2025-11-27+01:0000:00:00+01:0016http://www.azsintjan.be/ORG-0001AZ Sint-Jan Brugge AVRuddershove 10Brugge8000BE100BEL0266.559.859Aankoopdienst AZAankoper+32 50452221aankoopdienst.brugge@azsintjan.behttp://www.raadvst-consetat.be/ORG-0002Raad van stateWetenschapsstraat 10Brussel1040BE100BELBE 0931.814.266+32 22349611info@raadvanstate.beORG-00033P - Aanbieder van diensten / Prestataire de servicesAntwerpen / Anvers2000BE211BELBE 0475.480.736+32 3 294 30 51info@3p.euORG-0004FPS Policy and SupportBrussels1000BE100BELBE 0671.516.647+32 2 740 80 00e.proc@publicprocurement.be00793146-2025231/20252025-12-01+01:002.3eforms-sdk-1.139504afcd-c6e4-4ff5-b1cc-335dbbbde40548193ff8-3d06-448e-b9bf-e54a14c8c98d2025-11-27+01:0000:00:00+01:00012025-12-01+01:0032014L0024cn-standardNLDbody-plhealthORG-0001ted-esenORG-0004serv-provORG-0003epo-procurement-documentneg-w-callfalsePPP103-2702/5661/2025-SJB-04-101-LVDAankoop van een ERP-systeem incl. implementatie, licenties en onderhoudDeze overheidsopdracht voorziet de automatisering en het beheer van de belangrijkste bedrijfsprocessen van de aanbestedende overheid d.m.v. de implementatie van een geïntegreerd softwaresysteem (Enterprise Resource Planning of ERP). De overeenkomst wordt gesloten voor een periode van 4 jaar met 2 mogelijke verlengingen van 3 jaar. In deze 1ste selectiefase beoogt de aanbestedende overheid de selectie van de kandidaten welke de benodigde software en dienstverlening kunnen aanleveren voor het implementeren van een ERP systeem voor het automatiseren van de financiële, aankoop -en logistieke processen binnen het ziekenhuis, met zijn 2 campussen. Na de selectie van de kandidaten op basis van hun aanvraag tot deelneming worden de vereiste specificaties tijdens de daaropvolgende gunningsfase verder beschreven in een bestek. De huidige situatie: Ziekenhuis: AZ Sint-Jan AV Aantal campussen - Campus Sint-Jan - Campus SFX (Sint-Franciscus Xaverius) Huidig ERP-systeem Economaat (aankoop- en voorraadbeheer) BOEK (boekhouding) Webwinkel (bestelportaal) Aanvraag tot Bestelling via Workflower en Topdesk Integraties naar nodige toepassingen De scope van de Opdracht omvat: 1. De aankoop en implementatie van een financiële module die de dagelijkse werking van de financiële dienst ondersteunt, rekening houdend met de wettelijke vereisten en de rapporteringsverplichtingen (bv. Finhosta) waaraan het ziekenhuis moet voldoen. Deze financiële module moet onderstaande processen ondersteunen: • Algemene boekhouding en consolidatie • Analytische boekhouding en kostprijsberekening • Crediteuren boekhouding • Goedkeuringsproces voor inkomende facturen (incl. matchingprincipe) waarbij de goedkeurders worden bepaald door de organisatiestructuur • Debiteuren boekhouding inclusief verregaande debiteurenopvolging en -aanmaning (afbetalingsplan / automatische incasso / deurwaarderopvolging) • Kas- en Bankbeheer (incl. CODA verwerking en liquiditeitsplanning) • Vaste activa beheer • Budgetopvolging op grootboekrekening- en projectniveau • Leningenbeheer (incl. mogelijkheid tot import bestanden van diverse banken) 2. De aankoop en implementatie van een aankoopmodule die de dagelijkse werking van de aankoopdienst ondersteunt en minimaal onderstaande processen omvat: • Decentrale aanmaak van bestelaanvragen voor voorraad en niet-voorraad artikelen via een eenvoudig en gebruiksvriendelijk webportaal • Goedkeuringsproces voor bestelaanvragen waarbij de goedkeurders worden bepaald via de organisatiestructuur • Automatische en periodieke verwerking van bestelaanvragen tot inkooporders • Goedkeuringsproces voor inkooporders • Automatisch en digitaal versturen van bestelbonnen naar leverancier • Beheer van aankoopcontracten • Retourneren van goederen 3. De aankoop en implementatie van een logistieke module die de dagelijkse werking van de logistieke dienst ondersteunt en minimaal onderstaande processen omvat: • Ontvangst van goederen (voorraad en niet-voorraad artikelen) en diensten • Beheren van centrale magazijnvoorraad en afdelingsvoorraad • Bevoorrading decentrale afdelingsmagazijnen middels scanning (behoefte) en picking/afgifte • Automatische herbevoorrading centraal magazijn op basis van min/max voorraad Voorraadtelling en -controle 4. Volledige integratie tussen de financiële, aankoop en logistieke module wat betreft masterdata en transactionele data. 5. Uitgebreide realtime rapportage mogelijkheden op transactioneel en geaggregeerd niveau binnen iedere (sub)module van het ERP systeem. 6. De ERP applicatie zal worden geïntegreerd binnen een complex applicatielandschap. Het is daarom belangrijk dat er eenvoudig en flexibel kan geïntegreerd worden met andere applicaties. Onderstaand een overzicht van de belangrijkste koppelingen die minstens moeten gerealiseerd worden: • Active Directory koppeling • ADT koppeling met OAZIS ZorgI (incl. koppeling van stamgegevens) • TARFAC koppeling met OAZIS ZorgI • Koppeling met Apotheekpakket ZorgI voor apotheekfacturen • Koppeling met HR-pakket voor import loonboeking (en stamgegevens) • Koppeling met KARDEX kast voor ontvangst voorraadartikelen en verbruik van voorraad • Koppeling met Aexis voor verbruik van voorraad • Koppeling met Carenet • Integratie met 3de partij voor automatische factuurverwerking • Integratie met een nog te kiezen WMS-Systeem • Integratie met nog te kiezen facilitair beheer systeem • Inlezen betaalbestanden van de mutualiteiten • Bijkomende integraties services72000000BE251BELBE251BELLOT-0001slc-stand-insDe inschrijver dient verzekerd te zijn voor burgerlijke aansprakelijkheid voor beroepsrisico's. Minimumeisen: Voorleggen van een attest van de actueel geldende verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor beroepsrisico's.trueslc-stand-to-avgEen verklaring betreffende de totale omzet en de omzet in het domein waarop de opdracht betrekking heeft, over de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de ondernemer met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn. Minimumeisen: De omzet van de bedrijfsactiviteit in het domein waarop de opdracht betrekking heeft bedraagt minimum 2.000.000 € per boekjaar.trueslc-abil-ref-servicesRelevante klantreferenties in het domein bedrijfsinformatiesystemen. Minimumeisen: Deze lijst moet minstens 3 relevante gedocumenteerde projecten van de afgelopen drie jaar bevatten. Daarvan minstens 2 ERP referenties in België en minstens 1 ziekenhuisreferentie in België. Om de waarachtigheid van deze referenties te controleren kan er contact opgenomen worden. Gelieve adres, e-mailadres en telefoonnummer duidelijk te vermelden. Gebruik hiervoor de template in bijlage D1. trueslc-stand-ratioEen document uitgaande van een erkend accountingkantoor of revisor met vermelding van Z-score (Altman) van de kandidaat. Berekeningswijze in geval private onderneming: 0,717 x werkkapitaal / totale bezittingen + 0,847 x Totaal van ingehouden winsten / totale bezittingen + 3,107 x Winst voor belastingen en interest / totale bezittingen + 0,420 x boekwaarde van de bezittingen / boekwaarde van de schulden + 0,998 x Omzet / Totale bezittingen. De score dient bevestigd te worden door een boekhouder of revisor, met vermelding van zijn naam en erkenningsnummer. Minimumeisen: Uit de behaalde score moet een gezonde financiële toestand blijken. Deze score dient hoger te zijn dan 1.8. Wanneer de score lager is, is een expliciete verklaring van een erkend boekhouder of revisor vereist waarbij uitgelegd wordt waarom de score lager ligt en waarom dit geen probleem vormt voor de uitvoering van de opdracht. trueslc-abil-ref-servicesRelevante klantreferenties in post-implementatie projecten in het domein ERP. Minimumeisen: Deze lijst moet minstens 3 relevante referenties bevatten waarbij onderhoud/applicatiebeheer gedurende de afgelopen 5 jaar binnen een ERP omgeving werd uitgevoerd. Er dient hiervan minstens 1 ziekenhuisreferentie opgegeven te worden. Voor minstens 3 referenties dient een attest van tevredenheid ingediend te worden. Om de waarachtigheid van deze referenties te controleren kan er contact opgenomen worden. Gelieve adres, e-mailadres en telefoonnummer duidelijk te vermelden. Gebruik hiervoor de template in bijlage D2. trueslc-abil-staff-yrly-avg-mpBekwaamheid personeel Minimumeisen: Overzicht van de ERP kwalificaties, talenkennis, ervaring en opleidingsniveau van het huidig medewerkersbestand die belast wordt met de opdracht en waarmee in het Nederlands kan gecommuniceerd worden. Gebruik hiervoor de template in bijlage D3. trueslc-stand-other* De inschrijver levert het UEA aan, waarmee de inschrijver verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Een RSZ- een BTW en een belastingsattest wordt door het bestuur opgevraagd via digiflow.   Een buitenlandse inschrijver levert een gelijkwaardig attest aan van de bevoegde overheid of een verklaring onder eed voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land, waarbij de inschrijver verklaart in orde te zijn met de RSZ-verplichtingen van het land van herkomst. * Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.truenot-allowedno-eu-fundsnot-requtrueBorgtocht (5 % van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental)DOC 01non-restricted-documentNLDhttps://cloud.3p.eu/Downloads/1/2702/103/2025nonefalseepo-noticenot-allowedrequirednofalsetrueord-imp1costPrijsRegel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijsord-imp2qualityKwaliteitDe gunningscriteria zullen in het bestek dat enkel aan de geselecteerde kandidaten zal worden gestuurd, beschreven worden.ORG-0001https://www.publicprocurement.beORG-0001Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad van stateORG-0002ORG-0002NLDfalsefalserequiredtruetrue2026-02-20+01:002026-01-07+01:0009:30:00+01:00false3falsenonenone2025-SJB-04-101-LVD_1ERP-systeem incl. licenties en onderhoudDeze overheidsopdracht voorziet de automatisering en het beheer van de belangrijkste bedrijfsprocessen van de aanbestedende overheid d.m.v. de implementatie van een geïntegreerd softwaresysteem (Enterprise Resource Planning of ERP). De overeenkomst wordt gesloten voor een periode van 4 jaar met 2 mogelijke verlengingen van 3 jaar. In deze 1ste selectiefase beoogt de aanbestedende overheid de selectie van de kandidaten welke de benodigde software en dienstverlening kunnen aanleveren voor het implementeren van een ERP systeem voor het automatiseren van de financiële, aankoop -en logistieke processen binnen het ziekenhuis, met zijn 2 campussen. Na de selectie van de kandidaten op basis van hun aanvraag tot deelneming worden de vereiste specificaties tijdens de daaropvolgende gunningsfase verder beschreven in een bestek. De huidige situatie: Ziekenhuis: AZ Sint-Jan AV Aantal campussen - Campus Sint-Jan - Campus SFX (Sint-Franciscus Xaverius) Huidig ERP-systeem Economaat (aankoop- en voorraadbeheer) BOEK (boekhouding) Webwinkel (bestelportaal) Aanvraag tot Bestelling via Workflower en Topdesk Integraties naar nodige toepassingen De scope van de Opdracht omvat: 1. De aankoop en implementatie van een financiële module die de dagelijkse werking van de financiële dienst ondersteunt, rekening houdend met de wettelijke vereisten en de rapporteringsverplichtingen (bv. Finhosta) waaraan het ziekenhuis moet voldoen. Deze financiële module moet onderstaande processen ondersteunen: • Algemene boekhouding en consolidatie • Analytische boekhouding en kostprijsberekening • Crediteuren boekhouding • Goedkeuringsproces voor inkomende facturen (incl. matchingprincipe) waarbij de goedkeurders worden bepaald door de organisatiestructuur • Debiteuren boekhouding inclusief verregaande debiteurenopvolging en -aanmaning (afbetalingsplan / automatische incasso / deurwaarderopvolging) • Kas- en Bankbeheer (incl. CODA verwerking en liquiditeitsplanning) • Vaste activa beheer • Budgetopvolging op grootboekrekening- en projectniveau • Leningenbeheer (incl. mogelijkheid tot import bestanden van diverse banken) 2. De aankoop en implementatie van een aankoopmodule die de dagelijkse werking van de aankoopdienst ondersteunt en minimaal onderstaande processen omvat: • Decentrale aanmaak van bestelaanvragen voor voorraad en niet-voorraad artikelen via een eenvoudig en gebruiksvriendelijk webportaal • Goedkeuringsproces voor bestelaanvragen waarbij de goedkeurders worden bepaald via de organisatiestructuur • Automatische en periodieke verwerking van bestelaanvragen tot inkooporders • Goedkeuringsproces voor inkooporders • Automatisch en digitaal versturen van bestelbonnen naar leverancier • Beheer van aankoopcontracten • Retourneren van goederen 3. De aankoop en implementatie van een logistieke module die de dagelijkse werking van de logistieke dienst ondersteunt en minimaal onderstaande processen omvat: • Ontvangst van goederen (voorraad en niet-voorraad artikelen) en diensten • Beheren van centrale magazijnvoorraad en afdelingsvoorraad • Bevoorrading decentrale afdelingsmagazijnen middels scanning (behoefte) en picking/afgifte • Automatische herbevoorrading centraal magazijn op basis van min/max voorraad Voorraadtelling en -controle 4. Volledige integratie tussen de financiële, aankoop en logistieke module wat betreft masterdata en transactionele data. 5. Uitgebreide realtime rapportage mogelijkheden op transactioneel en geaggregeerd niveau binnen iedere (sub)module van het ERP systeem. 6. De ERP applicatie zal worden geïntegreerd binnen een complex applicatielandschap. Het is daarom belangrijk dat er eenvoudig en flexibel kan geïntegreerd worden met andere applicaties. Onderstaand een overzicht van de belangrijkste koppelingen die minstens moeten gerealiseerd worden: • Active Directory koppeling • ADT koppeling met OAZIS ZorgI (incl. koppeling van stamgegevens) • TARFAC koppeling met OAZIS ZorgI • Koppeling met Apotheekpakket ZorgI voor apotheekfacturen • Koppeling met HR-pakket voor import loonboeking (en stamgegevens) • Koppeling met KARDEX kast voor ontvangst voorraadartikelen en verbruik van voorraad • Koppeling met Aexis voor verbruik van voorraad • Koppeling met Carenet • Integratie met 3de partij voor automatische factuurverwerking • Integratie met een nog te kiezen WMS-Systeem • Integratie met nog te kiezen facilitair beheer systeem • Inlezen betaalbestanden van de mutualiteiten • Bijkomende integraties services7200000072212451BE251BEL1202De opdracht bevat twee verlengingen.