1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH
Legal type of the buyer: Group of public authorities
Activity of the contracting authority: Economic affairs
Activity of the contracting entity: Electricity-related activities
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Transformation SAP S4 Hana
Description: Die SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH (SWU) ist ein kommunaler Versorger mit einer Unternehmensgruppe (Holding und sechs eigenständige Tochtergesellschaften). Die SWU-Gruppe deckt die Bereiche Energie, Mobilität und Kommunikation ab, welches Privatkunden, Unternehmen und kommunale Partner bedient. Die Vielschichtigkeit erfordert eine moderne, integrierte IT-Lösung zur effizienten Unterstützung der Geschäftsprozesse. Die Einstellung der Wartung des aktuellen ERP-Core-Systems auf Basis SAP ECC (SAP ERP Central Component) durch SAP SE macht ein umfangreiches Transformationsprojekt erforderlich. Dessen Ziel ist die Einführung und der Betrieb der Nachfolgelösung SAP S/4HANA mit einem möglichst hohen Grad an Standardisierung, Automatisierung und Integrationsfähigkeit. Keep the Core Clean! ist die zentrale Prämisse. Parallel zu diesem Projekt erfolgt die Einführung einer energiewirtschaftlichen Plattform und der damit verbundenen Ablösung von SAP IS-U auf Basis ECC.
Procedure identifier: 3b3978ed-4829-4815-87eb-ffc4d5f13ada
Internal identifier: 2026-017
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
2.1.2.
Place of performance
Town: Ulm
Postcode: 89073
Country subdivision (NUTS): Ulm, Stadtkreis (DE144)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/25/EU
sektvo -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Title: Transformation SAP S4 Hana
Description: Die SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH (SWU) ist ein kommunaler Versorger mit einer Unternehmensgruppe (Holding und sechs eigenständige Tochtergesellschaften). Die SWU-Gruppe deckt die Bereiche Energie, Mobilität und Kommunikation ab, welches Privatkunden, Unternehmen und kommunale Partner bedient. Die Vielschichtigkeit erfordert eine moderne, integrierte IT-Lösung zur effizienten Unterstützung der Geschäftsprozesse. Die Einstellung der Wartung des aktuellen ERP-Core-Systems auf Basis SAP ECC (SAP ERP Central Component) durch SAP SE macht ein umfangreiches Transformationsprojekt erforderlich. Dessen Ziel ist die Einführung und der Betrieb der Nachfolgelösung SAP S/4HANA mit einem möglichst hohen Grad an Standardisierung, Automatisierung und Integrationsfähigkeit. Keep the Core Clean! ist die zentrale Prämisse. Parallel zu diesem Projekt erfolgt die Einführung einer energiewirtschaftlichen Plattform und der damit verbundenen Ablösung von SAP IS-U auf Basis ECC.
Internal identifier: 0
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
5.1.2.
Place of performance
Town: Ulm
Postcode: 89073
Country subdivision (NUTS): Ulm, Stadtkreis (DE144)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 2 Years
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 0
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Description of the financial guarantee: Für den 1. Zahlungsmeilenstein ist eine Anzahlungsbürgschaft erforderlich. Desweiteren ist eine Vertragserfüllungsbürgschaft in Höhe 10% vorzulegen.
Deadline for receipt of requests to participate: 23/11/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Teilnahmeantrages/Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Erklärungen und Nachweise unbedingt vollständig bei.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Die Vergabe des Auftrags erfolgt ausschließlich an zuverlässige, leistungsfähige und fachkundige Bewerber. Alternativ akzeptiert die Vergabestelle als vorläufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach Maßgabe von §50 VgV (vgl. §48 Abs.3 VgV). Es wird darauf hingewiesen, dass die Vergabestelle bei der Übermittlung einer EEE den Bewerber jederzeit während des Verfahrens auffordern kann, sämtliche oder einen Teil der geforderten Unterlagen beizubringen. Nachweise und Zertifikate dürfen nicht älter als 6 Monate datiert sein. Ausländische Unternehmen, in deren Herkunftsland die geforderten Nachweise nicht erhältlich sind, können vergleichbare Bescheinigungen der zuständigen Behörden oder Stellen ihres Herkunftslandes unter Beifügung einer amtlich beglaubigten oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Übersetzer oder Dolmetscher angefertigten Übersetzung in die deutsche Sprache vorlege
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Financial arrangement: Die Zahlungsbedingungen sind in den Vergabebedingungen festgelegt. Für den 1. Zahlungsmeilenstein ist eine Anzahlungsbürgschaft erforderlich. Desweiteren ist eine Vertragserfüllungsbürgschaft in Höhe 10% vorzulegen.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Baden-Württemberg
Organisation providing additional information about the procurement procedure: SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH
Organisation providing more information on the review procedures: Vergabekammer Baden-Württemberg
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH
Registration number: DE147035610
Postal address: Karlstrasse 1-3
Town: Ulm
Postcode: 89073
Country subdivision (NUTS): Ulm, Stadtkreis (DE144)
Country: Germany
Contact point: SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH
Telephone: 00497311660
Roles of this organisation:
Buyer
Procurement service provider
Organisation providing additional information about the procurement procedure
8.1.
ORG-0006
Official name: Vergabekammer Baden-Württemberg
Registration number: 08-A9866-40
Postal address: Kapellenstrasse 17
Town: Karlsruhe
Postcode: 76131
Country subdivision (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Country: Germany
Telephone: 00497219268730
Roles of this organisation:
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0007
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 6cf82109-b7d9-468e-b79e-ff82f9049b6e - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 17
Notice dispatch date: 21/10/2026 13:24:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 731336-2026
OJ S issue number: 205/2026
Publication date: 22/10/2026