1. Koper
1.1.
Koper
Officiële naam: Stichting ROC Midden Nederland
Rechtsvorm van de koper: Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst: Onderwijs
2. Procedure
2.1.
Procedure
Titel: Aankondiging van vrijwillige transparantie vooraf geïntegreerd softwarepakket e-HRM en Finance
Beschrijving: De opdracht betreft een op elkaar afgestemde oplossing voor de Financiële- en HRM administratie waarbij het volgende gerealiseerd dient te worden. ROC Midden Nederland is op zoek naar een zoveel mogelijk standaardoplossing en geen maatwerk, waarbij ROC Midden Nederland wel in staat moet zijn om de Financiële en HRM-processen zelf aan te kunnen passen waar dat noodzakelijk is. Daarnaast dient het softwarepakket over een cloudoplossing te beschikken zodat het systeem 24/7 beschikbaar is en cao-updates, nieuwe versies, patches en wettelijke wijzigingen automatisch kunnen worden geïnstalleerd. Op basis van de uitgaven in voorgaande 4 jaren verwachten wij een omvang van de opdracht van € 650k inclusief BTW (i.e. € 537.190,08 excl. BTW) bij een looptijd van 4 jaar. De beoogde termijn van het af te sluiten contract is 4 jaar met een optie tot verlenging van 4 jaar en nogmaals 2 jaar.
Identificatiecode van de procedure: e5e307d8-df7a-47af-8930-e2dba1e5af8c
Type procedure: Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging
2.1.1.
Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 72210000 Programmering van softwarepakketten
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Utrecht (NL350)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Utrecht
2.1.4.
Algemene informatie
Aanvullende informatie: ROC Midden Nederland heeft een geïntegreerde oplossing nodig voor de Financiële- en HRM administratie die optimaal aansluit op de eisen en wensen van onze Colleges en Diensten. In 2025 heeft ROC Midden Nederland een marktconsultatie gepubliceerd met als doel inzicht te verkrijgen in de beschikbare oplossingen voor een geïntegreerde E-HRM en Finance applicatie. Uit deze markconsultatie heeft ROC Midden Nederland mogen concluderen dat mededinging om technische redenen ontbreekt voor de betreffende opdracht. Wij hebben het voornemen om de opdracht middels een beroep op artikel 2.32 lid 1 sub b onder Aw te gunnen aan AFAS Software B.V. Voorafgaand aan deze aankondiging van vrijwillige transparantie vooraf heeft ROC Midden Nederland reeds eenzelfde aankondiging gepubliceerd na het doorlopen van een markconsultatie. AFAS Groep B.V. heeft destijds als enige gereageerd op de marktconsultatie, hetgeen voor ROC Midden Nederland aanleiding was om te concluderen dat mededinging om technische redenen ontbrak (en ontbreekt). Naar aanleiding van de eerdere aankondiging van vrijwillige transparantie vooraf, heeft ROC Midden Nederland twee reacties van ondernemers ontvangen. Naar aanleiding van die reacties heeft ROC Midden Nederland de ondernemers in de gelegenheid gesteld te onderbouwen dat zij een geïntegreerde E-HRM en Finance applicatie kunnen leveren. Eén van de ondernemers heeft van deze mogelijkheid gebruik gemaakt, maar is naar het oordeel van ROC Midden Nederland niet in staat gebleken te onderbouwen dat zij een geïntegreerde E-HRM en Finance applicatie kan leveren. ROC Midden Nederland handhaaft derhalve haar voornemen om de opdracht ten behoeve van een geïntegreerd E-HRM en Finance applicatie te gunnen aan AFAS Groep B.V. Om deze reden gaat zij over tot het publiceren van deze aankondiging van vrijwillige transparantie vooraf. Voor een nadere inhoudelijke onderbouwing en motivatie voor de gekozen procedure en gunning van de desbetreffende opdracht verwijzen wij u naar de bijlage “Marktconsultatie Geïntegreerd softwarepakket voor e-HRM en Finance” alsmede naar de bijlage “verdiepende onderbouwing aankondiging van vrijwillige transparantie vooraf e-HRM en Finance”. Volledigheidshalve verwijzen wij u voor de brondocumenten naar “marktconsultatie geïntegreerd softwarepakket voor e-HRM en Finance”, gepubliceerd op TenderNed op 20 februari 2025. Vanaf de dag na de datum waarop deze aankondiging is gepubliceerd op TenderNed, start een rechtsbeschermingstermijn van 20 kalenderdagen. Indien u zich niet kunt verenigen met het voornemen tot gunning van de onderhavige opdracht aan AFAS Groep B.V., kunt u binnen die termijn een bezwaar kenbaar maken door een kort geding aanhangig te maken bij de rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht. In dat geval gaan wij niet over tot gunning en zal zij het vonnis in kort geding afwachten, tenzij een zwaarwegend belang onverwijlde gunning gebiedt. Wij verzoeken u om voorafgaand aan het aanvragen van een datum voor het kort geding, de verhinderdata op te vragen bij de contactpersoon zoals vermeld in deze aankondiging en deze contactpersoon te informeren over de datum van het kort geding zodra deze bekend is. De rechtsbeschermingstermijn betreft zowel een opschortende als vervaltermijn: indien u niet binnen deze termijn een kort geding aanhangig maakt, verwerkt u uw recht om op te komen tegen de opdrachtverstrekking. Wij mogen dan gevolg geven aan de opdrachtverstrekking en een overeenkomst sluiten. Ook heeft u dan uw recht verwerkt om middels een (bodem)procedure een vordering tot schadevergoeding in te stellen.
Rechtsgrondslag:
Richtlijn 2014/24/EU
5. Perceel
5.1.
Perceel: LOT-0000
Titel: Aankondiging van vrijwillige transparantie vooraf geïntegreerd softwarepakket e-HRM en Finance
Beschrijving: ROC MN is op zoek naar een op elkaar afgestemde oplossing voor de Financiële- en HRM administratie waarbij het volgende gerealiseerd dient te worden: • Financiële administratie o Integratie met andere modules zoals Human Resource Management (HRM), Payroll en Materiële vaste activa (MVA). o Mogelijkheden voor koppeling met andere systemen zoals het Gegevens Uitwisselings Platform (= GUP, het Operationele Data Store-systeem van ROCMN), Spend Cloud (voor processen van bestellen tot betalen en contractbeheer), EduArte (studenten informatiesysteem) en SURFConext (voor ‘single sign on’ inloggen). o Rapportagemogelijkheden voor financiële analyses en budgettering. o Geautomatiseerde terugkerende financiële processen. o Ondersteunen van meerdere verbijzonderingsdimensies (en vrije velden). o Mogelijkheid tot exporteren naar Excel vanuit de hoofdfunctionaliteiten (grootboekadministratie inclusief grootboek en alle dimensies). o UBD Aangifte (IB47) aanmaken, controleren en rechtstreeks doorsturen naar de Belastingdienst. o Voldoen aan de laatste (fiscale) wet- en regelgeving. • HRM o Intuïtieve gebruikersinterface met een zelfservice-optie voor zowel medewerkers) als managers om zelf gegevens te beheren en aanvragen in te dienen. o Tools voor prestatiebeoordelingen en talentontwikkeling. o Mogelijkheid tot exporteren naar Excel vanuit de hoofdfunctionaliteiten. o Voldoen aan (laatste) arbeidswetgeving en privacyregels. o Automatisch doorsturen van de verschillende wettelijke HRM-gerelateerde aangiftes, zoals loonheffing, pensioen, etc. o Dashboardmogelijkheden voor HRM-gerelateerde analyses, zoals verzuim en de wettelijk verplichte CO2-registratie. o Mogelijkheden voor koppeling met andere systemen zoals StudyTube (een leerplatform voor medewerkers), Applicant Tracking System (ATS), arbodienst, etc. o Automatische installering van cao-updates, nieuwe versies, patches en wettelijke wijzigingen. • Payroll o Betrouwbare en nauwkeurige salarisverwerking. o Gedetailleerde salarisrapportages en analyses o Koppeling met HRM-systeem en Financiële administratie. o Geautomatiseerde controles als gevolg van fiscale en arbeidsrechtelijke verplichtingen. o Voldoen aan fiscale en arbeidsrechtelijke verplichtingen. • CRM o Effectief beheer van relaties met studenten, medewerkers en externe partners. o Koppeling met andere modules zoals HRM en Projecten. o Inzicht in klantgedrag en -behoeften. o Dossiervastlegging, inclusief vastlegging van dossier gekoppeld vanuit declaraties modules van intern personeel en externen. • Workflows en AI o Automatiseren van administratieve processen en workflows, inclusief ingerichte goedkeuringsworkflows. o Integratie met andere modules, zoals Human Resource Management (HRM), Payroll en Materiële vaste activa (MVA). • Dashboards o Realtime inzicht in belangrijke prestatie-indicatoren. o Mogelijkheid om dashboards aan te passen aan de behoeften van verschillende gebruikers. o Eenvoudige navigatie en visualisatie van gegevens. • Documentenbeheer o Veilige opslag en beheer van documenten. o Gemakkelijke toegang tot documenten voor bevoegde gebruikers. o Koppeling met andere modules zoals HRM en Projecten. o Voldoen aan regelgeving omtrent gegevensbescherming. • Projecten o Tools voor projectplanning en -beheer. o Gedetailleerde projectrapportages en voortgangsanalyses. o Koppeling met financiële en HRM-systemen. o Faciliteren van samenwerking tussen projectteams. • Organisatiestructuur o Duidelijke visualisatie van de organisatiestructuur. o Eenvoudig beheer en bijwerken van het organigram. o Koppeling met HRM-systemen voor actuele gegevens. o Intuïtieve interface voor het beheren van de organisatiestructuur. Op basis van de uitgaven in voorgaande 4 jaren verwachten wij een omvang van de opdracht van € 650k inclusief BTW.
Interne identificatiecode: 1
5.1.1.
Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 72210000 Programmering van softwarepakketten
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Utrecht (NL350)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Utrecht
5.1.3.
Geraamde duur
Begindatum: 01/01/2027
Einddatum van de duur: 31/12/2036
5.1.6.
Algemene informatie
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA): ja
5.1.7.
Strategische aanbestedingen
Doel van strategische aanbestedingen: Geen strategische aanbesteding
5.1.8.
Toegankelijkheidscriteria
Er zijn geen criteria opgenomen inzake de toegankelijkheid voor personen met een handicap, omdat de aanbesteding niet bestemd is voor gebruik door natuurlijke personen
5.1.10.
Gunningscriteria
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Kwaliteit
Beschrijving: Kwaliteit- Geïntegreerd softwaresysteem E-HRM en Finance
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 90
Criterium:
Type: Prijs
Naam: Prijs
Beschrijving: Prijs- Geïntegreerd softwaresysteem E-HRM en Finance
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 10
5.1.15.
Technieken
Raamovereenkomst:
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem:
Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16.
Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Organisatie voor beroepsprocedures: Stichting ROC Midden Nederland - Rechtbank Midden Nederland, locatie Utrecht
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt: Stichting ROC Midden Nederland - Stichting ROC Midden Nederland
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures: Stichting ROC Midden Nederland - Stichting ROC Midden Nederland
Organisatie die het contract ondertekent: Stichting ROC Midden Nederland
6. Resultaten
Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving: 1 342 975,21 EUR
Onderhandse gunning:
Rechtvaardiging voor onderhandse gunning: Specifieke uitsluitingen voor opdrachten voor diensten
Andere rechtvaardiging: ROC Midden Nederland heeft een geïntegreerde oplossing nodig voor de Financiële- en HRM administratie die optimaal aansluit op de eisen en wensen van onze Colleges en Diensten. In 2025 heeft ROC Midden Nederland een marktconsultatie gepubliceerd met als doel inzicht te verkrijgen in de beschikbare oplossingen voor een geïntegreerde E-HRM en Finance applicatie. Uit deze markconsultatie heeft ROC Midden Nederland mogen concluderen dat mededinging om technische redenen ontbreekt voor de betreffende opdracht. Wij hebben het voornemen om de opdracht middels een beroep op artikel 2.32 lid 1 sub b onder Aw te gunnen aan AFAS Software B.V. Voorafgaand aan deze aankondiging van vrijwillige transparantie vooraf heeft ROC Midden Nederland reeds eenzelfde aankondiging gepubliceerd na het doorlopen van een markconsultatie. AFAS Groep B.V. heeft destijds als enige gereageerd op de marktconsultatie, hetgeen voor ROC Midden Nederland aanleiding was om te concluderen dat mededinging om technische redenen ontbrak (en ontbreekt). Naar aanleiding van de eerdere aankondiging van vrijwillige transparantie vooraf, heeft ROC Midden Nederland twee reacties van ondernemers ontvangen. Naar aanleiding van die reacties heeft ROC Midden Nederland de ondernemers in de gelegenheid gesteld te onderbouwen dat zij een geïntegreerde E-HRM en Finance applicatie kunnen leveren. Eén van de ondernemers heeft van deze mogelijkheid gebruik gemaakt, maar is naar het oordeel van ROC Midden Nederland niet in staat gebleken te onderbouwen dat zij een geïntegreerde E-HRM en Finance applicatie kan leveren. ROC Midden Nederland handhaaft derhalve haar voornemen om de opdracht ten behoeve van een geïntegreerd E-HRM en Finance applicatie te gunnen aan AFAS Groep B.V. Om deze reden gaat zij over tot het publiceren van deze aankondiging van vrijwillige transparantie vooraf. Voor een nadere inhoudelijke onderbouwing en motivatie voor de gekozen procedure en gunning van de desbetreffende opdracht verwijzen wij u naar de bijlage “Marktconsultatie Geïntegreerd softwarepakket voor e-HRM en Finance” alsmede naar de bijlage “verdiepende onderbouwing aankondiging van vrijwillige transparantie vooraf e-HRM en Finance”. Volledigheidshalve verwijzen wij u voor de brondocumenten naar “marktconsultatie geïntegreerd softwarepakket voor e-HRM en Finance”, gepubliceerd op TenderNed op 20 februari 2025. Vanaf de dag na de datum waarop deze aankondiging is gepubliceerd op TenderNed, start een rechtsbeschermingstermijn van 20 kalenderdagen. Indien u zich niet kunt verenigen met het voornemen tot gunning van de onderhavige opdracht aan AFAS Groep B.V., kunt u binnen die termijn een bezwaar kenbaar maken door een kort geding aanhangig te maken bij de rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht. In dat geval gaan wij niet over tot gunning en zal zij het vonnis in kort geding afwachten, tenzij een zwaarwegend belang onverwijlde gunning gebiedt. Wij verzoeken u om voorafgaand aan het aanvragen van een datum voor het kort geding, de verhinderdata op te vragen bij de contactpersoon zoals vermeld in deze aankondiging en deze contactpersoon te informeren over de datum van het kort geding zodra deze bekend is. De rechtsbeschermingstermijn betreft zowel een opschortende als vervaltermijn: indien u niet binnen deze termijn een kort geding aanhangig maakt, verwerkt u uw recht om op te komen tegen de opdrachtverstrekking. Wij mogen dan gevolg geven aan de opdrachtverstrekking en een overeenkomst sluiten. Ook heeft u dan uw recht verwerkt om middels een (bodem)procedure een vordering tot schadevergoeding in te stellen.
6.1.
ID resultaat perceel: LOT-0000
6.1.2.
Informatie over winnaars
Winnaar:
Officiële naam: AFAS Software B.V.
Inschrijving:
Identificatiecode van de inschrijving: 1
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen: LOT-0000
Waarde van de aanbesteding: 1 342 975,21 EUR
De inschrijving is gerangschikt: neen
Informatie over het contract:
Identificatiecode van het contract: CON-0001
Titel: P1 Aankondiging van vrijwillige transparantie vooraf geïntegreerd softwarepakket e-HRM en Finance
Datum waarop de winnaar is gekozen: 20/03/2026
Organisatie die het contract ondertekent: Stichting ROC Midden Nederland
8. Organisaties
8.1.
ORG-0001
Officiële naam: Stichting ROC Midden Nederland
Registratienummer: 25638009
Postadres: Brandenburchdreef 20
Stad: Utrecht
Postcode: 3562 CS
Onderverdeling land (NUTS): Utrecht (NL350)
Land: Nederland
Contactpunt: Marjon Rietveld
Telefoon: +31 307541700
Andere contactpunten:
Officiële naam: Rechtbank Midden Nederland, locatie Utrecht
Postadres: Vrouwe Justitiaplein 1
Stad: Utrecht
Postcode: 3511 EX
Onderverdeling land (NUTS): Utrecht (NL350)
Land: Nederland
Andere contactpunten:
Officiële naam: Stichting ROC Midden Nederland
Postadres: Brandenburchdreef 20Brandenburchdreef
Stad: Utrecht
Postcode: 3562CS
Onderverdeling land (NUTS): Utrecht (NL350)
Land: Nederland
Contactpunt: afdeling inkoop
Telefoon: +31 307541700
Andere contactpunten:
Officiële naam: Stichting ROC Midden Nederland
Postadres: Brandenburchdreef 20
Stad: Utrecht
Postcode: 3562CS
Onderverdeling land (NUTS): Utrecht (NL350)
Land: Nederland
Contactpunt: afdeling inkoop
Rollen van deze organisatie:
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Organisatie die het contract ondertekent
8.1.
ORG-0002
Officiële naam: AFAS Software B.V.
Omvang van de ondernemer: Micro, klein of middelgroot
Registratienummer: 31046821
Postadres: Inspiratielaan 1
Stad: Leusden
Postcode: 3833AV
Onderverdeling land (NUTS): Utrecht (NL350)
Land: Nederland
Rollen van deze organisatie:
Inschrijver
Winnaar van deze percelen: LOT-0000
Identificatiecode/versie van de aankondiging: 7681544c-bab1-4ad1-934a-1ee045ac66e9 - 01
Type formulier: Vooraankondiging onderhandse gunning
Type aankondiging: Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf
Subtype aankondiging: 25
Verzenddatum van de aankondiging: 23/03/2026 15:00:04 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is: Nederlands
Publicatienummer aankondiging: 202783-2026
Nummer uitgave PB S: 58/2026
Datum van bekendmaking: 24/03/2026