5.1.1.
Doel
Aard van het contract: Leveringen
Belangrijkste classificatie (cpv): 32321300 Audiovisuele materialen
Aanvullende classificatie (cpv): 50300000 Reparatie, onderhoud en aanverwante diensten in verband met pc's, kantooruitrusting, telecommunicatie- en audiovisuele uitrusting
Opties:
Beschrijving van de opties: Bij deze Opdracht is er sprake van optionele diensten en leveringen waar de Aanbestede dienst mogelijk gebruik van wenst te maken. Optioneel betekent dat Aanbestedende dienst deze aanvullende onderstaande opdrachten in de toekomst mogelijk aan Opdrachtnemer gunt, maar dat zij daartoe niet verplicht is, en de opdracht ook aan een andere Ondernemer zou kunnen gunnen. 1. De verhuur van AV-middelen en mogelijke ondersteuning bij evenementen of vergaderingen. Vanuit de Provincie worden zowel interne als externe evenementen en vergaderingen georganiseerd. Voor het grootste gedeelte kunnen we uit de voeten met de bestaande AV-middelen. Indien nodig wenst de Aanbestedende dienst ook gebruik te kunnen maken van verhuur apparatuur of inzet van medewerkers van de Inschrijver. 2. Ruimte reserveringssystemen bij de vergaderzalen Bij de vergaderzalen op locatie Huis voor de Provincie hangen ruimten reserveringsschermen. Hierop is de beschikbaarheid te zien en de agenda van de dag, deze gegevens komen uit het Facilitair Management Informatie Systeem (nu Planon). De Aanbestedende dienst wenst eventuele uitbreiding, vervanging en het beheer en onderhoud van deze schermen onder te kunnen brengen bij Inschrijver. 3. Studioruimte Binnen de Provincie is de wens om wanneer daar mogelijkheid voor is een studioruimte in te richten. Denk hierbij aan een ruimte waarbij bijvoorbeeld een podcast of livestream kan worden opgenomen en/of uitgezonden. 4. Vernieuwing AV-apparatuur In de toekomst ontstaat wellicht de behoefte voor vernieuwing van de AV- apparatuur, omdat de levensduur hiervan verstreken is of omdat nieuwe (technische) eisen en wensen hierom vragen. De provincie behoudt zicht het recht voor om van deze optionele dienstverlening wel of geen gebruik te maken tijdens de looptijd van het contract. De gecontracteerde leverancier dient in dit geval realistische en marktconforme prijzen te hanteren.
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Land: Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie: Utrecht
5.1.6.
Algemene informatie
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA): ja
5.1.10.
Gunningscriteria
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: De aangeboden oplossing
Beschrijving: De Provincie Utrecht wenst zaken te doen met een Opdrachtnemer die AV-middelen aanbiedt die aantoonbaar tenminste de in het Programma van Eisen benodigde functionaliteit realiseert. Tijdens de uitvoering dient Opdrachtnemer natuurlijk ook te voldoen aan de door hem gedane toezeggingen in de Inschrijving. In de beschrijving staat op hoofdlijnen de oplossing, inschrijver geeft tenminste aan: - De onderbouwing voor de keuze van componenten en configuratie om minimaal te voldoen aan de eisen; - Op welke wijze de aangeboden oplossing zorgt voor: o Intuïtief gebruikersgemak voor alle gebruikersgroepen (intern medewerkers en externe huurders en gebruikers). o Beveiliging van data- en informatie; voorkomen van ongeautoriseerde toegang - Altijd werkende systemen - De onderbouwing dat uw keuzes systemen opleveren die aantoonbaar (1) Simpel, (2) Robuust, (3) Betrouwbaar, (4) Schaalbaar, en (5) Toekomstvast zijn; Voor dit onderdeel kan Inschrijver maximaal 4 A4 (enkelzijdig) gebruiken.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 20
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Plan van aanpak
Beschrijving: Provincie Utrecht wil een Plan van aanpak voor het vervangen en plaatsen van de Audiovisuele middelen in het vergadercentrum op de eerste verdieping en vergaderruimtes op de hybride werkvloeren 3 en 4 van het Huis voor de Provincie. In Bijlage 14 tot en met 16 treft u de plattegronden van deze verdiepingen. Inschrijver dient middels een plan met bijbehorende planning inzicht te geven in de uitvoering van de opdracht. Het plan omvat alle activiteiten en locaties, waarbij ook de nodige inzet/ activiteiten van de Provincie inzichtelijk is gemaakt. Dit plan van aanpak bevat minimaal: - Samenstelling van het projectteam van de Opdrachtnemer; - Stappenplan en een concrete planning van uitvoering: de stappen, benodigde tijd en de impact van de implementatie op de beschikbaarheid van de ruimtes verwoord in een helder, doch flexibel plan. Tijdens de werkzaamheden moet tenminste 85% van de vergaderzalen beschikbaar blijven; - De wijze waarop Inschrijver overlast tijdens de werkzaamheden voorkomt of beperkt en Opdrachtgever ontzorgt; - De wijze waarop Inschrijver de opslag en vervoer van materialen inregelt; - Hoe medewerkers van de provincie Utrecht getraind worden in gebruik en beheer van de AV-middelen; - Het behalen van de oplevertermijnen; - Concrete maatregelen voor een soepele implementatie. Voor dit onderdeel kan Inschrijver maximaal 4 A4 (enkelzijdig) gebruiken exclusief planning. De planning mag afzonderlijk worden ingediend. Deze planning levert u aan als schema of tabel en mag geen extra informatie geven, alleen Tijdstip/periode; Actie en Uitvoerende.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 20
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Beheer en onderhoud: ontzorging team Facilitair
Beschrijving: Provincie Utrecht hecht grote waarde aan hoogwaardige dienstverlening en wenst een Opdrachtnemer te contracteren die in hoge mate bijdraagt aan de klanttevredenheid van de eindgebruikers en ontzorging van het team Facilitair en aan de andere doelstellingen van de Opdracht. U beschrijft op welke wijze u uitvoering geeft aan minimaal de onderstaande aspecten: - Het beheer en onderhoud zoals omschreven in het PvE onder 1.7; - Borgen klanttevredenheid (= tevredenheid eindgebruiker) en training/(permanente)voorlichting; - Garantie en tweedelijns support; - Het in de praktijk brengen van SLA en KPI’s/ afhandelen van klachten; - De communicatie en bereikbaarheid (vraag, reactietijd, antwoord, oplossing, opvolging, terugkoppeling) en rapportages; - Kostenbeheersing. Voor dit onderdeel kan Inschrijver maximaal 4 A4 (enkelzijdig) gebruiken.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 13
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Circulariteit
Beschrijving: Belangrijk uitgangspunt voor de provincie Utrecht is dat de AV-middelen qua materiaal- en productgebruik aansluit bij de principes van circulair inkopen. Om zo onder andere afval te voorkomen en grondstoffen schaarste tegen te gaan. Bij circulair inkopen staat de functionaliteit van de materialen en producten centraal (in plaats van het bezit). Een van de belangrijkste elementen hierin is dat het waarde behoud van producten en materialen wordt gemaximaliseerd. Dit kan door te kijken naar producthergebruik, vervolgens hergebruik van onderdelen en materialen en als laatste hergebruik van grondstoffen. Nieuwe producten worden zo ontworpen en geproduceerd dat aan het eind van de levensduur waarde vernietiging zoveel mogelijk wordt voorkomen (bijvoorbeeld door demontabel te zijn of eenvoudig gescheiden verwerkt te kunnen worden). Het draait hierbij om een hoogwaardige inzet van grondstoffen en afvalstromen om de levensduur te maximaliseren. De levensduur van producten kan worden verlengd door onder andere: - Onderhoud of reparatie bij de oorspronkelijke gebruiker; - Hergebruik in dezelfde vorm door een andere gebruiker; - Herstelwerkzaamheden waarbij niet of slecht functionerende componenten van een product worden vervangen en het product dezelfde vorm en functie behoudt; - Her productie, waarbij nog werkende componenten in nieuwe producten worden gebruikt; - Recycling, waarbij grondstoffen worden teruggewonnen en hergebruikt. Hierbij kan soms sprake zijn van kwaliteitsverlies (downcycling). Inschrijver beschrijft de gehele keten van productie tot en met het afstoten/ hergebruiken van materialen, met daarbij in ieder geval aandacht voor: - Duurzame materiaalkeuzes (en de mate waarin gebruik gemaakt wordt van duurzame c.q. gerecyclede materialen en grondstoffen); - Aanwezigheid van een materialen paspoort of materiaallijst van de toe te passen materialen; - Een beschrijving van de wijze waarop én de mate waarin oude, af te voeren materialen circulair worden her ingezet; - Het land van herkomst van de geboden oplossingen, met een beschrijving van het proces van productie, assemblage, vervoer en hergebruik van materialen aan het einde van de levenscyclus; - De wijze waarop inschrijver en haar toeleverancier zich inzetten voor een circulair productieproces met zo min mogelijk restafval en met een zo groot mogelijke positieve impact op het milieu. Voor dit onderdeel kan Inschrijver maximaal 4 A4 (enkelzijdig) gebruiken. De Provincie Utrecht is zich ervan bewust dat dit ambitieus is, echter willen wij hiermee toetsen hoe ver de Inschrijver hier al mee is en welke Inschrijver het beste past bij de doelstellingen van de Provincie Utrecht.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 7
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Social return on investment
Beschrijving: De provincie Utrecht neemt als werkgever en opdrachtgever haar maatschappelijke verantwoordelijkheid voor het verkleinen van de afstand tot de arbeidsmarkt van kwetsbare groepen en wenst ten aanzien van dit onderdeel, in aanvulling op de geformuleerde doelstellingen en eisen, dan ook het volgende: - Dat personen met een afstand tot de arbeidsmarkt (weer) deelnemen aan het arbeidsproces. - Dat bedrijven stimuleren om extra banen en leerwerk- en stageplekken te creëren voor mensen die zonder (extra) hulp niet aan regulier werk komen. Provincie Utrecht wenst daarom inzicht te krijgen in de visie van Opdrachtnemer ten aanzien van SROI en de toepassing daarvan binnen de opdracht voor de provincie Utrecht. Opdrachtnemer wordt gevraagd de invulling van SROI in het kader van de gevraagde dienstverlening te beschrijven. Uit de beschrijving blijkt dat het voorstel aantoonbaar reëel en haalbaar is en dat hetgeen is beschreven deugdelijk en solide is. De Social Return-verplichting voor deze opdracht bedraagt minimaal 2% van de Opdrachtsom (zie par. 2.10 en Bijlage 8 Protocol social return. Het staat Inschrijver vrij om voor de SROI-verplichting meer dan 2% van de Opdrachtsom in te zetten. Voor dit onderdeel kan Inschrijver maximaal 2 A4 (enkelzijdig) gebruiken.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 7
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Invulling wens 'AVaaS'
Beschrijving: De provincie Utrecht heeft een voorkeur voor levering van AV-middelen als een dienst boven de levering als koop. Deze voorkeur voor ‘AVaaS’ is gestoeld op het verkiezen van integrale diensten boven levering als koop omdat dit in naar oordeel van de provincie Utrecht in het algemeen: • beter aansluit bij het beleid binnen de Teams IEA en FAC om volledig ontzorgd te worden en een regievoerende organisatie te worden, waarbij er geen diepgaande inhoudelijke kennis bij de PU nodig is om dienst te kunnen aansturen; • meer mogelijkheden biedt voor circulariteit (re-use en repair) t.a.v. optimale inzet en herinzet van componenten en onderdelen. Deze voorkeur is vertaald in de aanbesteding naar het opnemen van de wens om als ‘AVaaS’ geleverd te krijgen als onderdeel in het gunningsmodel ten aanzien van Kwaliteit. Indien Inschrijver in haar Inschrijving invulling aan deze ‘AVaaS wens geeft, hetgeen plaatsvindt door het indienen van de AVaaS leveringsvorm in het Prijzenblad, worden er 75 punten toegekend voor dit onderdeel. Indien Inschrijver haar Inschrijving op basis van ‘AV als Koop’ doet worden nul (0) punten toegekend t.a.v. dit onderdeel.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 8
Criterium:
Type: Prijs
Naam: Prijs
Beschrijving: Inschrijvers dienen het bijgevoegde Bijlage 12 Format prijzenblad in te vullen en in TenderNed te uploaden als .xls(x)- en rechtsgeldig ondertekend .pdf-bestand. In het prijzenblad wordt zowel de mogelijkheid voor ‘AV als Koop’ als de mogelijkheid voor ‘AVaaS’ uitgevraagd. Inschrijver kan slechts voor één van deze twee mogelijkheden een prijs indienen. Voor beide mogelijkheden hebben we een bandbreedte aangehouden tussen initiële uitvraag en de verwachte groei gedurende de looptijd van het contract. Beide prijzen tellen voor 50% mee in het totaal. Het wijzigen van het Format van de lay-out of van de formules van het Prijzenblad leidt tot uitsluiting van de Inschrijving. Het is echter toegestaan om extra rijen in te voegen in de tabbladen Referentiesets, Schermen narrowcasting en Hergebuik. Daarbij dient Inschrijver ervoor zorg te dragen dat desbetreffende Totaalprijs velden per regel en Subtotaal velden per categorie de juiste berekening (blijven) maken. Het is enkel toegestaan positieve bedragen van nul of hoger in te vullen. De prijsopgave dient in Euro’s (€) afgerond op 2 decimalen te geschieden. Tenzij uitdrukkelijk anders bepaald in de Aanbestedingsstukken zijn tarieven en prijzen exclusief BTW en all-in met inbegrip van alle (overhead)kosten als reiskosten, kantoorkosten, accountmanagement et cetera. Indexering van aangeboden prijzen is mogelijk conform het bepaalde in de Overeenkomst. Invulling van het Prijzenblad leidt voor iedere Inschrijving tot een berekende eigen inschrijfsom. Op basis van de tarieven die worden ingevuld wordt de fictieve inschrijfprijs bepaald.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 25
5.1.15.
Technieken
Raamovereenkomst:
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem:
Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16.
Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Organisatie voor beroepsprocedures: Provincie Utrecht - Rechtbank Midden Nederland
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt: Provincie Utrecht
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures: Provincie Utrecht
Organisatie die het contract ondertekent: Provincie Utrecht