1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Universitätsklinikum Würzburg
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a regional authority
Activity of the contracting authority: Health
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Digitaler Rechnungseingangsworkflow in SAP S/4 HANA
Description: Das Universitätsklinikum Würzburg zählt zu den wichtigsten medizinischen Zentren in Deutschland und nimmt als einziges Krankenhaus der Supramaximalversorgung in Unterfranken eine herausragende Stellung in der medizinischen Versorgung ein. Jährlich profitieren rund 350.000 Patientinnen und Patienten von der intensiven interdisziplinären Zusammenarbeit in 19 Kliniken und mehr als 60 interdisziplinären Zentren. Das UKW steht für internationale Spitzenleistungen in Krankenversorgung, Forschung und Lehre sowie für innovative und sichere Diagnostik, Therapie und Prävention. Eine besondere Stärke der Universitätsmedizin Würzburg ist die enge und praxisorientierte Kombination von Klinik und Forschung zur sicheren Anwendung neuer Methoden. Gemeinsam mit der Medizinischen Fakultät ist das UKW eine der großen Ausbildungsstätten für Medizinerinnen und Mediziner in Deutschland. Die Verteilung von mehr als 70 unterschiedlichen Bereichen auf verschiedene Standorte innerhalb Würzburgs sowie die Beteiligung von bis zu 1.500 Personen am Rechnungsfreigabeprozess stellen das Klinikum vor besondere organisatorische Herausforderungen. Das UKW verarbeitet pro Jahr rund 150.000 Belege von etwa 9.500 unterschiedlichen Kreditoren. Das Ziel der Ausschreibung ist es eine zukunftsorientierte Lösung zur digitalen, medienbruchfreien Rechnungsverarbeitung und Workflowsteuerung in einer integrierten SAP-nahen Lösung zu erhalten, welche die bisherige Lösung Tangro IM (Invoice Management) und Tangro BWF (Business Workflow) bis spätestens 30.09.2027 vollumfänglich ablöst. Das System muss dabei sowohl einfache lineare Freigabeprozesse als auch komplexe, regelbasierte und mehrstufige Genehmigungsverfahren abbilden können. Wichtig ist hierbei die Anpassungsfähigkeit an gesetzliche Rahmenbedingungen, beispielsweise im Zuge der E-Rechnungspflicht, sowie die flexible Steuerung der Workflows bei organisatorischen Prozessänderungen. Das Universitätsklinikum Würzburg (UKW) setzt SAP S/4HANA als zentrales ERP-System und führende Systemplattform für die kaufmännischen Prozesse, insbesondere die Finanzbuchhaltung, ein. Im Rahmen der Rechnungsverarbeitung soll SAP S/4HANA grundsätzlich als führendes System dienen, in dem rechnungsbezogene Prozesse und Informationen - soweit fachlich und technisch möglich - zentral verarbeitet und revisionssicher nachvollziehbar abgebildet werden. Angeschlossene Systeme und Anwendungen sollen sich entsprechend in die bestehende SAP-Systemlandschaft integrieren und erforderliche Informationen an SAP S/4HANA übergeben bzw. daraus beziehen. Die Lösung ist in einem hybriden Betriebsmodell bereitzustellen. Funktionen zur Erfassung, Digitalisierung und Interpretation von Rechnungsbelegen können in der Cloud des Auftragnehmers erbracht werden. Weitere Komponenten werden auf der vom UKW bereitgestellten Serverinfrastruktur betrieben. Die weitere Verarbeitung einschließlich Prüfung, Kontierung, Genehmigungsworkflow und Buchung muss vollständig und integriert innerhalb des SAP-S/4HANA-Systems erfolgen. Die Lösung muss einen durchgängigen, medienbruchfreien Prozess gewährleisten und eine revisionssichere Nachvollziehbarkeit der rechnungsbezogenen Vorgänge ermöglichen. Die erforderlichen Schnittstellen und der Datenaustausch zwischen den Cloud-Komponenten, der lokalen Infrastruktur und SAP S/4HANA sind vom Auftragnehmer bereitzustellen und zu dokumentieren.
Procedure identifier: ea452f9a-16a4-410b-93b3-0e9882236a4c
Internal identifier: EU2026_025
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48443000 Accounting software package
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Josef- Schneider-Straße 2
Town: Würzburg
Postcode: 97080
Country subdivision (NUTS): Würzburg, Kreisfreie Stadt (DE263)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXS0YM7DYH73GVZK#
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds:
Participation in a criminal organisation:
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities:
Money laundering or terrorist financing:
Fraud:
Corruption:
Child labour and including other forms of trafficking in human beings:
Breaching obligation relating to payment of taxes:
Breaching obligation relating to payment of social security contributions:
Breaching of obligations in the fields of environmental law:
Breaching of obligations in the fields of social law:
Breaching of obligations in the fields of labour law:
Insolvency:
Assets being administered by liquidator:
Business activities are suspended:
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law:
Grave professional misconduct:
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition:
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure:
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure:
Early termination, damages, or other comparable sanctions:
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure:
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Digitaler Rechnungseingangsworkflow in SAP S/4 HANA
Description: Dienst- und Lieferleistung für den digitalen Rechnungseingangsworkflow in SAP S/4 HANA
Internal identifier: EU2026_025
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48443000 Accounting software package
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Josef- Schneider-Straße 2
Town: Würzburg
Postcode: 97080
Country subdivision (NUTS): Würzburg, Kreisfreie Stadt (DE263)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 48 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: In Bezug auf Lizenzen, Updates, Support und Wartung
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Certificates by quality control institutes
Description of selection criterion: berufliche Leistungsfähigkeit / Qualifikation Beschäftigte (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Anlage II EW - "C"
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Berufshaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Criterion: Specific yearly turnover
Description of selection criterion: Eigenerklärung Jahresumsatz letzte 3 Jahre (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Criterion: Security of supply
Description of selection criterion: Firmenkategorie (KMU-Abfrage) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: Referenzliste vergleichbarer Lieferungen in den letzten 3 Jahren (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Criterion: Certificates by quality control institutes
Description of selection criterion: Anlage II Leistungsverzeichnis - Forderung BSI ISO/IEC 27001
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 23/11/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 30/11/2026 17:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: maximal binnen einer Arbeitswoche
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Gemäß Anlage I der Ausschreibungsunterlagen
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Regierung von Mittelfranken, Vergabekammer Nordbayern
Information about review deadlines: Auf die Zulässigkeitsvoraussetzung eines Nachprüfungsantrages zur Vergabekammer gem. §§ 160 ff. GWB wird ausdrücklich hingewiesen, namentlich auf die Regelung des § 160 Abs. 3 GWB.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Universitätsklinikum Würzburg
Organisation providing more information on the review procedures: Auftragsberatungszentrum Bayern e.V. (ABZ e. V.)
Organisation receiving requests to participate: Universitätsklinikum Würzburg
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Universitätsklinikum Würzburg
Registration number: DE 25 00 13 752
Postal address: Josef-Schneider-Straße 2
Town: Würzburg
Postcode: 97080
Country subdivision (NUTS): Würzburg, Kreisfreie Stadt (DE263)
Country: Germany
Contact point: GB 4
Telephone: +4993120155811
Fax: +49 9312016055800
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Auftragsberatungszentrum Bayern e.V. (ABZ e. V.)
Registration number: DE198161974
Postal address: Orleansstraße 10 - 12
Town: München
Postcode: 81669
Country subdivision (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Country: Germany
Telephone: +49 895116-3171
Fax: +49 895116-3663
Roles of this organisation:
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: Regierung von Mittelfranken, Vergabekammer Nordbayern
Registration number: DE 811 335 517
Postal address: Postfach 606
Town: Ansbach
Postcode: 91511
Country subdivision (NUTS): Ansbach, Kreisfreie Stadt (DE251)
Country: Germany
Contact point: Vergabekammer
Telephone: +49 981531277
Fax: +49 981531837
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0004
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 00dcfca5-563e-43cc-a3c4-609ff853176b - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 28/10/2026 16:12:10 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 754132-2026
OJ S issue number: 211/2026
Publication date: 30/10/2026