729536-2026 - Competition
Germany – Medical software package – PDMS - Patientendatenmanagementsystem inkl. Anästhesieplanungs-/- dokumentationssystem
OJ S 204/2026 21/10/2026
Contract or concession notice – standard regime
Supplies
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Universitätsklinikum Düsseldorf
Email: submission@med.uni-duesseldorf.de
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a regional authority
Activity of the contracting authority: Health
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: PDMS - Patientendatenmanagementsystem inkl. Anästhesieplanungs-/- dokumentationssystem
Description: Ziel der Ausschreibung ist es, vergleichbare Angebote als Entscheidungsgrundlage für die Beschaffung und Einführung eines PDMS (Patientendatenmanagementsystem) und eines Anästhesieplanungs- / -dokumentationssystems zu erhalten.
Procedure identifier: cebbf0c1-8b2a-4009-bed6-b9e919bac488
Internal identifier: 067/26
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48180000 Medical software package
Additional classification (cpv): 72260000 Software-related services, 48000000 Software package and information systems
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Moorenstr. 5  
Town: Düsseldorf
Postcode: 40225
Country subdivision (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXPNYBBDWM6#
Legal basis: 
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice, Procurement Document
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: 
Participation in a criminal organisation: 
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: 
Money laundering or terrorist financing: 
Fraud: 
Corruption: 
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: 
Breaching obligation relating to payment of taxes: - Nachweis (ersatzweise Eigenerklärung des Bieters) der ordnungsgemäßen Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben (Bescheinigung des Finanzamtes) sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung (Bescheinigung der zuständigen Krankenkasse/Einzugsstelle)
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: 
Breaching of obligations in the fields of environmental law: 
Breaching of obligations in the fields of social law: 
Breaching of obligations in the fields of labour law: 
Insolvency: 
Assets being administered by liquidator: 
Business activities are suspended: 
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: 
Grave professional misconduct: 
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: 
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: 
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: 
Early termination, damages, or other comparable sanctions: 
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: 
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: PDMS - Patientendatenmanagementsystem inkl. Anästhesieplanungs-/- dokumentationssystem
Description: Der Auftraggeber hat es sich zum Ziel gesetzt, mit einem neuen, modernen und zukunftsorientierten PDMS (Patientendatenmanagementsystem) und Anästhesieplanungs- / -dokumentationssystems als Ergänzung zum bereits bestehenden administrativen Krankenhausinformationssystem CGM Medico in Betrieb zu gehen. Dabei soll das Gesamtsystem eine integrative Lösung mit dem administrativen Krankenhausinformationssystem und dem Medizinischen Informationssystem bilden, die folgende übergeordnete Aufgaben abdeckt: - Medizinisch / pflegerische Dokumentation im Intensivbereich inkl. den Untersuchungs- und Behandlungsbereichen sowie Vitaldaten / -parametern - Vervollständigung der Elektronische Patientenakte des Patienten - Kommunikation über alle medizinischen und administrativen Bereiche mit Patientenbezug (Kommunikation mit Kern- und Subsystemen wie Labor etc.) - Patienten- und fallbezogene Leistungserfassung / Dokumentation - Integration von bestehenden und zukünftigen Subsystemen sowie Medizingeräten Da bisher ein PDMS und ein Anästhesieplanung / -dokumentationssystem im Haus vorhanden sind, ist eine 1:1-Ablösung bisheriger Funktionen zum Starttermin des Echtbetriebes erforderlich.
Internal identifier: 067/26
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48180000 Medical software package
Additional classification (cpv): 72260000 Software-related services, 48000000 Software package and information systems
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Moorenstr. 5  
Town: Düsseldorf
Postcode: 40225
Country subdivision (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 5 Years
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:other-sme# Es gelten ausschließlich die Vergabe- und Vertragsbedingungen des Auftraggebers. Allgemeine Geschäftsbedingungen oder abweichende Zahlungsbedingungen des Bieters werden - auch wenn sie dem Angebot beigefügt sind oder auf sie verwiesen wird - nicht Vertragsbestandteil. Eines gesonderten Widerspruchs durch den Auftraggeber bedarf es hierzu nicht. Das Beifügen von Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bieters führt nicht zum Ausschluss des Angebots, sofern der Bieter seine Bedingungen den Unterlagen des Auftraggebers nicht ausdrücklich überordnet oder die Bedingungen des Auftraggebers ausdrücklich ablehnt.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice, Procurement Document
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: - Mindestens 1 realisiertes oder in bestätigter Umsetzung befindliches Referenzkrankenhaus in den Jahren 2023 - 2026 mit der PDMS-Software im Produktivbetrieb, die der Bewerber anbieten will, in Einrichtungen mit einer Integration / HL7- oder FHIR-Schnittstelle (mind. Inhalte aus Sicht des PDMS Patientendaten in, Befund-/Berichtdaten out, Leistungsdaten / Therapien out, Beatmungszeiten out, Aufruf KIS für Leistungsanforderungen (oder integrativ mit KIS)) zum Krankenhausinformationssystem Medico oder vergleichbarem Krankenhausinformationssystem in Deutschland. Es ist die Softwarebezeichnung sowie Referenz mit Anschrift, Ansprechpartner und Telefonnummer anzugeben. - Mindestens 3 realisierte oder in bestätigter Umsetzung befindliche Referenzkrankenhäuser in Deutschland in den Jahren 2023-2026 mit der PDMS- / Anästhesie-Software im Produktivbetrieb, die der Bewerber anbieten will, in Einrichtungen > 800 Betten; es ist die Softwarebezeichnung sowie Referenz mit Anschrift, Ansprechpartner und Telefonnummer anzugeben. - Mindestens 1 Referenzinstallation im Produktivbetrieb in Deutschland in den Jahren 2023 - 2026 mit dem Produkt in Deutschland, welches der Anbieter anzubieten gedenkt; es ist die Softwarebezeichnung sowie Referenz mit Anschrift, Ansprechpartner und Telefonnummer anzugeben. Gemäß der beiliegenden Teilnahmekriterien führt eine erhöhte Anzahl je erfüllter Referenz zu einer besseren Bewertung.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 15,00

Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Anzahl Mitarbeiter im Bereich PDMS / Anästhesie (Entwicklung, Support, Vertrieb, Projektleitung etc.) in Deutschland >20, mit Angabe der Anzahl. Gemäß der beiliegenden Teilnahmekriterien führt eine erhöhte Anzahl an Mitarbeitern aus diesem Bereich zu einer besseren Bewertung.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 5,00

Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Umsatz im Bereich PDMS in den Jahren letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren 2023-2025 in Mio. Euro in Deutschland mindestens EUR 2 Mio. p. a. (mit Angabe Umsatz im jeweiligen Jahr) Gemäß der beiliegenden Teilnahmekriterien führt ein höherer Umsatz zu einer besseren Bewertung.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 5,00

Criterion: Certificates by quality control institutes
Description of selection criterion: - Die angebotene PDMS / AN-Lösung, welche/s der Anbieter anzubieten gedenkt, ist als Medizinprodukt zertifiziert - Einheitliche Datenbank über alle Bereiche des PDMS / der AN-Lösung - Applikationssoftware und Support sowie Projektumsetzung inkl. Dokumentation in deutscher Sprache sowie Betreuung / Support aus Deutschland - Eigenerklärung, dass Unternehmen über "Applikationssoftware und Quellcodes" zur Vornahme etwaiger erforderlicher Änderungen verfügt

Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Angaben zum Unternehmen, Sitz, Gegenstand, Rechtsform, Gründungsjahr; Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister des Sitzes oder Wohnsitzes nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Mitgliedsstaates, in dem der Bieter ansässig ist (Handelsregisterauszug oder vergleichbar)

Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Aktueller Nachweis einer Haftpflichtversicherung oder gleichwertige Sicherheit i. H. v. mindestens des aus Sicht des Anbieters zu erwartenden Projektpreises bzw. Erklärung, eine solche im Auftragsfall abzuschließen
Information about the second stage of a two-stage procedure: 
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 4
Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 4
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
5.1.10.
Award criteria
Criterion: 
Type: Quality
Description: - Beantwortung der einzelnen Fragestellungen im LV - Produktpräsentation, Referenzhausbesuch
Criterion: 
Type: Price
Description: Brutto Angebotspreis in Euro.
Description of the method to be used if weighting cannot be expressed by criteria: Die Wertung erfolgt nach der einfachen Richtwertmethode (UfAB, Z = L / P), siehe Vergabeunterlagen "Ordner 07 - Vorläufige Vergabeunterlagen" - Datei "Bewertung_Bestbieterermittlung_differenziert"
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 10/11/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Address of the procurement documents: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYBBDWM6/documents
Ad hoc communication channel: 
URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYBBDWM6
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Required
Address for submission: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYBBDWM6
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 20/11/2026 11:30:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Unterlagen und Nachweise werden - sofern gesetzlich zulässig - nachgefordert. Wesentliche Preisangaben sowie für Unterlagen, die maßgeblichen Einfluss auf die Zuschlagskriterien haben, werden nicht nachgefordert.
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Universitätsklinikum Düsseldorf
Organisation providing more information on the review procedures: Vergabekammer Westfalen
Organisation receiving requests to participate: Universitätsklinikum Düsseldorf
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Universitätsklinikum Düsseldorf
Registration number: DE119432190
Postal address: Moorenstr. 5
Town: Düsseldorf
Postcode: 40225
Country subdivision (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Country: Germany
Contact point: Submissionsstelle
Email: submission@med.uni-duesseldorf.de
Telephone: +49 2118119301
Internet address: https://www.uniklinik-duesseldorf.de/
Roles of this organisation: 
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Westfalen
Registration number: DE164242157
Postal address: Albrecht-Thaer-Straße 9
Town: Münster
Postcode: 48147
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Email: vergabekammer@brms.nrw.de
Telephone: +49 251411-1604
Fax: +49 251411-2165
Roles of this organisation: 
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Email: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation: 
TED eSender
Notice information
Notice identifier/version: 5cd41c97-6d39-4379-8bf7-6983473d6ada  -  01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 20/10/2026 14:26:22 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 729536-2026
OJ S issue number: 204/2026
Publication date: 21/10/2026