1. Acheteur
1.1.
Acheteur
Nom officiel: Toulouse Métropole
Forme juridique de l’acheteur: Autorité locale
Activité du pouvoir adjudicateur: Services d’administration générale
2. Procédure
2.1.
Procédure
Titre: 24M0237PN -AC -ACQUISITION, MISE EN oeUVRE, HEBERGEMENT, MAINTENANCE ET PRESTATIONS ASSOCIEES A L'UTILISATION D'UNE PLATEFORME DE SYSTEME INTEGRE DE GESTION DE BIBLIOTHEQUE
Description: La présente consultation est soumise aux articles L.2125-1-1°, R.2162-1 à R.2162-6, R.2162-13 et R.2162-14 du Code de la commande publique. Dans la perspective de l'intégration à venir des bibliothèques de Toulouse Métropole, le système de gestion de bibliothèque doit pouvoir fonctionner en mode réseau. Il est souhaité que la solution repose sur une instance commune, mais qu'elle offre la possibilité de mettre en place une gestion séparée de certains types de données, de manière permanente ou provisoire. Le présent accord-cadre porte sur la fourniture d'un système d'information documentaire en mode SaaS, constitué des composants suivants :- Un système de gestion des bibliothèques ; - Un portail basé sur un CMS open source destiné au signalement et à la valorisation des ressources imprimées et numériques, y compris patrimoniales ; - Un outil d'informatique décisionnel permettant la création et l'édition de rapports statistiques ; - La reprise des données des systèmes-sources et leur chargement dans le système-cible ;- L'assistance au paramétrage des différents composants du susdit système, y compris la mise en place des intégrations avec les bases, applicatifs et composants matériels extérieurs ;- La formation des membres des équipes-projet et de tous les agents identifiés comme administrateurs du susdit système ;- La mise à disposition d'une documentation et d'un dispositif d'assistance. L'accord-cadre sera exécuté par l'émission de bons de commande. Les prestations sont réglées par des prix unitaires et forfaitaires. Les montants estimatifs sont indicatifs et comprennent la totalité des périodes de reconduction. Valeur totale estimée des dépenses sur la durée globale du marché (8 ans) : Valeur hors TVA : 600 000 euros HT - Période initiale (4 ans) : 300 000 euro(s) HT - Période de reconduction 1 (4 ans) :300 000 euro(s) HT MONTANTS MAXIMUM DE L'ACCORD CADRE Le montant maximum sur la durée de l'accord cadre est fixé à 950 000 euro(s) HT. Période initiale (4 ans) : 475 000 euro(s) HT Période de reconduction 1 (4 ans) : 475 000 euro(s) HT
Identifiant de la procédure: 2083caaf-9f4e-4dea-b7bd-c547b03cc414
Identifiant interne: 24M0237PN
Type de procédure: Négociée avec publication préalable d’un appel à la concurrence / concurrentielle avec négociation
La procédure est accélérée: non
2.1.1.
Objet
Nature principale du marché: Services
Nomenclature principale (cpv): 72212160 Services de développement de logiciels de bibliothèques
Nomenclature complémentaire (cpv): 72212160 Services de développement de logiciels de bibliothèques
2.1.2.
Lieu d’exécution
Adresse postale: Toulouse
Ville: Toulouse
Code postal: 31000
Subdivision pays (NUTS): Haute-Garonne (FRJ23)
Pays: France
2.1.3.
Valeur
Valeur estimée hors TVA: 950 000,00 EUR
2.1.4.
Informations générales
Informations complémentaires: Critères objectifs de limitation du nombre de candidats: -Capacités financière et économiques: 10% - Déclaration, au cours des 3 dernières années, concernant le chiffre d'affaires pour l'ensemble des activités de la société ainsi que le chiffre d'affaires affecté à des prestations dans le domaine de l'édition de système d'information documentaire en mode Saas - Innovation : pourcentage de vos bénéfices réinvestis dans l'innovation avec la liste des fonctionnalités innovantes déployées -Capacités Techniques: 40% Dimensionnement de la solution logicielle : - Conception, installation et paramétrage d'une solution informatique complexe (capacité à gérer un réseau de bibliothèques, des sous-réseaux, etc.) - Diversité des types de ressources migrées et supportées (y compris pour les notices bibliographiques : fonds patrimoniaux, fonds documentaires courants) et capacité à gérer des opérations de migration complexes (appariement des notices migrées avec les données de référentiels extérieurs ; importation de ces dernières avec protection de certaines zones des notices-sources) ; - éléments d'assurance qualité en matière d'hébergement Respect de la réglementation et des référentiels/moyens mis en oeuvre - Organisation du candidat en regard des obligations du Règlement Général sur la Protection des Données (Rgpd) : détail de la démarche engagée, localisation de l'hébergement des données, labellisation… - Organisation du candidat en regard des obligations du Règlement Général de Sécurité (Rgs), certifications Iso ou équivalente sur le système de gestion de la sécurité des systèmes d'information. - Organisation en regard des obligations du Référentiel Général d'Accessibilité pour les Administrations (Rgaa) Dimensionnement et structure des effectifs :Déclaration et description des effectifs en liens avec l'activité objet du présent marché pour chacune des trois dernières années en décomposant de la manière suivante : - Encadrement ; - Equipe projet/déploiement ; - Equipe technique ; - Equipe support/hotline -Capacités professionnelles: 50% Les références mentionneront : - Le nom et les caractéristiques de la structure (Public/Privé, localisation) - Le volume financier - Le périmètre couvert - Nombre d'agents/employés utilisateurs de la solution - Les différentes interfaces mises en oeuvre au sein du Si de l'organisme ainsi que les technologies utilisées - L'année de démarrage et la durée du marché - La durée de la phase projet - Les ressources mobilisées pour chaque phase du projet - La description de l'organisation et du macro planning des projets menés - Le dispositif de conduite du changement mis en oeuvre (déploiement, formation, assistance à l'utilisation, reprise de données...) - Précision si la prestation a été assurée en autonomie ou associée à une autre entreprise. - Le modèle économique appliqué (Saas, On Premise, back Office/front Office) - La personne à contacter pour tous renseignements complémentaires. 5 références maximum (de moins de 3 ans) peuvent être présentées par candidat/membre du groupement d'entreprises. Nb : Les candidats doivent impérativement compléter le cadre de réponse de candidature joint à la présente publication sous format Excel pour présenter leurs capacités financières, techniques et professionnelles. Afin de préciser les éléments indiqués au cadre de réponse, les candidats pourront le compléter par un document annexe. Ce document annexe ne devra pas excéder 20 pages. Les pages superfétatoires ne seront pas lues. En cas de contradiction entre les informations fournies au cadre de réponse de candidature et celles indiquées dans le document annexé, le cadre de réponse prévaut. Procedure La présente consultation est soumise aux articles L.2125-1-1°, R.2162-1 à R.2162-6, R.2162-13 et R.2162-14 du Code de la commande publique. Le marché implique la mise en place d'un accord cadre à bons de commande, réglé par des prix forfaitaires et des prix unitaires, avec un seul opérateur sans montant minimum et avec montant maximum. Financement Le projet est financé par les ressources propres de Toulouse métropole et par les fonds du Ministère de la Culture (60%)
Base juridique:
Directive 2014/24/UE
2.1.6.
Motifs d’exclusion
Motifs d’exclusion purement nationaux: « Le candidat individuel, ou chaque membre du groupement, ne doit pas entrer dans l’un des cas d’exclusion de la procédure de passation prévus par le code de la commande publique.
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Titre: 24M0237PN -AC -ACQUISITION, MISE EN oeUVRE, HEBERGEMENT, MAINTENANCE ET PRESTATIONS ASSOCIEES A L'UTILISATION D'UNE PLATEFORME DE SYSTEME INTEGRE DE GESTION DE BIBLIOTHEQUE
Description: La présente consultation est soumise aux articles L.2125-1-1°, R.2162-1 à R.2162-6, R.2162-13 et R.2162-14 du Code de la commande publique. Dans la perspective de l'intégration à venir des bibliothèques de Toulouse Métropole, le système de gestion de bibliothèque doit pouvoir fonctionner en mode réseau. Il est souhaité que la solution repose sur une instance commune, mais qu'elle offre la possibilité de mettre en place une gestion séparée de certains types de données, de manière permanente ou provisoire. Le présent accord-cadre porte sur la fourniture d'un système d'information documentaire en mode SaaS, constitué des composants suivants :- Un système de gestion des bibliothèques ; - Un portail basé sur un CMS open source destiné au signalement et à la valorisation des ressources imprimées et numériques, y compris patrimoniales ; - Un outil d'informatique décisionnel permettant la création et l'édition de rapports statistiques ; - La reprise des données des systèmes-sources et leur chargement dans le système-cible ;- L'assistance au paramétrage des différents composants du susdit système, y compris la mise en place des intégrations avec les bases, applicatifs et composants matériels extérieurs ;- La formation des membres des équipes-projet et de tous les agents identifiés comme administrateurs du susdit système ;- La mise à disposition d'une documentation et d'un dispositif d'assistance. L'accord-cadre sera exécuté par l'émission de bons de commande. Les prestations sont réglées par des prix unitaires et forfaitaires. Les montants estimatifs sont indicatifs et comprennent la totalité des périodes de reconduction. Valeur totale estimée des dépenses sur la durée globale du marché (8 ans) : Valeur hors TVA : 600 000 euros HT - Période initiale (4 ans) : 300 000 euro(s) HT - Période de reconduction 1 (4 ans) :300 000 euro(s) HT MONTANTS MAXIMUM DE L'ACCORD CADRE Le montant maximum sur la durée de l'accord cadre est fixé à 950 000 euro(s) HT. Période initiale (4 ans) : 475 000 euro(s) HT Période de reconduction 1 (4 ans) : 475 000 euro(s) HT
Identifiant interne: S-PF-1487862
5.1.1.
Objet
Nature principale du marché: Services
Nomenclature principale (cpv): 72212160 Services de développement de logiciels de bibliothèques
Nomenclature complémentaire (cpv): 72212160 Services de développement de logiciels de bibliothèques
Options:
Description des options: Le contrat prévoit la possibilité de confier ultérieurement au titulaire du marché un ou plusieurs marchés ayant pour objet la réalisation de prestations similaires
5.1.2.
Lieu d’exécution
Adresse postale: Toulouse
Ville: Toulouse
Code postal: 31000
Subdivision pays (NUTS): Haute-Garonne (FRJ23)
Pays: France
5.1.3.
Durée estimée
Date de début: 01/04/2025
Durée: 96 Mois
5.1.4.
Reconduction
Nombre maximum de reconductions: 1
Autres informations sur le renouvellement: L'accord cadre est conclu pour une durée maximale de 8 ans avec une période initiale de 4 ans, reconductible tacitement une fois pour une durée de 4 ans. Cette durée se justifie en raison de son objet, et du fait que son exécution nécessite des investissements amortissables sur une durée supérieure à quatre ans : Toulouse Métropole souhaite réaliser une installation progressive de ce système sur l'ensemble des bibliothèques de la Métropole. Cette démarche ne peut aboutir sur une durée de 4 ans, car elle nécessite une phase d'installation, de paramétrage et d'accompagnement des utilisateurs pour la prise en main des équipements, estimée entre 18 et 24 mois. Cette durée inclut le temps nécessaire à la migration des données, les tests de système, et l'adaptation progressive des processus internes. A cela, vient s'ajouter la phase de réversibilité en fin de marché qui représente une durée de 6 mois. La durée cumulée de ces phases, représentant la moitié de la durée d'un accord-cadre sur 4 ans, peut être minimisée par rapport à la durée d'exploitation effective de la solution par l'allongement de la durée du marché au-delà de 4 ans. Par ailleurs, la complexité technique du projet implique un délai important réservé à la formation des utilisateurs, soit : - 375 agents à former - 12 stages de formation identifiés dont 3 qui concerneront l'ensemble des agents - Ces 12 stages représentent 156 sessions de formation à organiser sur un total cumulé de 101 jours de formation. La formation doit donc être lissée sur une période de plus de 100 jours après la mise en service du nouveau système informatique, au sein des 53 bibliothèques, et devra être étendue aux bibliothèques des 37 communes qui en font la demande. Compte tenu du fort impact organisationnel qu'implique le changement de plateforme (nombreux agents en interne et habitants de la Métropole), une durée de 8 ans permettra à Toulouse Métropole d'amortir les efforts et la charge de travail induite pour accompagner le changement, et faciliter la prise en main en cas de nouvelle solution déployée.
5.1.6.
Informations générales
Participation réservée:
La participation n’est pas réservée.
Les noms et les qualifications professionnelles du personnel chargé de l’exécution du marché doivent être mentionnés: Non requises
Projet de passation de marché non financé par des fonds de l’UE
Le marché relève de l’accord sur les marchés publics (AMP): oui
5.1.9.
Critères de sélection
Critère:
Type: Aptitude à exercer l’activité professionnelle
Utilisation de ce critère: Utilisé
Les critères seront appliqués pour sélectionner les candidats à inviter pour la seconde étape de la procédure
Critère:
Type: Capacité économique et financière
Description du critère de sélection: - Déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les fournitures, services ou travaux objet du marché, réalisés au cours des trois derniers exercices disponibles
Utilisation de ce critère: Utilisé
Les critères seront appliqués pour sélectionner les candidats à inviter pour la seconde étape de la procédure
Critère:
Type: Capacité technique et professionnelle
Description du critère de sélection: - Présentation d'une liste des principales fournitures ou des principaux services effectués au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. - Déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l'importance du personnel d'encadrement pour chacune des trois dernières années. - Certificats de qualifications professionnelles. La preuve de la capacité du candidat peut être apportée par tout moyen, notamment par des certificats d'identité professionnelle ou des références de travaux attestant de la compétence de l'opérateur économique à réaliser la prestation pour laquelle il se porte candidat
Utilisation de ce critère: Utilisé
Les critères seront appliqués pour sélectionner les candidats à inviter pour la seconde étape de la procédure
Informations sur la seconde étape d’une procédure en deux étapes:
Nombre minimal de candidats à inviter pour la seconde étape de la procédure: 3
Nombre maximal de candidats à inviter pour la seconde étape de la procédure: 5
La procédure se déroulera en plusieurs étapes. À chaque étape, certains candidats peuvent être éliminés
5.1.10.
Critères d’attribution
Critère:
Type: Qualité
Description: Valeur technique de l'offre
Catégorie du critère d’attribution poids: Pondération (points, valeur exacte)
Nombre critère d’attribution: 60
Critère:
Type: Prix
Description: Prix
Catégorie du critère d’attribution poids: Pondération (points, valeur exacte)
Nombre critère d’attribution: 40
5.1.11.
Documents de marché
Langues dans lesquelles les documents de marché sont officiellement disponibles: français
Canal de communication ad hoc:
Nom: AW Solutions
5.1.12.
Conditions du marché public
Conditions de soumission:
Soumission par voie électronique: Requise
Langues dans lesquelles les offres ou demandes de participation/candidatures peuvent être présentées: français
Catalogue électronique: Non autorisée
Variantes: Non autorisée
Date limite de réception des offres: 24/07/2024 12:00:00 (UTC+02:00) Heure de l'Europe orientale, heure d'été de l'Europe centrale
Durée de validité des offres: 5 Mois
Conditions du marché:
Le contrat doit être exécuté dans le cadre de programmes d’emplois protégés: Non
Conditions relatives à l’exécution du contrat: L'exécution des prestations débute à compter de la date de notification du contrat. Aucune clause de garantie financière prévue. Le contrat prévoit le versement d'une avance, avec obligation de constituer une garantie à première demande en contrepartie. Les prestations sont à prix forfaitaires et à prix unitaires. Le paiement des prestations se fera dans le respect du délai global de paiement applicable à l'acheteur. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de négocier pendant la phase offre avec les 5 meilleures candidats retenus sous réserve d'un nombre suffisant de candidatures. Les 5 candidats sélectionnés seront appelés à négocier. La phase de négociation pourra se dérouler en phases successives de manière à réduire le nombre d'offres à négocier en appliquant les critères d'attribution. Une négociation sera menée par l'acheteur dans les conditions qui seront précisées dans le dossier de consultation remis aux futurs candidats sélectionnés pour participer à la phase «offre»
Facturation électronique: Requise
La commande en ligne sera utilisée: non
Le paiement électronique sera utilisé: non
5.1.15.
Techniques
Accord-cadre:
Accord-cadre, sans remise en concurrence
Nombre maximal de candidats: 1
Informations sur le système d’acquisition dynamique:
Pas de système d’acquisition dynamique
5.1.16.
Informations complémentaires, médiation et recours
Organisation chargée des procédures de recours: Tribunal administratif de Toulouse
TED eSender: Avenue-Web Systèmes
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Nom officiel: Avenue-Web Systèmes
Numéro d’enregistrement: 443928874
Ville: Seyssinet-Pariset
Code postal: 38170
Pays: France
Téléphone: +33480041260
Rôles de cette organisation:
TED eSender
8.1.
ORG-0002
Nom officiel: Toulouse Métropole
Numéro d’enregistrement: 24310051800170
Adresse postale: Direction de la commande publique 6 rue René Leduc
Ville: Toulouse
Code postal: 31505
Pays: France
Point de contact: MOUDENC Jean-Luc
Téléphone: 0581917336
Rôles de cette organisation:
Acheteur
8.1.
ORG-0003
Nom officiel: Tribunal administratif de Toulouse
Numéro d’enregistrement: 726454
Adresse postale: 68, rue Raymond Iv
Ville: Toulouse
Code postal: 31068
Pays: France
Téléphone: 0562735757
Télécopieur: 0562735740
Rôles de cette organisation:
Organisation chargée des procédures de recours
Identifiant/version de l’avis: c1b2c607-02c5-4aca-961b-b408718a58f6 - 01
Type de formulaire: Mise en concurrence
Type d’avis: Avis de marché ou de concession – régime ordinaire
Sous-type d’avis: 16
Date d’envoi de l’avis: 24/06/2024 17:03:36 (UTC+02:00) Heure de l'Europe orientale, heure d'été de l'Europe centrale
Langues dans lesquelles l’avis en question est officiellement disponible: français
Numéro de publication de l’avis: 379924-2024
Numéro de publication au JO S: 123/2024
Date de publication: 26/06/2024