1. Koper
1.1.
Koper
Officiële naam: Stad Beringen
Rechtsvorm van de koper: Lokale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst: Algemene overheidsdiensten
2. Procedure
2.1.
Procedure
Titel: Levering, implementatie, onderhoud en ondersteuning van een softwareoplossing voor inschrijvingen, groepsbezoeken en reservatie van zalen
Beschrijving: Lokaal bestuur Beringen is voor verschillende diensten op zoek naar een inschrijvings- en reservatieplatform voor het divers aanbod aan activiteiten die vanuit de stadsdiensten georganiseerd worden. Dit aanbod kan zowel gericht zijn op individuen als op groepen. Primaire diensten die zullen gebruik maken van dit overkoepelende boekingssysteem: - VISIT Beringen (ticketing bezoekers Mijnmuseum, gegidste rondleidingen, Mijnzondagen, fietsverhuur, reservatie speeltuin, …) - Bibliotheek (schoolbezoeken, voorleesnamiddagen, workshops, …) - Dienstencentrum Klitsberg (maaltijden, buurtrestaurant, workshops, …) Daarnaast moet de software eenvoudig kunnen worden uitgebreid om ook de werking van andere diensten te ontlasten, we denken hierbij aan: - Dienst samenleven (interculturele activiteiten, digisessies, …) - Dienst ondernemen (ondernemersactiviteiten) - Strategische cel omgeving (Beringen Boomt) Gezien de huidige overeenkomst m.b.t. zaalreservatie afloopt, dient de software tevens een oplossing te bieden voor het verhuur van zalen en hieraan gekoppelde faciliteiten. Concreet betreffen dit momenteel een 16-tal complexen met een 100-tal zalen (opgelet: gecombineerde zaaldelen worden meegeteld als aparte zaal). In het huidig zaalreservatiesysteem werden momenteel een 900-tal klanten geregistreerd (particulieren, feitelijke verenigingen, organisatie/vereniging). Opgelet: ook hier geldt dat de software flexibel moet zijn in het aantal complexen/zalen alsook in het aantal klanten zodat het gebruik eenvoudig kan worden uitgebreid. Voor de complexen van de dienst cultuur kan bijkomend bepaald materiaal gekoppeld aan de zalen worden uitgeleend. Looptijd: De voorziene looptijd van de opdracht bedraagt 8 jaar (basisopdracht van 4 jaar met 4 stilzwijgende verlengingen van telkens 12 maanden). De bovenvermelde looptijd van 8 jaar start na de definitieve oplevering van de implementatiefase.
Identificatiecode van de procedure: 1c40fe29-271d-40df-81f3-c008c8e902ad
Interne identificatiecode: PPP066-3720/5165/D2025bkr447
Type procedure: Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
2.1.1.
Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
2.1.4.
Algemene informatie
Rechtsgrondslag:
Richtlijn 2014/24/EU
2.1.6.
Gronden voor uitsluiting
Louter nationale uitsluitingsgronden: (zie UEA)
5. Perceel
5.1.
Perceel: LOT-0001
Titel: Levering, implementatie, onderhoud en ondersteuning van een softwareoplossing voor inschrijvingen, groepsbezoeken en reservatie van zalen
Beschrijving: Lokaal bestuur Beringen is voor verschillende diensten op zoek naar een inschrijvings- en reservatieplatform voor het divers aanbod aan activiteiten die vanuit de stadsdiensten georganiseerd worden. Dit aanbod kan zowel gericht zijn op individuen als op groepen. Primaire diensten die zullen gebruik maken van dit overkoepelende boekingssysteem: - VISIT Beringen (ticketing bezoekers Mijnmuseum, gegidste rondleidingen, Mijnzondagen, fietsverhuur, reservatie speeltuin, …) - Bibliotheek (schoolbezoeken, voorleesnamiddagen, workshops, …) - Dienstencentrum Klitsberg (maaltijden, buurtrestaurant, workshops, …) Daarnaast moet de software eenvoudig kunnen worden uitgebreid om ook de werking van andere diensten te ontlasten, we denken hierbij aan: - Dienst samenleven (interculturele activiteiten, digisessies, …) - Dienst ondernemen (ondernemersactiviteiten) - Strategische cel omgeving (Beringen Boomt) Gezien de huidige overeenkomst m.b.t. zaalreservatie afloopt, dient de software tevens een oplossing te bieden voor het verhuur van zalen en hieraan gekoppelde faciliteiten. Concreet betreffen dit momenteel een 16-tal complexen met een 100-tal zalen (opgelet: gecombineerde zaaldelen worden meegeteld als aparte zaal). In het huidig zaalreservatiesysteem werden momenteel een 900-tal klanten geregistreerd (particulieren, feitelijke verenigingen, organisatie/vereniging). Opgelet: ook hier geldt dat de software flexibel moet zijn in het aantal complexen/zalen alsook in het aantal klanten zodat het gebruik eenvoudig kan worden uitgebreid. Voor de complexen van de dienst cultuur kan bijkomend bepaald materiaal gekoppeld aan de zalen worden uitgeleend. Looptijd: De voorziene looptijd van de opdracht bedraagt 8 jaar (basisopdracht van 4 jaar met 4 stilzwijgende verlengingen van telkens 12 maanden). De bovenvermelde looptijd van 8 jaar start na de definitieve oplevering van de implementatiefase.
Interne identificatiecode: D2025bkr447_1
5.1.1.
Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Postadres: Collegestraat 1
Stad: Beringen
Postcode: 3580
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Hasselt (BE224)
Land: België
Aanvullende informatie: Stad Beringen
5.1.3.
Geraamde duur
Looptijd: 48 Maanden
5.1.4.
Verlenging
Maximumaantal verlengingen: 4
Overige informatie over verlengingen: De opdracht bevat vier verlengingen.
5.1.6.
Algemene informatie
Voorbehouden deelname:
Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld: Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA): ja
5.1.9.
Selectiecriteria
Criterium:
Type: Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving van het selectiecriterium: Een lijst van de voornaamste diensten die gedurende de laatste drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren.Minimumeisen: Uit de referentielijst moet blijken dat de gevraagde software bij minimum 1 lokaal bestuur succesvol geïmplementeerd. Een bewijs van goede uitvoering van dat lokaal bestuur met opgave van contactgegevens van de contactpersoon, ter controle van de referentie, wordt bijgevoegd als bijlage aan de kandidaatstelling.
Criterium:
Type: Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Beschrijving van het selectiecriterium: Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
Informatie over de tweede fase van een procedure in twee fasen:
Minimumaantal gegadigden dat voor de tweede fase van de procedure moet worden uitgenodigd: 3
De procedure verloopt in opeenvolgende fasen. In elke fase kunnen deelnemers afvallen
De koper behoudt zich het recht voor de opdracht zonder verdere onderhandelingen te gunnen op basis van de oorspronkelijke inschrijvingen
5.1.10.
Gunningscriteria
Criterium:
Type: Kosten
Beschrijving: Prijs
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 30
Criterium:
Type: Kwaliteit
Beschrijving: Algemene werking, functionaliteiten en koppelingen
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 40
Criterium:
Type: Kwaliteit
Beschrijving: SLA
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 15
Criterium:
Type: Kwaliteit
Beschrijving: Implementatieplan
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 15
5.1.11.
Aanbestedingsstukken
5.1.12.
Voorwaarden van de aanbesteding
Voorwaarden voor indiening:
Elektronische indiening: Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend: Nederlands
Elektronische catalogus: Niet toegestaan
Varianten: Toegestaan
Beschrijving van de financiële garantie: Borgtocht (5 % van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental)
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname: 12/05/2025 10:00:00 (UTC+02:00) Oost-Europese tijd, Midden-Europese zomertijd
Duur waarin de aanbieding geldig moet blijven: 120 Dagen
Voorwaarden van het contract:
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven: Neen
Elektronische facturering: Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing: neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling: neen
5.1.15.
Technieken
Raamovereenkomst:
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem:
Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16.
Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Organisatie voor beroepsprocedures: Raad van State
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt: Stad Beringen
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures: Raad van State
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt: Stad Beringen
Aanbieder van aanbestedingsdiensten: 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
TED eSender: FPS Policy and Support
8. Organisaties
8.1.
ORG-0001
Officiële naam: Stad Beringen
Registratienummer: BE 0207465281
Postadres: Collegestraat 1
Stad: Beringen
Postcode: 3580
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Hasselt (BE224)
Land: België
Contactpunt: Krisja Boons
Telefoon: +32 11430211
Rollen van deze organisatie:
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
8.1.
ORG-0002
Officiële naam: Raad van State
Registratienummer: 0931814266
Postadres: Wetenschapsstraat 33
Stad: Brussel
Postcode: 1040
Onderverdeling land (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: België
Telefoon: +32 22349611
Rollen van deze organisatie:
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
8.1.
ORG-0003
Officiële naam: 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer: BE 0475.480.736
Stad: Antwerpen / Anvers
Postcode: 2000
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Land: België
Telefoon: +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie:
Aanbieder van aanbestedingsdiensten
8.1.
ORG-0004
Officiële naam: FPS Policy and Support
Registratienummer: BE 0671.516.647
Stad: Brussels
Postcode: 1000
Onderverdeling land (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: België
Telefoon: +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie:
TED eSender
Identificatiecode/versie van de aankondiging: f677ee02-eb36-46f5-ab19-437976a4ad8c - 01
Type formulier: Mededinging
Type aankondiging: Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Subtype aankondiging: 16
Verzenddatum van de aankondiging: 11/04/2025 00:00:00 (UTC+02:00) Oost-Europese tijd, Midden-Europese zomertijd
Aankondiging datum verzending (eSender): 11/04/2025 00:00:00 (UTC+02:00) Oost-Europese tijd, Midden-Europese zomertijd
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is: Nederlands
Publicatienummer aankondiging: 246540-2025
Nummer uitgave PB S: 74/2025
Datum van bekendmaking: 15/04/2025