1. Koper
1.1.
Koper
Officiële naam: Gemeente Edam-Volendam
Rechtsvorm van de koper: Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst: Algemene overheidsdiensten
2. Procedure
2.1.
Procedure
Titel: 24.355-BV Audiovisuele apparatuur De Ark Volendam
Beschrijving: Het doel van de aanbesteding is om één (1) overeenkomst met één (1) opdrachtnemer af te sluiten voor het aanschaffen, implementeren en onderhouden van audiovisuele middelen die voldoen aan de huidige stand der techniek, die eenvoudig in gebruik zijn en die goed kunnen integreren met de overige relevante informatiesystemen van de gemeente Edam-Volendam. Verder dient te worden voldaan aan alle specificaties en eisen en aan de toezeggingen van de Inschrijver. Het belangrijkste doel van deze opdracht is de vernieuwing van de huidige audiovisuele installatie naar een stabiele robuuste audiovisuele installatie, waarbij de bestaande functionaliteiten worden gehandhaafd en/of uitgebreid. Opdrachtnemer zorgt dat de audiovisuele installatie zonder haperingen functioneert; ofwel dat de gemeenteraad, de griffie-organisatie en andere gebruikers in het gebruik van de installatie geen hinder ondervinden bij de uitvoering van hun taken. Omdat de locatie van de uiteindelijke raadszaal nog in renovatie is, en het tijdstip van ingebruikname is voorzien ultimo 2026, kan de levering en installatie tweeledig zijn. • Installatie op locatie Julianaweg 106, 1131 DJ Volendam (AMVO) na gunning van de apparatuur sec van de commissiezaal, welke later dient te worden overgeplaatst naar de commissiezaal van De Ark in Volendam. Vanwege onzekerheid over de renovatie van De Ark, houden wij hier nog een slag om de arm m.b.t. betreffende montage. Dit zal in overleg gebeuren, ná gunning. • Installatie op locatie “De Ark” Val van Urk 7, 1132 BH Volendam na gereedkoming van de renovatie van zowel de commissiezaal als de raadszaal, waarbij eventueel demontage op de locatie Julianaweg 106 (AMVO) uiteraard ook plaats dient te vinden. De opdracht betreft op hoofdlijnen de volgende onderdelen: a. Levering van het nieuwe audiovisuele informatieplatform voor de raadzaal van het gemeentehuis Edam-Volendam. Onder meer bestaande uit: • Bedieningsschermen • Vergadermanagementsysteem (VMS) • Microfooninstallatie • Automatische cameraregistratie • Videoschermen- beeldweergave • Geluidsweergave • Draadloze microfoons • Hybride voorbereiding • Presentatiemogelijkheden • Opnamevoorzieningen • Distributie van audiovisuele signalen • Oplossing ter voorkoming van uitval b. Het verzorgen van een live koppeling tussen het audiovisuele informatieplatform en het Raadsinformatiesysteem van iBabs, waaronder ook begrepen het webcastingplatform van Company Webcast. c. Het, in afstemming met opdrachtgever, verwijderen en afvoeren van bestaande apparatuur die geen waarde en functie heeft in de toekomstige installatie. d. Turn-key installatie en implementatie van de audiovisuele uitrusting en systemen voor opdrachtgever, bestaande uit onder andere: • Projectleiding (ook voor de rol aan de zijde van opdrachtgever); • Regievoering over alle betrokken interne en externe partijen; • Workshops voor het in detail uitwerken van het gebruik en het beheer; • Design en inrichting; • Tot stand brengen van koppelingen; • Training van gebruikers, documentatie en nazorg, inclusief de on-site ondersteuning bij de eerste vijf (5) raads- en commissievergaderingen na ingebruikname van een goedwerkende opgeleverde installatie. e. Technisch-, functioneel- en operationeel beheer en support op de gehele audiovisuele installatie (inclusief de coördinatie en aansturing van interne diensten en derde leveranciers, die nodig zijn voor een juiste werking van de installatie). f. Op afroep on-site ondersteuning bij raads- en commissievergaderingen (fysieke aanwezigheid) voorafgaand en tijdens vergaderingen van opdrachtgever.
Identificatiecode van de procedure: e5c87110-b48c-49d5-9018-7231c20c4089
Interne identificatiecode: 24.355-BV
Type procedure: Openbaar
De procedure wordt versneld: neen
2.1.1.
Doel
Aard van het contract: Leveringen
Belangrijkste classificatie (cpv): 32320000 Televisie- en audiovisuele uitrusting
Aanvullende classificatie (cpv): 50300000 Reparatie, onderhoud en aanverwante diensten in verband met pc's, kantooruitrusting, telecommunicatie- en audiovisuele uitrusting, 51310000 Installatie van radio-, televisie-, audio- en video-uitrusting
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Land: Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie: Volendam
2.1.3.
Waarde
Geraamde waarde exclusief btw: 240 000,00 EUR
2.1.4.
Algemene informatie
Rechtsgrondslag:
Richtlijn 2014/24/EU
2.1.6.
Gronden voor uitsluiting
Bronnen voor uitsluitingsgronden: Aanbestedingsstuk
5. Perceel
5.1.
Perceel: LOT-0000
Titel: 24.355-BV Audiovisuele apparatuur De Ark Volendam
Beschrijving: Het doel van de aanbesteding is om één (1) overeenkomst met één (1) opdrachtnemer af te sluiten voor het aanschaffen, implementeren en onderhouden van audiovisuele middelen die voldoen aan de huidige stand der techniek, die eenvoudig in gebruik zijn en die goed kunnen integreren met de overige relevante informatiesystemen van de gemeente Edam-Volendam. Verder dient te worden voldaan aan alle specificaties en eisen en aan de toezeggingen van de Inschrijver. Het belangrijkste doel van deze opdracht is de vernieuwing van de huidige audiovisuele installatie naar een stabiele robuuste audiovisuele installatie, waarbij de bestaande functionaliteiten worden gehandhaafd en/of uitgebreid. Opdrachtnemer zorgt dat de audiovisuele installatie zonder haperingen functioneert; ofwel dat de gemeenteraad, de griffie-organisatie en andere gebruikers in het gebruik van de installatie geen hinder ondervinden bij de uitvoering van hun taken. Omdat de locatie van de uiteindelijke raadszaal nog in renovatie is, en het tijdstip van ingebruikname is voorzien ultimo 2026, betreft de levering en installatie tweeledig te zijn. • Installatie op locatie Julianaweg 106, 1131 DJ Volendam na gunning • Installatie op locatie “De Ark” Val van Urk 7, 1132 BH Volendam na gereedkoming van de renovatie, waarbij demontage op de locatie Julianaweg 106 uiteraard ook plaats dient te vinden. De opdracht betreft op hoofdlijnen de volgende onderdelen: a. Levering van het nieuwe audiovisuele informatieplatform voor de raadzaal van het gemeentehuis Edam-Volendam. Onder meer bestaande uit: • Bedieningsschermen • Vergadermanagementsysteem (VMS) • Microfooninstallatie • Automatische cameraregistratie • Videoschermen- beeldweergave • Geluidsweergave • Draadloze microfoons • Hybride voorbereiding • Presentatiemogelijkheden • Opnamevoorzieningen • Distributie van audiovisuele signalen • Oplossing ter voorkoming van uitval b. Het verzorgen van een live koppeling tussen het audiovisuele informatieplatform en het Raadsinformatiesysteem van iBabs, waaronder ook begrepen het webcastingplatform van Company Webcast. c. Het, in afstemming met opdrachtgever, verwijderen en afvoeren van bestaande apparatuur die geen waarde en functie heeft in de toekomstige installatie. d. Turn-key installatie en implementatie van de audiovisuele uitrusting en systemen voor opdrachtgever, bestaande uit onder andere: • Projectleiding (ook voor de rol aan de zijde van opdrachtgever); • Regievoering over alle betrokken interne en externe partijen; • Workshops voor het in detail uitwerken van het gebruik en het beheer; • Design en inrichting; • Tot stand brengen van koppelingen; • Training van gebruikers, documentatie en nazorg, inclusief de on-site ondersteuning bij de eerste vijf (5) raads- en commissievergaderingen na ingebruikname van een goedwerkende opgeleverde installatie. e. Technisch-, functioneel- en operationeel beheer en support op de gehele audiovisuele installatie (inclusief de coördinatie en aansturing van interne diensten en derde leveranciers, die nodig zijn voor een juiste werking van de installatie). f. Op afroep on-site ondersteuning bij raads- en commissievergaderingen (fysieke aanwezigheid) voorafgaand en tijdens vergaderingen van opdrachtgever.
Interne identificatiecode: 1
5.1.1.
Doel
Aard van het contract: Leveringen
Belangrijkste classificatie (cpv): 32320000 Televisie- en audiovisuele uitrusting
Aanvullende classificatie (cpv): 50300000 Reparatie, onderhoud en aanverwante diensten in verband met pc's, kantooruitrusting, telecommunicatie- en audiovisuele uitrusting, 51310000 Installatie van radio-, televisie-, audio- en video-uitrusting
Opties:
Beschrijving van de opties: n.v.t.
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Land: Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie: Volendam
5.1.3.
Geraamde duur
Looptijd: 36 Maanden
5.1.4.
Verlenging
Maximumaantal verlengingen: 3
Overige informatie over verlengingen: De aanbestedende dienst wil een overeenkomst afsluiten met één opdrachtnemer voor de duur van drie jaar met een mogelijke verlenging van maximaal drie keer één jaar. De geplande ingangsdatum van de overeenkomst is xxx 2026.
5.1.5.
Waarde
Geraamde waarde exclusief btw: 240 000,00 EUR
5.1.6.
Algemene informatie
Voorbehouden deelname:
Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld: Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA): ja
5.1.7.
Strategische aanbestedingen
Doel van strategische aanbestedingen: Geen strategische aanbesteding
5.1.9.
Selectiecriteria
Bronnen van selectiecriteria: Aanbestedingsstuk
5.1.10.
Gunningscriteria
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: GC 1: Functionele beschrijving/oplossing
Beschrijving: De inschrijver dient een functionele beschrijving te geven van de aangeboden audiovisuele nstallatie, die voldoet aan de eisen in het Programma van Eisen (PvE). De beschrijving moet inzicht geven in de componenten, de gebruikersondersteuning, de flexibiliteit en de manier waarop de continuïteit van de dienstverlening wordt gegarandeerd. De installatie moet toekomstbestendig, veilig en gebruiksvriendelijk zijn. Doelstelling gemeente Edam-Volendam: De gemeente wil een technisch doordachte en gebruikersvriendelijke audiovisuele installatie, die duurzaam geplaatst wordt en geschikt is voor verschillende gebruikers en opstellingen in de raadzaal. Daarbij is het essentieel dat de continuïteit van de dienstverlening wordt geborgd. Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van een beschrijving van de aangeboden audiovisuele installatie, die minimaal de volgende onderdelen bevat: • Samenhang van componenten en systemen: de samenstelling van de aangeboden componenten en de mate waarin deze onderling technisch samenhangen (inzicht in integratie, compatibiliteit en onderlinge afstemming van de systemen); • Plaatsing van microfoonposten: de wijze waarop de microfoonposten op een nette en duurzame manier worden geplaatst op het nieuwe meubilair, inclusief katheder en interruptieposities, met aandacht voor robuustheid (scholieren-proof); • Ondersteuning van gebruikersrollen: de wijze waarop de gekozen bouwblokken en systemen de verschillende gebruikersrollen optimaal ondersteunen in hun specifieke functies en behoeften met name die van de griffie; • Flexibiliteit van de installatie: de mate van flexibiliteit van de aangeboden installatie bij verschillende vergaderopstellingen of alternatieve activiteiten in de raadzaal (zowel technische mogelijkheden als de praktische uitvoerbaarheid van aanpassingen); • Beveiliging en schaalbaarheid: op welke wijze de aangeboden architectuur en componenten de beveiliging van data en informatie waarborgen, ongeautoriseerde toegang voorkomen, én hoe de oplossing schaalbaar is voor toekomstige behoeften. • De wijze waarop de continuïteit van de audiovisuele dienstverlening wordt gewaarborgd bij het gebruik van de installatie. *Let op: Het is niet gewenst in beantwoording technische schema’s op te nemen. Het is wel gewenst overzichtsschema’s en koppelvlakken te beschrijven. Deze kunnen als bijlage worden toegevoegd. Het gunningscriterium functionele beschrijving omvat maximaal 4 A4 (enkelzijdig) aan tekst, (Calibri lettergrootte 11). Daarnaast mag de Inschrijver maximaal 2 extra pagina A4 aanleveren met ondersteunende beelden, foto’s en/of schetsen die de inhoud van het gunningscriterium verduidelijken of onderbouwen. Deze visuele elementen dienen in een aparte bijlage te worden opgenomen. Bij overschrijding van het maximale aantal pagina’s worden de overige pagina’s terzijde gelegd.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 25
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: GC 2: Implementatieplan/Plan van aanpak
Beschrijving: De inschrijver beschrijft een implementatieplan voor de installatie dat gestructureerd, realistisch en met minimale hinder voor de vergaderingen verloopt. Het plan moet de fasering, planning, projectorganisatie, communicatie, gebruikersbegeleiding en risicobeheersing gedetailleerd weergeven. Doelstelling gemeente Edam-Volendam: De gemeente Edam-Volendam streeft naar een implementatie die vlot verloopt, met minimale verstoringen. Het einddoel is een volledig functionele installatie, opgeleverd op 8 mei 2026, gerealiseerd door goed project- en risicomanagement. Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van een beschrijving van het implementatieplan, die minimaal de volgende onderdelen bevat: • Projectorganisatie: een beschrijving van de projectorganisatie, inclusief de wijze van verslaglegging, communicatie, en projectmanagement; • Projectteam: de samenstelling van het projectteam, de expertises van de teamleden en ervaring met soortgelijke projecten; • Verantwoordelijkheden: verdeling van werkzaamheden en verantwoordelijkheden, inclusief benodigde inzet en beschikbaarheid van de gemeente, alsmede de verwachtingen die de inschrijver heeft van de gemeente en wat de inschrijver van de gemeente nodig heeft om de planning te realiseren; • Planning: de fasering van de werkzaamheden, met duidelijke mijlpalen en een toelichting op de borging van de planning. • Koppelingen met RIS: de aanpak voor het realiseren van koppelingen met het Raads Informatie Systeem (RIS) en de streamleverancier; • Begeleiding en opleiding van gebruikers: de wijze waarop gebruikers middels de door de inschrijver verzorgde opleidingen/trainingen vertrouwd zullen worden gemaakt met het gebruik en beheer van de audiovisuele installatie; • Nazorg: de wijze waarop nazorg wordt geboden na oplevering van de installatie; • Risicobeheersing: identificatie en beheersing van de belangrijkste risico’s die de oplevering of het functioneren van de installatie kunnen verstoren. Het gunningscriterium implementatieplan omvat maximaal 4 A4 (enkelzijdig) aan tekst, (Calibri lettergrootte 11). Daarnaast mag de Inschrijver maximaal 2 extra pagina A4 aanleveren met ondersteunende beelden, foto’s en/of schetsen die de inhoud van het gunningscriterium verduidelijken of onderbouwen. Deze visuele elementen dienen in een aparte bijlage te worden opgenomen. Bij overschrijding van het maximale aantal pagina’s worden de overige pagina’s terzijde gelegd.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 35
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: GC 3: Beheer en support
Beschrijving: De inschrijver beschrijft hoe hij het beheer en de ondersteuning van de audiovisuele installatie organiseert, zowel tijdens reguliere als buiten reguliere werktijden. De focus ligt op snelle en adequate storingsafhandeling, proactieve gebruikersondersteuning, en continue verbetering van het systeem en de gebruikerservaring. Doelstelling gemeente Edam-Volendam. De gemeente Edam-Volendam wenst een ononderbroken en optimale werking van de installatie, ondersteund door effectief beheer en snelle en professionele support, met continue verbetering gebaseerd op gebruikersfeedback en rapportages. Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van een beschrijving van het beheer en support plan, die minimaal de volgende onderdelen bevat: • Herstel van functionaliteit bij storingen: de wijze waarop wordt geborgd dat, na melding van een storing, binnen 5 tot 7 werkdagen de volledige functionaliteit van het systeem voor alle gebruikers hersteld is. Inclusief inzet van tijdelijke oplossingen om de beschikbaarheid te waarborgen, indien volledige oplossing al dan niet binnen deze termijn mogelijk is; • Meldproces en afhandeling van storingen (ook buiten kantoortijden): Beschrijving hoe en waar gebruikers storingen kunnen melden, zowel op vergaderdagen als buiten kantoortijden. Beschrijving van processen en escalatiemechanismen na een melding, inclusief de rol van derde partijen. Duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden tussen de gemeente en de inschrijver conform Programma van Eisen. • Beschikbare kennis bij storingsafhandeling: op welke wijze wordt geborgd dat medewerkers voldoende kennis en ervaring hebben om storingen adequaat en zelfstandig op te lossen. • Ondersteuning tijdens beheer- en supportperiode: een beschrijving van de aanvullende ondersteuning die geboden wordt (gebruikersondersteuning, updates, patches, proactieve analyse van gebruikerservaringen, verbeteracties op basis van voortschrijdend inzicht). • Rapportages en verbeteracties: Een specificatie van de periodieke rapportages die de inschrijver oplevert, conform het Programma van Eisen en hoe verbeteracties worden geïdentificeerd en geïmplementeerd op basis van deze rapportages. Het gunningscriterium beheer en support omvat maximaal 3 A4 (enkelzijdig) aan tekst, (Calibri lettergrootte 11). Daarnaast mag de Inschrijver maximaal 1 extra pagina A4 aanleveren met ondersteunende beelden, foto’s en/of schetsen die de inhoud van het gunningscriterium verduidelijken of onderbouwen. Deze visuele elementen dienen in een aparte bijlage te worden opgenomen. Bij overschrijding van het maximale aantal pagina’s worden de overige pagina’s terzijde gelegd.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 20
Criterium:
Type: Prijs
Naam: GC 4: Prijs
Beschrijving: De inschrijver met de laagste prijs voor de offerte van de voorbeeldlevering krijgt 20 punten. Andere inschrijving krijgen een score als volgt. De score op het gunningscriterium Prijs wordt berekend door de volgende formule: Prijsscore = (Pl / Pa) * maximaal te behalen score Pa: aangeboden prijs; Pl: laagste prijs. De score is niet lager dan 0 punten.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 20
5.1.11.
Aanbestedingsstukken
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 28/04/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Oost-Europese tijd, Midden-Europese zomertijd
5.1.12.
Voorwaarden van de aanbesteding
Voorwaarden voor indiening:
Elektronische indiening: Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend: Nederlands
Elektronische catalogus: Niet toegestaan
Varianten: Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen: 22/05/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Oost-Europese tijd, Midden-Europese zomertijd
Duur waarin de aanbieding geldig moet blijven: 2 Maanden
Informatie over de openbare opening:
Openingsdatum: 22/05/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Oost-Europese tijd, Midden-Europese zomertijd
Voorwaarden van het contract:
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven: Neen
Elektronische facturering: Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing: neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling: neen
5.1.15.
Technieken
Raamovereenkomst:
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem:
Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16.
Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Bemiddelingsorganisatie: Gemeente Edam-Volendam - Commissie van Aanbestedingsexperts
Organisatie voor beroepsprocedures: Gemeente Edam-Volendam - Rechtbank Haarlem
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt: Gemeente Edam-Volendam
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures: Gemeente Edam-Volendam
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt: Gemeente Edam-Volendam
8. Organisaties
8.1.
ORG-0001
Officiële naam: Gemeente Edam-Volendam
Registratienummer: 232171628
Postadres: W. van der Knoopdreef 1
Stad: Volendam
Postcode: 1132 KN
Onderverdeling land (NUTS): Groot-Amsterdam (NL32B)
Land: Nederland
Contactpunt: Nico Plat
Telefoon: +31 299398398
Andere contactpunten:
Officiële naam: Rechtbank Haarlem
Stad: Haarlem
Postcode: 2011 DB
Onderverdeling land (NUTS): Zaanstreek (NL325)
Land: Nederland
Andere contactpunten:
Officiële naam: Commissie van Aanbestedingsexperts
Stad: Den Haag
Postcode: 2500 EK
Onderverdeling land (NUTS): Zuidoost-Zuid-Holland (NL364)
Land: Nederland
Telefoon: +31 0703797480
Rollen van deze organisatie:
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Bemiddelingsorganisatie
Identificatiecode/versie van de aankondiging: dd564213-8fe7-422a-b584-3c2ccad0d7b7 - 01
Type formulier: Mededinging
Type aankondiging: Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Subtype aankondiging: 16
Verzenddatum van de aankondiging: 27/03/2026 12:00:09 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is: Nederlands
Publicatienummer aankondiging: 215382-2026
Nummer uitgave PB S: 62/2026
Datum van bekendmaking: 30/03/2026