1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Postbeamtenkrankenkasse
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a central government authority
Activity of the contracting authority: Health
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: KI Wissensmanagement
Description: Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Bereitstellung eines produktionsfähigen, sicheren und dauerhaft betreibbaren internen KI-Wissensassistenten für die Mitarbeitenden der PBeaKK in Form einer Cloudleistung als Software-as-a-Service (SAAS).
Procedure identifier: 5cb67da6-284f-4d69-80dc-144214b55622
Internal identifier: U2-05/06/2026
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48000000 Software package and information systems
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Nauheimer Straße 98
Town: Stuttgart
Postcode: 70372
Country subdivision (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YDWM2H1#
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: KI Wissensmanagement
Description: Der Auftragnehmer (AN) erbringt folgende Hauptleistungen: - Bereitstellung einer produktionsfähigen, skalierbaren und sicheren Systemarchitektur - Anbindung priorisierter Datenquellen (Wissensindex) - Qualitätssicherung - Schulung der Beschäftigten der PBeaKK
Internal identifier: U2-05/06/2026
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48000000 Software package and information systems
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Nauheimer Straße 98
Town: Stuttgart
Postcode: 70372
Country subdivision (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 2 Years
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: Die Auftraggeberin kann den Vertrag zweimal um jeweils ein Jahr verlängern. Maximale Vertragslaufzeit beträgt vier Jahre.
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice, Procurement Document
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: 1. Eigenerklärung bzw. Bestätigung der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes des Unternehmenssitzes gemäß Vergabeunterlagen Anlage 1, Ziffer 5 2. Allgemeine Unternehmensdarstellung (u.a. Gesellschaftsform; Leistungsportfolio; Standorte; Gesamtzahl des Personals; Zahl der Kunden, für die vergleichbare Leistungen, wie sie in dieser Ausschreibung gefordert werden, erbracht wurden) (Formlose) Eigenerklärung - max. 2 DIN A4-Seiten 3 Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit gemäß Anlage 2 der Vergabeunterlagen. Ausgefülltes Formblatt nach Anlage 2 der Vergabeunterlagen.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Erklärung, dass im Zuschlagsfall eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckung von 500.000 EUR für Sachschäden und 200.000 EUR für Vermögensschäden abgeschlossen wird, die auch die Verletzung von Vorschriften zum Datenschutz (ein-schließlich Sozialdaten) umfasst. Vorlage einer bereits bestehenden aktuellen Versicherungspolice bzw. rechtsverbindliche Erklärung, dass im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird.
Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Erklärung über 1. den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie 2. den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart (KI-Anwendungen), die Gegenstand der jetzigen Vergabe ist bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre Aus der Erklärung muss sich ergeben, dass der Bieter in jedem der letzten drei Jahre Umsätze in Höhe von mindestens 250.000 EUR mit den angegebenen, hier nachgefragten Leistungen (KI-Anwendungen) erzielt hat.
Criterion: Certificates by independent bodies about quality assurance standards
Description of selection criterion: Beschreibung der generellen Maßnahmen zur Qualitätssicherung; Nachweis über die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder einem vergleichbaren Qualitätssystem. Eigenerklärung Beschreibung des QS-Systems und ggfs. Nachweis einer Zertifizierung. Beschreibung der generellen Maßnahmen zur Informationssicherheit (ISM). Eigenerklärung Beschreibung des ISMS-Systems und ggfs. Nachweis einer Zertifizierung. Bereitstellung des C5 Testats (Typ 2) nach BSI einschließlich des entsprechenden Prüfberichts.
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: Nachweis der Erfahrungen im Bereich von KI-Anwendungen für Kranken- bzw. Sozialversicherungen Insgesamt müssen die folgenden Bereiche von den Referenzen abgedeckt werden: 1. Informationssystem auf Basis von Large Language Models (LLM) und/oder ein System mit Retrieval Augmented Generation (RAG)-Architektur 2. Erfahrung im Aufbau und Betrieb von Systemen mit Vektordatenbanken oder vergleichbaren Lösungen für semantische Suche 3. Realisierung einer Datenanbindung an ein Portal- oder Content-Management-System über eine dokumentierte Schnittstelle (API oder vergleichbar), bei der strukturierte Inhalte programmatisch ausgelesen und für einen Suchindex aufbereitet wurden. Das Zielsystem kann ein beliebiges CMS oder Portalsystem sein. 4. SSO-Integration in einem produktiven Unternehmensumfeld realisiert. 5. für eine Organisation mit mindestens 500 Mitarbeitenden entwickelt und in Betrieb genommen hat. 6. Leistungserbringung für eine Kranken- oder Sozialversicherung Nachweis von mindestens 2 Referenzen über vergleichbare Leistungen aus dem Bereich Entwicklung und/oder Inbetriebnahme eines KI-gestützten Informationssystem aus den letzten 3 Jahren. Die Leistung muss seit mindestens 12 Monaten erbracht werden. Die Referenzprojekte müssen in ihrer Gesamtheit die folgenden Bedingungen erfüllen: 1. Von jeder eingereichten Referenz zu erfüllen 2. Von mindestens einer eingereichten Referenz zu erfüllen 3. Von mindestens einer eingereichten Referenz zu erfüllen 4. Von mindestens einer eingereichten Referenz zu erfüllen 5. Von jeder eingereichten Referenz zu erfüllen 6. Von mindestens einer eingereichten Referenz zu erfüllen Zum Nachweis der Referenzen ist ausschließlich die Anlage 3A "Referenzblatt" zu verwenden. Insgesamt werden maximal 4 Referenzen zur Abdeckung der Mindestanforderungen 1-6 herangezogen. Sollten mehr Referenzen eingereicht werden, sind die zu bewertenden Referenzen deutlich zu kennzeichnen. Die Bieter müssen ihrem Angebot exemplarische Rollenprofile der im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter/-innen unter Angabe der Fähig- und Fertigkeiten sowie relevanter Projekterfahrung für die Rollen Projektleitung, KI Architektur / Technical Lead, und DevOps / Betrieb, beifügen. 1. Rolle Projektleitung: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Leitung von IT-Projekten mit KI-Bezug; Nachweis mindestens eines abgeschlossenen Projekts in vergleichbarem Umfeld 2. Rolle KI-Architektur / Technical Lead: Mindestens 3 Jahre Erfahrung mit RAG-Systemen, LLM-Integration und Vektor-Datenbanken 3. Rolle KI-Consultant: Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Umsetzung von Kundenprojekten mit KI-Anwendungen. Eigenerklärung Aus der Eigenerklärung weist der Bieter 1. min. 3 eigene Beschäftigte der Rolle Projektleitung 2. Min. 2 eigene Beschäftigte der Rolle KI-Architektur / Technical Lead 3. Min. 5 eigene Beschäftigte der Rolle KI-Consultant Es sind keine persönlichen Lebensläufe notwendig. Exemplarische Lebensläufe mit Angabe der vorhandenen Anzahl von Beschäftigten mit diesem Profil reichen aus.
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Quality
Name: Leistung
Description: Leistung
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 50
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preis
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 50
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 30/10/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 06/11/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 6 Weeks
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Angebotsaufforderung Ziffer II.4
Information about public opening:
Opening date: 06/11/2026 12:01:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: Not yet known
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Die Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft muss im Auftragsfall eine Rechtsform annehmen, bei der eine gesamtschuldnerische Haftung der einzelnen Bewerber- bzw. Bietergemeinschaftsmitglieder für die Erfüllung der vertraglichen Pflichten besteht.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Bundeskartellamt - Vergabekammer des Bundes
Information about review deadlines: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Ziff. 4 GWB).
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Postbeamtenkrankenkasse
Organisation providing more information on the review procedures: Bundeskartellamt - Vergabekammer des Bundes
Organisation receiving requests to participate: Postbeamtenkrankenkasse
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Postbeamtenkrankenkasse
Registration number: 992-80031-57
Postal address: Nauheimer Straße 98
Town: Stuttgart
Postcode: 70372
Country subdivision (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Country: Germany
Telephone: 071134652996
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Bundeskartellamt - Vergabekammer des Bundes
Registration number: 022894990
Postal address: Kaiser-Friedrich-Str. 16
Town: Bonn
Postcode: 53113
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49 2289499-0
Fax: +49 2289499-163
Roles of this organisation:
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
10. Change
10.1.
Change
Section identifier: PROCEDURE
Description of changes: - Verlängerung Angebotsfrist - Verlängerung der Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen
The procurement documents were changed on: 28/10/2026
Notice identifier/version: 71f10e2d-bf6b-4237-8bbe-fd44f30ef080 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 28/10/2026 14:33:23 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 751115-2026
OJ S issue number: 210/2026
Publication date: 29/10/2026