1. Comprador
1.1.
Comprador
Denominación oficial: Nationale ombudsman
Naturaleza jurídica del comprador: Autoridad estatal
Actividad del poder adjudicador: Servicios públicos generales
2. Procedimiento
2.1.
Procedimiento
Título: Zaaksysteem DMS (verhogen opdrachtwaarde Visma)
Descripción: Op 9 augustus 2021 is als resultaat van een Europese aanbestedingsprocedure een overeenkomst voor de implementatie en het beheer van het zaaksysteem/DMS (Djuma) gesloten met Circle Softwaregroup B.V. Link naar de initiële gegunde opdracht: https://www.tenderned.nl/aanbestedende-dienst/aankondigingen/237144. Er zijn wijzigingen in de gegunde opdracht noodzakelijk door omstandigheden die een zorgvuldige aanbestedende dienst/instantie niet kon voorzien. Zie voor een uitgebreide, verdere beschrijving van wat de wijziging inhoudt de omschrijving van omvang/hoeveelheid. Waarde van de wijziging ex. btw € 273.375,-- Totale opdrachtwaarde ex. btw € 607.500,-- De opdrachtwaarde was in de aanbestedingsleidraad geraamd op € 600.000 exclusief btw voor de looptijd van de overeenkomst. De Ombudsman wil dat de (financiële) inspanning voor een EA in verhouding is met de periode waarin de overeenkomst wordt benut. Dit was ook het uitgangspunt in de aanbestedingsleidraad. Namelijk een jaar voor de implementatie van de applicatie en vervolgens de intentie om de raamovereenkomst voor een periode van minimaal 5 jaar te benutten met een optie tot verlenging. De implementatie heeft bijna 2 jaar geduurd tot de zomer van 2023. De applicatie is dus bijna 3 jaar in gebruik. De ombudsman wil de overeenkomst met 2 x een jaar verlengen om de investering in de applicatie en de implementatie optimaal te benutten. Omdat de opdrachtwaarde in 2026 wordt bereikt is het verhogen van de opdrachtwaarde nodig. Om de applicatie te vervangen dient de Nationale ombudsman een nieuwe Europese aanbesteding uit te voeren. De voorbereidingen daarvoor zijn gestart door met formuleren van een nieuw informatiebeleid, een doelarchitectuur en een strategie voor digitale soevereiniteit. Ook worden de werkprocessen geëvalueerd om tot actuele eisen en wensen te komen. Vanaf de zomer van 2026 kan een PVE worden geschreven als onderdeel van de aanbestedingsleidraad. Reden voor wijziging: De wijziging is noodzakelijk door omstandigheden die een zorgvuldige aanbestedende dienst/instantie niet kon voorzien. De beschrijving de economische en/of technische redenen, van het ongemak en de extra kosten die een verandering van contractant in de weg staan: De bestedingen binnen de opdracht lopen sneller op dan bij het aangaan van de overeenkomst was voorzien. De Nationale ombudsman acht een verhoging van de opdrachtwaarde noodzakelijk om de continuïteit van het gebruik, beheer en de ondersteuning van het zaaksysteem/DMS te waarborgen. De verhoging houdt verband met omstandigheden die bij de aanbesteding redelijkerwijs niet voorzienbaar waren en die pas tijdens de implementatie en ingebruikname van het zaaksysteem/DMS concreet zijn gebleken. Ten eerste zijn de implementatiekosten hoger uitgevallen dan voorzien. In de aanbesteding is uitgegaan van één migratie. Tijdens de uitvoering bleek dat één migratie technisch en organisatorisch niet toereikend was. Ten tweede is na ingebruikname gebleken dat aanvullende koppelingen nodig zijn tussen het zaaksysteem/DMS en applicaties voor onder meer modelbrieven en het anonimiseren van documenten. Ten derde heeft de Nationale ombudsman aanvullende ondersteuning moeten afnemen, waaronder het Advanced Features Package en het Customer Success Package. Ten vierde hebben de overeengekomen indexeringen geleid tot hogere uitgaven dan waarmee bij de oorspronkelijke raming rekening was gehouden.
Identificador del procedimiento: c007e1f2-0bf3-4778-9d82-59317a90eb02
Identificador interno: 201865012.001.004
Tipo de procedimiento: Negociado sin convocatoria de licitación previa
2.1.1.
Finalidad
Naturaleza del contrato: Servicios
Clasificación principal (cpv): 72222300 Servicios de tecnología de la información
Clasificación adicional (cpv): 48000000 Paquetes de software y sistemas de información
2.1.2.
Lugar de ejecución
País: Países Bajos
En cualquier parte de un país dado
2.1.4.
Información general
Información complementaria: .
Base jurídica:
Directiva 2014/24/UE
5. Lote
5.1.
Lote: LOT-0000
Título: Zaaksysteem DMS (verhogen opdrachtwaarde Visma)
Descripción: Op 9 augustus 2021 is als resultaat van een Europese aanbestedingsprocedure een overeenkomst voor de implementatie en het beheer van het zaaksysteem/DMS (Djuma) gesloten met Circle Softwaregroup B.V. Link naar de initiële gegunde opdracht: https://www.tenderned.nl/aanbestedende-dienst/aankondigingen/237144. Er zijn wijzigingen in de gegunde opdracht noodzakelijk door omstandigheden die een zorgvuldige aanbestedende dienst/instantie niet kon voorzien. Zie voor een uitgebreide, verdere beschrijving van wat de wijziging inhoudt de omschrijving van omvang/hoeveelheid. Waarde van de wijziging ex. btw € 273.375,-- Totale opdrachtwaarde ex. btw € 607.500,-- De opdrachtwaarde was in de aanbestedingsleidraad geraamd op € 600.000 exclusief btw voor de looptijd van de overeenkomst. De Ombudsman wil dat de (financiële) inspanning voor een EA in verhouding is met de periode waarin de overeenkomst wordt benut. Dit was ook het uitgangspunt in de aanbestedingsleidraad. Namelijk een jaar voor de implementatie van de applicatie en vervolgens de intentie om de raamovereenkomst voor een periode van minimaal 5 jaar te benutten met een optie tot verlenging. De implementatie heeft bijna 2 jaar geduurd tot de zomer van 2023. De applicatie is dus bijna 3 jaar in gebruik. De ombudsman wil de overeenkomst met 2 x een jaar verlengen om de investering in de applicatie en de implementatie optimaal te benutten. Omdat de opdrachtwaarde in 2026 wordt bereikt is het verhogen van de opdrachtwaarde nodig. Om de applicatie te vervangen dient de Nationale ombudsman een nieuwe Europese aanbesteding uit te voeren. De voorbereidingen daarvoor zijn gestart door met formuleren van een nieuw informatiebeleid, een doelarchitectuur en een strategie voor digitale soevereiniteit. Ook worden de werkprocessen geëvalueerd om tot actuele eisen en wensen te komen. Vanaf de zomer van 2026 kan een PVE worden geschreven als onderdeel van de aanbestedingsleidraad. Reden voor wijziging: De wijziging is noodzakelijk door omstandigheden die een zorgvuldige aanbestedende dienst/instantie niet kon voorzien. De beschrijving de economische en/of technische redenen, van het ongemak en de extra kosten die een verandering van contractant in de weg staan: De bestedingen binnen de opdracht lopen sneller op dan bij het aangaan van de overeenkomst was voorzien. De Nationale ombudsman acht een verhoging van de opdrachtwaarde noodzakelijk om de continuïteit van het gebruik, beheer en de ondersteuning van het zaaksysteem/DMS te waarborgen. De verhoging houdt verband met omstandigheden die bij de aanbesteding redelijkerwijs niet voorzienbaar waren en die pas tijdens de implementatie en ingebruikname van het zaaksysteem/DMS concreet zijn gebleken. Ten eerste zijn de implementatiekosten hoger uitgevallen dan voorzien. In de aanbesteding is uitgegaan van één migratie. Tijdens de uitvoering bleek dat één migratie technisch en organisatorisch niet toereikend was. Ten tweede is na ingebruikname gebleken dat aanvullende koppelingen nodig zijn tussen het zaaksysteem/DMS en applicaties voor onder meer modelbrieven en het anonimiseren van documenten. Ten derde heeft de Nationale ombudsman aanvullende ondersteuning moeten afnemen, waaronder het Advanced Features Package en het Customer Success Package. Ten vierde hebben de overeengekomen indexeringen geleid tot hogere uitgaven dan waarmee bij de oorspronkelijke raming rekening was gehouden.
Identificador interno: 1
5.1.1.
Finalidad
Naturaleza del contrato: Servicios
Clasificación principal (cpv): 72222300 Servicios de tecnología de la información
Clasificación adicional (cpv): 48000000 Paquetes de software y sistemas de información
5.1.2.
Lugar de ejecución
País: Países Bajos
En cualquier parte de un país dado
5.1.3.
Duración estimada
Duración: 7 Años
5.1.6.
Información general
Proyecto de contratación pública no financiado con fondos de la UE
La contratación pública está cubierta por el Acuerdo sobre Contratación Pública (ACP): sí
Información complementaria: Initieel: 9 augustus 2021 - 9 augustus 2026 Wijziging: 9 augustus 2026 - 9 augustus 2028 Zie voor een uitgebreide, verdere beschrijving van wat de wijziging inhoudt de omschrijving van omvang/hoeveelheid.
5.1.7.
Contratación estratégica
Objetivo de la contratación estratégica: Ninguna contratación estratégica
5.1.10.
Criterios de adjudicación
Criterio:
Tipo: Calidad
Nombre: Kwaliteit
Descripción: Nvt
Categoría del criterio de adjudicación de peso: Ponderación (puntos, exacto)
Criterio de adjudicación: número: 0
Criterio:
Tipo: Precio
Nombre: Prijs
Descripción: Nvt
Categoría del criterio de adjudicación de peso: Ponderación (puntos, exacto)
Criterio de adjudicación: número: 0
5.1.15.
Técnicas
Acuerdo marco:
Acuerdo marco sin convocatoria de nueva licitación
Información sobre el sistema dinámico de adquisición:
Ningún sistema dinámico de adquisición
5.1.16.
Información adicional, mediación y recurso
Organización encargada de los procedimientos de recurso: Rijksinkoopsamenwerking (RIS) - Arrondissementsrechtbank Den Haag
Organización que proporciona información adicional sobre el procedimiento de contratación: Rijksinkoopsamenwerking (RIS)
Organización que proporciona más información sobre los procedimientos de recurso: Rijksinkoopsamenwerking (RIS)
Organización que firma el contrato: Rijksinkoopsamenwerking (RIS)
6. Resultados
Valor máximo de los acuerdos marco del presente anuncio: 607 500,00 EUR
Adjudicación directa:
Justificación de la adjudicación directa: El contrato solo puede ser ejecutado por un operador económico particular debido a la ausencia de competencia por razones técnicas
Otra justificación: Het betreft een wijziging op een gegunde opdracht uit 2021
6.1.
Resultados: identificador de lotes: LOT-0000
Estado de selección del ganador: Se ha escogido al menos un ganador.
Acuerdo marco:
Valor máximo del acuerdo marco: 607 500,00 EUR
6.1.2.
Información de los ganadores
Ganador:
Denominación oficial: Visma Circle B.V.
Oferta:
Identificador de la oferta: 1
Identificador del lote o el grupo de lotes: LOT-0000
La oferta se ha posicionado: no
La oferta es una variante: no
Subcontratación: No
Información del contrato:
Identificador del contrato: CON-0001
Título: P1 Zaaksysteem DMS ( verhogen opdrachtwaarde Visma)
Fecha de celebración del contrato: 06/07/2026
Organización que firma el contrato: Rijksinkoopsamenwerking (RIS)
6.1.4.
Información estadística
Ofertas o solicitudes de participación recibidas:
Tipo de presentaciones recibidas: Ofertas
Número de ofertas o solicitudes de participación recibidas: 1
8. Organizaciones
8.1.
ORG-0001
Denominación oficial: Rijksinkoopsamenwerking (RIS)
Número de registro: 1543030
Dirección postal: Wilhelmina van Pruisenweg 52
Localidad: Den Haag
Código postal: 2500 EA
Subdivisión del país (NUTS): Agglomeratie ’s-Gravenhage (NL361)
País: Países Bajos
Punto de contacto: Davy Chan
Teléfono: +31 0707585678
Otros puntos de contacto:
Denominación oficial: Arrondissementsrechtbank Den Haag
Dirección postal: Prins Clauslaan 60
Localidad: Den Haag
Código postal: 2595 AJ
Subdivisión del país (NUTS): Agglomeratie ’s-Gravenhage (NL361)
País: Países Bajos
Punto de contacto: Arrondissementsrechtbank Den Haag
Teléfono: +31 883622200
Funciones de esta organización:
Proveedor de servicios de contratación pública
Organización que proporciona información adicional sobre el procedimiento de contratación
Organización encargada de los procedimientos de recurso
Organización que proporciona más información sobre los procedimientos de recurso
Organización que firma el contrato
8.1.
ORG-0002
Denominación oficial: Nationale ombudsman
Número de registro: 59458487
Dirección postal: Bezuidenhoutseweg 151
Localidad: Den Haag
Código postal: 2594 AG
Subdivisión del país (NUTS): Agglomeratie ’s-Gravenhage (NL361)
País: Países Bajos
Teléfono: +31 703563563
Fax: +31 703607572
Funciones de esta organización:
Comprador
8.1.
ORG-0003
Denominación oficial: Visma Circle B.V.
Tamaño del operador económico: Microempresa, pequeña empresa o mediana empresa
Número de registro: 17084945
Dirección postal: Poststraat 12
Localidad: Sittard
Código postal: 6135KR
Subdivisión del país (NUTS): Zuid-Limburg (NL423)
País: Países Bajos
Funciones de esta organización:
Licitador
Ganador de estos lotes: LOT-0000
Identificador/versión del anuncio: baef9074-ab7d-41ba-bf37-b0278827ca9e - 01
Tipo de formulario: Resultados
Tipo de anuncio: Anuncio de adjudicación de contrato o concesión. Régimen normal
Subtipo de anuncio: 29
Fecha de envío del anuncio: 11/08/2026 14:06:51 (UTC+02:00) Hora de Europa Oriental, hora de verano de Europa Central
Lenguas en las que este anuncio está disponible oficialmente: neerlandés
Número de publicación del anuncio: 559661-2026
Número de la edición del DO S: 154/2026
Fecha de publicación: 12/08/2026