1. Koper
1.1.
Koper
Officiële naam: Gemeente Tynaarlo
Rechtsvorm van de koper: Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst: Algemene overheidsdiensten
2. Procedure
2.1.
Procedure
Titel: Burgerzaken-software gemeente Tynaarlo
Beschrijving: Gemeente Tynaarlo is voornemens om een Overeenkomst aan te gaan met één Opdrachtnemer voor de levering (inclusief het gebruiksrecht), de implementatie, het beheer en het onderhoud van een ICT-oplossing (inclusief koppelingen) voor Burgerzaken voor Gemeente Tynaarlo. Eveneens maakt een conversie van de bestaande oplossingen naar de nieuwe ICT-oplossing deel uit van de Opdracht. Gemeente Tynaarlo beoogt een langdurig partnership hieromtrent aan te gaan. De ICT-oplossing wordt geleverd in SaaS-vorm (Software-as-a-Service) met de concrete voorwaarde dat de ICT-oplossing aldus vanuit de door de leverancier aangeboden / aangewezen locatie(s) remote en webbased voor het gebruik van Gemeente Tynaarlo beschikbaar wordt gesteld. Eveneens wordt het technisch beheer ten aanzien van deze ICT-oplossing door de leverancier in de service inbegrepen en meegeleverd. Het functioneel beheer van de ICT-oplossing geschiedt door Gemeente Tynaarlo zelf. De ICT-oplossing bestaat bij voorkeur uit één systeem Zie hoofdstuk 2.6 van het aanbestedingsdocument voor organisatorische kengetallen.
Identificatiecode van de procedure: 219826f2-0f48-4089-845d-252648d7e8ea
Type procedure: Openbaar
De procedure wordt versneld: neen
2.1.1.
Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Noord-Drenthe (NL131)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
2.1.4.
Algemene informatie
Rechtsgrondslag:
Richtlijn 2014/24/EU
2.1.5.
Voorwaarden van de aanbesteding
Voorwaarden voor indiening:
De inschrijver moet op alle percelen inschrijven
2.1.6.
Gronden voor uitsluiting
Louter nationale uitsluitingsgronden: Uitsluitingsgronden zijn opgevoerd in de aanbestedingsdocumenten of in TenderNed toegevoegd.
5. Perceel
5.1.
Perceel: LOT-0000
Titel: Burgerzaken-software gemeente Tynaarlo
Beschrijving: Gemeente Tynaarlo is voornemens om een Overeenkomst aan te gaan met één Opdrachtnemer voor de levering (inclusief het gebruiksrecht), de implementatie, het beheer en het onderhoud van een ICT-oplossing (inclusief koppelingen) voor Burgerzaken voor Gemeente Tynaarlo. Eveneens maakt een conversie van de bestaande oplossingen naar de nieuwe ICT-oplossing deel uit van de Opdracht. Gemeente Tynaarlo beoogt een langdurig partnership hieromtrent aan te gaan. De ICT-oplossing wordt geleverd in SaaS-vorm (Software-as-a-Service) met de concrete voorwaarde dat de ICT-oplossing aldus vanuit de door de leverancier aangeboden / aangewezen locatie(s) remote en webbased voor het gebruik van Gemeente Tynaarlo beschikbaar wordt gesteld. Eveneens wordt het technisch beheer ten aanzien van deze ICT-oplossing door de leverancier in de service inbegrepen en meegeleverd. Het functioneel beheer van de ICT-oplossing geschiedt door Gemeente Tynaarlo zelf. De ICT-oplossing bestaat bij voorkeur uit één systeem dat tevens mag bestaan uit een samenhangende combinatie van producten en diensten, maar één Opdrachtnemer en één aanspreekpunt voor de gehele combinatie gedurende de gehele looptijd van de Overeenkomst dient te hebben. Zie hoofdstuk 2.6. van het aanbestedingsdocument voor organisatorische kengetallen.
Interne identificatiecode: 1
5.1.1.
Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Opties:
Beschrijving van de opties: Gemeente Tynaarlo is voornemens een Overeenkomst af te sluiten met één Opdrachtnemer voor een gegarandeerde periode van vijf jaar. De Overeenkomst gaat uiterlijk in op 20 juni 2024, alvorens de start van de implementatie van de ICT-oplossing. De Overeenkomst kan eenzijdig door Gemeente Tynaarlo viermaal optioneel worden verlengd voor de duur van twee jaar.
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Noord-Drenthe (NL131)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
5.1.3.
Geraamde duur
Begindatum: 20/06/2024
Einddatum van de duur: 20/06/2029
5.1.4.
Verlenging
Maximumaantal verlengingen: 4
Overige informatie over verlengingen: De Overeenkomst kan eenzijdig door Gemeente Tynaarlo viermaal optioneel worden verlengd voor de duur van twee jaar.
5.1.6.
Algemene informatie
Voorbehouden deelname:
Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld: Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA): ja
5.1.9.
Selectiecriteria
Criterium:
Type: Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam: E1 UEA
Beschrijving van het selectiecriterium: Inschrijver dient bij inschrijving rechtsgeldig ondertekend UEA in te dienen.
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium:
Type: Economische en financiële draagkracht
Naam: E2 Verzekeringspolis
Beschrijving van het selectiecriterium: Inschrijver dient in het bezit te zijn van in ieder geval de volgende aansprakelijkheidverzekeringen: • Een bewijs van verzekering tegen bedrijfsaansprakelijkheid, conform GIBIT 2023, artikel 16.3 en 17; • Een bewijs van verzekering tegen beroepsrisico’s, conform GIBIT 2023, artikel 16.4 en 17. Let op: In afwijking van art. 16.4 is de aansprakelijkheid voor overige schade proportioneel gemaakt aan de Opdracht en beperkt tot € 250.000 per gebeurtenis. De totale aansprakelijkheid per jaar bedraagt evenwel nooit meer dan € 500.000 (ongeacht het aantal gebeurtenissen). Samenhangende gebeurtenissen worden daarbij aangemerkt als één gebeurtenis. Ook een hiertoe door de verzekeraar opgesteld verzekeringscertificaat wordt geaccepteerd. Mocht uit de controle van de bewijsmiddelen blijken dat Inschrijver toch niet voldoet, en eenvoudig herstel hiervan niet mogelijk blijkt, dan wordt deze Inschrijver alsnog uitgesloten.
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium:
Type: Technische en beroepsbekwaamheid
Naam: E3 Referentie
Beschrijving van het selectiecriterium: Inschrijver dient technische bekwaamheid aan te tonen door middel van een referentie / referenties: Gemeente Tynaarlo acht het van belang dat de Inschrijver ervaring heeft met het leveren van een ICT-oplossing aan een gemeente of gemeentelijk samenwerkingsverband in relatie tot de beschreven Opdrachtscope. Het betreft dan specifiek ervaring met het als SaaS-dienst leveren, implementeren, (technisch) beheren en onderhouden van een ICT-oplossing voor de in de Opdrachtscope genoemde uitvoeringsondersteuning van de processen Burgerzaken, inclusief een relevante weerspiegeling van de gevraagde self-service-processen en koppelingen / integraties. Inschrijver toont deze ervaring aan de hand van ten minste één meest passende referentie aan. Gemeente Tynaarlo gaat akkoord met het aanleveren van maximaal drie referenties, maar heeft nadrukkelijk de voorkeur voor één referentie om de integraliteit van het daar gedane aanbod te kunnen beoordelen. Uiteraard dient het indienen van meerdere referenties tezamen dekkend te zijn voor de gestelde kerncompetentie(s). De referentie(s) is / zijn niet ouder dan drie jaar vanaf de inschrijfdatum. Hiervoor kan geen beroep op draagkracht van een derde worden gedaan. Indien de Inschrijver een referentieopdracht heeft uitgevoerd in een samenwerkingsverband van ondernemingen, wordt de Opdracht slechts als referentieopdracht aangemerkt indien de Inschrijver kan aantonen dat hij (1) daadwerkelijk en (2) voor de onderhavige Opdracht relevante expertise (de kerncompetentie(s)) aan de door het samenwerkingsverband uitgevoerde referentieopdracht heeft geleverd. Indien het samenwerkingsverband waarin de betreffende partij heeft gezeten een duidelijke werkverdeling heeft gehad en de Inschrijver de voor de onderhavige Opdracht relevante discipline(s) (kerncompetentie(s)) zelf heeft uitgevoerd, dan zal de betreffende Opdracht als referentieopdracht aan de Inschrijver worden toegerekend. Inschrijver geeft met het indienen van deze referentie(s) akkoord aan Gemeente Tynaarlo, of daartoe door hen aangewezen derden, direct en zonder tussenkomst van Inschrijver, bij de referent(en) informatie in te winnen ten aanzien van de aldaar uitgevoerde leverings- en implementatieopdracht(en). In geval van onvolledigheden en / of onduidelijkheden is Gemeente Tynaarlo niet verplicht om aan Inschrijver aanvullende informatie te verzoeken of met de referent(en) in contact te treden en gerechtigd om de Inschrijving als ongeldig terzijde te leggen. Inschrijver dient de referentie(s) op te voeren in het Inschrijfformulier (bijlage 01).
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium:
Type: Technische en beroepsbekwaamheid
Naam: E4 Certificering
Beschrijving van het selectiecriterium: Inschrijver dient in het bezit te zijn van de onderstaande certificeringen (of gelijkwaardig): • De Inschrijver dient zelfstandig in het bezit te zijn van een geldig ISO 27001 certificaat (bij voorkeur organisatorisch geïmplementeerd conform de best-practices van ISO 27002) of aantoonbaar gelijkwaardig. • Indien Inschrijver gebruik maakt van derden die de rekencentraservices van de Inschrijver verzorgen met betrekking tot de ICT-oplossing, dienen deze derden zelfstandig (ongeacht wel of niet een beroep wordt gedaan op de draagkracht van deze derden en zonder dat deze derden hiervoor een beroep op draagkracht doen van andere derden) in het bezit te zijn van een geldig ISO 27001 certificaat (bij voorkeur organisatorisch geïmplementeerd conform de best-practices van ISO 27002) of aantoonbaar gelijkwaardig. • De Inschrijver beschikt zelfstandig over een ISO 9001:2008 of 2015 certificaat of een algemeen kwaliteitssysteem waarin tenminste de volgende onderwerpen zijn geregeld: een kwaliteitsbeleid van de organisatie; concrete maatregelen die worden getroffen om de kwaliteit van de interne processen te waarborgen en klanttevredenheid te verbeteren; de wijze waarop dit beleid onder de aandacht wordt gebracht bij alle medewerkers en op welke wijze de toepassing van het beleid wordt getoetst. • De Inschrijver beschikt zelfstandig over een ISO 16175 certificaat en onderliggende auditrapport van dit certificaat of toont volledige compliancy aan de Archiefwet aan met een schriftelijke uitwerking,
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium:
Type: Technische en beroepsbekwaamheid
Naam: E5 SLA
Beschrijving van het selectiecriterium: Gemeente Tynaarlo wil bij de beoordeling van de Inschrijving voldoende zekerheid hebben dat de service die de Inschrijver zal verlenen tenminste in overeenstemming is met de gestelde Eisen. Om deze reden dient de Inschrijver de op de Opdracht toepasselijke ServiceLevelAgreement (eventueel aangevuld met een conceptversie van het DossierAfsprakenProcedures voor klant-specifieke afwijkingen op deze ServiceLevelAgreement) in te dienen, waarin ten minste de volgende informatie wordt verstrekt: • Beschikbaarheid en performance van de functionaliteit; • Supporttijden helpdesk; • Prioritering en afhandeling meldingen met vermelding van serviceniveaus; • Periodieke rapportage en vaststelling inhoud; • Serviceprocessen; • De serviceorganisatie van de Opdrachtnemer, zoals die van toepassing is op het beschikbaar stellen van de ICT-oplossing gedurende de gehele looptijd van de Opdracht; • Overlegstructuren.
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium:
Type: Andere
Gebruik van dit criterium: Niet gebruikt
5.1.10.
Gunningscriteria
Criterium:
Type: Prijs
Naam: Prijs
Beschrijving: Gemeente Tynaarlo wenst ten eerste inzicht te krijgen in de totale kosten voor het gebruik van de totale ICT-oplossing gedurende de gehele potentiële looptijd (dertien jaar) van de Overeenkomst, behoudens jaarlijkse indexering op basis van GIBIT 2023. Onder het gebruik (Total Costs of Usage) worden alle kosten verstaan die Inschrijver moet maken waardoor Opdrachtgever het gebruiksrecht verkrijgt voor de gehele potentiële looptijd van de Overeenkomst, waarmee invulling gegeven wordt aan de Opdrachtscope en de hieraan gerelateerde Eisen en Wensen, met als enige uitzondering hierop de uitwerking van het Gunningscriterium Kansendossier. Let op: Alle incidentele kosten rondom de implementatie en transitie worden beschouwd in dit bedrag opgenomen te zijn. Ten aanzien van de betaling van deze incidentele kosten: deze kunnen wel direct na uitvoering van werkzaamheden, en acceptatie hiervan door de gemeente, worden gefactureerd en behoeven niet in de jaarlijkse kosten verrekend en aldus jaarlijks mee gefactureerd te worden. Gemeente Tynaarlo wenst ten tweede inzicht te krijgen in de verschillende te hanteren tarieven van het in te zetten personeel gedurende de gehele potentiële looptijd (dertien jaar) van de Overeenkomst. Opgave van deze tarieven geeft geen enkele verplichting tot afname en dient om een vergelijking te kunnen maken tussen de verschillende Inschrijvingen. De op dit prijzen- en tarievenblad opgegeven tarieven zijn wél de tarieven die maximaal voor de verleende diensten in rekening kunnen / mogen worden gebracht, behoudens de in de jaarlijkse indexering van deze tarieven op basis van GIBIT 2023. Let op: de gespecificeerde dienstverlening van de beschreven Opdracht dient in de bovenstaande opgave van de Total Costs of Usage meegenomen te worden. Het betreft hier aldus enkel opgave van de uurtarieven die door Inschrijver gehanteerd worden voor dienstverlening aanvullend op de beschreven Opdracht.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 20
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Kwaliteit
Beschrijving: De Inschrijvers krijgen individueel een beoordeling aan de hand van rapportcijfers per Gunningscriterium kwaliteit zoals hieronder beschreven. De beste Inschrijver, zijnde de Inschrijver die het meeste punten heeft behaald op kwaliteit, kan maximaal 80 punten halen voor de Gunningscriteria kwaliteit. Afhankelijk van de behaalde rapportcijfers zal het werkelijk aantal punten per Inschrijver bepaald worden. Alle kwaliteitsonderdelen worden individueel beoordeeld door leden van het beoordelingsteam en er zal vervolgens in consensus per Gunningscriterium kwaliteit een eindoordeel bepaald worden. Dit eindoordeel is bepalend voor de eindscore van het aantal punten per kwaliteitscriterium per Inschrijver / Inschrijving. Voor de uitwerking van de Gunningscriteria wordt verwezen naar bijlage 05 Programma van Wensen. Het betreft achtereenvolgens de Gunningscriteria: • Integraliteit; • Digitale dienstverlening en self-service; • Concept-implementatieplan; • Kansendossier; • Gebruikers- en beheerdersvriendelijkheid. Voor de eerstgenoemde vier Gunningscriteria volstaan uitwerkingen op schrift door de Inschrijver, conform het gestelde in bijlage 05 Programma van Wensen. Let op: Folders, brochures en internetverwijzingen worden niet gezien als onderdeel van de Inschrijving en zullen daarom niet beoordeeld worden. Voor Gebruikers- en beheerdervriendelijkheid voorziet Inschrijver in een presentatie / demonstratie waarin zes demonstratiescripts worden beoordeeld, conform het gestelde in bijlage 05 Programma van Wensen. In bijlage 05 Programma van Wensen zijn tevens de demonstratiescripts opgenomen voor dit Gunningscriterium.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 80
5.1.11.
Aanbestedingsstukken
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 13/03/2024 09:00:00 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
5.1.12.
Voorwaarden van de aanbesteding
Voorwaarden voor indiening:
Elektronische indiening: Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend: Nederlands
Elektronische catalogus: Niet toegestaan
Varianten: Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen: 16/04/2024 09:00:00 (UTC+02:00) Oost-Europese tijd, Midden-Europese zomertijd
Duur waarin de aanbieding geldig moet blijven: 4 Maanden
Informatie over de openbare opening:
Openingsdatum: 16/04/2024 09:15:00 (UTC+02:00) Oost-Europese tijd, Midden-Europese zomertijd
Voorwaarden van het contract:
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven: Neen
Elektronische facturering: Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing: neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling: neen
5.1.15.
Technieken
Raamovereenkomst:
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem:
Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16.
Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Organisatie voor beroepsprocedures: Gemeente Tynaarlo - Rechtbank Noord-Nederland, locatie Assen
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt: Gemeente Tynaarlo
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures: Gemeente Tynaarlo
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt: Gemeente Tynaarlo
8. Organisaties
8.1.
ORG-0001
Officiële naam: Gemeente Tynaarlo
Registratienummer: 301666719
Postadres: Kornoeljeplein 1
Stad: Vries
Postcode: 9481 WA
Onderverdeling land (NUTS): Noord-Drenthe (NL131)
Land: Nederland
Contactpunt: Maurice Bathoorn
Telefoon: +31 592266662
Fax: +31 592266600
Andere contactpunten:
Officiële naam: Rechtbank Noord-Nederland, locatie Assen
Postadres: Brinkstraat 4
Stad: Assen
Postcode: 9401 HZ
Onderverdeling land (NUTS): Noord-Drenthe (NL131)
Land: Nederland
Telefoon: +31 592339222
Rollen van deze organisatie:
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Identificatiecode/versie van de aankondiging: 80355867-3a85-4e3e-9094-8f1f90baa452 - 01
Type formulier: Mededinging
Type aankondiging: Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Subtype aankondiging: 16
Verzenddatum van de aankondiging: 29/02/2024 13:48:12 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is: Nederlands
Publicatienummer aankondiging: 128614-2024
Nummer uitgave PB S: 44/2024
Datum van bekendmaking: 01/03/2024