2023-OJS96-300165-fr

Base juridique:

Directive 2014/24/UE

Section I: Pouvoir adjudicateur

I.1.

Nom et adresses
Nom officiel: SPF Affaires Etrangères

Numéro national d'identification: 0308.358.149_69

Adresse postale: Rue des Petits Carmes 15

Ville: Bruxelles

Code NUTS: BE100 Arr. de Bruxelles-Capitale / Arr. Brussel-Hoofdstad

Code postal: 1000

Pays: Belgique

Courriel: sophie.lequeu@diplobel.fed.be

Téléphone: +32 25014809

Adresse(s) internet:

Adresse principale: www.diplomatie.be

Adresse du profil d’acheteur: https://enot.publicprocurement.be/enot-war/preViewNotice.do?noticeId=482799

I.3.

Communication
Les documents du marché sont disponibles gratuitement en accès direct non restreint et complet, à l'adresse: https://enot.publicprocurement.be/enot-war/preViewNotice.do?noticeId=482799

Adresse à laquelle des informations complémentaires peuvent être obtenues: le ou les point(s) de contact susmentionné(s)

Les offres ou les demandes de participation doivent être envoyées par voie électronique via: https://eten.publicprocurement.be/etendering/viewWorkspacesBasedOnExtUrl.do?wsName=FOD+BuZa-BZAE%2FTaskForce%2F2023%2FEvent-F02

I.4.

Type de pouvoir adjudicateur
Ministère ou toute autre autorité nationale ou fédérale, y compris leurs subdivisions régionales ou locales

I.5.

Activité principale
Services généraux des administrations publiques

Section II: Objet

II.1.

Étendue du marché

II.1.1.

Intitulé

Marché public de services portant sur l’accompagnement dans l’organisation d’évènements dans le cadre de la Présidence belge du Conseil de l’UE

Numéro de référence: FOD BuZa-BZAE/TaskForce/2023/Event-F02_0

II.1.2.

Code CPV principal
79952000 Services d'organisation d'événements

II.1.3.

Type de marché
Services

II.1.4.

Description succincte

Le présent marché porte sur la conclusion d’un accord-cadre pour désigner une ou plusieurs firmes qui accompagneront le pouvoir adjudicateur dans l’organisation d’une série d’évènements dans le cadre de la Présidence belge du Conseil de l’Union européenne.

Le marché comporte plusieurs lots :

- Lot 1 : conseils informels et réunions informelles (niveau Ministres)

- Lot 2 : réunions informelles de haut niveau (directeurs généraux de niveau, secrétaires généraux)

- Lot 3 : réunions informelles niveau expert

- Lot 4: Autres activités

II.1.5.

Valeur totale estimée

II.1.6.

Information sur les lots
Ce marché est divisé en lots: oui

Il est possible de soumettre des offres pour tous les lots

II.2.

Description

II.2.1.

Intitulé

Conseils informels et réunions/conférences/dîners au niveau ministériel

Lot nº: 1

II.2.2.

Code(s) CPV additionnel(s)
79952000 Services d'organisation d'événements

II.2.3.

Lieu d'exécution

Code NUTS: BE Belgique / België

II.2.4.

Description des prestations

Réunion informelle des Ministres, c’est-à-dire « Conseil informel »: dans certains domaines d’activité, il est d’usage que chaque présidence invite les ministres à une réunion informelle dans le pays qui exerce la présidence. Ces réunions se déroulent généralement sur une période de 2 jours. Généralement avec cocktail de bienvenue et/ou souper de bienvenue le jour de l’arrivée (avec ou sans première séance de travail), nuitée (ministres, membres de la délégation, personnel technique) et le jour 2 séances plénières, lunch, pauses café (séparées entre les niveaux de participants), conférence de presse et espace pour les réunions bilatérales.

Outre les conseils informels, d’autres activités au niveau ministériel sont prévues. Le lieu de réunion (CCEgmont) est réservé à une dizaine d’événements (incluant les prestataires associés). D’autres réunions auront probablement lieu à l’extérieur du CCEgmont (lieu à déterminer). Généralement avec cocktail de bienvenue et dîner de bienvenue le jour de l’arrivée (avec ou sans première séance de travail), nuitée (ministres, membres de la délégation, personnel technique) et le jour 2 séances de travail plénières, lunch, pauses café (séparées entre les niveaux de participants), conférence de presse et espace pour les réunions bilatérales. Un programme final sera livré au bureau de l’événement en temps utile. L’aspect sécurité sera particulièrement important pour les évènements en dehors du CCEgmont.

II.2.5.

Critères d’attribution
Le prix n'est pas le seul critère d'attribution et tous les critères sont énoncés uniquement dans les documents du marché

II.2.6.

Valeur estimée

II.2.7.

Durée du marché, de l'accord-cadre ou du système d'acquisition dynamique
Début: 30/07/2023 Fin: 30/06/2024

Ce marché peut faire l'objet d'une reconduction: non

II.2.10.

Variantes
Des variantes seront prises en considération: non

II.2.11.

Information sur les options
Options: oui

Description des options:

Prestations de sécurité et gardiennage (option exigée)

Prestations d’entretien et nettoyage (option exigée)

II.2.13.

Information sur les fonds de l'Union européenne
Le contrat s'inscrit dans un projet/programme financé par des fonds de l'Union européenne: oui

Identification du projet: Présidence du Conseil de l'UE

II.2.14.

Informations complémentaires

II.2.

Description

II.2.1.

Intitulé

Réunions informelles de haut niveau (directeurs généraux de niveau, secrétaires généraux)

Lot nº: 2

II.2.2.

Code(s) CPV additionnel(s)
79952000 Services d'organisation d'événements

II.2.3.

Lieu d'exécution

Code NUTS: BE Belgique / België

II.2.4.

Description des prestations

Au début d’une nouvelle présidence, ou juste avant, il est d’usage dans divers domaines de travail que la présidence entrante organise une réunion informelle pour préparer sa présidence en termes de contenu. Ces réunions sont organisées à un niveau élevé (directeurs généraux, secrétaires généraux, etc.).

Le lieu de réunion (CCEgmont) est réservé pour 14 des 18 réunions. Certaines réunions auront lieu à l’extérieur du CCEgmont (lieu à déterminer). Habituellement 2 jours de séances de travail avec cocktail de bienvenue et/ou souper le premier jour, nuitée, lunch, pauses café, et bien sûr séances de travail, réunions bilatérales et éventuellement une visite de travail (en autocar) le deuxième jour.

II.2.5.

Critères d’attribution
Le prix n'est pas le seul critère d'attribution et tous les critères sont énoncés uniquement dans les documents du marché

II.2.6.

Valeur estimée

II.2.7.

Durée du marché, de l'accord-cadre ou du système d'acquisition dynamique
Début: 30/07/2023 Fin: 30/06/2024

Ce marché peut faire l'objet d'une reconduction: non

II.2.10.

Variantes
Des variantes seront prises en considération: non

II.2.11.

Information sur les options
Options: oui

Description des options:

Prestations de sécurité et gardiennage (option exigée)

Prestations d’entretien et nettoyage (option exigée)

II.2.13.

Information sur les fonds de l'Union européenne
Le contrat s'inscrit dans un projet/programme financé par des fonds de l'Union européenne: oui

Identification du projet: Présidence du Conseil de l'UE

II.2.14.

Informations complémentaires

II.2.

Description

II.2.1.

Intitulé

Réunions informelles niveau expert

Lot nº: 3

II.2.2.

Code(s) CPV additionnel(s)
79952000 Services d'organisation d'événements

II.2.3.

Lieu d'exécution

Code NUTS: BE Belgique / België

II.2.4.

Description des prestations

Dans certains domaines d’activité, il est d’usage que chaque présidence invite des représentants d’experts à une réunion informelle dans le pays qui exerce la présidence. Le lieu de réunion (CCEgmont) est réservé pour 8 réunions sur 10. Environ deux-trois réunions ont lieu à l’extérieur du CCEgmont. Généralement avec cocktail de bienvenue et/ou souper, nuitée, lunch, pauses café, et bien sûr séances de travail, réunions bilatérales et éventuellement une visite de travail (en autocar).

II.2.5.

Critères d’attribution
Le prix n'est pas le seul critère d'attribution et tous les critères sont énoncés uniquement dans les documents du marché

II.2.6.

Valeur estimée

II.2.7.

Durée du marché, de l'accord-cadre ou du système d'acquisition dynamique
Début: 30/07/2023 Fin: 30/06/2024

Ce marché peut faire l'objet d'une reconduction: non

II.2.10.

Variantes
Des variantes seront prises en considération: non

II.2.11.

Information sur les options
Options: oui

Description des options:

Prestations de sécurité et gardiennage (option exigée)

Prestations d’entretien et nettoyage (option exigée)

II.2.13.

Information sur les fonds de l'Union européenne
Le contrat s'inscrit dans un projet/programme financé par des fonds de l'Union européenne: oui

Identification du projet: Présidence du Conseil de l'UE

II.2.14.

Informations complémentaires

II.2.

Description

II.2.1.

Intitulé

Autres activités : « voyages » et « aways days », déjeuner/lunch/souper/réception, séminaire/formation/conférence (haut niveau et expert)

Lot nº: 4

II.2.2.

Code(s) CPV additionnel(s)
79952000 Services d'organisation d'événements

II.2.3.

Lieu d'exécution

Code NUTS: BE Belgique / België

II.2.4.

Description des prestations

« voyages » et « aways days », déjeuner/lunch/souper/réception, séminaire/formation/conférence (haut niveau et expert)

II.2.5.

Critères d’attribution
Le prix n'est pas le seul critère d'attribution et tous les critères sont énoncés uniquement dans les documents du marché

II.2.6.

Valeur estimée

II.2.7.

Durée du marché, de l'accord-cadre ou du système d'acquisition dynamique
Début: 30/07/2023 Fin: 30/06/2024

Ce marché peut faire l'objet d'une reconduction: non

II.2.10.

Variantes
Des variantes seront prises en considération: non

II.2.11.

Information sur les options
Options: oui

Description des options:

Prestations de sécurité et gardiennage (option exigée)

Prestations d’entretien et nettoyage (option exigée)

II.2.13.

Information sur les fonds de l'Union européenne
Le contrat s'inscrit dans un projet/programme financé par des fonds de l'Union européenne: oui

Identification du projet: Présidence du Conseil de l'UE

II.2.14.

Informations complémentaires

Section III: Renseignements d’ordre juridique, économique, financier et technique

III.1.

Conditions de participation

III.1.3.

Capacité technique et professionnelle
Critères de sélection tels que mentionnés dans les documents de la consultation

III.2.

Conditions liées au marché

III.2.3.

Informations sur les membres du personnel responsables de l'exécution du marché
Obligation d'indiquer les noms et qualifications professionnelles des membres du personnel chargés de l'exécution du marché

Section IV: Procédure

IV.1.

Description

IV.1.1.

Type de procédure
Procédure ouverte

IV.1.3.

Information sur l'accord-cadre ou le système d'acquisition dynamique

Le marché implique la mise en place d'un accord-cadre

Accord-cadre avec plusieurs opérateursNombre maximal envisagé de participants à l'accord-cadre: 3

IV.1.8.

Information concernant l’accord sur les marchés publics (AMP)
Le marché est couvert par l'accord sur les marchés publics: oui

IV.2.

Renseignements d'ordre administratif

IV.2.2.

Date limite de réception des offres ou des demandes de participation
Date: 28/06/2023 Heure locale: 10:00

IV.2.3.

Date d’envoi estimée des invitations à soumissionner ou à participer aux candidats sélectionnés

IV.2.4.

Langue(s) pouvant être utilisée(s) dans l'offre ou la demande de participation
français, néerlandais

IV.2.7.

Modalités d’ouverture des offres
Date: 28/06/2023 Heure locale: 10:00

Section VI: Renseignements complémentaires

VI.1.

Renouvellement
Il s'agit d'un marché renouvelable: non

VI.2.

Informations sur les échanges électroniques

La facturation en ligne sera acceptée

Le paiement en ligne sera utilisé

VI.3.

Informations complémentaires

VI.4.

Procédures de recours

VI.4.1.

Instance chargée des procédures de recours
Nom officiel: Conseil d'Etat

Adresse postale: Rue de la Science 33

Ville: Bruxelles

Code postal: 1040

Pays: Belgique

Adresse internet: www.raadvst-consetat.be

VI.4.2.

Organe chargé des procédures de médiation
Nom officiel: Conseil d'Etat

Adresse postale: Rue de la Science 33

Ville: Bruxelles

Code postal: 1040

Pays: Belgique

Adresse internet: www.raadvst-consetat.be

VI.4.4.

Service auprès duquel des renseignements peuvent être obtenus sur l'introduction de recours
Nom officiel: Conseil d'Etat

Adresse postale: Rue de la Science 33

Ville: Bruxelles

Code postal: 1040

Pays: Belgique

Adresse internet: www.raadvst-consetat.be

VI.5.

Date d’envoi du présent avis
16/05/2023