1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: POLREGIO S.A. Podlaski Zakład w Białymstoku
Legal type of the buyer: Public undertaking
Activity of the contracting entity: Railway services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Dostawa produktów ropopochodnych.
Description: Zamówienie dotyczy sukcesywnych dostaw produktów ropopochodnych niezbędnych w eksploatacji pojazdów kolejowych, w zakresie oraz zgodnie z wymaganiami Zamawiającego zawartymi we wszystkich załącznikach do SWZ.
Procedure identifier: 96dcf850-c3ad-4939-b6f2-7680186dad44
Internal identifier: Bi.240.3194.2026
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 09211000 Lubricating oils and lubricating agents
2.1.2.
Place of performance
Town: Białystok
Country subdivision (NUTS): Białostocki (PL841)
Country: Poland
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/25/EU
2.1.5.
Terms of procurement
Terms of submission:
Maximum number of lots for which one tenderer can submit tenders: 2
Terms of contract:
Maximum number of lots for which contracts can be awarded to one tenderer: 2
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Część 1 - Dostawa olejów
Description: Zamówienie dotyczy sukcesywnych dostaw produktów ropopochodnych niezbędnych w eksploatacji pojazdów kolejowych, w zakresie oraz zgodnie z wymaganiami Zamawiającego zawartymi we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ.
Internal identifier: Bi.240.3194.2026 - Część 1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 09211000 Lubricating oils and lubricating agents
5.1.2.
Place of performance
Town: Bialystok
Country subdivision (NUTS): Białostocki (PL841)
Country: Poland
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 6 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 0
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Description: waga - 100%
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: Polish
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Polish
Electronic catalogue: Allowed
Advanced or qualified electronic signature or seal (as defined in Regulation (EU) No 910/2014) is required
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Description of the financial guarantee: Zamawiający wymaga wniesienia wadium w kwocie 15 550,00 PLN
Deadline for receipt of tenders: 25/11/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 90 Days
Information about public opening:
Opening date: 25/11/2026 10:30:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Szczegółowe warunki realizacji zawarto we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ
A non-disclosure agreement is required: no
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Financial arrangement: Rozliczenie między Stronami będzie odbywało się na podstawie wystawianych przez Wykonawcę faktur częściowych. Wykonawca będzie uprawniony do wystawienia faktury po każdej dostawie, dopiero po podpisaniu protokołu odbioru Przedmiotu Zamówienia bez zastrzeżeń ze strony Zamawiającego.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
Electronic auction: yes
Description: Zaproszenie do udziału w aukcji elektronicznej zostanie jednocześnie (w odstępie nie dłuższym niż 20 minut) wysłane drogą elektroniczną do wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, na adres e-mail wskazany przez Wykonawcę w Formularzu „Oferta”. Zamawiający zaprosi drogą elektroniczną do udziału w aukcji elektronicznej wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, chyba że wpłynęły mniej niż 2 oferty niepodlegające odrzuceniu.
5.1.16.
Further information, mediation and review
Mediation organisation: Krajowa Izba Odwoławcza
Review organisation: Krajowa Izba Odwoławcza
Information about review deadlines: 10 dni od czynności lub zaniechania czynności
Organisation providing additional information about the procurement procedure: POLREGIO S.A. Podlaski Zakład w Białymstoku
Organisation providing more information on the review procedures: Krajowa Izba Odwoławcza
Organisation receiving requests to participate: POLREGIO S.A. Podlaski Zakład w Białymstoku
Organisation processing tenders: POLREGIO S.A. Podlaski Zakład w Białymstoku
5.1.
Lot: LOT-0002
Title: Część 2 - Dostawa smarów
Description: Zamówienie dotyczy sukcesywnych dostaw produktów ropopochodnych niezbędnych w eksploatacji pojazdów kolejowych, w zakresie oraz zgodnie z wymaganiami Zamawiającego zawartymi we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ.
Internal identifier: Bi.240.3194.2026 - Część 2
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 09211000 Lubricating oils and lubricating agents
5.1.2.
Place of performance
Town: Bialystok
Country subdivision (NUTS): Białostocki (PL841)
Country: Poland
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 6 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 0
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Description: waga - 100%
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: Polish
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Polish
Electronic catalogue: Allowed
Advanced or qualified electronic signature or seal (as defined in Regulation (EU) No 910/2014) is required
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Description of the financial guarantee: Zamawiający wymaga wniesienia wadium w kwocie 450,00 PLN
Deadline for receipt of tenders: 25/11/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 90 Days
Information about public opening:
Opening date: 25/11/2026 10:30:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Szczegółowe warunki realizacji zawarto we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ
A non-disclosure agreement is required: no
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Financial arrangement: Rozliczenie między Stronami będzie odbywało się na podstawie wystawianych przez Wykonawcę faktur częściowych. Wykonawca będzie uprawniony do wystawienia faktury po każdej dostawie, dopiero po podpisaniu protokołu odbioru Przedmiotu Zamówienia bez zastrzeżeń ze strony Zamawiającego.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
Electronic auction: yes
Description: Zaproszenie do udziału w aukcji elektronicznej zostanie jednocześnie (w odstępie nie dłuższym niż 20 minut) wysłane drogą elektroniczną do wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, na adres e-mail wskazany przez Wykonawcę w Formularzu „Oferta”. Zamawiający zaprosi drogą elektroniczną do udziału w aukcji elektronicznej wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, chyba że wpłynęły mniej niż 2 oferty niepodlegające odrzuceniu.
5.1.16.
Further information, mediation and review
Mediation organisation: Krajowa Izba Odwoławcza
Review organisation: Krajowa Izba Odwoławcza
Information about review deadlines: 10 dni od czynności lub zaniechania czynności
Organisation providing additional information about the procurement procedure: POLREGIO S.A. Podlaski Zakład w Białymstoku
Organisation providing more information on the review procedures: Krajowa Izba Odwoławcza
Organisation receiving requests to participate: POLREGIO S.A. Podlaski Zakład w Białymstoku
Organisation processing tenders: POLREGIO S.A. Podlaski Zakład w Białymstoku
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: POLREGIO S.A. Podlaski Zakład w Białymstoku
Registration number: 5262557278
Department: Podlaski Zakład w Białymstoku
Postal address: ul. Kopernika 60
Town: Białystok
Postcode: 15-397
Country subdivision (NUTS): Białostocki (PL841)
Country: Poland
Contact point: Sylwia Chorchiel
Telephone: +48453012389
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
Organisation processing tenders
8.1.
ORG-0002
Official name: Krajowa Izba Odwoławcza
Registration number: 5262239325
Postal address: ul. Postępu 17A
Town: Warszawa
Postcode: 02-676
Country subdivision (NUTS): Miasto Warszawa (PL911)
Country: Poland
Telephone: +48224587840
Roles of this organisation:
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
Mediation organisation
8.1.
ORG-0000
Official name: Publications Office of the European Union
Registration number: PUBL
Town: Luxembourg
Postcode: 2417
Country subdivision (NUTS): Luxembourg (LU000)
Country: Luxembourg
Telephone: +352 29291
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 53dd5b68-da04-4f1a-a3b0-532cdc6e4dae - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 17
Notice dispatch date: 19/10/2026 12:32:17 (UTC+00:00) Western European Time, GMT
Languages in which this notice is officially available: Polish
Notice publication number: 725929-2026
OJ S issue number: 203/2026
Publication date: 20/10/2026