5.1.1.
Objet
Nature principale du marché: Services
Nomenclature principale (cpv): 64121000 Services multimodaux de courrier
Nomenclature complémentaire (cpv): 30230000 Matériel informatique, 72268000 Services de fourniture de logiciels
5.1.2.
Lieu d’exécution
Subdivision pays (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Pays: Belgique
5.1.3.
Durée estimée
Date de début: 01/04/2024
Durée: 48 Mois
5.1.4.
Reconduction
Nombre maximum de reconductions: 2
Autres informations sur le renouvellement: Il y a deux reconductions tacites possibles. Reconduction 1 : 12 mois Reconduction 2 : 12 mois La durée maximale du marché (reconductions comprises) est donc de 72 mois. A l'issue de la dernière reconduction, plus aucune nouvelle commande ne pourra être réalisée en exécution de ce marché. Le pouvoir adjudicateur a la possibilité de résilier le marché tenant compte d'un délai de renon de minimum 90 jours de calendrier avant la fin du marché de base ou d'une reconduction ultérieure. L’adjudicataire a la possibilité de résilier le marché tenant compte d'un délai de renon de minimum 180 jours de calendrier avant la fin du marché de base ou d'une reconduction ultérieure. Un renon doit toujours être communiqué par lettre recommandée. En cas de non-reconduction du marché, l’adjudicataire ne pourra exiger aucun dédommagement.
5.1.5.
Valeur
Valeur estimée hors TVA: 1 948 292,84 EUR
5.1.6.
Informations générales
Participation réservée:
La participation n’est pas réservée.
Projet de passation de marché non financé par des fonds de l’UE
Le marché relève de l’accord sur les marchés publics (AMP): oui
5.1.9.
Critères de sélection
Critère:
Type: Capacité technique et professionnelle
Nom: Une liste des principaux services prestés au cours des trois dernières années (2020-2021-2022), à savoir la location d'une solution informatique pour la gestion des sanctions administratives communales (SAC), location de terminaux de type PDA compatibles, inclus l'externalisation du courrier et affranchissement y afférent, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé.
Description du critère de sélection: 1) Pour la location d'une solution informatique pour la gestion des sanctions administratives communales (SAC) et location de terminaux de type PDA compatibles : une liste de références pour un montant minimum de 25.000 EUR HTVA/an/référence. De plus, au moins une des références devra prouver une expérience dans l'utilisation de Fidus (accès au registre national et à la DIV au niveau de la région bruxelloise). 2) Pour l’externalisation du courrier et affranchissement y afférent : une liste de références pour un montant minimum de 120.000 EUR HTVA/an/référence Pour rappel : un opérateur économique peut, le cas échéant, et pour un marché déterminé, avoir recours à la capacité économique et financière et aux capacités techniques et professionnelles d'autres entités, telles que visées à l'article 71, alinéa 1er, 2° et 3° (article 78 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics).
5.1.10.
Critères d’attribution
Critère:
Type: Prix
Nom: Prix
Description: Règle de trois; Score offre = (prix de l’offre la plus basse / prix de l’offre) * pondération du critère prix
Catégorie du critère d’attribution poids: Pondération (points, valeur exacte)
Nombre critère d’attribution: 20
Catégorie du critère d’attribution valeur fixe: Valeur fixe (par unité)
Nombre critère d’attribution: 20
Critère:
Type: Qualité
Nom: Fonctionnalités/Ergonomie et encodage
Description: 1. Gestion automatique du flux de traitement des dossiers. 2. Ergonomie et encodage : a. Champs de recherche : Fonction de recherche via différents critères dans les fenêtres applicatives. b. Wizards = Interface qui guide l’utilisateur à travers une séquence d’étapes. c. Type d’aide disponible au sein du logiciel. Veuillez décrire comment la solution gère ce critère. Le niveau d'efficacité du traitement par les agents traitants constitue un critère prépondérant dans l'évaluation du présent critère d'attribution.
Catégorie du critère d’attribution poids: Pondération (points, valeur exacte)
Nombre critère d’attribution: 15
Catégorie du critère d’attribution valeur fixe: Valeur fixe (par unité)
Nombre critère d’attribution: 15
Critère:
Type: Qualité
Nom: Statistiques/Tableau de bord/Cartographie
Description: 1. Statistiques : Rapports standards pour le contrôle, le suivi et l'établissement des renseignements statistiques. Possibilité d’export en format Xls ou PDF des rapports. a. Statistiques fixes b. Statistiques graphiques c. Tableaux pivotants avec au minimum : i. Personnel versus sortes d’infractions et nombres ii. Localisation et nombre versus sortes d’infractions afin de reconnaître les hotspots. iii. Montants versus personnel et temps de délais Veuillez décrire les types de rapports fournis pas votre solution, ainsi que la manière de les adapter (langage de reporting spécifique, export dans Excel, programmation, etc.). 2. Tableau de bord : Ce tableau reprenant les aperçus des constats ou des dossiers qui nécessitent une attention particulière ou pour lesquels certaines actions doivent être prises. 3. Gestion du contrôle des délais et du statut du constat ou d'un dossier SAC. Changement de statuts automatique et manuel de dossiers. 4. Cartographie : Localisation des infractions par zone (découpage du territoire communal en quartiers) et par types d’infractions sous forme de cartographie. La cartographie doit être actualisée de manière journalière et intégrée tous les procès-verbaux traités. Expliquer comment la définition des quartiers est effectuée. Veuillez décrire comment la solution gère ce critère. La qualité du reporting auprès de l'autorité adjudicatrice constitue un critère prépondérant dans l'évaluation du présent critère d'attribution.
Catégorie du critère d’attribution poids: Pondération (points, valeur exacte)
Nombre critère d’attribution: 15
Catégorie du critère d’attribution valeur fixe: Valeur fixe (par unité)
Nombre critère d’attribution: 15
Critère:
Type: Qualité
Nom: Interfaces
Description: 1. Interface Web/citoyen : Plateforme de consultation facile des dossiers SAC via une interface web, avec accès personnels et sécurisés par utilisateur en fonction des leurs droits. 2. Interface comptable transactionnelle : Compatibilité de la solution avec le logiciel Onyx et à moyen terme avec le logiciel Ms Dynamics. 3. Interface BCE (Banque carrefour des entreprises) 4. Interface DIV et RN (registre national) via Fidus 5. Plateforme huissier de justice pour échange d’un flux d'informations automatique de bout en bout : a. Entre l'application SAC et l'huissier (transfert automatique des dossiers) b. Entre l'huissier et l'application SAC (communication sur le statut du recouvrement) c. Entre l'huissier et ONYX (Ms Dynamics) (montants recouvrés) Veuillez expliquer comment la solution gère ces différentes interfaces et l’envoi des données vers les plateformes des huissiers de justice. Les interfaces seront cotées en fonction de la facilité d'utilisation et de la qualité des informations échangées.
Catégorie du critère d’attribution poids: Pondération (points, valeur exacte)
Nombre critère d’attribution: 20
Catégorie du critère d’attribution valeur fixe: Valeur fixe (par unité)
Nombre critère d’attribution: 20
Critère:
Type: Qualité
Nom: Plan d'implémentation
Description: 5.1 Documentation et formation (5 points) L’adjudicataire devra pouvoir fournir au pouvoir adjudicateur différentes documentations : a. Les documentations utilisateurs nécessaires pour pouvoir utiliser et gérer l’application, fournies dans les deux langues nationales. b. Les documentations techniques, qui peuvent éventuellement être fournies en anglais, et décrivent : i. Les caractéristiques et les règles d'utilisation du logiciel. ii. L’architecture hardware de l’environnement iii. L’architecture software du logiciel ainsi que son mode de communication sur le réseau. iv. Les outils et méthodes d'importation et d'exportation des données vers et depuis son logiciel. Veuillez décrire le type de documentation fournie et le plan de formation. L'évaluation de ce critère sera principalement basée sur la qualité des supports mis à disposition l'utilisation et la formation à l'utilisation de la solution. 5.2 Délai de mise en service de la solution complète (15 points) Délai de mise en service de la solution complète, exprimée en jours calendrier, en ce compris l’ensemble des interfaces, ainsi que la récupération des données actuelles des SAC’s (logiciel Inforius), au minimum les données du dossier « Sanctions ». Le délai de mise en service ne pourra excéder 90 jours calendrier à dater du lendemain de la notification du courrier d’attribution. Veuillez fournir le délai de mise en œuvre de la solution, argumenté par le plan d’implémentation tel que demandé ci-dessous. (/10) Règle de trois : Score de l’offre = (délai de l’offre la plus basse / délai de l’offre) * 10. Veuillez décrire le plan d’implémentation et l’architecture d’implémentation de la solution informatique, en ce compris les échanges de communication entre le logiciel, la plateforme de courrier, et les différents interfaces. Veuillez décrire également la manière dont la solution proposée intègre les données de l’application existante et proposer un plan général de transition de l’applicatif existant vers le nouvel applicatif. ( /5)
Catégorie du critère d’attribution poids: Pondération (points, valeur exacte)
Nombre critère d’attribution: 20
Catégorie du critère d’attribution valeur fixe: Valeur fixe (par unité)
Nombre critère d’attribution: 20
Critère:
Type: Qualité
Nom: Support technique
Description: Helpdesk : Le support technique inclut au minimum l’assistance par des spécialistes du produit, bien formés et expérimentés, à même de répondre aux questions techniques et de résoudre les problèmes techniques liés au bon fonctionnement du logiciel. Maintenance corrective du logiciel et de ses périphériques. L’adjudicataire prend en charge la maintenance corrective de l’application.. Maintenance évolutive du logiciel et de ses périphériques. L’adjudicataire prend en charge la maintenance évolutive de l’application.. Spécifier les SLA en fonction des priorités des problèmes retournés. Veuillez décrire le support proposé avec les SLA correspondants. Le critère d'attribution sera évalué en fonction de la qualité des critères constitutifs proposés par le soumissionnaire.
Catégorie du critère d’attribution poids: Pondération (points, valeur exacte)
Nombre critère d’attribution: 10
Catégorie du critère d’attribution valeur fixe: Valeur fixe (par unité)
Nombre critère d’attribution: 10
5.1.12.
Conditions du marché public
Conditions de soumission:
Soumission par voie électronique: Requise
Langues dans lesquelles les offres ou demandes de participation/candidatures peuvent être présentées: français, néerlandais
Catalogue électronique: Non autorisée
La signature ou le cachet électronique avancé(e) ou qualifié(e) [au sens du règlement (UE) № 910/2014] est requis(e)
Description de la garantie financière: Le cautionnement suivant est exigé : 5% du montant initial du marché (hors TVA), arrondi à la dizaine supérieure. Le cautionnement est libéré dans son entièreté après la réception provisoire (à moins qu'il n'y ait des raisons de libérer le cautionnement partiellement). Le cautionnement doit être constitué dans les 30 jours de calendrier suivant le jour de la conclusion du marché. La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l'adresse du pouvoir adjudicateur en mentionnant le n° du cahier des charges et/ou peut être envoyé à l’adresse mail mentionnée en page 3 du présent cahier des charges. Lorsque l'adjudicataire ne constitue pas le cautionnement dans les délais prévus, les dispositions prévues à l'article 29 de l'arrêté royal du 14 janvier 2013 pourront être appliquées. La demande de l’adjudicataire de procéder à la réception tient lieu de demande de libération du cautionnement.
Date limite de réception des offres: 06/11/2023 09:30:00 (UTC+01:00) Heure de l'Europe centrale, heure d'été de l'Europe occidentale
Durée de validité des offres: 6 Mois
Conditions du marché:
Le contrat doit être exécuté dans le cadre de programmes d’emplois protégés: Non
Facturation électronique: Requise
La commande en ligne sera utilisée: non
Le paiement électronique sera utilisé: oui
5.1.15.
Techniques
Accord-cadre:
Pas d’accord-cadre
Informations sur le système d’acquisition dynamique:
Pas de système d’acquisition dynamique
5.1.16.
Informations complémentaires, médiation et recours
Organisation chargée des procédures de recours: Conseil d'Etat
TED eSender: SPF Stratégie et Appui