Mitä sähköiset lomakkeet (eForms) ovat?

Sähköiset lomakkeet ovat Euroopan unionin lainsäädäntöstandardi hankintatiedoille, joita julkiset hankkijat käyttävät julkaistessaan ilmoituksia Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa TED-sivustolla.

Nämä vakiolomakkeet vahvistettiin vuonna 2019 komission täytäntöönpanoasetuksella (EU) 2019/1780. Asetuksen liitteessä on yksityiskohtaisia tietoja siitä, miten sähköisiä lomakkeita olisi käytettävä hankintailmoitusten julkaisemiseksi. Siinä esimerkiksi määritellään ja kuvataan tietotyypit ja määritetään kunkin ilmoitustyypin osalta, ovatko ne kiellettyjä, pakollisia vai ehdollisesti pakollisia.

Sähköisiä lomakkeita koskevaa asetusta on muutettu kahdesti, kerran marraskuussa 2022 ja kerran joulukuussa 2023. Useat alakohtaiset säädökset ovat myös edellyttäneet tiettyjen kenttien lisäämistä sähköisiin lomakkeisiin.

Sähköisten lomakkeiden mukaisia julkisia hankintoja koskevia ilmoituksia on voitu julkaista marraskuusta 2022 alkaen, ja sähköisistä lomakkeista tuli pakollisia lokakuussa 2023. Sähköiset lomakkeet korvasivat aiemmat vakiolomakkeet, jotka oli vahvistettu komission täytäntöönpanoasetuksessa (EU) 2015/1986.

Mikä on sähköisten lomakkeiden tarkoitus?

Sähköisillä lomakkeilla on useita käyttötarkoituksia. Sen lisäksi, että niitä käytetään ensisijaisesti ilmoitusten julkaisemiseen TED-sivustolla, niitä käytetään myös tiedonkeruuseen, ja niiden avulla on mahdollista tukea poliittisia päättäjiä ja tietojen uudelleenkäyttäjiä.

Käytännössä sähköisillä lomakkeilla pyritään

  • parantamaan talouden toimijoiden mahdollisuuksia löytää olennaiset ilmoitukset
  • vähentämään hankkijoille aiheutuvaa hallinnollista taakkaa
  • parantamaan viranomaisten valmiuksia tehdä dataan perustuvia päätöksiä julkisista menoista sekä
  • lisäämään julkisten hankintojen avoimuutta kansalaisten kannalta.

Sähköisten lomakkeiden avulla laadittavien julkisten hankintailmoitusten tyypit

Sähköisiä lomakkeita käytetään seuraavantyyppisten hankintailmoitusten julkaisemiseen vakiomuotoisena:

  • Kartoitusta koskevat ilmoitukset

Julkiset hankkijat voivat käyttää ennakoivaa markkinakartoitusta koskevaa ilmoitusta saadakseen talouden toimijoilta selkeämmän kuvan saatavilla olevista tuotteista, urakoista ja palveluista suunnitteilla olevaa tarjouskilpailua varten. Tässä vaiheessa kartoitusta koskevat ilmoitukset eivät vielä liity tiettyyn hankintamenettelyyn.

  • Suunnitteluilmoitus

Suunnitteluilmoituksia voidaan julkaista ennen tarjouskilpailun alkua ennakkoilmoituksina tai ohjeellisina kausi-ilmoituksina. Suunnitteluilmoitukset eivät liity alun perin hankintamenettelyyn, mutta niitä seuraa yleensä yksi tai useampi suunnitteluilmoitukseen liittyvä kilpailuilmoitus.

  • Kilpailuilmoitus

Kilpailuilmoitusten avulla ilmoitetaan erityyppisistä tarjouskilpailuista. Ne voivat olla hankintailmoituksia, käyttöoikeussopimuksia koskevia ilmoituksia tai suunnittelukilpailua koskevia ilmoituksia. Kilpailuilmoituksessa annetaan yksityiskohtaiset tiedot siitä, miten hankintamenettely toteutetaan, mukaan lukien se, onko hankinta jaettu osiin. Lisäksi siinä annetaan tietoja hankkeen suorituspaikasta, linkit hankinta-asiakirjoihin ja määräajat, joihin saakka talouden toimijat voivat osallistua menettelyyn tai jättää tarjouksia.

  • Ennakkoilmoitus suorahankinnasta

Hankkijat voivat ilmoittaa ennakkoilmoituksilla suorahankinnasta (joita kutsutaan myös vapaaehtoista ex ante -avoimuutta koskeviksi ilmoituksiksi) aikomuksestaan tehdä hankintasopimus suoraan (eli ilman tarjouskilpailukutsun julkaisemista etukäteen) yhden tai useamman talouden toimijan kanssa. Toisin kuin tuloksia koskevat ilmoitukset, ennakkoilmoitukset suorahankinnasta julkaistaan ennen sopimuksen tekemistä.

  • Tuloksia koskevat ilmoitukset

Hankintamenettelyn tulosten ilmoittamiseen käytetään tuloksia koskevia ilmoituksia. Niissä on viittaus kilpailuilmoitukseen ja annetaan sopimuksen tekemiseen liittyviä tietoja esimerkiksi sopimuksen tai käyttöoikeussopimuksen arvosta, tarjouskilpailun voittajista, saatujen tarjousten määrästä sekä strategisista hankinnoista. Kilpailuilmoitus voi johtaa useampaan kuin yhteen tuloksia koskevaan ilmoitukseen silloin, kun osista tehdään sopimus eri ajankohtina.

  • Sopimusmuutoksia koskevat ilmoitukset

Sopimuksia voi olla tarpeen muuttaa niiden täytäntöönpanon aikana. Jos uutta hankintamenettelyä ei ole tarpeen julkaista, sopimusmuutoksia koskevassa ilmoituksessa esitetään yksityiskohtaiset tiedot muutoksista sen sopimuksen perusteella, jonka tekemisestä on ilmoitettu tuloksia koskevassa ilmoituksessa.

  • Toteutusilmoitus

Kun sopimus on päättynyt, hankkijat voivat ilmoittaa sopimuksen toteutusilmoituksella yksityiskohtaiset tiedot sopimuksen toteutuksesta, kuten käytetyistä määristä.

Hankkijat voivat päivittää kaikenlaisten ilmoitusten tietoja muutosilmoitusten avulla. Ilmoituksesta julkaistaan uusi versio, johon on koottu tiedot ja kuvaus muutoksesta, joka voi olla esimerkiksi kilpailuilmoituksessa ilmoitetun määräajan jatkaminen.

Muutosilmoituksella ei voi päivittää kaikkia tietoja. Muutosilmoituksella ei esimerkiksi voi ilmoittaa merkittävistä muutoksista, kuten osien lisäämistä tai poistamista.

Ilmoitustyypit on jaettu 46 alatyyppiin neljän tärkeimmän julkisia hankintoja koskevan direktiivin perusteella:

Jotkin alatyypit mahdollistavat sellaisten vapaaehtoisten ilmoitusten julkaisemisen, jotka eivät kuulu kyseisten direktiivien soveltamisalaan. Tällaisia ovat esimerkiksi ennakoivaa markkinakartoitusta koskeva ilmoitus, sopimusten toteutusilmoitus ja alle EU:n kynnysarvojen olevia hankintamenettelyjä koskevat ilmoitukset.

Sähköisiä lomakkeita koskevan asetuksen liitteessä luetellaan 46 alatyyppiä ja määritetään, miten tietotyyppejä käytetään kussakin alatyypissä. Tämä Excel-versio liitteestä voi helpottaa tietojen ymmärtämistä. Se ei kuitenkaan ole oikeudellisesti pätevä.

Yhteenveto lomaketyypeistä, ilmoitustyypeistä ja ilmoitusten alatyypeistä:

Lomaketyyppi Ilmoitustyyppi Ilmoituksen alatyyppi Kuvaus
 Kartoitus   PMC E1  Vapaaehtoinen ennakoivaa markkinakartoitusta koskeva ilmoitus
 Suunnittelu  PIN profile 1–3  Ilmoitus ennakkoilmoituksen (tai ohjeellisen kausi-ilmoituksen) julkaisemisesta hankkijaprofiilissa
 PIN only 4–6, E2   Ennakkoilmoitus tai ohjeellinen kausi-ilmoitus vain tietotarkoituksiin
 PIN time limit 7–9  Ennakkotietoilmoitus tai ohjeellinen kausi-ilmoitus tarjousten vastaanottamisen määräaikojen lyhentämiseksi
 Kilpailu  PIN CFC general 10–11  Ennakkoilmoitus tai ohjeellinen kausi-ilmoitus kutsuna tarjouskilpailuun – vakiojärjestelmä
 PIN CFC social 12–14  Ennakkoilmoitus tai ohjeellinen kausi-ilmoitus kutsuna tarjouskilpailuun – kevennetty järjestely
 QS 15  Kelpuuttamisjärjestelmää koskeva ilmoitus
 CN general 16–19, E3  Hankintailmoitus tai käyttöoikeussopimusta koskeva ilmoitus – vakiojärjestelmä
 CN social 20–21  Hankintailmoitus – kevennetty järjestely
 CN subcontracting 22  Alihankintaa koskeva ilmoitus
 CN design 23–24  Suunnittelukilpailua koskeva ilmoitus
 Suorahankinnat  CAN VEAT 25–28  Vapaaehtoista ex ante -avoimuutta koskeva ilmoitus
 Tulokset  CAN general 29–32, E4  Jälki-ilmoitus tai käyttöoikeussopimusta koskeva jälki-ilmoitus – vakiojärjestelmä
 CAN social 33–35  Jälki-ilmoitus tai käyttöoikeussopimusta koskeva jälki-ilmoitus – kevennetty järjestely
 CAN design 36–37  Ilmoitus suunnittelukilpailun tuloksista
 CM  Sopimusmuutokset 38–40, E6  Hankintasopimuksen muuttamista koskeva ilmoitus
 Toteutus  Sopimuksen toteutusilmoitus E5  Vapaaehtoinen sopimuksen toteutusilmoitus

 

Sähköisten lomakkeiden ohjelmistokehityspaketti

Sähköisiä lomakkeita koskevalla asetuksella otetaan käyttöön lukuisia vaatimuksia tiedoille, joita sähköisiä lomakkeita käyttäen tehtävissä julkisissa hankintailmoituksissa olisi kerättävä ja julkaistava (”sähköisten lomakkeiden eritelmät”).

Euroopan unionin julkaisutoimisto on mallintanut ja virallistanut nämä sähköisten lomakkeiden eritelmät sähköisten lomakkeiden ohjelmistokehityspaketilla (eForms SDK). Ohjelmistopaketin avulla sähköisten lomakkeiden eritelmiä voidaan koodata ja jakaa koneellisesti luettavassa muodossa, jotta niitä voidaan käyttää suoraan tietokonesovelluksissa.

Ohjelmistopakettia käyttävät julkaisutoimiston oma järjestelmä, eSenders-käyttäjät, jotka toimittavat ilmoituksia julkaistavaksi TED-tietokannassa, ja muut organisaatiot, joiden on käytettävä sähköisten lomakkeiden avulla laadittuja ilmoituksia, kuten TED-datan uudelleenkäyttäjät.

Ohjelmistopaketilla on määrä mahdollistaa se, että tietokonesovellukset voivat yhtäältä luoda ja koodata ilmoituksia, jotka ovat sähköisten lomakkeiden viimeisimpien eritelmien mukaisia, ja toisaalta lukea ja tulkita aiemmin luotuja ilmoituksia (ja siten noudattaa sääntelykehystä, joka on saattanut muuttua niiden luomisen jälkeen).

EU:n julkisia hankintoja koskeva sääntelykehys kehittyy jatkuvasti, minkä vuoksi sähköisten lomakkeiden eritelmiä mukautetaan säännöllisesti. Koska sähköisten lomakkeiden eritelmät muuttuvat jatkuvasti, ohjelmistopakettia päivitetään säännöllisesti uusilla versioilla tai ohjelmistokorjauksilla.

Vaikka ohjelmistopaketti ei virallisesti kuulu sähköisiä lomakkeita koskevan asetuksen soveltamisalaan, se kattaa myös lomakkeet, joita edellytetään asetuksessa (EY) N:o 1370/2007 (julkiset henkilöliikennepalvelut), asetuksissa (EY) N:o 2157/2001, (EY) N:o 1435/2003 ja (ETY) N:o 2137/85 (yritysten rekisteröinnin osalta) sekä EU:n varainhoitoasetuksessa (EU, Euratom) 2024/2509 (kiinnostuksenilmaisupyyntöjen osalta).

Lisäresurssit