1. Koper
1.1.
Koper
Officiële naam: vzw Jessa Ziekenhuis
Rechtsvorm van de koper: Overheidsonderneming
Activiteit van de aanbestedende dienst: Gezondheid
2. Procedure
2.1.
Procedure
Titel: aankoop, implementatie en onderhoud van HRIS (human resources information system) software voor het Jessa Ziekenhuis.
Beschrijving: De aanbestedende overheid wenst in 2023 een nieuw HRIS of HR Talentmanagementsysteem te installeren. Met dit HR platform wenst men een volgende stap te zetten teneinde op een efficiënte manier bedrijfsprocessen te ondersteunen waarbij de verschillende actoren (beheerders, werknemers, externe partijen) steeds vanuit hun functie geholpen worden. Het nieuwe HR Talentmanagementsysteem dient volgende HR domeinen of processen te overkoepelen: 1. HR Core data (signalitiek gegevens: persoon, contract, loon) en organisatiebeheer (=basispakket) 2. Documentbeheer 3. Competentiemanagement 4. Learning 5. Rekrutering & selectie / onboarding 6. Performantie-management 7. Rapportering & tabellen 8. Integraties door provider (o.a. payroll-integratie ) Volgende HR domeinen of processen vallen bijgevolg NIET in scope van deze overheidsopdracht 1. Payroll 2. Tijdsregistratie 3. Operationele personeelsplanning Wel dient er een integratie met het payrollpakket opgezet te worden om de HRcore masterdata (=basispakket) over te maken naar de payrollmotor. Deze integratie valt binnen de scope van deze overheidsopdracht. Gezien er op het moment van schrijven van deze gunningsleidraad nog niet geweten is met welk specifiek payrollpakket geïntegreerd gaat worden, vragen we om dit te abstraheren. De koppeling die nodig is zal sowieso met een standaard payrollinterface opgezet worden. Als dit niet concreet ingeschat kan worden mag dit met een vork van minimale / maximale kost gewerkt worden. Gezien er op het moment van schrijven van deze gunningsleidraad nog niet geweten is met welk specifiek payrollpakket geïntegreerd gaat worden, vragen we om beide opties te beschrijven. Of een integratie met HRConnect van Acerta of een integratie met eBlox van SDWorx De organisatie Jessa is een regionaal ziekenhuis met een universitair karakter in de Belgische stad Hasselt, en het op één na grootste ziekenhuis van de provincie Limburg. Met zijn 981 erkende bedden is het Jessa Ziekenhuis het op vier na grootste (niet-universitair) ziekenhuis in Vlaanderen. Het nieuwe Talentmanagement systeem is van toepassing voor alle medewerkers, artsen, jobstudenten, stagiaires en vrijwilligers hetgeen neerkomt op +- 4000 a 5000 personen. Visie HR en informatie personeel Vanuit de visie van HR willen we maximaal inzetten op het menselijk kapitaal om elk talent naar diens waarde binnen Jessa in te zetten volgens de noden die er op dat moment zijn. Zo wordt ook elke medewerker (inclusief de artsen) CEO van zijn eigen job waarbij diens employee experience belangrijk is. Andere waarden die centraal staan is het inzetten op talentontwikkeling en duurzame loopbaanpaden. Op dit moment zijn er binnen Jessa 3200 interne medewerkers (verplegend personeel, logistieke diensten,….) naast 350tal zelfstandige artsen en 840 externe medewerkers, stagiairs, vrijwilligers, consultants,…. Hierbij zijn er maandelijks 200tal stagiaires die komen en gaan. De populatie bestaat uit zowel contractuelen als statutairen (530tal). Visie met betrekking tot het HR platform Naast de specifieke en concrete HR processen die moeten uitgewerkt worden, is het belangrijk dat een toekomstig platform de HR visie van de diensten ondersteunt. We zien daarbij ook enkele meer algemene vereisten waar een platform aan moet voldoen om een goede match te zijn met de huidige en toekomstige behoeften van de diensten. We zien daar hoofdzakelijk de volgende aspecten: • Centrale bron van informatie: Het HR platform moet een centraal punt zijn voor het beheren en raadplegen van informatie rond de medewerker en zijn loopbaan. Een gebruiker / HR Medewerker zou zo minimaal mogelijk de nood moeten hebben om informatie elders op te vragen of te bewaren. • Open Architectuur: Omwille van de vele toepassingen die binnen de organisatie (vb. planning-, tijdregistratie- of asset-beheersoftware) en daarbuiten (vb. alle toepassingen van een opleidingscentrum) gebruikt worden, moet het nieuwe platform in staat zijn om te communiceren / integreren met andere toepassingen en zo gegevens uit te wisselen. • Beschikbaarheid data: Voor Jessa moet te allen tijde de data van het systeem beschikbaar zijn op eigen initiatief, voor eigen gebruik en zonder extra kosten (van bijvoorbeeld een servicedesk). • Ontsluiting van informatie: Naast de typische gebruikers (vb medewerkers, leidinggevenden Hrmedewerkers...) van het systeem, zijn er nog vele andere actoren (vb studenten, sollicitanten, artsen,..) in de verschillende HR processen. Toegang tot specifieke gegevens voor deze andere actoren kan gemakkelijk ter beschikking worden gesteld of worden afgenomen via een gebruiksvriendelijk en overzichtelijke proces. • Automatisering: Waar mogelijk moet het nieuwe platform mogelijkheden bieden om bepaalde stappen in de verschillende processen te automatiseren. We denken daarbij aan het automatisch genereren van documenten (vb. een tewerkstellingsattest of een overzicht van gevolgde opleidingen), sturen van mails, ophalen of versturen van informatie, ... • Workflow beheer: Het HR platform moet de gebruiker zo veel mogelijk ondersteunen bij het opvolgen van de verschillende processen. Ook indien iets niet automatisch kan afgewerkt worden, is het nuttig om te weten waar men in een proces staat en wie er verantwoordelijk is. • Employee Self Service: Het platform moet medewerkers en leidinggevenden in staat stellen om zelf acties te ondernemen (bv. aanvragen) en hun eigen informatie te raadplegen. Het workflow beheer is ook hier van toepassing. • Rapportering / HR Analytics: We verwachten dat een modern platform op een gebruiksvriendelijke manier analysemogelijkheden biedt omtrent de eigen gegevens. Naast de gegevensstroom naar een extern Data Warehouse, denken we daarbij ook aan self-service reporting en realtime reporting. • Mobile friendly: Het spreekt voor zich dat een moderne platform compatibel moet zijn op verschillende types toestellen (tablet / smartpho...
Identificatiecode van de procedure: 62339e6c-caa7-4965-87e7-4827467981c8
Interne identificatiecode: PPP0LQ-646/4065/VP-2023-004
Type procedure: Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
2.1.1.
Doel
Aard van het contract: Leveringen
Belangrijkste classificatie (cpv): 48450000 Software voor tijdregistratie of human reousrces
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Postadres: Salvatorstraat 20
Stad: Hasselt
Postcode: 3500
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Hasselt (BE224)
Land: België
Aanvullende informatie: Jessa Ziekenhuis
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Postadres: Salvatorstraat 20
Stad: Hasselt
Postcode: 3500
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Hasselt (BE224)
Land: België
Aanvullende informatie: Jessa Ziekenhuis
2.1.4.
Algemene informatie
Rechtsgrondslag:
Richtlijn 2014/24/EU
5. Perceel
5.1.
Perceel: LOT-0001
Titel: aankoop, implementatie en onderhoud van HRIS (human resources information system) software voor het Jessa Ziekenhuis.
Beschrijving: aankoop, implementatie en onderhoud van HRIS (human resources information system) software voor het Jessa Ziekenhuis.
Interne identificatiecode: VP-2023-004
5.1.1.
Doel
Aard van het contract: Leveringen
Belangrijkste classificatie (cpv): 48450000 Software voor tijdregistratie of human reousrces
Opties:
Beschrijving van de opties: Vereiste opties (zie technische bepalingen)
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Postadres: Salvatorstraat 20
Stad: Hasselt
Postcode: 3500
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Hasselt (BE224)
Land: België
Aanvullende informatie: Jessa Ziekenhuis
5.1.3.
Geraamde duur
Begindatum: 01/12/2023
Einddatum van de duur: 30/11/2033
5.1.6.
Algemene informatie
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA): ja
5.1.10.
Gunningscriteria
Criterium:
Type: Kosten
Beschrijving: Prijs (TCO op 10jaar)
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 25
5.1.10.
Gunningscriteria
Criterium:
Type: Kwaliteit
Beschrijving: Kwaliteit van de oplossing
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 40
5.1.10.
Gunningscriteria
Criterium:
Type: Kwaliteit
Beschrijving: Plan van aanpak en changemanagement
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 15
5.1.10.
Gunningscriteria
Criterium:
Type: Kwaliteit
Beschrijving: Service & support in partnership
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 20
5.1.15.
Technieken
Raamovereenkomst:
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem:
Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16.
Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Organisatie voor beroepsprocedures: Rechtbank van eerste aanleg Limburg, afdeling Hasselt
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt: vzw Jessa Ziekenhuis
Organisatie die het contract ondertekent: vzw Jessa Ziekenhuis
Aanbieder van aanbestedingsdiensten: 3P Aanbieder van diensten
TED eSender: FPS Policy and Support
6. Resultaten
Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving: 3 144 859,75 EUR
6.1.
ID resultaat perceel: LOT-0001
Selectiestatus winnaar: Er is ten minste één winnaar gekozen.
6.1.2.
Informatie over winnaars
Winnaar:
Officiële naam: Flexso For People
Inschrijving:
Identificatiecode van de inschrijving: Flexso For People
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen: LOT-0001
Waarde van de aanbesteding: 3 144 859,75 EUR
De inschrijving is gerangschikt: neen
Onderaanneming: Neen
Waarde onderaanneming is bekend: neen
Percentage onderaanneming is bekend: neen
Informatie over het contract:
Identificatiecode van het contract: VP-2023-004-1
Titel: aankoop, implementatie en onderhoud van HRIS (human resources information system) software voor het Jessa Ziekenhuis.
Datum van sluiting van het contract: 23/02/2024
De opdracht wordt gegund in het kader van een raamovereenkomst: neen
Organisatie die het contract ondertekent: vzw Jessa Ziekenhuis
6.1.4.
Statistische informatie
Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname:
Type van de ontvangen inschrijvingen: Inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname: 5
Type van de ontvangen inschrijvingen: Verzoeken tot deelname
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname: 10
Bereik van de inschrijvingen:
Waarde van de laagste ontvankelijke inschrijving: 3 144 859,75 EUR
Waarde van de hoogste ontvankelijke inschrijving: 3 367 620,03 EUR
8. Organisaties
8.1.
ORG-0001
Officiële naam: vzw Jessa Ziekenhuis
Registratienummer: BE 0821 142 117
Postadres: Salvatorstraat 20
Stad: Hasselt
Postcode: 3500
Land: België
Contactpunt: Nina Swinnen
Telefoon: +32 11335892
Rollen van deze organisatie:
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die het contract ondertekent
8.1.
ORG-0002
Officiële naam: 3P Aanbieder van diensten
Registratienummer: BE 0475.480.736
Stad: Antwerpen
Postcode: 2000
Land: België
Telefoon: +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie:
Aanbieder van aanbestedingsdiensten
8.1.
ORG-0003
Officiële naam: FPS Policy and Support
Registratienummer: BE001
Stad: Brussel
Postcode: 1000
Land: België
Telefoon: +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie:
TED eSender
8.1.
ORG-0004
Officiële naam: Rechtbank van eerste aanleg Limburg, afdeling Hasselt
Registratienummer: BE 0308.357.753
Postadres: Parklaan 25/2
Stad: Hasselt
Postcode: 3500
Land: België
Telefoon: +32 11374154
Rollen van deze organisatie:
Organisatie voor beroepsprocedures
8.1.
ORG-0005
Officiële naam: Flexso For People
Registratienummer: BE 0668668906
Postadres: Veldkant 33a
Stad: Kontich
Postcode: 2550
Land: België
Contactpunt: Tom Lovink
Telefoon: +32 34512380
Rollen van deze organisatie:
Inschrijver
Winnaar van deze percelen: LOT-0001
De winnaar is genoteerd op een gereglementeerde markt
Identificatiecode/versie van de aankondiging: 7f9ff502-ff89-47ba-a4ae-0aa3489d52b7 - 01
Type formulier: Resultaat
Type aankondiging: Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Subtype aankondiging: 29
Verzenddatum van de aankondiging: 22/03/2024 00:00:00 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
Aankondiging datum verzending (eSender): 22/03/2024 00:00:00 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is: Nederlands
Publicatienummer aankondiging: 181487-2024
Nummer uitgave PB S: 61/2024
Datum van bekendmaking: 26/03/2024