2025-12-17+00:0010:22:49+00:0016https://www.limburg.nlORG-0001Provincie LimburgLimburglaan 10Maastricht6229GANL423NLD50052969Eric Rutjens+316 25779499eh.rutjens@prvlimburg.nlORG-0002Rechtbank LimburgSint Annadal 1Maastricht6214 PANL423NLD82942978+31883612222rsc@rechtspraak.nl00844169-2025244/20252025-12-18+01:002.3eforms-sdk-1.1303018251-1d4d-453c-beef-bb032112bd6409e51e45-deff-45b3-a7d0-89a2e37c2d962025-12-17+00:0010:21:51+00:00012025-12-18Z32014L0024cn-standardNLDhttps://s2c.mercell.com/buyer/1617lagen-pubORG-0001epo-sub-espdopenfalse93e882d7-0c24-495e-b39b-4d0e60111370ZaaksysteemDe Provincie Limburg staat aan het begin van een ingrijpende modernisering van haar informatiehuishouding. Deze moderniseringsslag is noodzakelijk vanwege de snelle technologische ontwikkelingen, de toenemende digitalisering en samenwerkingsverbanden, én de steeds strengere en veranderende wet- en regelgeving. Denk hierbij aan onder meer de nieuwe Archiefwet, de Wet open overheid (Woo), de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv), de Wet digitale overheid (Wdo), de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het huidige applicatielandschap, met verouderde en versnipperde systemen, blijkt steeds minder in staat om organisatie, bestuur en samenleving op een veilige, efficiënte en toekomstbestendige manier van informatie te voorzien. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, heeft de Provincie Limburg een heldere visie opgesteld voor haar informatiehuishouding. Uitgangspunt daarbij is dat informatie duurzaam toegankelijk, veilig, efficiënt, kwalitatief hoogstaand én compliant wordt beheerd. Voor de medewerkers betekent dit meer overzicht, eenvoud en uniformiteit; voor de samenleving staan optimale transparantie en dienstverlening centraal. De Europese aanbesteding voor een nieuw zaaksysteem is een belangrijk onderdeel van het realiseren van deze visie. Met de implementatie van één geïntegreerd, cloudgebaseerd en gebruiksvriendelijk zaaksysteem legt de Provincie Limburg de basis voor zaakgericht werken, modern archiefbeheer en professionele procesondersteuning. Het nieuwe systeem gaat dienen als centrale spil van de provinciale informatievoorziening en maakt verdere digitalisering, betere dienstverlening en meer grip op kwaliteit, compliance en risicobeheersing mogelijk. De Provincie Limburg is daarom op zoek naar een opdrachtnemer die, in nauwe samenwerking met de organisatie, verantwoordelijk is voor het leveren, implementeren, begeleiden bij de adoptie en het beheren van een modern SaaS-zaaksysteem en de bijbehorende integraties. Voor een volledige beschrijving van de opdracht en de bijbehorende voorwaarden en eisen die daaraan worden gesteld, wordt verwezen naar de bijlagen die hier zijn toegevoegd.services17200000048219300489200007221200072227000Zie documentatieMaastrichtNL423NLDLOT-0000no-eu-fundsfalseTender documentennon-restricted-documenthttps://s2c.mercell.com/today/179705noneepo-procurement-documentallowedtruenonot-allowedhttps://s2c.mercell.com/today/17970590zie leidraadORG-0002NLDfalsetrueallowedtrue2026-03-06+00:0011:00:00+00:00falsenonenonee3ff5e51-6b76-4efe-9690-c5e578c98112ZaaksysteemDe Provincie Limburg staat aan het begin van een ingrijpende modernisering van haar informatiehuishouding. Deze moderniseringsslag is noodzakelijk vanwege de snelle technologische ontwikkelingen, de toenemende digitalisering en samenwerkingsverbanden, én de steeds strengere en veranderende wet- en regelgeving. Denk hierbij aan onder meer de nieuwe Archiefwet, de Wet open overheid (Woo), de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv), de Wet digitale overheid (Wdo), de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het huidige applicatielandschap, met verouderde en versnipperde systemen, blijkt steeds minder in staat om organisatie, bestuur en samenleving op een veilige, efficiënte en toekomstbestendige manier van informatie te voorzien. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, heeft de Provincie Limburg een heldere visie opgesteld voor haar informatiehuishouding. Uitgangspunt daarbij is dat informatie duurzaam toegankelijk, veilig, efficiënt, kwalitatief hoogstaand én compliant wordt beheerd. Voor de medewerkers betekent dit meer overzicht, eenvoud en uniformiteit; voor de samenleving staan optimale transparantie en dienstverlening centraal. De Europese aanbesteding voor een nieuw zaaksysteem is een belangrijk onderdeel van het realiseren van deze visie. Met de implementatie van één geïntegreerd, cloudgebaseerd en gebruiksvriendelijk zaaksysteem legt de Provincie Limburg de basis voor zaakgericht werken, modern archiefbeheer en professionele procesondersteuning. Het nieuwe systeem gaat dienen als centrale spil van de provinciale informatievoorziening en maakt verdere digitalisering, betere dienstverlening en meer grip op kwaliteit, compliance en risicobeheersing mogelijk. De Provincie Limburg is daarom op zoek naar een opdrachtnemer die, in nauwe samenwerking met de organisatie, verantwoordelijk is voor het leveren, implementeren, begeleiden bij de adoptie en het beheren van een modern SaaS-zaaksysteem en de bijbehorende integraties. Voor een volledige beschrijving van de opdracht en de bijbehorende voorwaarden en eisen die daaraan worden gesteld, wordt verwezen naar de bijlagen die hier zijn toegevoegd.services17200000048219300489200007221200072227000Zie documentatieMaastrichtNL423NLD2026-05-01Z2030-04-30ZGedurende de looptijd van de overeenkomst behoudt de Provincie Limburg zich het recht voor om de volgende wijzigingsopdrachten, ongeacht de geldelijke waarde, rechtstreeks aan de opdrachtnemer(s) te verstrekken: Optie 1: De mogelijkheid om een extra module af te nemen die functioneel aansluit op de oorspronkelijk gegunde oplossing en uitsluitend werkt binnen die oplossing. Deze module is niet noodzakelijk voor de kernfunctionaliteit van de initiële opdracht, heeft een beperkte omvang en waarde ten opzichte van de initiële opdracht (<50% van de oorspronkelijke opdrachtwaarde), en leidt niet tot een wezenlijke wijziging van de overeenkomst. Optie 2: De mogelijkheid om wijzigingen of uitbreidingen door te voeren die noodzakelijk zijn om de oorspronkelijk gegunde oplossing te laten functioneren conform de overeenkomst, indien deze wijzigingen voortvloeien uit: a) technische of softwarematige aanpassingen die nodig zijn door ontwikkelingen binnen de oorspronkelijk geleverde oplossing; b) wijzigingen in wet- en regelgeving die van invloed zijn op de werking of compliance van de oplossing; c) aantoonbare kwaliteits- of veiligheidsvereisten die door de Provincie worden vastgesteld binnen het kader van het oorspronkelijke contract; d) beleidswijzigingen die direct betrekking hebben op het gebruik van de oplossing. Deze wijzigingen hebben een beperkte omvang en waarde ten opzichte van de initiële opdracht (<50% van de oorspronkelijke opdrachtwaarde) en leiden niet tot een wezenlijke wijziging van de overeenkomst. Optie 3: Het aantal gebruikers (licenties) kan gedurende de gehele contractperiode, inclusief eventuele verlengingen, maximaal met 10% worden verhoogd tegen de overeengekomen prijs per gebruiker. Bij een verlaging van het aantal gebruikers, eveneens maximaal 10% gedurende de gehele contractperiode, crediteert de leverancier tegen dezelfde prijs per gebruiker. Aanpassing van het aantal licenties kan maximaal twee keer per contractjaar plaatsvinden.6