¿Qué son los formularios electrónicos?

Los formularios electrónicos son el estándar legislativo de la Unión Europea para los datos sobre contratación que los compradores públicos utilizan para publicar anuncios en el Suplemento al Diario Oficial de la UE en el sitio web TED.

Estos formularios normalizados se establecieron en 2019 mediante el Reglamento de Ejecución (UE) 2019/1780 de la Comisión. El anexo del Reglamento contiene detalles sobre cómo deben utilizarse los formularios electrónicos para publicar anuncios de contratación. Por ejemplo, define y describe las condiciones comerciales y determina si están prohibidas, si son obligatorias o si son obligatorias bajo ciertas condiciones para cada tipo de anuncio.

El Reglamento sobre formularios electrónicos se ha modificado en dos ocasiones, en noviembre de 2022 y en diciembre de 2023. También se han tenido que incluir determinados campos en los formularios electrónicos debido a que varios actos legislativos sectoriales lo requerían.

Ya desde noviembre de 2022 era posible publicar anuncios de contratación pública con el estándar de los formularios electrónicos, y en octubre de 2023 los formularios electrónicos pasaron a ser obligatorios. Los formularios electrónicos sustituyeron a los formularios normalizados anteriores que eran conformes al Reglamento de Ejecución (UE) 2015/1986 de la Comisión.

¿Para qué sirven los formularios electrónicos?

Los formularios electrónicos tienen múltiples funciones. Además de su papel principal para la publicación de anuncios en TED, también se utilizan para la recogida de datos y pueden ser de utilidad para responsables políticos y reutilizadores.

Concretamente, los formularios electrónicos tienen por objeto:

  • aumentar la capacidad de los operadores económicos para encontrar anuncios pertinentes;
  • reducir la carga administrativa para los compradores;
  • aumentar la capacidad de los gobiernos para tomar decisiones basadas en datos sobre el gasto público; y
  • hacer que la contratación pública sea más transparente para los ciudadanos.

Tipos de anuncios de contratación pública para los que se utilizan formularios electrónicos

Los formularios electrónicos normalizan los siguientes tipos de formularios:

  • Consulta

Los compradores públicos pueden utilizar formularios de consulta previa a la comercialización (CPC) para tener una visión más clara de los productos, obras y servicios disponibles por parte de los operadores económicos para una licitación prevista. En esta fase, los anuncios de consulta no están asociados a un procedimiento de contratación específico.

  • Planificación

Los formularios de planificación pueden publicarse antes del inicio de una convocatoria de licitación (CL) como anuncios de información previa (AIP) o anuncios periódicos indicativos. Inicialmente los anuncios de planificación no están vinculados a un procedimiento de contratación, pero suelen ser sustituidos por uno o varios anuncios de licitación que se vinculan a un anuncio de planificación previo.

  • Licitación

Los formularios de licitación se utilizan para anunciar diferentes tipos de convocatorias de licitación, a través de un anuncio de contrato, de concesión o de concurso de proyectos. Un anuncio de licitación proporciona detalles sobre cómo se llevará a cabo el procedimiento de contratación pública, en particular si la contratación se divide en lotes, el lugar de ejecución, los enlaces a los pliegos de la contratación y los plazos en los que los operadores económicos pueden participar o presentar ofertas.

  • Notificación previa de adjudicación directa (NPAD)

Los formularios de notificación previa de adjudicación directa —también denominados anuncios previos voluntarios con fines de transparencia (PVT)— permiten a los compradores anunciar su intención de adjudicar un contrato directamente (es decir, sin convocatoria de licitación previa) a uno o varios operadores económicos. A diferencia de los anuncios de resultados, los anuncios de notificación previa de adjudicación directa se publican antes de la firma del contrato.

  • Resultado

Los formularios de resultados se utilizan para anunciar el resultado de un procedimiento de contratación pública. Hacen referencia al anuncio de licitación y proporcionan información sobre la adjudicación, como el valor del contrato o la concesión, los licitadores ganadores, el número de ofertas recibidas, e información sobre la contratación estratégica. Un anuncio de licitación puede dar lugar a más de un anuncio de resultados, por ejemplo, cuando se adjudican lotes en momentos diferentes.

  • Modificación del contrato (MC)

Es posible que sea necesario modificar o enmendar los contratos durante su ejecución. Si no es necesario un nuevo procedimiento de contratación, se detallan los cambios en el anuncio de modificación del contrato, sobre la base del contrato adjudicado en el anuncio de resultados.

  • Finalización

Una vez finalizado un contrato, los compradores pueden utilizar los anuncios de finalización del contrato para informar sobre los detalles de la ejecución del contrato, como el importe gastado.

Los compradores pueden actualizar la información en todos los tipos de formularios mediante anuncios de cambios. Se publicará una nueva versión del anuncio, que consolidará la información, con una descripción del cambio, como la prórroga del plazo de un anuncio de licitación.

No toda la información se puede actualizar mediante un anuncio de cambio. Por ejemplo, no es posible introducir cambios significativos, como la adición o la eliminación de lotes, mediante un anuncio de cambio.

Los tipos de formularios se clasifican a su vez en 46 subtipos de anuncios sobre la base de las cuatro Directivas principales sobre contratación pública:

Algunos subtipos permiten la publicación de anuncios voluntarios que no están sujetos a estas Directivas, como las consultas previas a la comercialización, las finalizaciones de contratos y los procedimientos de un valor inferior a los umbrales de la UE.

En el anexo del Reglamento sobre formularios electrónicos se enumeran los 46 subtipos y el modo en que se utilizan las condiciones comerciales en cada subtipo. Esta versión Excel del anexo puede facilitar la comprensión de la información, pero no tiene validez jurídica en sí misma.

Resumen de los tipos de formularios, los tipos de anuncios y los subtipos de anuncios:

Tipo de formulario Tipo de anuncio Subtipo de anuncio Descripción
 Consulta   CPC E1  Anuncio voluntario de consulta previa a la comercialización
 Planificación  AIP perfil 1-3  Anuncio de la publicación de un anuncio de información previa (o un anuncio periódico indicativo) en un perfil de comprador
 AIP solo 4-6, E2   Anuncio de información previa, o anuncio periódico indicativo, usado únicamente para información
 AIP plazo 7-9  Anuncio de información previa, o anuncio periódico indicativo, usado para reducir los plazos de recepción de las ofertas
 Licitación  AIP CL general 10-11  Anuncio de información previa, o anuncio periódico indicativo, usado como convocatoria de licitación: régimen normal
 AIP CL social 12-14  Anuncio de información previa, o anuncio periódico indicativo, usado como convocatoria de licitación: régimen simplificado
 SC 15  Anuncio de la existencia de un sistema de calificación
 AC general 16-19, E3  Anuncio de contrato, o de concesión: régimen normal
 AC social 20-21  Anuncio de contrato: régimen simplificado
 AC subcontratación 22  Anuncio de subcontratación
 AC proyectos 23-24  Anuncio de concurso de proyectos
 NPAD  AAC PVT 25-28  Anuncio previo voluntario con fines de transparencia
 Resultado  AAC general 29-32, E4  Anuncio de adjudicación de contrato, o de concesión: régimen normal
 AAC social 33-35  Anuncio de adjudicación de contrato, o de concesión: régimen simplificado
 AAC proyectos 36-37  Anuncio de resultado de concurso de proyectos
 MC  Modificación del contrato 38-40, E6  Anuncio de modificación del contrato
 Finalización  Anuncio de finalización del contrato E5  Anuncio voluntario de finalización del contrato

 

Kit de desarrollo de «software» («software development kit», SDK) de los formularios electrónicos

El Reglamento sobre formularios electrónicos introduce numerosos requisitos aplicables a los datos que los anuncios de contratación pública que utilizan el estándar de los formularios electrónicos deben recoger y publicar (las «especificaciones de los formularios electrónicos»).

El SDK de los formularios electrónicos es la forma en que la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea ha modelizado y formalizado dichas especificaciones de los formularios electrónicos. «SDK» se refiere al kit de desarrollo de «software» y es un medio de codificación y distribución de las especificaciones de los formularios electrónicos en un formato legible por máquina para que puedan ser utilizadas directamente por aplicaciones informáticas.

El SDK es utilizado por los propios sistemas de la Oficina de Publicaciones, por los eSenders que envían anuncios para su publicación en TED y por otras organizaciones que necesitan trabajar con anuncios basados en formularios electrónicos, como los reutilizadores de datos de TED.

El objetivo del SDK es permitir que las aplicaciones informáticas creen y codifiquen anuncios que se ajusten a las especificaciones más actualizadas de los formularios electrónicos, por una parte, y que lean e interpreten los anuncios creados en el pasado (y, por tanto, se adhieran a un marco regulador que puede haber cambiado desde su creación), por otra.

Teniendo en cuenta la continua evolución del marco regulador en torno a la contratación pública europea, las especificaciones de los formularios electrónicos se ajustan periódicamente. Para adaptarse a esta naturaleza en constante evolución de las especificaciones de los formularios electrónicos, el SDK se actualiza periódicamente mediante la publicación de nuevas versiones o parches.

Aunque no están formalmente sujetos al Reglamento sobre formularios electrónicos, el SDK también incluye los formularios exigidos por el Reglamento 1370/2007 (servicios públicos de transporte de viajeros), los Reglamentos 2157/2001, 1435/2003 y 2137/85 (para los registros de empresas) y el Reglamento Financiero de la UE 2024/2509 (para las convocatorias de manifestaciones de interés).

Otros recursos