5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 34430000 Bicycles
5.1.2.
Place of performance
Town: Stuttgart
Postcode: 70173
Country subdivision (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/03/2027
Duration end date: 28/02/2030
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Bei den in den Vergabeunterlagen angegebenen Mengen handelt es sich um geschätzte Mengen und zugleich um Höchstmengen. Die Rahmenvereinbarung verliert ihre Wirkung, wenn diese Mengen erreicht sind.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Quality
Name: Fachhändler, Fahrradauswahl und Zubehör
Description: Anzahl kooperierender Fachhändler (Punkte) 40 (Mindestanforderung) 41-44 (1) 45-49 (2) 50-54 (3) 55-59 (4) Ab 60 (5) Es werden ausschließlich zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe bestehende Kooperationen oder bereits erfolgreich abgewickelte Leasingverträge berücksichtig. Räumlich getrennte Filialen werden einzeln gezählt, sofern sie eigenständig am Fahrradleasing teilnehmen. Der Nachweis erfolgt anhand einer Händlerliste mit Namen, Anschriften und Angabe der jeweiligen Kooperationsgrundlage. Bewertung anhand Konzept. Positiv bewertet werden dabei folgende Aspekte: - Kooperation mit dem Fahrradmarkt, um auch in Zukunft eine möglichst große Auswahl zur Verfügung zu stellen - digitale Anbindung der Fachhändler im Portal des Anbieters - eine große Auswahl an Onlineshops mit guter digitaler Integration in den Leasingprozess - Qualitätssicherungsmaßnahmen (z.B. Entfernen unseriöser Hersteller, Förderung des Fachhandels) - kein verpflichtend zu leasendes Zubehör - regelmäßige Aktualisierungen der Zubehörauswahl anhand Produktneuerungen - breite Auswahl an leasingfähigem Zubehör innerhalb der tarifvertraglichen Vorgaben
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 10,5
Criterion:
Type: Quality
Name: Online-Portal
Description: Bewertung anhand Konzept. Folgende Punkte werden dabei positiv bewertet: - Funktionalität, intuitive Bedienbarkeit, Übersichtlichkeit, Transparenz, zeitsparender Prozess - gesamter Bestellprozess digital, automatisiert und möglichst medienbruchfrei - durch Arbeitgeber im Portal individualisierbare Datenexporte (tagesaktuell möglich): nach Zeitspanne, Status des Leasingauftrags und Datenfeld (Vertragsnummer, Mitarbeitername, Personalnummer etc.), zur Auswertung und Übermittlung an die Lohnbuchhaltung - Möglichkeit, verschiedene Aspekte der Antragsstrecke zu individualisieren (z.B. Angabe der Personalnummer, Hochladen zusätzlicher Dokumente, zusätzliche digitale Bestätigungen) - Hohe Sicherheitsstandards, die über die Mindestanforderungen der Leistungsbeschreibung hinausgehen (nachgewiesen beispielsweise durch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder einen gleichwertigen Nachweis). Maßgeblich ist der nachgewiesene qualitative Mehrwert. - digitale Übernahmebestätigung, wenn Fahrrad abgeholt wurde, zum Download für den Arbeitgeber - Freigabe der Anträge auch im Vier-Augen-Prinzip möglich - Such- und Filterfunktionen für Einzelleasingverträge und Leasinganträge - über die Mindestanforderung hinausgehender, nachvollziehbar nachgewiesener Grad der Barrierefreiheit, insbesondere durch eine unabhängige Prüfung oder Zertifizierung nach anerkannten Standards - besonders effiziente, medienbruchfreie und transparente Abwicklung von Stör- und Versicherungsfällen über das Portal, insbesondere durch Statusanzeigen, automatisierte Benachrichtigungen und nachvollziehbare Bearbeitungshistorien.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 10,5
Criterion:
Type: Quality
Name: Kommunikation und Betreuung durch den Auftragnehmer
Description: Bewertung anhand des eingereichten Konzepts. Dabei werden insbesondere folgende Leistungen positiv bewertet, soweit sie über die Mindestanforderungen der Leistungsbeschreibung hinausgehen: • Persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner oder ein festes Betreuungsteam • Erweiterte Erreichbarkeitszeiten und zusätzliche Kommunikationskanäle (z. B. Supporttickets) • Kurze, verbindliche Reaktionszeiten und klar definierte Eskalationswege • Weitergehende Informationen im Online-Portal (z. B. FAQs, Videos) • Ein detaillierter, nachvollziehbarer und realistischer Implementierungsplan, der eine rasche und reibungslose Umsetzung erwarten lässt • Kompetente und umfangreiche zusätzliche Schulungsangebote zur Einführung des Fahrradleasings • Ein schlüssiges Gesamtkonzept mit Maßnahmen zur Steigerung der Bekanntheit bei den Beschäftigten und zur Erleichterung des Leasingeinstiegs (z. B. Online- oder Vor-Ort-Veranstaltungen), sowohl zur Einführung als auch während der Vertragslaufzeit • Konkrete und verbindliche Schulungs- und Einführungstermine
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 10,5
Criterion:
Type: Quality
Name: Störfallmanagement
Description: Bewertung anhand Konzept. Positiv bewertet werden dabei folgende Aspekte: - vorausschauender Umgang mit etwaigen Störfällen - größtmögliche Flexibilität und Vielzahl an Lösungsmöglichkeiten im Störfall ( Mutterschutz etc.) - möglichst langer Erstattungszeitraum bei temporären Störfällen (Elternzeit und Arbeitsunfähigkeit), mit Übernahme aller Kosten (Leasingrate, Versicherung, Inspektion und optional hinzugebuchte Servicepakete) - Positiv bewertet wird die Dauer, für die bei temporären Störfällen sämtliche laufenden Kosten übernommen bzw. erstattet werden. Je länger der abgesicherte Zeitraum, desto höher die Bewertung
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 10,5
Criterion:
Type: Quality
Name: Serviceleistungen: Inspektion, Wartung und Verschleiß
Description: Bewertung anhand Konzept. Positiv bewertet werden dabei folgende Aspekte: - umfangreiche Leistungen im Inspektionspaket, Höhe des pro Inspektion zur Verfügung stehenden Budgets - gute digitale Integration der Leistung, auch für die durchführenden Fachhändler - Maßnahmen, die eine schnellere Terminvergabe ermöglichen - Durchführung der Servicepakete bei jedem Fachhändler des Händlernetzes - digitale Erinnerungsfunktion sowie digitale Dokumentation der Serviceleistungen im Online-Portal - hinzubuchbare Verschleißpakete: mehrere Pakete zur Auswahl, uneingeschränkte Nutzung des Budgets (in Bezug auf die Häufigkeit der Services oder die Art der Reparatur). Etwaige Einschränkungen sind im Konzept darzulegen.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 14
Criterion:
Type: Quality
Name: Versicherung
Description: Bewertung anhand Konzept. Folgende Aspekte werden dabei positiv bewertet: - geographischer Geltungsbereich (je umfassender, desto besser) - schnelle Abwicklung von Schadensfällen: der Bieter hat daher darzustellen, welche Zeiten im Durchschnitt für die Regulierung eines Schadens anfallen und ob der Status im Portal eingesehen werden kann - Diebstahl: Anrechnung der bereits geleisteten Leasingraten auf den Anschaffungspreis des neuen Rades und ein somit günstigeres Folgeleasing - Zeit vom vollständigen Eingang aller erforderlichen Schadensunterlagen bis zur Entscheidung über den Versicherungsfall. - besonders nutzerfreundliche Regelungen bei Totalschaden oder Diebstahl, insbesondere zur Vermeidung finanzieller Nachteile beim Abschluss eines Folgeleasings
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 7
Criterion:
Type: Quality
Name: Nachhaltigkeit
Description: Positiv bewertet werden konkrete, auf die Durchführung dieses Auftrags bezogene Maßnahmen zur Reduzierung von Umweltbelastungen.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 7
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Brutto-Preis
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 30
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Allowed
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Allowed
Deadline for receipt of tenders: 19/11/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 3 Months
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Im Rahmen der aktuellen Gesetzeslage.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Baden-Württemberg im Regierungspräsidium Karlsruhe
Information about review deadlines: Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Landeshauptstadt Stuttgart, Haupt- und Personalamt, Abt. Allgemeiner Service, Zentraler Einkauf
Organisation providing more information on the review procedures: siehe Nachprüfungsstelle