104504-2023 - Mise en concurrenceBelgique-Bruxelles: Services d'organisation d'expositions, de foires et de congrès
OJ S 36/2023 20/02/2023
Avis de marché
Services
Base juridique:
Directive 2014/24/UE

Section I: Pouvoir adjudicateur

I.1.
Nom et adresses
Nom officiel: SPF Sécurité Sociale
Numéro national d'identification: 0367.303.366_105
Adresse postale: Boulevard du Jardin Botanique 50, boîte 145
Ville: Bruxelles
Code NUTS: BE100 Arr. de Bruxelles-Capitale / Arr. Brussel-Hoofdstad
Code postal: 1000
Pays: Belgique
Courriel: nathalie.orban@minsoc.fed.be
Téléphone: +32 25098054
Adresse(s) internet:
Adresse principale: www.socialsecurity.fgov.be
Adresse du profil d’acheteur: https://enot.publicprocurement.be/enot-war/preViewNotice.do?noticeId=472355
I.2.
Informations sur la passation conjointe de marchés
Le marché est attribué par une centrale d’achat
I.3.
Communication
Les documents du marché sont disponibles gratuitement en accès direct non restreint et complet, à l'adresse: https://enot.publicprocurement.be/enot-war/preViewNotice.do?noticeId=472355
Adresse à laquelle des informations complémentaires peuvent être obtenues: le ou les point(s) de contact susmentionné(s)
Les offres ou les demandes de participation doivent être envoyées par voie électronique via: https://eten.publicprocurement.be/etendering/viewWorkspacesBasedOnExtUrl.do?wsName=FOD+SZ-2023-EU+2024-EVENTS-F02
La communication électronique requiert l'utilisation d'outils et de dispositifs qui ne sont pas généralement disponibles. Un accès direct non restreint et complet à ces outils et dispositifs est possible gratuitement à l'adresse: https://enot.publicprocurement.be/enot-war/displayForum.do?forumId=50426
I.4.
Type de pouvoir adjudicateur
Ministère ou toute autre autorité nationale ou fédérale, y compris leurs subdivisions régionales ou locales
I.5.
Activité principale
Protection sociale

Section II: Objet

II.1.
Étendue du marché
II.1.1.
Intitulé
accord-cadre pour des services d’organisation d’événements dans le cadre de la présidence belge du Conseil de l’Union européenne du 1er janvier au 30 juin 2024 pour le compte du SPF Sécurité sociale, du SPF Emploi, travail et Concertation sociale, du SPP Intégration sociale et de l’Institut pour l’égalité des femmes et des hommes
Numéro de référence: FOD SZ-2023-EU 2024-EVENTS-F02_0
II.1.2.
Code CPV principal
79950000 Services d'organisation d'expositions, de foires et de congrès
II.1.3.
Type de marché
Services
II.1.4.
Description succincte
Le présent marché porte sur la conclusion d’un accord-cadre pour des services d’organisation d’événements dans le cadre de la présidence belge du Conseil de l’Union européenne du 1er janvier au 30 juin 2024 pour le compte du SPF Sécurité sociale, du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale, du SPP Intégration sociale et de l’Institut pour l’égalité des femmes et des hommes. Le pouvoir adjudicateur cherche un prestataire « Professional Congress Organiser » (dénommé ci-après « PCO »).
 
Le marché comprend :
- l’assistance pratique et technique à l’organisation des événements du SPF Sécurité sociale, du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale, du SPP Intégration sociale et de l’Institut pour l’égalité des femmes et des hommes organisés dans le cadre de la présidence belge du Conseil de l’Union européenne du 1er janvier au 30 juin 2024.
- l'organisation et la coordination de l’accueil et du bon déroulement des événements du SPF Sécurité sociale, du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale, du SPP Intégration sociale et de l’Institut pour l’égalité des femmes et des hommes organisés dans le cadre de la présidence belge du Conseil de l’Union européenne se du 1er janvier au 30 juin 2024.
L’adjudicataire est invité à assister les organisations participantes à l’accord-cadre dans la planification, l'organisation et la mise en œuvre de l'ensemble de l'assistance technique et des aspects organisationnels de chaque événement, en fournissant tout le savoir-faire, les services, la logistique, le matériel, l'équipement, etc. nécessaires, en coopération avec l'équipe de projet de chaque organisation participante à l’accord-cadre, les services internes des organisations participantes à l’accord-cadre et les partenaires externes.
II.1.5.
Valeur totale estimée
Valeur hors TVA: 2 430 579,00 EUR
II.1.6.
Information sur les lots
Ce marché est divisé en lots: non
II.2.
Description
II.2.2.
Code(s) CPV additionnel(s)
55120000 Services de réunions et de conférences organisés dans des hôtels, 79950000 Services d'organisation d'expositions, de foires et de congrès, 79951000 Services d'organisation de séminaires, 79952000 Services d'organisation d'événements
II.2.3.
Lieu d'exécution
Code NUTS: BE Belgique / België
II.2.4.
Description des prestations
Le marché comprend :
- l’assistance pratique et technique à l’organisation des événements du SPF Sécurité sociale, du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale, du SPP Intégration sociale et de l’Institut pour l’égalité des femmes et des hommes organisés dans le cadre de la présidence belge du Conseil de l’Union européenne du 1er janvier au 30 juin 2024.
- l'organisation et la coordination de l’accueil et du bon déroulement des événements du SPF Sécurité sociale, du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale, du SPP Intégration sociale et de l’Institut pour l’égalité des femmes et des hommes organisés dans le cadre de la présidence belge du Conseil de l’Union européenne du 1er janvier au 30 juin 2024.
L’adjudicataire est invité à assister les organisations participantes à l’accord-cadre dans la planification, l'organisation et la mise en œuvre de l'ensemble de l'assistance technique et des aspects organisationnels de chaque événement, en fournissant tout le savoir-faire, les services, la logistique, le matériel, l'équipement, etc. nécessaires, en coopération
avec l'équipe de projet de chaque organisation participante à l’accord-cadre, les services internes des organisations participantes à l’accord-cadre et les partenaires externes.
L’(les) organisateur(s) doi(ven)t être capable(s) de tout organiser y compris des événements en ligne ou hybrides. Nous attendons de lui, qu’il soit capable d’élaborer le planning des actions à mener et d’établir et respecter le budget, c.à.d. un retour transparent des chiffrages et coûts. Nous attendons une transparence budgétaire et un retour proactif sur les obstacles, problème et déroulement lors de la préparation.
Il devra prendre contact et choisir les prestataires, fournisseurs et intervenants (traiteur, cameraperson, artistes, personnel technique, etc.) si ces derniers ne figurent pas déjà dans un contrat-cadre ou sont imposés par notre choix. Une fois le projet planifié, il définit, s’il y a lieu, le lieu où se déroulera l’événement et procédera aux réservations nécessaires, en accord avec les souhaits et éventuelles démarches déjà entreprises par le participant à l’accord-cadre. Il est également responsable de l’aspect hospitalité (hôtels, déplacements, etc.) ainsi que du traitement des invitations et des accréditations par un système imposé dans le cadre de la présidence (accord-cadre du SPF Affaires étrangères notamment pour les événements formels et informels) ou par son propre système (à la demande d’un participant à l’accord-cadre).
Sur le terrain, il s’occupe de tous les aspects logistiques du projet (installation, éclairage, sonorisation, sécurité, accréditations/ jetons vestiaire, etc.).
En tant que personne de référence, il doit pouvoir répondre à toutes les demandes et gérer les éventuels problèmes d’organisation.
II.2.5.
Critères d’attribution
Le prix n'est pas le seul critère d'attribution et tous les critères sont énoncés uniquement dans les documents du marché
II.2.6.
Valeur estimée
II.2.7.
Durée du marché, de l'accord-cadre ou du système d'acquisition dynamique
Durée en mois: 15
Ce marché peut faire l'objet d'une reconduction: non
II.2.10.
Variantes
Des variantes seront prises en considération: non
II.2.11.
Information sur les options
Options: oui
Description des options:
Des options sont autorisées. Les soumissionnaires sont invités à proposer des services/actions supplémentaires qu’ils estiment nécessaires pour une organisation optimale de chaque événement. Pour chacune de ces actions/services supplémentaires, ils mentionneront le prix HTVA, le montant de la TVA ainsi que le taux de TVA et le montant total TVAC. Il sera tenu compte du montant de ces options pour l’évaluation de l’offre.
II.2.13.
Information sur les fonds de l'Union européenne
Le contrat s'inscrit dans un projet/programme financé par des fonds de l'Union européenne: non
II.2.14.
Informations complémentaires

Section III: Renseignements d’ordre juridique, économique, financier et technique

III.1.
Conditions de participation
III.1.2.
Capacité économique et financière
Critères de sélection tels que mentionnés dans les documents de la consultation
III.1.3.
Capacité technique et professionnelle
Critères de sélection tels que mentionnés dans les documents de la consultation
III.2.
Conditions liées au marché
III.2.2.
Conditions particulières d'exécution
Tous les prestataires, fournisseurs et intervenants doivent tenir compte de l'Eco-responsabilité pour chaque événement. Une charte de durabilité est à suivre pour les prestations.
Les participants à l’accord-cadre accordent une attention toute particulière à l'inclusion de tous, cet aspect ne peut être négligé lors de l’organisation de nos événements. L'inclusion garantit que les personnes ne sont pas marginalisées et exclues en raison de leurs différences (en particulier si elles sont basées sur le genre, l’origine ou les handicaps physiques/mentaux).
Les soumissionnaires s'engagent à respecter une politique de promotion de l'égalité et de la diversité dans l'exécution du marché, s'il leur est attribué, en appliquant les principes de non-discrimination et d'égalité énoncés dans les législations belges et les traités européens dans leur intégralité. Plus particulièrement, le soumissionnaire attributaire du marché s'engage à établir, maintenir et promouvoir un environnement de travail ouvert et inclusif, respectueux de la dignité humaine et des principes d'égalité des chances, basé sur trois éléments principaux :
- l'égalité entre les hommes et les femmes
- l'emploi et l'intégration des personnes handicapées
- l'élimination de tout obstacle au recrutement et de toute discrimination potentielle fondée sur le sexe, la race ou l'origine ethnique, la religion ou les convictions, le handicap, l'âge ou l'orientation sexuelle.
III.2.3.
Informations sur les membres du personnel responsables de l'exécution du marché
Obligation d'indiquer les noms et qualifications professionnelles des membres du personnel chargés de l'exécution du marché

Section IV: Procédure

IV.1.
Description
IV.1.1.
Type de procédure
Procédure ouverte
IV.1.3.
Information sur l'accord-cadre ou le système d'acquisition dynamique
Le marché implique la mise en place d'un accord-cadre
Accord-cadre avec un seul opérateur
IV.1.8.
Information concernant l’accord sur les marchés publics (AMP)
Le marché est couvert par l'accord sur les marchés publics: oui
IV.2.
Renseignements d'ordre administratif
IV.2.2.
Date limite de réception des offres ou des demandes de participation
Date: 21/03/2023 Heure locale: 11:45
IV.2.3.
Date d’envoi estimée des invitations à soumissionner ou à participer aux candidats sélectionnés
IV.2.4.
Langue(s) pouvant être utilisée(s) dans l'offre ou la demande de participation
français, néerlandais
IV.2.6.
Délai minimal pendant lequel le soumissionnaire est tenu de maintenir son offre
Durée en mois: 4 (à compter de la date limite de réception des offres)
IV.2.7.
Modalités d’ouverture des offres
Date: 21/03/2023 Heure locale: 11:45

Section VI: Renseignements complémentaires

VI.1.
Renouvellement
Il s'agit d'un marché renouvelable: non
VI.2.
Informations sur les échanges électroniques
La facturation en ligne sera acceptée
VI.3.
Informations complémentaires
VI.4.
Procédures de recours
VI.4.1.
Instance chargée des procédures de recours
Nom officiel: Conseil d'Etat
Adresse postale: Rue de la Science 33
Ville: BRUXELLES
Code postal: 1040
Pays: Belgique
Téléphone: +32 22349611
Adresse internet: http://www.conseildetat.be
VI.5.
Date d’envoi du présent avis
15/02/2023