVNIKA (PRILOG 2.).
Internal identifier: 09-U-26-VV
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72267100 Maintenance of information technology software
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Grad Zagreb (HR050)
Country: Croatia
Additional information: Mjesto izvršenja usluge je sjedište naručitelja: APIS IT d.o.o., Paljetkova ulica 18, 10000 Zagreb.
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 15/12/2026
Duration: 24 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 0
5.1.5.
Value
Estimated value excluding VAT: 811 000,00 EUR
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
5.1.8.
Accessibility criteria
Accessibility criteria for persons with disabilities are not included because the procurement is not intended for use by natural persons
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice, Procurement Document
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Detalji opisani u dokumentaciji o nabavi

Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Detalji opisani u dokumentaciji o nabavi

Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Detalji opisani u dokumentaciji o nabavi

Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Detalji opisani u dokumentaciji o nabavi

Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Detalji opisani u dokumentaciji o nabavi

Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Detalji opisani u dokumentaciji o nabavi

Criterion: Certificates by independent bodies about quality assurance standards
Description of selection criterion: Detalji opisani u dokumentaciji o nabavi
5.1.10.
Award criteria
Criterion: 
Type: Price
Name: Cijena ponude
Description: Cijena ponude
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 85
Criterion: 
Type: Quality
Name: Specifično iskustvo stručnjaka - rad na projektima implementacije rješenja proizvođača Thales
Description: Naručitelj je kao drugi kriterij za odabir ekonomski najpovoljnije ponude odredio kriterij kvalitete Specifično iskustvo stručnjaka rad na projektima vezanim uz predmet nabave za koje je gospodarski subjekt dokazao sposobnost. S obzirom na procijenjenu vrijednost nabave te ozbiljnost i složenost projekta za koje će Naručitelj koristiti usluge koje su predmet ovog postupka javne nabave, broj stručnih osoba s traženim specifičnim iskustvom, ima značajan utjecaj na kvalitetu izvršenja ugovora. Ovaj kriterij za odabir je određen u potpunosti sukladno ZJN 2016. (NN 120/2016 i 114/2022, 48/26) budući da je: • Člankom 268. stavkom 1. točkom 8. propisano da se tehnička i stručna sposobnost gospodarskog subjekta može dokazati obrazovnim i stručnim kvalifikacijama pružatelja usluge ili izvođača radova pod uvjetom da se oni ne ocjenjuju u okviru kriterija za odabir ponude, • Člankom 284. stavkom 2. točkom 2. propisano da kriteriji za odabir ponude mogu obuhvaćati na primjer: organizaciju, kvalifikacije i iskustvo osoblja angažiranog na izvršenju određenog ugovora, ako kvaliteta angažiranog osoblja može značajno utjecati na razinu uspješnosti izvršenja ugovora Pod izvršenim projektom Naručitelj podrazumijeva one projekte koji su završeni uglavnom kako su inicijalno bili i zamišljeni ili projektirani. Pod izvršenim projektom se ne smatra projekt koji je u tijeku, odnosno koji još nije završen uglavnom kako je bio inicijalno zamišljen ili projektiran. Bodovi za ovaj kriterij dodijeliti će se kako slijedi: Stručnjak za tehnološko rješenje proizvođača Thales - Broj projekata implementacije rješenja proizvođača Thales u kojima je sudjelovao – maksimalno 5 bodova - 0 projekata – 0 bodova - 1 projekt – 2 boda - 2 ili više projekata – 5 bodova
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 5
Criterion: 
Type: Quality
Name: Specifično iskustvo stručnjaka - rad na projektima implementacije rješenja proizvođača Nextsense
Description: Naručitelj je kao drugi kriterij za odabir ekonomski najpovoljnije ponude odredio kriterij kvalitete Specifično iskustvo stručnjaka rad na projektima vezanim uz predmet nabave za koje je gospodarski subjekt dokazao sposobnost. S obzirom na procijenjenu vrijednost nabave te ozbiljnost i složenost projekta za koje će Naručitelj koristiti usluge koje su predmet ovog postupka javne nabave, broj stručnih osoba s traženim specifičnim iskustvom, ima značajan utjecaj na kvalitetu izvršenja ugovora. Ovaj kriterij za odabir je određen u potpunosti sukladno ZJN 2016. (NN 120/2016 i 114/2022, 48/26) budući da je: • Člankom 268. stavkom 1. točkom 8. propisano da se tehnička i stručna sposobnost gospodarskog subjekta može dokazati obrazovnim i stručnim kvalifikacijama pružatelja usluge ili izvođača radova pod uvjetom da se oni ne ocjenjuju u okviru kriterija za odabir ponude, • Člankom 284. stavkom 2. točkom 2. propisano da kriteriji za odabir ponude mogu obuhvaćati na primjer: organizaciju, kvalifikacije i iskustvo osoblja angažiranog na izvršenju određenog ugovora, ako kvaliteta angažiranog osoblja može značajno utjecati na razinu uspješnosti izvršenja ugovora Pod izvršenim projektom Naručitelj podrazumijeva one projekte koji su završeni uglavnom kako su inicijalno bili i zamišljeni ili projektirani. Pod izvršenim projektom se ne smatra projekt koji je u tijeku, odnosno koji još nije završen uglavnom kako je bio inicijalno zamišljen ili projektiran. Bodovi za ovaj kriterij dodijeliti će se kako slijedi: Stručnjak za tehnološko rješenje proizvođača Nextsense - Broj projekata implementacije rješenja proizvođača Nextsense u kojima je sudjelovao – maksimalno 5 bodova - 0 projekata – 0 bodova - 1 projekt – 2 boda - 2 ili više projekata – 5 bodova
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 5
Criterion: 
Type: Quality
Name: Specifično iskustvo stručnjaka - rad na projektima implementacije rješenja proizvođača Quadient
Description: Naručitelj je kao drugi kriterij za odabir ekonomski najpovoljnije ponude odredio kriterij kvalitete Specifično iskustvo stručnjaka rad na projektima vezanim uz predmet nabave za koje je gospodarski subjekt dokazao sposobnost. S obzirom na procijenjenu vrijednost nabave te ozbiljnost i složenost projekta za koje će Naručitelj koristiti usluge koje su predmet ovog postupka javne nabave, broj stručnih osoba s traženim specifičnim iskustvom, ima značajan utjecaj na kvalitetu izvršenja ugovora. Ovaj kriterij za odabir je određen u potpunosti sukladno ZJN 2016. (NN 120/2016 i 114/2022, 48/26) budući da je: • Člankom 268. stavkom 1. točkom 8. propisano da se tehnička i stručna sposobnost gospodarskog subjekta može dokazati obrazovnim i stručnim kvalifikacijama pružatelja usluge ili izvođača radova pod uvjetom da se oni ne ocjenjuju u okviru kriterija za odabir ponude, • Člankom 284. stavkom 2. točkom 2. propisano da kriteriji za odabir ponude mogu obuhvaćati na primjer: organizaciju, kvalifikacije i iskustvo osoblja angažiranog na izvršenju određenog ugovora, ako kvaliteta angažiranog osoblja može značajno utjecati na razinu uspješnosti izvršenja ugovora Pod izvršenim projektom Naručitelj podrazumijeva one projekte koji su završeni uglavnom kako su inicijalno bili i zamišljeni ili projektirani. Pod izvršenim projektom se ne smatra projekt koji je u tijeku, odnosno koji još nije završen uglavnom kako je bio inicijalno zamišljen ili projektiran. Bodovi za ovaj kriterij dodijeliti će se kako slijedi: Stručnjak za tehnološko rješenje proizvođača Quadient - Broj projekata implementacije rješenja proizvođača Quadient u kojima je sudjelovao – maksimalno 5 bodova - 0 projekata – 0 bodova - 1 projekt – 2 boda - 2 ili više projekata – 5 bodova
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 5
5.1.11.
Procurement documents
Address of the procurement documents: https://eojn.hr/tender-eo/105407
Ad hoc communication channel: 
Name: https://eojn.hr/
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Required
Address for submission: https://eojn.hr/tender-eo/105407
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Croatian
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Description of the financial guarantee: U ponudi je Ponuditelj (gospodarski subjekt) obvezan priložiti jamstvo za ozbiljnost ponude u obliku: • Bankarske garancije na poziv koja mora biti neopoziva, bezuvjetna i plativa na „prvi pisani poziv“ u iznosu od 24.000,00 EUR U slučaju polaganja depozita na žiro račun Naručitelja, Ponuditelji (gospodarski subjekti) moraju u svojoj ponudi priložiti dokaz o uplati navedenog iznosa kao njen sastavni dio. Iz dostavljenog dokaza mora biti vidljivo da je transakcija izvršena (npr. izvod poslovnog računa ili slični dokaz). Trajanje jamstva za ozbiljnost ponude ne smije biti kraće od roka valjanosti ponude, ali može biti duže od roka valjanosti ponude. Jamstvo za ozbiljnost ponude dostavlja se u izvorniku. Jamstvo za ozbiljnost ponude u obliku bankarske garancije na poziv dostavlja se odvojeno od elektroničke ponude. Jamstvo za ozbiljnost ponude u oblik bankarske garancije na poziv ne smije biti ni na koji način oštećeno (bušenjem, klamanjem i sl). Na ovakav način je omogućeno naknadno vraćanje bankarske garancije na poziv Ponuditeljima (gospodarskim subjektima). U bankarskoj garanciji na poziv treba biti navedeno: • da je neopoziva, bezuvjetna i plativa „na prvi pisani poziv“ Naručitelj će aktivirati jamstvo za ozbiljnost ponude u slučajevima: • Odustajanja ponuditelja od svoje ponude u roku njezine valjanosti, • Nedostavljanja ažuriranih popratnih dokumenata sukladno članku 263. ZJN 2016, • Neprihvaćanja ispravka računske greške, • dostavljanja neistinitih podataka, • nedostavljanja dokaza o ispunjenju posebnih uvjeta za izvršenje ugovora i nedostavljanja dokaza o ispunjavanju uvjeta i zahtjeva koje je potrebno ispuniti sukladno posebnim propisima ili stručnim pravilima, ako su traženi u dokumentaciji o nabavi • Odbijanja potpisivanja Ugovora o javnoj nabavi • Nedostavljanja jamstva za uredno ispunjenje ugovora o javnoj nabavi. Ukoliko ponudu podnosi Zajednica gospodarskih subjekata, Naručitelju je prihvatljivo da jamstvo za ozbiljnost ponude u obliku garancije banke ili položenog depozita ishodi i dostavi jedan član Zajednice gospodarskih subjekata u ukupnom iznosu od 24.000,00 EUR ili da dva ili više članova Zajednice gospodarskih subjekata dostave dvije ili više garancija banaka ili polože depozite uz uvjet da ukupan iznos dostavljenih garancija ili položenih depozita bude minimalno 24.000,00 EUR te da svaka/sve odgovara uvjetima i zahtjevima iz ove točke Dokumentacije o nabavi.
Deadline for receipt of tenders: 19/11/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 90 Days
Information about public opening: 
Opening date: 19/11/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Place: APIS IT d.o.o., Paljetkova ulica 18, 10000 Zagreb
Additional information: Javnom otvaranju smiju prisustvovati ovlašteni predstavnici Naručitelja, ovlašteni predstavnici Ponuditelja (gospodarskog subjekta) i druge osobe. Pravo aktivnog sudjelovanja na javnom otvaranju ponuda imaju samo ovlašteni predstavnici Naručitelja i ovlašteni predstavnici Ponuditelja (gospodarskog subjekta). Ovlašteni predstavnici Ponuditelja (gospodarskog subjekta) moraju svoje pisano ovlaštenje (ogledni primjerak nalazi se u Prilogu F) predati neposredno prije otvaranja ponuda. PRILOG F. OVLAST ZA ZASTUPANJE je dostupna na linku: https://www.apis-it.hr/web/javna-nabava-obrasci-za-don/556
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: <h3>1. Ostale odredbe o plaćanju</h3> Plaćanje se obavlja u EUR u iznosu navedenom na računu u roku od 60 dana od dana primitka računa doznakom na žiroračun Ponuditelja Uz svaki račun potrebno je priložiti Zapisnik o uredno izvršenoj usluzi potpisan od strane odgovornih osoba Naručitelja i Ponuditelja Naručitelj je obvezan dostavljeni Zapisnik potpisati bez odgode, a najkasnije 5 dana od dana primitka Zapisnika ili u navedenom roku dostaviti pisane primjedbe na Zapisnik.&nbsp; - Plaćanje za stavku 1. troškovnika - Usluge održavanja i tehnološke podrške će se izvršiti roku od 60 dana temeljem ispostavljenih računa na razini mjeseca - Plaćanje za stavku 2. troškovnika - Tehnološko jamstvo proizvođača &nbsp;će se izvršiti roku od 60 dana od dana izdavanja računa Račun za tehnološko jamstvo izdaje se u ukupnom iznosu za period od 12 mjeseca koji mora biti naveden na računu. - Plaćanje za stavku 3. troškovnika - Licence za web browser PDF ili XML ekstenzi...
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
Financial arrangement: Ponuditelj (gospodarski subjekt) se obvezuje račune ispostavljati u EUR tek nakon obostranog potpisa Ugovora o javnoj nabavi. Plaćanje se obavlja u EUR u iznosu navedenom na računu u roku od 60 dana od dana primitka računa doznakom na žiroračun Ponuditelja (gospodarskog subjekta. Ostali uvjeti plaćanja navedeni su u točci 1. Ostale odredbe o plaćanju Uvjeta za izvršenje ugovora iz Uputa za ponuditelje ove Dokumentacije o nabavi.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Državna komisija za kontrolu postupaka javne nabave
Organisation providing additional information about the procurement procedure: APIS IT d.o.o.
Organisation providing more information on the review procedures: APIS IT d.o.o.
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: APIS IT d.o.o.
Registration number: 02994650199
Postal address: Paljetkova ulica 18
Town: Grad Zagreb
Postcode: 10000
Country subdivision (NUTS): Grad Zagreb (HR050)
Country: Croatia
Contact point: Romana Babić
Email: javna.nabava@apis-it.hr
Telephone: +385 13855138
Internet address: https://www.apis-it.hr/apisit/index.html#/
Roles of this organisation: 
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0002
Official name: Državna komisija za kontrolu postupaka javne nabave
Registration number: 95857869241
Postal address: Ulica grada Vukovara 23/V
Town: Zagreb
Postcode: 10000
Country subdivision (NUTS): Grad Zagreb (HR050)
Country: Croatia
Contact point: Kontakt
Email: dkom@dkom.hr
Telephone: +385 14559 930
Internet address: https://www.dkom.hr/
Roles of this organisation: 
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Narodne novine d.d.
Registration number: TED94
Registration number: HR64546066176
Postal address: Savski gaj XIII. 6
Town: Zagreb
Postcode: 10020
Country subdivision (NUTS): Grad Zagreb (HR050)
Country: Croatia
Contact point: EOJN Helpdesk
Email: eojn@nn.hr
Telephone: +385 16652889
Internet address: https://www.nn.hr/
Roles of this organisation: 
TED eSender
Notice information
Notice identifier/version: ff53583e-3aa4-4598-8474-d6883228fe43  -  01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 13/10/2026 18:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Croatian
Notice publication number: 711230-2026
OJ S issue number: 199/2026
Publication date: 14/10/2026