Que sont les formulaires électroniques?

Les formulaires électroniques constituent la norme législative de l’Union européenne pour les données relatives aux marchés publics. Ils sont utilisés par les acheteurs publics pour publier des avis dans le supplément au Journal officiel de l’Union européenne sur le site web TED.

Ces formulaires types ont été établis en 2019 par le règlement d’exécution (UE) 2019/1780 de la Commission. L’annexe du règlement précise les modalités d’utilisation des formulaires électroniques pour la publication des avis de marchés publics. Elle définit et décrit notamment les éléments de données et indique, pour chaque type d’avis, si ces éléments sont interdits, obligatoires ou obligatoires sous certaines conditions.

Le règlement sur les formulaires électroniques a été modifié à deux reprises, en novembre 2022 et en décembre 2023. En outre, certains champs ont été ajoutés aux formulaires électroniques en application de plusieurs actes législatifs sectoriels.

Les avis de marchés publics peuvent être publiés selon le modèle des formulaires électroniques depuis novembre 2022 et ce format est devenu obligatoire en octobre 2023, remplaçant ainsi les formulaires types précédents instaurés par le règlement d’exécution (UE) 2015/1986 de la Commission.

À quoi servent les formulaires électroniques?

Les formulaires électroniques remplissent plusieurs fonctions. Outre leur rôle principal dans la publication des avis sur TED, ils sont également utilisés pour la collecte de données et peuvent soutenir les décideurs politiques ainsi que les réutilisateurs de données.

Concrètement, les formulaires électroniques visent à:

  • accroître la capacité des opérateurs économiques à trouver des avis pertinents;
  • réduire la charge administrative pour les acheteurs;
  • accroître la capacité des autorités publiques à prendre des décisions fondées sur les données en ce qui concerne les dépenses publiques; et
  • rendre les marchés publics plus transparents pour les citoyens.

Types d’avis de marchés publics dans les formulaires électroniques

Les formulaires électroniques normalisent les types de formulaires suivants:

  • Consultation

Des formulaires de consultation avant marché peuvent être utilisés par les acheteurs publics pour obtenir des informations plus précises auprès des opérateurs économiques concernant les produits, les travaux et les services disponibles en vue d'une mise en concurrence prévue. À ce stade, les avis de consultation ne sont pas associés à une procédure de passation de marché spécifique.

  • Planification

Les formulaires de planification peuvent être publiés avant le début d’une mise en concurrence en tant qu’avis de préinformation ou avis périodiques indicatifs. Les avis de planification ne sont pas initialement liés à une procédure de passation de marché, mais ils sont généralement suivis d'un ou de plusieurs avis de mise en concurrence, qui renverront vers un avis de planification.

  • Concurrence

Les formulaires de mise en concurrence sont utilisés pour annoncer différents types de mises en concurrence, au moyen d’un avis de marché, de concession ou de concours. Un avis de mise en concurrence fournit des précisions sur la manière dont la procédure de passation de marché sera menée, y compris si le marché est divisé en lots, le lieu d’exécution, les liens vers les documents de marché et les délais dans lesquels les opérateurs économiques peuvent participer ou soumettre des offres.

  • Notification préalable d’attribution directe

Les formulaires de notification préalable d’attribution directe (également appelés avis en cas de transparence ex ante volontaire) permettent aux acheteurs d’annoncer leur intention d’attribuer un marché directement (c’est-à-dire sans mise en concurrence préalable) à un ou plusieurs opérateurs économiques. Contrairement aux avis de résultat, les avis de notification préalable d’attribution directe sont publiés avant la signature du contrat.

  • Résultats

Les formulaires de résultats sont utilisés pour annoncer les résultats d’une procédure de passation de marché. Ils renvoient à l’avis de mise en concurrence et fournissent des informations sur l’attribution, telles que la valeur du marché ou de la concession, les soumissionnaires retenus ou le nombre d’offres reçues, ainsi que des informations sur les marchés stratégiques. Un avis de mise en concurrence peut donner lieu à plus d’un avis de résultats, par exemple lorsque des lots sont attribués à des moments différents.

  • Modification du marché

Les marchés peuvent devoir être modifiés au cours de leur exécution. Si une nouvelle procédure de passation de marché n’est pas nécessaire, un avis de modification du marché précise les changements sur la base du marché attribué dans l’avis de résultats.

  • Achèvement

Lorsqu'un marché a pris fin, les acheteurs peuvent utiliser des avis d’achèvement du marché pour rendre compte des détails de l’exécution du marché, tels que le montant dépensé.

Les acheteurs peuvent mettre à jour les informations dans tous les types de formulaires au moyen d’avis de changement. Une nouvelle version de l’avis sera publiée, consolidant les informations et décrivant le changement, par exemple la prolongation d’un délai pour un avis de mise en concurrence.

Il n’est pas possible de mettre à jour toutes les informations au moyen d’un avis de changement. Par exemple, il n’est pas possible qu’un avis de changement apporte des modifications substantielles telles que l’ajout ou la suppression de lots.

Les types de formulaires sont subdivisés en 46 sous-types d’avis sur la base des quatre principales directives relatives aux marchés publics:

Certains sous-types permettent la publication d’avis volontaires qui ne sont pas soumis à ces directives, tels que les consultations avant marché, les achèvements de marché et les procédures dont la valeur est inférieure aux seuils de l’UE.

L’annexe du règlement sur les formulaires électroniques énumère les 46 sous-types et la manière dont les éléments de données sont utilisés dans chaque sous-type. Cette version Excel de l’annexe peut faciliter la compréhension des informations, mais elle n’a elle-même aucune validité juridique.

Aperçu des types de formulaires, des types d’avis et des sous-types d’avis:

Type de formulaire Type d’avis Sous-type d’avis Description
 Consultation   CAM E1  Avis volontaire de consultation avant marché
 Planification  API profil 1-3  Avis annonçant la publication d’un avis de préinformation (ou d’un avis périodique indicatif) sur un profil d’acheteur
 API info 4-6, E2   Avis de préinformation ou avis périodique indicatif utilisé uniquement à titre d’information
 API délai 7-9  Avis de préinformation ou avis périodique indicatif utilisé pour réduire les délais de réception des offres
 Concurrence  API AC général 10-11  Avis de préinformation ou avis périodique indicatif, utilisé pour effectuer une mise en concurrence – régime ordinaire
 API AC social 12-14  Avis de préinformation ou avis périodique indicatif, utilisé pour effectuer une mise en concurrence – régime assoupli
 SQ 15  Avis sur l’existence d’un système de qualification
 AM général 16-19, E3  Avis de marché ou de concession – régime ordinaire
 AM social 20-21  Avis de marché – régime assoupli
 AM sous-traitance 22  Avis de sous-traitance
 AM concours 23-24  Avis de concours
 NPAD  AAM TEAV 25-28  Avis en cas de transparence ex ante volontaire
 Résultats  AAM général 29-32, E4  Avis d’attribution de marché ou de concession – régime ordinaire
 AAM social 33-35  Avis d’attribution de marché ou de concession – régime assoupli
 AAM concours 36-37  Avis de résultats de concours
 MM  Modification du marché 38-40, E6  Avis de modification du marché
 Achèvement  Avis d’achèvement du marché E5  Avis volontaire d’achèvement du marché

 

Le SDK pour formulaires électroniques

Le règlement sur les formulaires électroniques introduit de nombreuses exigences concernant les données que les avis de marchés publics utilisant la norme des formulaires électroniques devraient collecter et publier (les «spécifications des formulaires électroniques»).

Pour modéliser et formaliser ces spécifications relatives aux formulaires électroniques, l’Office des publications de l’Union européenne a créé un «kit de conception logicielle» appelé SDK (Software Development Kit) permettant d'encoder et de distribuer les spécifications des formulaires électroniques dans un format lisible par machine pouvant être utilisé directement par des applications informatiques.

Le SDK est utilisé par les systèmes de l’Office des publications, par les eSenders qui soumettent les avis pour publication sur TED et par d’autres organisations qui doivent travailler avec des formulaires électroniques, tels que les réutilisateurs de données TED.

Le SDK sert à permettre aux applications informatiques, d’une part, de créer et d’encoder des avis qui respectent les dernières spécifications des formulaires électroniques et, d'autre part, de lire et d’interpréter les avis créés par le passé (et donc conformes à un cadre réglementaire susceptible d’avoir changé depuis leur création).

En raison de l’évolution constante du cadre réglementaire régissant les marchés publics européens, les spécifications des formulaires électroniques sont régulièrement adaptées. Pour pouvoir tenir compte de ces modifications, le SDK est régulièrement mis à jour par la publication de nouvelles versions ou de correctifs.

Bien qu’il ne soit pas formellement soumis au règlement sur les formulaires électroniques, le SDK couvre également les formulaires requis par le règlement (CE) nº 1370/2007 (services publics de transport de voyageurs), les règlements (CE) nº 2157/2001, (CE) nº 1435/2003 et (CE) nº 2137/85 (pour les enregistrements d’entreprises) et le règlement financier (UE) 2024/2509 (pour les appels à manifestation d’intérêt).

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